Pastikan setiap biaya proyek tertagih dengan aplikasi expense management

Aplikasi expense management adalah perangkat lunak untuk membantu perusahaan jasa dan agensi mencatat, memantau, dan mengontrol biaya operasional secara terstruktur, mulai dari pengajuan sampai reimbursement dan pembayaran. Yang membedakan kebutuhan perusahaan jasa dari industri lain adalah setiap biaya perlu tertaut ke proyek atau klien tertentu, karena sebagian biaya itu akan ditagihkan kembali.

Mekari Expense menyediakan aplikasi expense management untuk membantu perusahaan jasa dan agensi mengelola pengajuan dan reimbursement karyawan, mengatur approval, serta memantau pengeluaran per proyek dalam satu platform yang tersinkron ke Mekari Jurnal.

Virtual credit card (VCC) adalah kartu pembayaran berbentuk digital tanpa wujud fisik, terdiri dari nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, dan kode keamanan yang dapat langsung dipakai untuk transaksi daring. Kartunya dapat diterbitkan dalam hitungan menit, diberi limit sendiri, dan dibekukan kapan saja tanpa mengganggu kartu lain.

Untuk agensi dan firma jasa, VCC menjawab masalah yang sulit diselesaikan dengan satu kartu korporat bersama. Setiap kampanye, klien, atau langganan software dapat memakai kartunya sendiri, sehingga pengeluarannya langsung terpisah tanpa perlu memilah mutasi di akhir bulan.

Ada tiga pemakaian yang paling sering di industri ini:

1. Media buying per kampanye: Satu kartu untuk satu kampanye atau satu klien, sehingga belanja iklan langsung tertagih ke proyek yang benar dan tidak tercampur antar klien.
2. Langganan software: Kartu terpisah untuk setiap tools berlangganan, sehingga biaya bulanannya terbaca jelas dan langganan yang tidak terpakai mudah dihentikan dengan membekukan kartunya.
3. Pembayaran daring sekali pakai: Kartu dengan limit pas untuk satu transaksi, misalnya sewa peralatan atau pembelian aset digital, lalu dibekukan setelah dipakai.

Di Mekari Expense, virtual credit card (VCC) diterbitkan melalui Mekari Limitless Card dengan limit per periode dan per transaksi, pembatasan kategori merchant, serta pencatatan otomatis setiap transaksi beserta buktinya ke proyek yang bersangkutan.

Biaya billable merupakan pengeluaran yang dapat dibebankan kepada klien, sedangkan non-billable merupakan biaya yang menjadi tanggungan internal perusahaan. Pemisahan ini dapat dilakukan dengan mengelompokkan pengeluaran berdasarkan proyek, kebutuhan, atau kategori biaya agar pencatatan dan pelaporannya lebih mudah.

Dengan Mekari Expense, perusahaan dapat mengelola dan memantau pengeluaran secara terstruktur sesuai kebutuhan operasional.

Bisa. Satu pengeluaran dapat dibagi ke beberapa proyek atau klien sekaligus, sehingga biaya bersama seperti sewa peralatan yang dipakai dua kampanye atau perjalanan yang menyinggahi beberapa klien tidak perlu dibebankan seluruhnya ke satu proyek.

Pembagian ini dilakukan sejak pengajuan, bukan saat menyusun laporan, sehingga angka di setiap proyek sudah benar sejak awal dan tidak perlu dikoreksi manual di akhir bulan.

Dengan Mekari Expense, laporan realisasi biaya per proyek dan per klien terbaca langsung dari porsi yang sudah dialokasikan, termasuk untuk pengeluaran yang dibagi ke lebih dari satu proyek.

Pembayaran kepada freelancer atau talent tanpa NPWP perlu mengikuti ketentuan perpajakan yang berlaku, termasuk ketentuan pemotongan pajak berdasarkan status penerima penghasilan. Karena aturan pajak dapat berbeda sesuai jenis penghasilan dan status penerima, perusahaan sebaiknya memastikan perhitungannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Mekari Expense mencatat setiap pembayaran beserta dokumen pendukungnya, dan menghitung PPh pada purchase invoice sesuai tarif yang ditetapkan, sehingga dokumentasi untuk pelaporan pajak tersedia lengkap.

Pengaturan limit membantu perusahaan mengontrol penggunaan dana sesuai kebutuhan bisnis, misalnya berdasarkan kampanye, proyek, atau klien. Dengan batas pengeluaran yang ditentukan sejak awal, perusahaan dapat meningkatkan kontrol terhadap penggunaan dana dan memudahkan monitoring.

Mekari Expense menyediakan fitur pengelolaan kartu dan kontrol pengeluaran untuk membantu perusahaan mengatur penggunaan dana sesuai kebijakan yang ditetapkan.

Agensi atau firma jasa dapat memilih Spend Management Suite untuk mengelola pengeluaran bisnis secara lebih terintegrasi, mulai dari pengajuan dan approval, penggunaan kartu, reimbursement, hingga pemantauan pengeluaran.

Solusi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dalam mengontrol dan mengelola spend di berbagai proyek, kampanye, maupun kebutuhan operasional.