Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak Agar Tagihan Bisnis Lancar
Highlight
- Fungsi Berbeda: Invoice menagih pembayaran, sementara faktur pajak menjadi bukti pungutan PPN.
- Syarat Penerbitan: Semua bisnis bisa menggunakan invoice. Namun, hanya Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang wajib menerbitkan faktur pajak.
- Dampak Administrasi: Memahami perbedaan keduanya membantu pengelolaan keuangan dan pelaporan pajak secara tepat.
Tim finance sedang bersiap melakukan tutup buku bulanan, tetiba prosesnya terkendala karena ada satu klien yang menahan pembayaran tagihan. Alasan mereka sederhana: mereka baru menerima invoice, sementara faktur pajaknya belum dikirim oleh tim pajak Anda.
Kejadian tersebut ada saja terjadi di lapangan.Faktanya, kedua dokumen tersebut memiliki fungsi, tujuan, dan aturan penerbitan yang berbeda. Di artikel ini, kami akan bahas perbedaan invoice dan faktur pajak beserta kondisinya.
Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak
Meskipun sering digunakan dalam satu transaksi yang sama, fungsi keduanya tetap terpisah. Berikut adalah perbandingan ringkasnya:
| Aspek | Invoice | Faktur Pajak |
| Fungsi utama | Menagih pembayaran | Bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) |
| Tujuan | Administrasi transaksi dan penagihan | Administrasi perpajakan |
| Penerbit | Penjual atau penyedia jasa | Pengusaha Kena Pajak (PKP) |
| Waktu Terbit | Setelah transaksi selesai | Saat penyerahan BKP atau JKP |
| Sasaran | Semua jenis bisnis | Hanya PKP |
| Saling Menggantikan? | Tidak | Tidak |
Intinya, gunakan invoice untuk menagih pembayaran kepada pelanggan. Sementara itu, faktur pajak diterbitkan saat transaksi wajib dikenai PPN sesuai aturan perpajakan.
Kapan Harus Menggunakan Invoice
Invoice diterbitkan saat Anda perlu menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diserahkan. Dokumen ini menjadi dasar pencatatan piutang dan arsip keuangan internal. Bagi usaha yang sedang berkembang, memilih platform invoice untuk bisnis kecil yang tepat akan sangat membantu memastikan seluruh tagihan terekam rapi sejak awal.
Anda membutuhkan invoice untuk:
- Menagih pembayaran kepada pelanggan.
- Mencatat transaksi penjualan.
- Menjadi bukti penyerahan barang atau jasa.
Kondisi yang Mewajibkan Faktur Pajak
Faktur pajak diterbitkan saat transaksi yang Anda lakukan masuk dalam kategori objek PPN. Dokumen ini membuktikan bahwa perusahaan Anda telah memungut pajak dari konsumen untuk disetorkan ke negara.
Faktur pajak wajib dibuat apabila:
- Perusahaan Anda sudah berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP).
- Transaksi melibatkan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP).
- Perusahaan perlu melaporkan SPT Masa PPN secara patuh.
Di lapangan, perusahaan berstatus PKP biasanya mengirimkan kedua dokumen ini secara bersamaan kepada klien. Invoice untuk urusan pencairan dana, sedangkan faktur pajak untuk urusan pelaporan pajak.
Apakah Invoice Bisa Menggantikan Faktur Pajak?
Jawabannya tidak bisa.
Kedua dokumen ini memiliki fungsi hukum yang berbeda sehingga tidak saling menggantikan. Meskipun invoice sudah dikirimkan, perusahaan PKP tetap wajib membuat faktur pajak resmi melalui aplikasi e-Faktur. Begitu pula sebaliknya, faktur pajak tidak bisa dipakai sebagai dokumen penagihan.
Kesalahan Penggunaan Dokumen yang Sering Terjadi
Mengabaikan perbedaan kedua dokumen ini sering kali memicu hambatan operasional dan masalah hukum. Berikut adalah beberapa kekeliruan yang sering dijumpai:
Menganggap invoice saja sudah cukup
Pelaku usaha sering lupa bahwa transaksi dengan objek PPN wajib menyertakan faktur pajak. Hanya mengirimkan invoice membuat pelaporan pajak klien menjadi cacat.
Menggunakan faktur pajak untuk menagih pembayaran
Faktur pajak bukan dokumen penagihan. Tanpa adanya invoice resmi, tim finance klien biasanya akan menolak memproses pembayaran karena tidak ada dasar instruksi transfer yang sah. Untuk mencegah terjadinya salah kirim dokumen akibat kelalaian tim, Anda bisa menerapkan sistem otomatisasi penagihan terpadu.
Menerbitkan faktur pajak tanpa status PKP
Hanya perusahaan yang sudah dikukuhkan sebagai PKP yang boleh memungut PPN dan menerbitkan faktur pajak. Jika belum PKP, Anda dilarang keras menerbitkannya karena melanggar undang-undang.
Menyatukan penyimpanan arsip
Menyimpan kedua dokumen dalam satu map tanpa pemisah sering menyulitkan proses rekonsiliasi bulanan. Selain pemisahan fisik, manajemen dokumen keuangan ini idealnya terhubung langsung dengan rekomendasi sistem approval internal perusahaan agar setiap data tagihan yang masuk otomatis terverifikasi dengan benar.
Kelola Invoice dan Dokumen Keuangan Lebih Praktis
Mengelola transaksi bisnis yang semakin banyak tentu menguras waktu jika masih dilakukan manual. Memantau status penagihan, mencocokkan dokumen, hingga memproses pembayaran vendor sering kali memicu human error.
Mekari Expense hadir untuk menyederhanakan seluruh proses tersebut. Platform ini mengintegrasikan penerimaan invoice, alur persetujuan, dan pembayaran vendor dalam satu sistem otomatis.
Hasilnya, tim finance bisa bekerja lebih cepat tanpa perlu pusing dengan tumpukan berkas administrasi yang rumit.
