Kelola seluruh pengeluaran bisnis dalam satu platform expense management yang terpadu

Expense management software adalah perangkat lunak untuk mengotomatisasi manajemen pengeluaran bisnis dan karyawan di perusahaan, mulai dari pelacakan, persetujuan, reimbursement, dan hingga rekonsiliasi ke sistem akuntansi maupun rekening bank.

Sistem pengelolaan biaya bisnis ini berfungsi untuk menggantikan pencatatan manual lewat struk kertas dan spreadsheet.

Berbeda dari pencatatan lewat spreadsheet, aplikasi expense management menerapkan aturan perusahaan secara otomatis sebelum dana keluar, bukan memeriksanya setelah transaksi terjadi.

Mekari Expense menawarkan expense management software yang menyatukan pengelolaan reimbursement, perjalanan dinas, dan kartu korporat dalam satu platform, sehingga seluruh pengeluaran terpantau dari dashboard yang sama.

Perbedaan utamanya ada pada cakupan. Sebagian besar expense management software berhenti pada pengeluaran karyawan, yaitu reimbursement, perjalanan dinas, dan kartu korporat. Mekari Expense mencakup itu semua, lalu melanjutkannya ke sisi pengeluaran perusahaan yang lain.

• Pengadaan barang dan jasa: Purchase request, purchase order, dan pengelolaan vendor berada di platform yang sama, sehingga pembelian ke pemasok tidak perlu ditangani sistem terpisah.
• Accounts Payable: Tagihan vendor dicatat, disetujui, dan dibayar dari sistem yang sama, termasuk pembayaran internasional.
• Fraud detection berbasis AI: Sistem menandai transaksi yang mencurigakan secara otomatis, sehingga penyimpangan terdeteksi tanpa perlu pemeriksaan manual satu per satu.
• Kontrol yang bekerja sebelum dana keluar: Kebijakan pengeluaran, limit kartu, dan approval berjenjang diterapkan otomatis pada setiap transaksi, bukan diperiksa setelah tagihan datang.
• Terhubung ke ekosistem Mekari: Pencatatan tersinkronisasi ke Mekari Jurnal dan alokasi dana karyawan ke Mekari Talenta tanpa input ulang.

Dengan cakupan tersebut, Mekari Expense berperan sebagai spend management system, yaitu aplikasi untuk mengelola seluruh pengeluaran perusahaan dalam satu alur, bukan hanya klaim biaya karyawan.

Tanpa sistem expense management yang terpusat, pengelolaan pengeluaran menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Pengajuan tersebar di banyak tempat: Klaim biaya masuk lewat email, chat, dan formulir kertas, sehingga sulit dipastikan mana yang sudah disetujui.
2. Pencairan tertunda: Approval yang tertahan membuat karyawan menunggu berminggu-minggu, dan itu berdampak pada kepercayaan mereka.
3. Pelanggaran kebijakan terlambat diketahui: Pengeluaran di luar aturan baru terlihat saat tutup buku, ketika dananya sudah keluar.
4. Rekapitulasi memakan waktu: Tim keuangan menghabiskan hari-hari terakhir setiap bulan untuk menyatukan data dari berbagai sumber.

Dalam praktiknya, business expense management software bekerja lewat lima tahap yang berjalan setiap kali karyawan mengeluarkan biaya:

1. Pengajuan: Karyawan mengajukan biaya lewat aplikasi, lengkap dengan unggahan bukti transaksi.
2. Pemeriksaan kebijakan: Sistem memeriksa kesesuaian pengajuan dengan aturan yang berlaku di divisi atau proyek terkait.
3. Persetujuan: Pengajuan diteruskan ke penyetuju sesuai struktur otorisasi, dan dapat disetujui lewat ponsel.
4. Pencairan: Dana dicairkan setelah disetujui, atau transaksi langsung dijalankan lewat kartu korporat.
5. Pencatatan: Seluruh transaksi tersinkronisasi otomatis ke sistem akuntansi tanpa input ulang.

Kontrolnya bekerja sebelum dana keluar, bukan setelahnya. Kebijakan pengeluaran diterapkan otomatis pada setiap pengajuan, limit kartu korporat diatur per tim maupun proyek, dan approval berjenjang memastikan setiap transaksi melewati otorisasi yang benar.

Seluruh pengeluaran juga terpantau real-time dalam satu dashboard, sehingga penyimpangan dari anggaran terlihat saat masih bisa ditindaklanjuti.

Untuk kebutuhan bisnis kecil, menengah, hingga enterprise, ada enam kelompok kapabilitas yang perlu dipastikan saat memilih expense management software:

1. Pengajuan dan persetujuan: Karyawan mengajukan biaya lewat ponsel dengan unggahan bukti transaksi, lalu pengajuan diteruskan ke penyetuju sesuai struktur otorisasi perusahaan.
2. Penerapan kebijakan otomatis: Aturan pengeluaran dapat disesuaikan per divisi, proyek, atau jabatan, lalu diterapkan sistem sebelum dana keluar.
3. Kartu korporat dan limit: Kartu virtual maupun fisik dapat diterbitkan langsung dari aplikasi, dengan limit dan masa berlaku yang diatur per tim atau proyek.
4. Pemindaian struk otomatis (OCR): Data dari struk dan tagihan terbaca sendiri tanpa pengetikan ulang, sehingga kesalahan input berkurang.
5. Deteksi fraud berbasis AI: Sistem menandai transaksi mencurigakan secara otomatis, sehingga penyimpangan terdeteksi tanpa pemeriksaan manual satu per satu.
6. Integrasi akuntansi dan laporan: Seluruh transaksi tersinkronisasi ke sistem pembukuan, dengan dashboard yang menampilkan posisi pengeluaran secara real-time.

Mekari Expense menyediakan keenamnya dalam satu platform manajemen pengeluaran bisnis yang terpadu, dengan dukungan multi-cabang dan multi-entitas untuk perusahaan yang beroperasi di banyak lokasi.

Mekari Expense menyediakan beberapa jenis kartu korporat sesuai kebutuhan bisnis.

Mekari Limitless Card membantu mengelola pengeluaran perusahaan dengan kontrol yang lebih baik

Virtual Card digunakan untuk transaksi online

Physical Card digunakan untuk transaksi langsung dengan kartu fisik

Seluruh transaksi dapat dipantau dalam satu platform.