12 Contoh Invoice Lengkap dengan Template Excel, Word, dan PDF

Banyak penyedia jasa dan vendor menghadapi masalah pencairan tagihan yang tertahan akibat berkas penagihan kurang lengkap atau salah format. Ketika tim finance penerima menemukan selisih data, mereka menghentikan proses pembayaran hingga dokumen perbaikan diterbitkan.

Agar pencairan dana bisnis Anda tidak lagi tertunda, artikel ini menyediakan 12 contoh invoice berdasarkan jenis transaksi komersial beserta templat Excel, Word, dan PDF yang dapat Anda unduh secara gratis. Anda dapat mempelajari daftar komponen wajib, aspek yang diverifikasi tim finance penerima sebelum membayar, serta perbedaan faktur komersial dengan dokumen tagihan lainnya.

Komponen Wajib dalam Invoice

Dokumen invoice yang sah memuat elemen identifikasi transaksi untuk mempermudah pemeriksaan dan verifikasi pembayaran. Keberadaan komponen yang lengkap mencegah tim finance menunda proses pencairan dana.

Tabel berikut merangkum komponen wajib yang harus tercantum di dalam lembar invoice:

12 Contoh Invoice Berdasarkan Jenis Transaksi

Setiap jenis transaksi membutuhkan penyesuaian komponen dan informasi agar selaras dengan skema pembayaran yang disepakati. Berikut adalah 12 contoh invoice beserta peruntukan, daftar komponen khusus, dan poin pemeriksaan tim finance klien.

1. Contoh Invoice Tagihan

Invoice tagihan digunakan saat penjual mengirimkan pemberitahuan pelunasan pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diserahterimakan. Dokumen ini menjadi pengingat resmi bagi pembeli mengenai kewajiban pembayaran yang mendekati jatuh tempo.

• Komponen Khusus: Nomor rujukan rincian transaksi, tanggal jatuh tempo pelunasan, dan pendaftaran rincian sanksi keterlambatan (jika ada).
• Yang Dicek Finance Klien: Kesesuaian nominal dengan dokumen pemesanan awal dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Unduh Template Invoice Tagihan:

2. Contoh Invoice Pembayaran Sederhana

Invoice pembayaran sederhana dipakai untuk transaksi langsung berskala kecil yang tidak membutuhkan prosedur persetujuan berjenjang. Pembeli menerima dokumen ini sebagai bukti kewajiban pelunasan sesaat setelah transaksi selesai.

• Komponen Khusus: Rincian item barang, total pembayaran instan, dan nomor rekening tujuan.
• Yang Dicek Finance Klien: Kebenaran nominal transaksi dan nomor rekening penerima pembayaran.

Unduh Template Invoice Pembayaran Sederhana:

3. Contoh Invoice Jasa

Invoice jasa diterbitkan oleh penyedia layanan profesional, seperti konsultan, agensi, atau pekerja lepas. Dokumen ini mencatat jenis layanan yang telah diselesaikan berdasarkan kesepakatan kerja.

• Komponen Khusus: Deskripsi cakupan jasa, alokasi jam kerja (jika berbasis tarif per jam), dan kalkulasi pemotongan PPh Pasal 23.
• Yang Dicek Finance Klien: Bukti penyelesaian pekerjaan (deliverables) dan perhitungan pemotongan pajak jasa.

Unduh Template Invoice Jasa:

4. Contoh Invoice Penjualan Barang

Invoice penjualan barang digunakan oleh pedagang grosir atau peritel saat mentransfer hak kepemilikan produk kepada pembeli. Dokumen ini melampirkan daftar barang fisik yang diserahkan.

• Komponen Khusus: Kode barang (SKU), jumlah unit, harga satuan, dan potongan harga kuantitas.
• Yang Dicek Finance Klien: Kebenaran jumlah barang yang diterima sesuai dokumen surat jalan atau goods receipt.

Unduh Template Invoice Penjualan Barang:

5. Contoh Invoice Pembelian Barang

Dokumen invoice pembelian dicatat oleh tim accounts payable perusahaan penerima berdasarkan penagihan dari pemasok. Catatan ini menjadi dasar pengakuan utang usaha dalam pembukuan internal.

• Komponen Khusus: Nomor Purchase Order (PO) pemasok, rincian barang masuk, dan syarat pelunasan tagihan.
• Yang Dicek Finance Klien: Pencocokan tiga arah (three-way matching) antara invoice, PO, dan laporan penerimaan barang.

Unduh Template Invoice Pembelian Barang:

6. Contoh Invoice DP (Uang Muka)

Dokumen invoice DP diterbitkan sebelum proyek atau pengerjaan barang dimulai untuk meminta pembayaran persentase uang muka. Pembayaran DP berfungsi sebagai komitmen awal transaksi.

• Komponen Khusus: Persentase uang muka, nilai nominal DP, total nilai kontrak penuh, dan sisa kewajiban pembayaran.
• Yang Dicek Finance Klien: Kesesuaian persentase DP dengan klausul dalam kontrak atau perjanjian kerja sama.

Unduh Template Invoice DP:

7. Contoh Invoice Pelunasan

Penyedia barang merilis invoice pelunasan setelah pengerjaan proyek selesai atau seluruh barang terkirim. Dokumen ini menagih sisa pembayaran setelah dikurangi alokasi uang muka.

• Komponen Khusus: Total nilai kontrak, kalkulasi pemotongan DP yang telah dibayar, dan sisa tagihan bersih.
• Yang Dicek Finance Klien: Riwayat bukti pembayaran DP terdahulu dan kelengkapan berita acara serah terima pekerjaan.

Unduh Template Invoice Pelunasan:

8. Contoh Invoice Termin / Progress

Dokumen invoice termin digunakan pada proyek konstruksi atau pengadaan bertahap. Penagihan diterbitkan berdasarkan pencapaian persentase kemajuan pekerjaan.

• Komponen Khusus: Persentase kemajuan proyek (progress), rincian termin ke-N, dan lampiran berita acara kemajuan pekerjaan.
• Yang Dicek Finance Klien: Kebenaran laporan progres lapangan yang disetujui oleh tim teknis atau pengawas proyek.

Unduh Template Invoice Termin:

9. Contoh Proforma Invoice

Pemasok mengeluarkan proforma invoice sebagai faktur sementara sebelum barang dikirim atau sebelum dokumen tagihan final diterbitkan. Dokumen ini memuat perkiraan rincian biaya.

• Komponen Khusus: Label tegas “Proforma Invoice”, estimasi biaya pengiriman, dan ketentuan pembayaran pra-pengiriman.
• Yang Dicek Finance Klien: Perincian estimasi biaya sebelum menyetujui penerbitan PO atau pembayaran prabayar.

Unduh Template Proforma Invoice:

10. Contoh Invoice Pengiriman Barang

Faktur pengiriman menyertai alur distribusi barang komersial ke lokasi pelanggan. Dokumen ini mencatat rincian barang serta alokasi biaya logistik.

Baca Juga: Contoh Invoice Pengiriman Barang, Format, dan Cara Membuatnya!

• Komponen Khusus: Alamat tujuan pengiriman, rincian berat/volume kargo, nama armada kurir, dan rincian ongkos kirim.
• Yang Dicek Finance Klien: Bukti resi pengiriman resmi dan stempel penerimaan kargo di lokasi gudang tujuan.

Unduh Template Invoice Pengiriman Barang:

11. Contoh Commercial Invoice

Eksportir wajib menyertakan commercial invoice untuk transaksi perdagangan internasional. Dokumen ini diperiksa oleh petugas bea cukai di pelabuhan atau bandara pemeriksaan.

• Komponen Khusus: Kode HS (Harmonized System), negara asal barang (country of origin), ketetapan Incoterms (FOB/CIF), dan nilai valuta asing.
• Yang Dicek Finance Klien: Kesesuaian harga komoditas valas dan kelengkapan dokumen kepabeanan ekspor-impor.

Unduh Template Commercial Invoice :

12. Contoh Invoice dengan PPN dan PPh

Invoice dengan PPN dan PPh digunakan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang mentransaksikan barang atau jasa kena pajak. Dokumen ini merinci pemungutan PPN dan pemotongan PPh secara transparan.

• Komponen Khusus: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP/NIK) kedua pihak, rincian Dasar Pengenaan Pajak (DPP), besaran PPN, dan jenis pemotongan PPh.
• Yang Dicek Finance Klien: Kesesuaian tarif PPN terbaru serta perhitungan pemotongan PPh Pasal 23 atau Pasal 4 ayat (2).

Unduh Template Invoice PPN & PPh:

Hal yang Diverifikasi Tim Finance Klien Sebelum Membayar Invoice

Tim finance penerima menerapkan prosedur pemeriksaan berlapis sebelum memproses pembayaran tagihan vendor. Ketidaksesuaian data pada salah satu poin verifikasi berisiko menunda proses pencairan dana.

Daftar aspek utama yang diperiksa tim finance meliputi:

1. Pencocokan Tiga Arah (Three-Way Matching): Membandingkan rincian invoice, Purchase Order (PO) resmi, dan bukti penerimaan barang (goods receipt) guna memastikan pesanan sesuai kesepakatan awal melalui metode three-way matching.
2. Pencegahan Nomor Ganda: Memeriksa sistem internal untuk memastikan nomor invoice belum pernah dibayar guna mencegah timbulnya pembayaran ganda.
3. Verifikasi Nomor Rekening: Memastikan nomor rekening tujuan transfer terdaftar secara sah atas nama perusahaan pemasok, bukan rekening pribadi.
4. Pemeriksaan Kalkulasi Pajak: Memeriksa kebenaran perhitungan PPN dan potongan PPh sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku.
5. Kesesuaian Tanggal Jatuh Tempo: Memastikan pengajuan pembayaran dilakukan sesuai dengan alur jadwal term of payment yang disepakati.

Perbedaan Invoice, Faktur Pajak, Nota, dan Kwitansi

Pelaku usaha sering kali keliru dalam membedakan penggunaan dokumen transaksi keuangan harian. Setiap berkas memiliki fungsi hukum dan perpajakan yang berbeda dalam pembukuan bisnis.

Tabel perbandingan berikut menjelaskan perbedaan utama di antara keempat dokumen tersebut:

Anda perlu memahami aturan perpajakan dalam perbedaan invoice dan faktur pajak dengan lengkap, agar pencatatan laporan keuangan perusahaan Anda bebas dari sanksi administrasi.

Baca Juga: Perbedaan Invoice dan Kwitansi: Mana yang Terbit Dulu?

Ketentuan Bea Meterai pada Invoice Tagihan

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dokumen yang menyatakan penerimaan uang atau pelunasan utang dengan nilai nominal di atas Rp5.000.000 wajib dikenakan bea meterai bernilai Rp10.000.

Berikut adalah ringkasan aturan penggunaan meterai pada berkas transaksi komersial:

• Invoice Penagihan Murni: Invoice yang hanya memuat rincian tagihan (tanpa ada klausa penerimaan uang atau kuitansi pelunasan) tidak diwajibkan menggunakan meterai.
• Invoice yang Berfungsi Sebagai Bukti Pembayaran: Jika lembar invoice diberi tanda tangan, stempel “LUNAS”, atau klausul penerimaan uang dengan nominal di atas Rp5.000.000, maka dokumen tersebut wajib dibubuhi e-Meterai Rp10.000.
• Dokumen Kuitansi Pelunasan: Kuitansi pelunasan pembayaran di atas Rp5.000.000 wajib menggunakan meterai elektronik resmi sebelum diserahkan kepada pihak pembeli.

Cara Perusahaan Memproses Invoice Vendor Secara Otomatis

Pengelolaan invoice masuk secara manual sering memicu penumpukan berkas, keterlambatan verifikasi, dan risiko kesalahan penginputan data. Perusahaan skala menengah hingga besar mengadopsi teknologi otomatisasi untuk mempercepat siklus invoice-to-pay.

Alur pemrosesan invoice vendor otomatis berjalan melalui tahapan berikut:

Perusahaan penerima invoice dapat memanfaatkan fitur Vendor Portal di Mekari Expense untuk menghubungkan dokumen purchase request, PO, hingga pengajuan tagihan dalam satu alur terpadu. Teknologi OCR membaca data nama vendor, nomor tagihan, nominal, serta rincian PPN dan PPh secara otomatis dari berkas PDF atau email pemasok.

Uji coba ekstraksi data dokumen tagihan Anda secara langsung melalui layanan coba OCR invoice gratis di Mekari Expense.

Langkah Berikutnya untuk Operasional Bisnis Anda

Kelancaran proses penagihan dan pencairan dana sangat bergantung pada kerapian struktur dokumen serta efisiensi sistem verifikasi keuangan perusahaan.

Anda dapat mengunduh templat invoice sesuai kebutuhan usaha Anda dan memanfaatkan perangkat lunak keuangan modern untuk meminimalkan kendala administrasi harian.

• Bagi Pembuat Invoice: Manfaatkan templat gratis dan pastikan seluruh komponen diverifikasi sebelum dikirimkan ke klien.
• Bagi Penerima Invoice Vendor: Gunakan layanan coba OCR invoice gratis untuk mengekstrak data tagihan secara instan, serta pelajari solusi Purchase Invoice Mekari Expense untuk mengotomatiskan alur verifikasi hingga pembayaran vendor. Cek opsi paket langganan resmi untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda.

FAQ