Term of Payment: Pengertian, Jenis, dan Penerapannya pada Invoice

Tim finance menerima invoice vendor pada 5 Agustus dengan keterangan Net 30. Namun, kontrak pembelian menyebut pembayaran dihitung 30 hari setelah barang diterima, sementara barang tersebut baru masuk gudang pada 12 Agustus.

Vendor akhirnya menghitung jatuh tempo dari tanggal invoice, sedangkan tim finance menggunakan tanggal penerimaan barang sebagai acuan. Selisih tujuh hari mungkin terlihat kecil, tetapi bisa menjadi masalah ketika nilai tagihan besar atau pembayaran memiliki denda keterlambatan.

Kasus seperti ini biasanya berawal dari satu detail yang tidak disepakati dengan jelas: kapan hitungan Term of Payment mulai berjalan.

Apa itu Term of Payment?

Term of Payment (TOP) adalah ketentuan yang mengatur kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan dalam suatu transaksi. Kesepakatannya dapat mencakup batas waktu pembayaran, uang muka, metode pembayaran, hingga potongan untuk pembayaran lebih cepat.

Contohnya, Net 30 memberi pembeli waktu 30 hari untuk melunasi tagihan. Namun, angka tersebut belum cukup untuk menentukan tanggal jatuh tempo jika kedua pihak belum menyepakati kapan hitungan 30 hari dimulai.

Karena itu, informasi pembayaran pada kontrak, purchase order, dan invoice perlu menggunakan acuan yang sama. Jika kontrak menghitung dari tanggal penerimaan barang sementara invoice menggunakan tanggal penerbitan, tim finance dan vendor bisa mendapatkan tanggal jatuh tempo yang berbeda.

Baca Juga: Panduan Invoice: Komponen dan Jenisnya

Apa Saja yang Diatur dalam Term of Payment?

Tim AP tidak selalu berhadapan dengan satu pola pembayaran. Invoice vendor A mungkin menggunakan Net 30, vendor B meminta uang muka 50%, sementara vendor C memberi potongan jika pembayaran dilakukan lebih awal.

Karena itu, Term of Payment dapat memuat beberapa ketentuan berikut:

Jangka waktu memang menjadi bagian yang paling sering diperhatikan, tetapi titik awal perhitungannya tidak kalah penting. Detail tersebut menentukan kapan tim AP harus menyelesaikan pembayaran dan kapan vendor dapat menagih jika tagihan belum dilunasi.

Jenis-Jenis Term of Payment

1. Net 30

Net 30 memberi pembeli waktu 30 hari untuk melunasi tagihan. Masalahnya, angka 30 tersebut belum otomatis menunjukkan tanggal jatuh tempo karena kedua pihak masih perlu menentukan dari tanggal mana perhitungan dimulai.

Misalnya, kedua pihak sepakat bahwa perhitungan dimulai sejak invoice diterima. Jika invoice masuk pada 10 Agustus, tanggal tersebut menjadi acuan untuk menghitung jatuh tempo. Kesepakatan lain dapat menggunakan tanggal invoice, tanggal barang diterima, atau milestone tertentu.

Karena itu, tulisan “Net 30” sebaiknya disertai acuan yang jelas dalam dokumen transaksi.

2. Net 60 dan Net 90

Net 60 dan Net 90 memberi pembeli waktu yang lebih panjang untuk menyelesaikan pembayaran, masing-masing 60 dan 90 hari. Skema seperti ini dapat digunakan dalam transaksi B2B dengan nilai besar ketika pembeli membutuhkan waktu untuk mengatur arus kas.

Dari sisi vendor, periode pembayaran yang panjang berarti penerimaan uang juga tertunda. Karena itu, jangka waktu pembayaran biasanya menjadi salah satu bagian yang dinegosiasikan sebelum transaksi berjalan.

3. 2/10 Net 30

Skema 2/10 Net 30 memberikan insentif bagi pembeli yang membayar lebih cepat. Angka “2/10” berarti diskon 2% diberikan jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari, sedangkan “Net 30” menunjukkan batas pembayaran penuh dalam 30 hari.

Misalnya, nilai invoice adalah Rp10 juta. Jika pembeli memenuhi syarat periode diskon, nilai yang dibayarkan menjadi Rp9,8 juta. Jika pembayaran dilakukan setelah periode diskon, pembeli membayar nilai penuh sesuai ketentuan Net 30.

4. Cash on Delivery (COD)

Berbeda dengan Net 30 atau Net 60, Cash on Delivery (COD) tidak memberikan periode kredit. Pembayaran dilakukan ketika barang diserahkan atau diterima sesuai kesepakatan kedua pihak.

Skema ini dapat digunakan ketika penjual membutuhkan pembayaran segera atau transaksi memang mengharuskan pembayaran pada saat serah terima.

5. End of Month (EOM)

End of Month (EOM) menggunakan akhir bulan sebagai bagian dari acuan pembayaran. Ketentuannya tetap perlu ditulis secara lengkap karena EOM dapat digabungkan dengan periode pembayaran tertentu.

Misalnya, kedua pihak menyepakati pembayaran pada tanggal tertentu setelah akhir bulan transaksi. Informasi yang jelas membantu tim finance menentukan tanggal pembayaran tanpa harus menafsirkan kembali kesepakatan awal.

Bagaimana Term of Payment Dicantumkan dalam Invoice?

Setelah syarat pembayaran disepakati, informasi tersebut perlu terlihat ketika invoice diproses. Tim finance dapat langsung melihat batas waktu dan cara pembayaran tanpa harus membuka kembali seluruh dokumen transaksi.

Dalam purchase invoice, informasi seperti payment terms dan tanggal jatuh tempo perlu mudah ditemukan ketika tagihan diperiksa.

Contohnya dapat ditulis seperti berikut:

Invoice Date    : 10 August 2026
Payment Terms   : Net 30
Due Date        : 9 September 2026
Payment Method  : Bank Transfer

Format tersebut membuat payment terms dan tanggal jatuh tempo lebih mudah ditemukan ketika invoice diperiksa. Tim AP juga dapat segera melihat informasi yang dibutuhkan sebelum tagihan masuk ke proses pembayaran.

Untuk transaksi dengan pembayaran bertahap, ketentuan tersebut dapat diterapkan melalui invoice termin. Setiap tagihan kemudian mengikuti tahap pekerjaan atau kesepakatan pembayaran yang sudah ditentukan sebelumnya.

Invoice tidak seharusnya menetapkan TOP secara sepihak. Jika kontrak atau purchase order sudah mengatur syarat pembayaran, informasi pada invoice perlu mengikuti kesepakatan tersebut. Jika terdapat perbedaan, tim finance perlu memeriksa dokumen transaksi yang menjadi acuannya.

Baca Juga: Panduan Invoice Pembelian

Apa yang Terjadi Jika Term of Payment Tidak Jelas?

Masalah biasanya baru terasa ketika invoice sudah masuk ke tim AP. Vendor menganggap tagihan sudah jatuh tempo, sementara tim internal masih menghitung dari tanggal yang berbeda.

Perbedaan yang awalnya hanya menyangkut satu tanggal dapat merembet ke proses pembayaran.

1. Jatuh Tempo Dihitung Berbeda

Vendor menggunakan tanggal invoice sebagai titik awal, sedangkan tim AP memakai tanggal penerimaan invoice atau barang. Ketika selisihnya mencapai beberapa hari, pembayaran bisa dianggap terlambat oleh vendor meskipun tim internal merasa masih berada dalam periode yang disepakati.

2. Invoice Tertahan dalam Proses Approval

Invoice sudah diterima, tetapi masih menunggu pemeriksaan atau persetujuan. Jika proses tersebut memakan waktu terlalu lama, sisa waktu sebelum tanggal jatuh tempo ikut berkurang.

Kondisi ini merupakan bagian dari proses invoice-to-pay, ketika tagihan perlu melalui pemeriksaan, approval, hingga pembayaran.

3. Vendor Harus Menindaklanjuti Pembayaran

Vendor akhirnya menghubungi tim finance untuk menanyakan status invoice. Tim AP kemudian perlu mencari dokumen, mengecek pihak yang masih harus memberikan persetujuan, dan memberikan informasi terbaru kepada vendor.

4. Diskon Pembayaran Cepat Terlewat

Pada transaksi dengan skema seperti 2/10 Net 30, keterlambatan beberapa hari dapat membuat perusahaan kehilangan kesempatan mendapatkan diskon. Nilainya mungkin tidak besar pada satu invoice, tetapi jumlahnya dapat bertambah ketika transaksi yang sama terjadi berkali-kali.

5. Risiko Perselisihan dengan Vendor

Perbedaan pemahaman mengenai tanggal pembayaran dapat berkembang menjadi perselisihan, terutama jika kontrak, purchase order, dan invoice memberikan informasi yang berbeda.

Bagaimana Cara Memastikan Term of Payment Diterapkan dengan Benar?

Kesepakatan TOP perlu tetap diperiksa ketika transaksi berjalan. Tim finance dapat menggunakan beberapa langkah berikut untuk mengurangi perbedaan dalam proses pembayaran.

1. Tentukan Titik Awal Perhitungan

Tulisan “Net 30” belum cukup jika tidak ada acuan tanggal. Dokumen perlu menjelaskan apakah hitungan dimulai dari tanggal invoice, penerimaan invoice, penerimaan barang, atau tanggal lain yang disepakati.

2. Cocokkan dengan Kontrak dan Purchase Order

Sebelum invoice dibayar, tim AP perlu memastikan payment terms sesuai dengan kontrak atau purchase order. Perbedaan kecil di antara dokumen tersebut layak diperiksa sebelum tagihan masuk ke tahap pembayaran.

3. Cantumkan Tanggal Jatuh Tempo

Jika memungkinkan, tampilkan tanggal jatuh tempo secara langsung pada invoice. Tim AP tidak perlu menghitung ulang setiap kali membuka dokumen, terutama ketika jumlah tagihan yang diproses cukup banyak.

4. Bedakan Payment Terms dan Metode Pembayaran

Net 30 menjelaskan kapan pembayaran dilakukan, sedangkan bank transfer menjelaskan bagaimana pembayaran dilakukan. Keduanya merupakan informasi yang berbeda dan sebaiknya dicantumkan secara terpisah pada dokumen transaksi.

5. Perhatikan Waktu Approval

Invoice dengan tanggal jatuh tempo yang dekat perlu segera masuk ke pihak yang bertanggung jawab. Jika tagihan terlalu lama menunggu pemeriksaan atau persetujuan, tim AP memiliki waktu yang lebih sedikit untuk menyelesaikan pembayaran.

Penggunaan sistem approval dapat membantu mengatur pihak yang perlu memeriksa dan menyetujui pengeluaran sebelum pembayaran dilakukan.

Bagaimana Mekari Expense Membantu Pengelolaan Invoice?

Dalam praktiknya, keterlambatan pembayaran tidak selalu terjadi karena tim finance lupa membayar. Invoice bisa saja masih tertahan karena perlu diperiksa, dicocokkan dengan dokumen pembelian, atau menunggu persetujuan dari pihak lain.

Tim AP juga sering menangani banyak invoice dalam waktu yang sama. Ketika satu tagihan masih menunggu pemeriksaan atau approval, statusnya bisa sulit dilacak jika proses masih tersebar di email dan dokumen.

Mekari Expense membantu tim mengatur alur persetujuan dan memantau status invoice dalam satu proses yang lebih terstruktur. Riwayat pemeriksaan dan approval juga lebih mudah ditelusuri ketika tim perlu mengecek posisi suatu tagihan.

Dengan proses yang terdokumentasi, tim finance dapat mengetahui invoice mana yang masih berjalan dan menindaklanjutinya sesuai jadwal pembayaran yang telah disepakati!