Panduan Three Way Matching untuk Menangani Selisih Invoice
Mekari Insight
- Three way matching membantu finance memastikan invoice sesuai dengan purchase order dan barang yang benar-benar diterima sebelum pembayaran diproses.
- Proses ini mencocokkan purchase order, goods receipt, dan invoice untuk memeriksa item, quantity, harga, serta nilai tagihan.
- Selisih antara dokumen dapat muncul karena quantity yang belum diterima, perubahan harga, atau dokumen yang belum diperbarui.
- AP perlu menentukan tindakan berdasarkan jenis discrepancy agar invoice yang valid tetap berjalan dan transaksi yang bermasalah dapat diperiksa.
- Mekari Expense melalui fitur Purchase Invoice membantu finance mengelola invoice pembelian dalam workflow pengeluaran yang terstruktur.
Invoice supplier sudah masuk ke tim AP. Sebelum pembayaran diproses, finance masih perlu memastikan tagihan tersebut sesuai dengan transaksi yang disetujui dan barang yang benar-benar diterima.
Masalahnya muncul ketika dokumen menunjukkan angka yang berbeda. PO mencatat 100 unit, gudang baru menerima 90 unit, sementara invoice datang untuk 100 unit penuh.
AP kemudian harus mencari tahu sumber selisihnya. Apakah supplier memang mengirim barang secara bertahap? Apakah penerimaan belum dicatat? Atau invoice perlu dikoreksi?
Three way matching membantu menjawab pertanyaan tersebut dengan mencocokkan purchase order, goods receipt, dan invoice sebelum pembayaran disetujui.
Apa yang Dicocokkan dalam Three Way Matching?
Setiap dokumen memiliki fungsi yang berbeda dalam satu transaksi pembelian. PO menunjukkan apa yang disetujui untuk dibeli, goods receipt mencatat apa yang diterima, sedangkan invoice menunjukkan apa yang ditagihkan supplier.
| Dokumen | Pertanyaan yang dijawab | Data utama |
|---|---|---|
| Purchase Order (PO) | Apa yang disetujui untuk dibeli? | Item, quantity, harga, supplier |
| Goods Receipt (GR) | Apa yang benar-benar diterima? | Item, quantity, tanggal penerimaan |
| Invoice | Apa yang ditagihkan supplier? | Item, quantity, harga, total tagihan |
Finance kemudian membandingkan data yang relevan dari ketiga dokumen tersebut. Quantity pada invoice perlu sesuai dengan barang yang tercatat diterima, sedangkan harga perlu merujuk pada nilai yang disepakati dalam PO.
Bagaimana Three Way Matching Bekerja?
Alurnya dapat digambarkan secara sederhana:
PO → Goods Receipt → Invoice → Matching → Approval atau Exception → Payment
1. Purchase order dibuat
Proses dimulai ketika perusahaan menerbitkan PO kepada supplier. Dokumen ini mencatat detail pembelian seperti item, quantity, harga, supplier, dan ketentuan transaksi.
PO kemudian menjadi referensi ketika invoice diterima. AP dapat menggunakannya untuk memastikan tagihan memiliki dasar pembelian yang jelas.
2. Barang diterima
Supplier mengirimkan barang sesuai pesanan. Tim gudang atau pihak yang menerima barang mencatat quantity dan item yang benar-benar diterima dalam goods receipt.
Pencatatan ini penting ketika supplier melakukan pengiriman bertahap. PO bisa mencatat 100 unit, sedangkan penerimaan pertama hanya menunjukkan 60 unit.
3. Invoice diterima
Supplier mengirim invoice berdasarkan transaksi yang ditagihkan. AP kemudian menghubungkan invoice dengan PO dan goods receipt yang sesuai.
Informasi pada invoice pembelian menjadi dasar pemeriksaan quantity, harga, item, dan total tagihan.
4. Ketiga dokumen dibandingkan
AP atau sistem membandingkan informasi pada PO, GR, dan invoice. Jika data memenuhi aturan matching perusahaan, invoice dapat diteruskan ke approval dan pembayaran.
Jika terdapat perbedaan, invoice masuk ke exception untuk diperiksa sebelum payment diproses.
Apa yang Dilakukan Jika Data Tidak Cocok?
Discrepancy perlu dibaca berdasarkan penyebabnya. AP tidak perlu memperlakukan semua perbedaan sebagai kesalahan invoice.
| Jenis discrepancy | Contoh | Yang perlu diperiksa | Tindakan yang dapat dipertimbangkan |
|---|---|---|---|
| Quantity mismatch | PO 100 unit, GR 90 unit, invoice 100 unit | Apakah 10 unit belum diterima? | Tahan pembayaran untuk quantity yang belum diterima |
| Price mismatch | PO Rp100.000/unit, invoice Rp120.000 | Apakah ada perubahan harga yang disetujui? | Verifikasi dengan Procurement atau supplier |
| Missing PO | Invoice masuk tanpa referensi PO | Apakah pembelian memiliki otorisasi? | Periksa approval dan dasar transaksi |
| Missing GR | Barang sudah datang, tetapi GR belum tercatat | Apakah receiving belum diperbarui? | Konfirmasi penerimaan sebelum payment |
| Item mismatch | Invoice mencantumkan item berbeda | Apakah supplier mengirim pengganti? | Verifikasi dengan requester dan supplier |
Quantity mismatch menjadi contoh yang mudah ditemukan. Jika PO mencatat 100 unit, tetapi GR baru menunjukkan 90 unit, AP perlu memastikan status 10 unit sisanya sebelum menyetujui invoice penuh.
Price mismatch membutuhkan pemeriksaan lain. Selisih bisa berasal dari perubahan harga yang sudah disetujui, biaya tambahan, atau kesalahan pada invoice.
Missing GR juga tidak otomatis berarti barang belum diterima. Barang mungkin sudah sampai di gudang, tetapi proses receiving belum dicatat dalam sistem.
Zone & Co juga membahas missing PO, receiving yang terlambat, line-item mismatch, dan tolerance sebagai kondisi yang perlu dikelola dalam proses three-way matching.
Perusahaan sebaiknya memiliki aturan tolerance yang jelas. Batas ini membantu AP membedakan selisih yang masih dapat diterima dari discrepancy yang membutuhkan investigasi.
Setiap exception juga perlu memiliki jalur penyelesaian. Invoice dapat ditahan sambil menunggu verifikasi, sedangkan invoice yang sudah memenuhi kriteria dapat kembali ke workflow pembayaran.
Three Way Matching vs Two Way Matching
Perbedaan utama terletak pada bukti penerimaan barang yang ikut diperiksa.
| Aspek | Two Way Matching | Three Way Matching |
|---|---|---|
| Purchase Order | ✓ | ✓ |
| Invoice | ✓ | ✓ |
| Goods Receipt | Tidak | ✓ |
| Fokus pemeriksaan | Invoice vs PO | PO vs GR vs Invoice |
| Bukti penerimaan barang | Tidak ada | Ada |
| Penggunaan umum | Transaksi tertentu dengan risiko lebih rendah | Pembelian barang yang membutuhkan verifikasi penerimaan |
Two way matching membandingkan PO dengan invoice. Three way matching menambahkan goods receipt sehingga finance dapat memeriksa apakah barang yang ditagihkan memang sudah diterima.
Menurut Oracle NetSuite, three-way matching digunakan dalam proses AP untuk memeriksa kesesuaian purchase order, receipt, dan invoice sebelum pembayaran.
Kapan Three Way Matching Dibutuhkan?
Three way matching paling relevan untuk transaksi yang memiliki barang fisik dan bukti penerimaan. Kontrol tambahan ini membantu finance memastikan payment didasarkan pada barang yang memang diterima perusahaan.
Pembelian barang fisik
Material, spare part, inventory, dan kebutuhan operasional lain biasanya memiliki bukti penerimaan yang dapat dibandingkan dengan PO dan invoice.
Volume invoice tinggi
Semakin banyak invoice yang masuk, semakin besar pekerjaan AP jika pemeriksaan dilakukan satu per satu secara manual. Aturan matching membantu proses verifikasi tetap konsisten.
Transaksi bernilai atau berisiko tinggi
Perusahaan dapat menggunakan three way matching sebagai kontrol tambahan untuk pembelian bernilai besar, supplier baru, atau kategori yang memiliki risiko pembayaran lebih tinggi.
Operasi multi-site
Perusahaan dengan banyak plant, gudang, atau cabang menghadapi kemungkinan perbedaan proses purchasing dan receiving. Matching membantu finance memeriksa transaksi tanpa hanya mengandalkan informasi dari satu pihak.
Untuk transaksi jasa atau recurring expense tertentu, perusahaan dapat menggunakan kontrol lain apabila tidak tersedia goods receipt seperti pada pembelian barang.
Bagaimana Mengotomatisasi Three Way Matching?
Ketika jumlah invoice meningkat, pekerjaan AP tidak berhenti pada pemeriksaan nominal. Tim juga harus mencari dokumen yang sesuai, membandingkan data, menelusuri discrepancy, dan meminta klarifikasi jika ada perbedaan.
Automasi menghubungkan data PO, goods receipt, dan invoice dalam satu proses matching. Transaksi yang sesuai dapat melanjutkan workflow, sedangkan transaksi dengan discrepancy dapat diarahkan untuk diperiksa.
Mekari Expense melalui Purchase Invoice membantu finance mengelola invoice pembelian dalam workflow yang terhubung dengan proses pengadaan. Fitur Three-Way Matching dapat mencocokkan purchase order, invoice, dan goods receipt sebelum invoice diteruskan ke proses berikutnya.
Dengan pendekatan tersebut, AP dapat memusatkan perhatian pada exception yang membutuhkan keputusan. Pekerjaan pencocokan yang berulang dapat dibantu sistem tanpa menghilangkan kontrol finance atas pembayaran.
Pelajari Mekari Expense untuk mengelola invoice, approval, dan proses pembayaran dalam satu platform.
