Duplicate Payment dalam Accounts Payable: Cara Mendeteksi dan Mencegahnya

Sebuah invoice vendor senilai Rp25 juta sudah diperiksa dan disetujui finance. Beberapa hari kemudian, invoice yang sama muncul kembali dalam proses pembayaran dan transaksi kedua ikut diproses.

Saat kasus tersebut ditemukan, finance perlu menelusuri invoice, bukti pembayaran, riwayat approval, dan catatan vendor. Tim kemudian perlu memastikan penyebabnya sebelum melakukan koreksi dan menyelesaikan transaksi dengan vendor.

Risiko tersebut semakin terasa ketika jumlah invoice bertambah dan beberapa orang terlibat dalam proses pembayaran. Karena itu, kontrol duplicate payment perlu dibangun sejak invoice diterima.

Apa Itu Duplicate Payment?

Duplicate payment adalah pembayaran yang dilakukan lebih dari satu kali untuk kewajiban atau transaksi yang sama. Kondisi tersebut dapat muncul ketika invoice yang sudah diproses kembali masuk ke workflow dan dianggap sebagai transaksi baru.

Dalam proses Accounts Payable, duplicate payment termasuk dalam area duplicate atau erroneous disbursements yang perlu dipantau. Benchmark APQC menunjukkan median 1,5% dari total annual disbursements masuk ke kategori duplicate atau erroneous payments berdasarkan data 1.686 perusahaan.

Angka tersebut menunjukkan bahwa kesalahan pembayaran tetap menjadi area pengendalian bagi finance. Dampaknya semakin material ketika perusahaan memproses invoice dalam jumlah besar atau dengan nominal transaksi yang tinggi.

Duplicate payment juga dapat muncul ketika dua transaksi tidak terlihat identik. Perbedaan nomor invoice, format dokumen, nama vendor, atau informasi administratif dapat membuat transaksi yang sama terlihat sebagai kewajiban berbeda.

Apa Penyebab Duplicate Payment?

Duplicate payment biasanya muncul ketika invoice masuk lebih dari satu kali atau informasi transaksi tidak terhubung antar-tahap. Finance perlu mengenali sumber masalah tersebut agar kontrol dapat ditempatkan sebelum pembayaran dilakukan.

Human Error

Input manual dapat membuat staf mencatat invoice yang sama lebih dari sekali. Risiko tersebut meningkat ketika finance harus memproses banyak dokumen dalam waktu yang berdekatan.

Perbedaan format nomor invoice juga dapat memengaruhi pemeriksaan. INV-0245 dan INV0245, misalnya, dapat terbaca sebagai dua referensi ketika staf memproses data tersebut secara terpisah.

Invoice Masuk dari Beberapa Kanal

Vendor dapat mengirim invoice melalui email, portal, atau dokumen fisik. Ketika dokumen dari beberapa kanal masuk ke alur yang berbeda, invoice yang sama dapat tercatat lebih dari sekali.

Finance perlu memiliki proses penerimaan dokumen yang konsisten agar setiap invoice memiliki status yang jelas sejak awal. Informasi seperti nomor invoice, tanggal, nominal, dan identitas vendor menjadi dasar pemeriksaan.

Vendor Mengirim Invoice Ulang

Vendor dapat mengirim kembali invoice ketika mereka menunggu konfirmasi penerimaan atau pembayaran. Dokumen tersebut kemudian dapat masuk lagi ke workflow AP.

Finance perlu memeriksa status dokumen sebelumnya sebelum memproses kiriman ulang. Tim dapat mengetahui apakah invoice masih dalam review, sudah disetujui, atau sudah dibayar.

Data Vendor Tidak Konsisten

Satu vendor dapat memiliki lebih dari satu record akibat perbedaan penulisan nama atau informasi perusahaan. Kondisi tersebut membuat transaksi dari pihak yang sama terlihat seperti berasal dari vendor berbeda.

Finance perlu menjaga data vendor tetap konsisten agar pemeriksaan invoice mengacu pada identitas yang tepat. Kontrol tersebut juga membantu ketika tim meninjau pola pembayaran dari vendor yang sama.

Invoice Revisi

Vendor dapat mengirim invoice revisi karena perubahan harga, kuantitas, atau informasi administratif. Finance perlu menghubungkan dokumen revisi dengan invoice sebelumnya agar perubahan tersebut tetap memiliki konteks yang jelas.

Hubungan tersebut membantu tim menentukan dokumen mana yang menjadi dasar kewajiban. Finance dapat menggunakan invoice pembelian untuk menelusuri asal transaksi dan dokumen yang mendasarinya.

Workflow Pembayaran Terpisah

Satu invoice dapat masuk ke beberapa jalur pembayaran ketika perusahaan menggunakan proses yang berbeda. Status transaksi yang tersebar membuat finance lebih sulit mengetahui apakah kewajiban sudah masuk payment run atau sudah dibayar.

Kondisi ini berkaitan dengan proses invoice hingga pembayaran. Ketika setiap tahap saling terhubung, finance memiliki konteks yang lebih jelas sebelum menjalankan pembayaran.

Baca Juga: Term of Payment: Pengertian, Jenis, dan Penerapannya pada Invoice

Apa Dampak dan Cara Menangani Duplicate Payment?

Duplicate payment meningkatkan cash outflow karena perusahaan mengeluarkan dana melebihi kewajiban yang sebenarnya. Finance kemudian perlu memulihkan dana atau menyesuaikan pembayaran tersebut dengan transaksi berikutnya.

Kesalahan pembayaran juga menambah pekerjaan tim AP. Finance perlu mencocokkan invoice, bukti pembayaran, catatan vendor, dan transaksi bank untuk memastikan sumber selisih.

APQC menggunakan duplicate atau erroneous payments sebagai salah satu ukuran efisiensi proses pembayaran. Data tersebut menunjukkan bahwa kesalahan disbursement juga berkaitan dengan kualitas proses AP yang perlu dipantau.

Finance perlu memverifikasi transaksi sebelum melakukan koreksi. Tim dapat mencocokkan vendor, invoice, nominal, tanggal, dan bukti pembayaran untuk memastikan pembayaran kedua berasal dari kewajiban yang sama.

Setelah transaksi terkonfirmasi, finance perlu menyepakati penyelesaian dengan vendor. Perusahaan dapat meminta refund atau menggunakan pembayaran tersebut sebagai pengurang transaksi berikutnya sesuai kesepakatan.

Catatan keuangan juga perlu diperbarui setelah penyelesaian dilakukan. Saldo vendor, pembayaran, dan kewajiban terkait harus mencerminkan posisi transaksi yang sebenarnya.

Baca juga: Account Payable: Cara Mengelola Utang Vendor agar Cash Flow Tetap Terkontrol

Bagaimana Cara Mendeteksi Duplicate Payment?

Finance perlu melakukan pemeriksaan sebelum pembayaran diproses. Tim dapat membandingkan beberapa informasi sekaligus untuk menemukan invoice yang memiliki pola sama atau sangat mirip.

Pemeriksaan berdasarkan satu data dapat melewatkan transaksi ketika terdapat variasi kecil pada dokumen. Finance perlu menggabungkan informasi vendor, nomor invoice, nominal, tanggal, dan dokumen pendukung saat melakukan review.

Pada transaksi berbasis purchase order, finance dapat mencocokkan PO, dokumen penerimaan, dan invoice sebelum pembayaran dilakukan. Kontrol tersebut membantu memastikan tagihan memiliki dasar transaksi yang sesuai.

Finance dapat melihat bagaimana purchase order menjadi bagian dari proses pembelian perusahaan dan membantu menghubungkan transaksi dengan invoice.

Baca Juga: Expenditure Cycle: Panduan Mengelola Siklus Pengeluaran

Bagaimana Cara Mencegah Duplicate Payment?

Pencegahan duplicate payment membutuhkan kontrol dari invoice diterima sampai pembayaran diselesaikan. Setiap tahap perlu menghasilkan status yang jelas agar finance dapat memeriksa posisi kewajiban sebelum dana keluar.

Kelola Invoice dan Data secara Terpusat

Finance perlu mengelola invoice dari berbagai kanal dalam satu workflow. Pendekatan tersebut membantu tim melihat dokumen yang sudah diterima dan mengurangi peluang invoice yang sama diproses melalui jalur berbeda.

Pemeriksaan juga perlu menggunakan beberapa parameter sekaligus. Vendor, nomor invoice, nominal, tanggal, dan informasi transaksi lainnya dapat dibandingkan untuk menemukan invoice yang memiliki kemiripan.

Hubungkan Invoice dengan Dokumen Transaksi

Purchase order memberi finance dasar transaksi untuk dibandingkan dengan invoice. Tim dapat memeriksa vendor, jumlah, dan nilai pembelian sebelum kewajiban masuk ke tahap pembayaran.

Ketentuan pembayaran juga perlu terlihat sejak invoice diproses. Finance dapat menggunakan term of payment sebagai referensi untuk mengetahui jadwal pembayaran dan status kewajiban.

Terapkan Approval dan Rekonsiliasi

Approval memberi pihak berwenang kesempatan untuk meninjau invoice sebelum pembayaran dijadwalkan. Pembagian kewenangan juga membantu memisahkan aktivitas input, pemeriksaan, dan pembayaran.

APQC mencatat median 4,7 hari dari invoice diterima sampai disetujui dan dijadwalkan untuk pembayaran berdasarkan 8.686 perusahaan. Karena invoice dapat melewati beberapa tahap selama periode tersebut, finance perlu menjaga status transaksi tetap terlihat sepanjang workflow.

Setelah pembayaran dilakukan, finance perlu mencocokkan transaksi dengan invoice dan catatan kewajiban. Rekonsiliasi membantu menemukan perbedaan saldo dan memastikan pembayaran sudah tercatat pada transaksi yang tepat.

Jaga Data Vendor dan Riwayat Transaksi

Finance perlu menjaga satu identitas yang konsisten untuk setiap vendor. Informasi vendor menjadi referensi penting ketika tim membandingkan invoice baru dengan transaksi sebelumnya.

Riwayat invoice, approval, perubahan data, dan pembayaran juga perlu tersimpan. Catatan tersebut membantu finance menelusuri kapan transaksi dibuat, diproses, dan diselesaikan ketika muncul transaksi yang terlihat serupa.

Baca Juga: Mengapa Kontrol Internal Sering Kalah oleh Operasional?

Bagaimana Mekari Expense Membantu Mencegah Duplicate Payment?

Duplicate payment sering berawal dari invoice yang masuk berulang atau status transaksi yang tersebar di beberapa tahap. Finance membutuhkan workflow yang menghubungkan informasi tersebut agar posisi setiap kewajiban mudah dipantau.

Mekari Expense membantu menghubungkan purchase invoice, approval, pembayaran vendor, dan rekonsiliasi dalam workflow Accounts Payable. Proses tersebut membantu finance melihat posisi tagihan dan pembayaran secara lebih terstruktur.

Mekari Expense juga memusatkan invoice capture, approval workflow, dan payment processing dalam Purchase Invoice Management untuk membantu finance meningkatkan visibility dan financial control.

Pelajari Accounts Payable Mekari Expense untuk mengelola invoice, approval, pembayaran vendor, dan rekonsiliasi dalam satu workflow.