Cara Menyusun Invoice Termin, Contoh Format, dan Aturan Faktur Pajaknya

Ada suatu momen tim keuangan menerima email tagihan Rp60 juta dari kontraktor renovasi ruang rapat. Tagihan itu cuma berisi satu baris teks: “Pembayaran Tahap 2”.

Staf keuangan bingung. Kontrak mana yang dimaksud? Berapa total nilai proyeknya? Berapa sisa dana yang belum ditagih?

Kontraktor tidak bisa menjawab cepat saat ditelepon. Pencairan dana akhirnya tertahan dua minggu. Masalah ini sepele namun akan terus terjadi karena format invoice termin diperlakukan sama seperti transaksi jual beli biasa.

Apa Itu Invoice Termin

Invoice termin merupakan dokumen tagihan bertahap atas porsi pekerjaan yang sudah selesai.

Skema ini umum dipakai pada proyek konstruksi, pembuatan perangkat lunak, konsultansi bisnis, dan pengadaan barang berkala yang dikelola menggunakan procurement spend management software

Skema persentase yang biasa disepakati di lapangan:

Angka di atas bersifat fleksibel. Acuan utamanya tetap kesepakatan tertulis di dalam dokumen kontrak.

Termin Berbeda dari DP dan Cicilan

Tiga istilah ini punya konsekuensi pembukuan dan perpajakan yang berbeda.

DP dibayar di awal sebelum pekerjaan berjalan. Pembukuan mencatatnya sebagai kewajiban atau pendapatan diterima di muka.

Termin menagih pekerjaan yang sudah selesai sebagian. Penagihannya wajib disertai bukti hasil kerja yang telah diverifikasi.

Cicilan membagi pembayaran berdasarkan waktu, bukan hasil kerja. Barang atau jasa sudah diserahterimakan penuh di awal.

Perbedaan status ini menentukan kapan pendapatan diakui dan kapan faktur pajak wajib diterbitkan.

Elemen Wajib dalam Invoice Termin

Tim keuangan klien butuh kepastian data saat memproses tagihan. Keberadaan elemen berikut mempercepat alur verifikasi.

• Nomor kontrak induk: Menjadi dasar acuan pencocokan data di sistem keuangan.
• Penomoran tahap yang eksplisit: Tulis “Termin 2 dari 4” agar posisi tagihan terlihat jelas.
• Nilai total kontrak: Menampilkan angka keseluruhan proyek dari awal.
• Akumulasi tagihan dan sisa: Mencantumkan nominal yang sudah dibayar dan sisa kewajiban.
• Rincian hasil kerja: Tuliskan hasil pekerjaan secara spesifik, misalnya “Pemasangan rangka baja lantai 1”.
• Nomor berita acara: Menghubungkan invoice dengan dokumen serah terima pekerjaan.
• Tenggat pembayaran: Sebutkan batas waktu pembayaran sejak dokumen lengkap diterima.

Contoh Format Invoice Termin

INVOICE

Nomor        : INV/PRJ/002/07/2026

Tanggal      : 15 Juli 2026

Jatuh Tempo  : 29 Juli 2026 (14 hari kerja)

Dari         : PT Karya Bangun Sejahtera

               Jl. Gatot Subroto No. 88, Jakarta Selatan

               NPWP: 01.234.567.8-091.000

Kepada       : PT Andalan Niaga Utama

               Jl. Rasuna Said Kav. 12, Jakarta Selatan

               NPWP: 02.345.678.9-012.000

Ref. Kontrak : No. 07/SPK/KBS-ANU/IV/2026

Berita Acara : BA-PRG/002/VII/2026 tanggal 12 Juli 2026

———————————————————–

RINCIAN TAGIHAN: TERMIN 2 DARI 4

———————————————————–

Deskripsi pekerjaan:

Pemasangan rangka dan penutup atap area A dan B,

instalasi kelistrikan lantai 1 (progres kumulatif 55%)

Nilai Kontrak (tanpa PPN) : Rp 400.000.000

Porsi Termin 2 (30%)      : Rp 120.000.000

DPP Nilai Lain (11/12)    : Rp 110.000.000

PPN 12% x DPP Nilai Lain  : Rp 13.200.000

———————————————————–

TOTAL TAGIHAN TERMIN 2    : Rp 133.200.000

———————————————————–

REKAPITULASI KONTRAK:

DP (20%)       : Rp 80.000.000  [ LUNAS 20 Mei 2026 ]

Termin 1 (25%) : Rp 100.000.000 [ LUNAS 28 Juni 2026 ]

Termin 2 (30%) : Rp 120.000.000 [ DITAGIHKAN ]

Termin 3 (20%) : Rp 80.000.000  [ Belum ]

Retensi (5%)   : Rp 20.000.000  [ Belum ]

Akumulasi tertagih : Rp 300.000.000 (75%)

Sisa nilai kontrak : Rp 100.000.000 (25%)

Pembayaran ditransfer ke:

Bank ABC, a.n. PT Karya Bangun Sejahtera

No. Rekening: 1234567890

Tabel rekapitulasi di bagian bawah membuat tim penyetujui langsung memproses tagihan tanpa perlu membuka arsip lama.

Perhitungan PPN pada Invoice Termin

Perhitungan PPN pada contoh di atas mengacu pada ketentuan PMK 131/2024 yang berlaku pada 2026.

Tarif PPN 12% dikenakan atas Dasar Pengenaan Pajak (DPP) Nilai Lain sebesar 11/12 dari nilai penggantian. Formulasi ini menghasilkan beban pajak efektif sebesar 11%.

Penghitungan tagihan termin Rp120.000.000 berjalan sebagai berikut:

• DPP Nilai Lain = 11/12 x Rp120.000.000 = Rp110.000.000
• PPN = 12% x Rp110.000.000 = Rp13.200.000

Nilai PPN sebesar Rp13.200.000 setara dengan 11% dari tagihan bruto. Beban yang ditanggung pembeli tetap sama, hanya format pencatatannya yang mengalami penyesuaian.

Untuk transaksi barang mewah yang terkena PPnBM, pemotongan PPN 12% dihitung langsung dari harga jual tanpa skema DPP Nilai Lain.

Aturan Faktur Pajak untuk Invoice Termin

Penerbitan faktur pajak termin sering memicu kekeliruan administratif.

Sesuai PER-03/PJ/2022 jo. PER-11/PJ/2022, Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menerbitkan faktur pajak saat menerima pembayaran termin.”

Satu kontrak dengan empat termin akan menghasilkan empat lembar faktur pajak. Nominal pada faktur mencerminkan nilai termin yang diterima, bukan nilai total proyek.

Tata cara teknis pada sistem Coretax DJP:

• Pembuatan faktur dilakukan langsung melalui platform Coretax DJP.
• Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) sebanyak 17 digit terbit otomatis dari sistem setelah faktur disetujui.
• Batas waktu unggah faktur pajak diatur paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
• Kesalahan data pembeli tidak dapat diperbaiki melalui faktur pengganti, melainkan harus dibatalkan total.

Keterlambatan penerbitan faktur pajak berisiko denda 1% dari DPP sesuai regulasi UU KUP.

Kendala Administrasi Bagi Penerima Invoice

Beban kerja administrasi yang berat sering berpindah ke tim internal penerima tagihan.

Perusahaan yang mengelola belasan proyek sekaligus harus memproses puluhan invoice termin dengan jadwal berbeda, yang sebaiknya dipantau dengan bantuan spend analysis software.

• Informasi terpisah: Tim operasional memegang laporan progres, sementara tim akuntansi menyimpan data pembayaran. Tidak ada satu sumber data terpadu untuk mengecek status pelunasan termin sebelumnya, sehingga berisiko menimbulkan budget blindness dan kebocoran kas perusahaan.
• Berita acara terlambat: Invoice sudah masuk ke sistem, tetapi dokumen berita acara masih tertahan di meja penandatanganan.
• Pencocokan faktur pajak: Pencocokan faktur pajak: Dokumen faktur pajak sering dikirim terpisah dari invoice, sehingga tim pajak perlu melakukan vendor spend analysis secara berkala guna melacak kelengkapan dokumen tiap penyedia jasa.
• Tenggat waktu terlewat: Tagihan tersimpan di kotak masuk staf yang sedang cuti, memicu teguran dari pihak penyedia jasa.

Penutup

Proses verifikasi manual yang lambat dapat diatasi dengan sistem pengelolaan utang usaha yang terintegras

Platform Mekari Expense membantu memproses tagihan masuk secara otomatis. Dokumen yang diterima melalui email dibaca oleh sistem OCR untuk merekam nomor invoice, nominal, dan tanggal jatuh tempo. Sistem juga menyesuaikan kalkulasi PPN dan PPh sesuai aturan pajak yang berlaku.

Alur persetujuan dapat disesuaikan berdasarkan jenjang jabatan atau batas nominal transaksi. Tagihan proyek bernilai besar secara otomatis diarahkan ke pejabat pembuat keputusan tanpa verifikasi manual yang berulang.

Pelaksanaan pembayaran dilakukan langsung dari satu dasbor. Status pembayaran setiap termin terpantau secara transparan melalui laporan analisis pengeluaran, serta data transaksi terhubung langsung ke Mekari Jurnal untuk pencatatan akuntansi.