Kelola Budget per Cabang, Divisi & Proyek dengan Aplikasi Anggaran Keuangan

Software anggaran perusahaan adalah perangkat yang digunakan untuk merencanakan, mengalokasikan, memantau, dan menganalisis anggaran keuangan bisnis dalam satu sistem. Berbeda dari spreadsheet manual, aplikasi anggaran keuangan untuk bisnis memungkinkan tim finance membagi budget ke berbagai cabang, divisi, atau proyek, lalu memantau realisasinya secara real-time tanpa menunggu laporan akhir bulan.

Mekari Expense menyediakan software anggaran keuangan perusahaan dengan fitur Budget Allocation, yang memecah anggaran menjadi akun-akun terpisah sesuai kebijakan, lengkap dengan sistem auto-block saat transaksi melebihi batas yang ditetapkan.

Tanpa sistem pengajuan dan monitoring anggaran yang terpusat, pengelolaan budget menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Anggaran tercampur antar tim: Tanpa pemisahan akun, sulit mengetahui cabang atau divisi mana yang sudah mendekati batas anggarannya.
2. Over-budget baru diketahui belakangan: Laporan yang dibuat manual di akhir periode terlambat mendeteksi pengeluaran yang sudah melebihi batas.
3. Approval tidak konsisten: Tanpa approval workflow otomatis, persetujuan pengeluaran bergantung pada siapa yang kebetulan memeriksa, bukan pada kebijakan yang seragam.
4. Rekonsiliasi memakan waktu: Data anggaran yang terpisah dari sistem akuntansi membuat tim finance harus mencocokkan manual setiap akhir bulan.

Alur pengelolaan anggaran berjalan lewat empat tahap yang saling terhubung:

1. Pembuatan akun budget dan pengajuan anggaran: Tim finance membuat akun anggaran untuk setiap cabang, divisi, atau proyek, lengkap dengan admin dan kebijakan yang berlaku.
2. Alokasi dan penggunaan: Setiap transaksi seperti reimbursement, cash advance, atau pembayaran tagihan dikaitkan ke akun budget yang relevan.
3. Monitoring anggaran real-time: Saldo dan aktivitas setiap akun terlihat dari dashboard terpusat, tanpa perlu menunggu laporan manual.
4. Kontrol otomatis: Sistem auto-block mencegah transaksi yang melebihi batas anggaran, dan approval berjenjang berjalan sesuai nilai transaksi.

Setidaknya ada enam kelompok kapabilitas yang perlu diperhatikan saat memilih software budgeting untuk perusahaan:

1. Multi-account budget: Kemampuan memecah anggaran ke berbagai cabang, tim, atau proyek dalam akun terpisah.
2. Monitoring real-time: Dashboard yang menampilkan saldo dan realisasi anggaran kapan saja.
3. Auto-block over-budget: Sistem yang mencegah transaksi melebihi batas anggaran sebelum terjadi.
4. Approval berjenjang: Alur persetujuan yang menyesuaikan dengan nilai transaksi atau struktur organisasi.
5. Role-based access: Pengaturan akses ke akun budget tertentu berdasarkan jabatan atau tim.
6. Integrasi akuntansi: Data anggaran otomatis tersinkron dengan pembukuan dan pelaporan keuangan.

Mekari Expense menyediakan keenamnya dalam fitur Budget Allocation, terintegrasi dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan otomatis.

Software anggaran perusahaan Mekari Exxpense bermanfaat untuk berbagai skala bisnis, dengan kebutuhan yang berbeda di tiap tahap:

• UKM dengan satu atau dua cabang: Pemisahan anggaran per tim sudah cukup mengurangi risiko pengeluaran yang tidak terkontrol.
• Perusahaan menengah dengan banyak cabang: Kompleksitas alokasi budget lintas cabang dan divisi sudah tidak bisa dikelola lewat spreadsheet, terutama saat approval melibatkan beberapa level otorisasi.
• Enterprise dengan banyak proyek berjalan: Volume transaksi dan jumlah akun budget yang tinggi menuntut sistem yang bisa membedakan anggaran per proyek sekaligus melihat gambaran keseluruhan dari satu dashboard.

Mekari Expense mendukung ketiganya dengan struktur akun budget yang fleksibel, sesuai kebutuhan alokasi anggaran masing-masing bisnis.