Vendor Portal Software #1 Indonesia
Vendor Portal Software untuk Kelola Supplier, Invoice & Pembayaran
Aplikasi vendor portal terbaik Mekari Expense menghubungkan proses procurement, invoice, dan pembayaran vendor. Cegah fraud dengan teknologi AI
- Onboarding vendor 3x lebih cepat tanpa manual check
- Anti-fraud dengan AI OCR, deteksi duplikasi invoice
- Vendor restriction otomatis berdasarkan tagihan & unpaid balance
- Dashboard real-time, monitor status & history perubahan lengkap
Telah dipercaya berbagai perusahaan di Indonesia
Satu portal terintegrasi untuk seluruh proses vendor
Kelola informasi vendor dengan transparansi real time dan kontrol yang terpusat.
Onboarding vendor (coming soon)
Percepat proses kerja sama dengan vendor baru melalui verifikasi data, dokumen legal, dan NPWP secara otomatis.
Batasi penggunaan vendor (coming soon)
Tetapkan pembatasan berdasarkan usia tagihan atau total saldo yang belum dibayar.
Hubungkan vendor dengan produk
Atur keterhubungan hingga level item untuk mendukung kontrol pengadaan yang lebih presisi.
Custom vendor workflow (coming soon)
Tentukan alur persetujuan vendor baru sebelum digunakan pada PQ, PO, dan PI.
Vendor terverifikasi, pengadaan terkendali
Semua keputusan pembelian menjadi lebih aman dengan proses vendor yang transparan dan terstandar.
Kepatuhan vendor yang terjamin
Setiap vendor melalui proses review dan approval sebelum dapat digunakan, memastikan dokumen legal lengkap dan sesuai kebijakan perusahaan.
Kontrol risiko yang lebih kuat
Pembatasan vendor berdasarkan aging dan unpaid balance membantu mencegah transaksi dengan vendor bermasalah serta menjaga kesehatan cash flow.
Akurasi pengadaan
Pembelian hanya dilakukan dari vendor resmi sesuai standar perusahaan.
Visibilitas status vendor
Status seperti Verified, Approved, dan Rejected, beserta riwayat perubahannya, tersedia secara transparan sehingga tim dapat memantau kepatuhan dan aktivitas vendor secara real time.
Proses pengadaan lebih efisien
Pemilihan vendor pada PQ, PO, dan PI menjadi lebih cepat karena hanya vendor terverifikasi yang dapat dipilih, sehingga mengurangi potensi kesalahan dan duplikasi.
Siap audit dan transparan
Seluruh aktivitas vendor, dokumen, status, dan log persetujuan tercatat secara digital sehingga mempermudah audit, penelusuran, dan kontrol internal.
Buka menu Vendor
Masuk ke Purchasing → Vendor tab, lalu pilih Add vendor untuk membuat data vendor baru.
Isi informasi vendor
Pilih jenis vendor: Domestic atau International, kemudian lengkapi detail yang diperlukan.
Simpan dan kelola vendor
Klik Save untuk menambahkan vendor. Vendor akan muncul dalam daftar, dan Anda dapat mengelola datanya melalui menu Actions.
Kerja lebih efisien dengan sistem yang saling terintegrasi
Semua invoice terkelola rapi
Dengar pelanggan kami yang sudah mengatur pembayaran vendor lebih cepat dan transparan di satu aplikasi.
"Dengan Mekari Expense pemenuhan transaksi business trip dan reimbursement kita terbantu. Benar-benar terpantau setiap ajuan statusnya, referensinya juga jelas, dan ada edit history."
"Sekarang proses pengajuan biaya jadi lebih cepat, bahkan bisa malam jam 10 tanpa harus nunggu besok. Paperless juga, jadi semua langsung terekam dan mengurangi kesalahan Kami dapat waktu lebih karena urusan operasional makin rapi. Waktu ini yang kami pakai untuk strategi dan pengembangan bisnis"
"Mekari Expense menyederhanakan pencatatan pengeluaran, memusatkan data untuk pelaporan, dan meningkatkan transparansi. Persetujuan via ponsel praktis, antarmuka web ramah pengguna, sehingga efisiensi operasional dan kepuasan karyawan meningkat."
Saya punya pertanyaan...
Apa itu vendor portal atau aplikasi portal vendor?
Vendor portal adalah platform digital self-service yang berfungsi sebagai single source of truth antara perusahaan Anda dan pihak vendor/supplier. Platform ini memungkinkan vendor untuk secara mandiri melakukan submit invoice, melacak status pembayaran (payment tracking), mengunggah dokumen compliance, hingga merespons Purchase Order (PO).
Di sisi internal, tim procurement dan finance mendapatkan kapabilitas governance serta visibility centralized tanpa perlu mengumpulkan data yang tersebar di email atau spreadsheet. Mekari Expense menghadirkan modul Vendor Portal dengan integrasi OCR auto-extract dan sinkronisasi langsung ke sistem accounting.
Mengapa bisnis membutuhkan vendor portal?
Tanpa sistem ini, perusahaan akan menghadapi 4 bottleneck operasional:
- Lost Invoice: Invoice terselip di email pribadi karyawan, memicu payment delay dan merusak hubungan vendor.
- Noise Operasional: Karyawan finance membuang 20-30% waktu produktifnya hanya untuk menjawab pertanyaan vendor mengenai status invoice (penagihan/ chasing).
- Audit Nightmare: Ketiadaan sentralisasi dokumen legal dan faktur pajak membuat proses audit compliance molor dari berminggu-minggu menjadi berbulan-bulan.
- Slow Onboarding: Proses vendor onboarding yang manual menjadi penghambat krusial kelancaran suplai barang/jasa.
Bagaimana cara kerja vendor portal untuk vendor dan tim internal?
Vendor Portal menjembatani dua kubu melalui alur yang seamless:
- Untuk Vendor (External Self-Service): Mendapat undangan sistem untuk melakukan registrasi; Mengunggah dokumen compliance dan melengkapi vendor profile; Melakukan submit invoice dengan fitur auto-fill dari PO; Melacak status pembayaran (tracking) melalui dasbor real-time.
- Untuk Internal (Finance & Procurement): Mengelola master data vendor; Invoice masuk terekstraksi oleh OCR; Menjalankan three-way matching (PO, receipt, invoice) secara otomatis; Meneruskan alur approval workflow; Melakukan payment execution dan rekam data analytics.
Bagaimana cara perusahaan membatasi vendor yang bermasalah?
Melalui fitur Vendor Restriction, perusahaan dapat membatasi penggunaan vendor berdasarkan:
- Aging: lama tagihan belum dibayar
- Amount: total saldo belum dibayar
Jika batas terlampaui, sistem dapat memblokir atau menampilkan peringatan ketika tim membuat PO atau PI.
Apa saja fitur utama yang harus ada di vendor portal terbaik?
Vendor portal enterprise-ready wajib memiliki kapabilitas di 4 kategori ini:
- Vendor Experience: Self-service submission, real-time tracking dashboard, notifikasi otomatis, dan kelola profil mandiri.
- Procurement & Finance Workflow: Centralized master data, PO integration, three-way matching, customizable approval workflow, dan otomatisasi cek compliance.
- Integration & Automation: Invoice OCR, accounting/ERP integration, koneksi payment gateway, dan webhook.
- Governance & Analytics: Role-based access control, immutable audit trail, serta spending & vendor performance analytics.
Mekari Expense mengakomodasi seluruh fitur ini secara native, ditambah integrasi antar ekostistem Mekari (Jurnal, Talenta, Sign).
Bagaimana cara onboarding vendor baru ke portal?
Proses onboarding di portal mampu mempercepat alur dari berminggu-minggu menjadi 2-5 hari kerja:
- Invitation: Tim procurement mengirimkan link registrasi kepada vendor baru.
- Profile Completion: Vendor mengunggah dokumen legalitas (NIB/SIUP), NPWP/PKP, informasi bank, dan katalog produk.
- Compliance Verification: Pengecekan silang otomatis/manual terhadap kelengkapan dokumen dan risk assessment.
- Approval & Activation: Dokumen dikonfirmasi (termasuk kontrak via digital signature), lalu status vendor berubah menjadi “Active”.
Mekari Expense turut menyediakan tim implementasi lokal untuk pendampingan bulk onboarding saat migrasi vendor masif dari legacy system.
Apakah vendor portal cocok untuk perusahaan enterprise atau multi-cabang?
Sangat cocok. Skala enterprise justru mutlak memerlukan vendor portal untuk menangani kompleksitas struktural:
- Scale & Complexity: Memproses ribuan tagihan simultan lintas entitas (multi-entity), multi-currency, dan multi-tax jurisdictions (PPN/PPh).
- Governance & Visibility: Terdapat hierarki persetujuan (customizable approval workflow) serta dashboard laporan konsolidasi nasional untuk manajemen C-Level (CPO/CFO).
- Compliance: Melindungi operasional dengan immutable audit trail berstandar ISO/IEC 27001:2022 dan kepatuhan UU PDP (No. 27/2022).
Mekari Expense menghadirkan solusi enterprise-ready dengan pengelolaan master grup perusahaan yang tetap menjaga kenyamanan single-login experience bagi vendor.
Pengelolaan vendor lebih aman dan terpusat
Verifikasi, kontrol, dan kelola semua vendor dalam satu sistem terintergasi di Mekari Expense.
