Kelola tagihan vendor dari penerimaan hingga payment dengan aplikasi invoice

Aplikasi invoice adalah perangkat lunak untuk membuat dan mengelola siklus faktur dalam bisnis, mulai dari input otomatis dengan OCR, penerimaan, verifikasi, persetujuan, sampai pembayaran dan pencatatannya.

Untuk tagihan yang masuk dari vendor, invoice management software ini menggantikan proses manual berbasis kertas dan email dengan alur kerja terpusat yang dapat ditelusuri, sehingga setiap tagihan tervalidasi sebelum dananya dicairkan.

Mekari Expense adalah spend management software yang menyediakan aplikasi invoice untuk membaca faktur tagihan vendor dengan OCR (Optical Character Recognition), menghitung PPN dan PPh otomatis, menjalankan persetujuan berjenjang, hingga membayarkan tagihannya dan menyinkronkan datanya ke aplikasi akuntansi seperti Mekari Jurnal.

Istilah aplikasi invoice dipakai untuk dua kebutuhan yang arahnya berlawanan.

• Tagihan keluar (accounts receivable): Membuat dan mengirim invoice ke pelanggan, lalu memantau pembayarannya masuk. Untuk kebutuhan ini, gunakan Mekari Jurnal.
• Tagihan masuk (accounts payable): Menerima faktur dari vendor, memverifikasinya, menyetujui, lalu membayarkannya. Ini yang ditangani oleh invoice management software dari Mekari Expense.

Keduanya sering dibutuhkan bersamaan oleh satu perusahaan, dan di ekosistem Mekari keduanya saling terhubung sehingga pencatatan keuangannya menyatu.

Vendor invoice management software dari Mekari Expense menyederhanakan alur utang usaha (Accounts Payable) ke dalam 4 tahapan seamless:

1. Capture: Vendor mengirimkan invoice, dan sistem menggunakan teknologi OCR untuk membaca serta mengekstrak detail tagihan (nama vendor, nominal, tenggat waktu) secara otomatis.
2. Matching: Sistem melakukan pencocokan (3-Way Matching) antara invoice dari tagihan vendor, Purchase Order (PO), dan Tanda Terima Barang (Goods Receipt) untuk memastikan kesesuaian kuantitas dan harga.
3. Approval: Tagihan yang valid akan langsung diarahkan ke manajer terkait untuk disetujui via smartphone.
4. Payment & Sync: Setelah disetujui, tagihan siap dibayarkan dan datanya otomatis tercatat ke sistem akuntansi.

Ya. Mekari Expense menghitung PPN dan PPh secara otomatis sesuai regulasi yang berlaku, termasuk opsi pemotongan pajak (withholding tax), sehingga nilai faktur dan laporan pajak tetap akurat.

Untuk menopang operasional korporasi yang dinamis, platform wajib memiliki kapabilitas berikut:

• OCR (Optical Character Recognition): Teknologi pemindaian cerdas yang menghapus beban entri data manual.
• Sinkronisasi dengan Sistem Purchase Order dan Purchase Requisition: Faktur yang masuk otomatis terhubung ke PR dan PO yang sudah disetujui sebelumnya, sehingga tim finance tidak perlu mencari dokumen pendukungnya satu per satu.
• Automated 3-Way Matching: Fitur perlindungan otomatis yang memblokir tagihan jika jumlah barang yang ditagih tidak sesuai dengan yang diterima gudang.
• Vendor Portal / Database: Penyimpanan terpusat untuk profil vendor, riwayat transaksi, dan detail rekening bank untuk mencegah kesalahan transfer.
• Real-time AP Aging Report: Dasbor analitik yang menampilkan daftar umur utang untuk membantu manajemen memprioritaskan pembayaran.

Tanpa tata kelola invoice dan accounts payable yang terotomatisasi, perusahaan akan menghadapi 3 kerugian struktural yang menguras arus kas:

1. Fraud & Pembayaran Ganda: Kurangnya validasi sistematis membuat perusahaan rentan membayar invoice yang sama dua kali atau meloloskan tagihan fiktif.
2. Denda Keterlambatan (Late Penalties): Birokrasi persetujuan yang lambat menyebabkan perusahaan telat membayar vendor, memicu denda dan merusak hubungan bisnis (vendor relationship).
3. Blind Spot Arus Kas: CFO tidak bisa melakukan proyeksi kas (cash flow forecasting) secara akurat karena tumpukan tagihan yang belum terinput ke dalam sistem pembukuan.

Dari ketiganya, fraud paling sulit dideteksi manual karena tagihan fiktif dan duplikat biasanya terlihat wajar di permukaan. Selain aplikasi invoice, Mekari Expense juga menyediakan fraud detection software berbasis AI yang menandai transaksi berisiko sebelum disetujui, lengkap dengan skor risiko dan alasan deteksinya dalam satu platform yang sama.

Otomatisasi ini memberikan efisiensi masif pada departemen yang berinteraksi langsung dengan pihak eksternal:

• Finance & Accounting: Menghapus tugas klerikal input data dan mencegah terjadinya selisih rekonsiliasi akhir bulan.
• Procurement / Purchasing: Memastikan vendor inti perusahaan dibayar tepat waktu, menjaga SLA pasokan barang agar tidak terhenti.
• Operasional: Memastikan tagihan dari penyedia jasa, sewa, dan langganan sistem terbayar tepat waktu, sehingga tidak ada layanan yang terhenti karena keterlambatan administrasi.
• Marketing (CMO): Mempercepat penyelesaian tagihan dari agensi periklanan, vendor event, atau penyedia software (SaaS) agar kampanye pemasaran dapat terus berjalan tanpa interupsi.

Bisa. Setelah faktur disetujui, pembayaran dapat dilakukan langsung melalui dasbor Mekari Expense untuk transaksi lokal maupun internasional. Bukti transfer akan tersimpan otomatis.

Fitur Purchase Invoice Management tersedia dalam paket Enterprise saat Anda mendaftar. Jika membutuhkan bantuan atau mengalami kendala, tim support kami siap membantu kapan saja.

Bisa. Faktur yang sudah disetujui dan dibayar otomatis tercatat di Mekari Jurnal, tanpa perlu input ulang maupun rekonsiliasi manual di akhir bulan.

Untuk sistem di luar ekosistem Mekari, seperti ERP atau sistem akuntansi lain, integrasi tersedia lewat API.

Kemampuan ini menentukan apakah automasi benar-benar menghemat waktu. Sistem yang memproses faktur dengan cepat tapi datanya masih harus disalin manual ke pembukuan hanya memindahkan pekerjaannya, bukan menghilangkannya.