Software Account Payable untuk kelola invoice dan pembayaran tagihan & vendor

Accounts payable software adalah perangkat lunak untuk mengelola tagihan dan utang usaha atau kredit yang masuk dari vendor, mulai dari pencatatan invoice, verifikasi, alur persetujuan, sampai pembayaran dan rekonsiliasinya. Berbeda dari accounts receivable yang menangani tagihan keluar ke pelanggan, software AP lebih fokus untuk mengurus kewajiban perusahaan kepada pemasok.

Mekari Expense merupakan Account Payable Software yang dapat menyatukan seluruh tahapan AP dalam satu alur, mulai dari pencatatan invoice secara manual maupun lewat OCR, sampai pembayaran domestik dan internasional lewat Mekari Expense Balance.

Tanpa sistem AP yang terpusat, pengelolaan tagihan vendor menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Dokumen tersebar: Tagihan masuk lewat email berbeda-beda, diteruskan untuk persetujuan, lalu dicatat di spreadsheet yang sudah kedaluwarsa dalam hitungan hari.
2. Persetujuan tertahan: Satu penyetuju yang sedang tidak di kantor bisa menahan pembayaran cukup lama sampai muncul denda keterlambatan.
3. Pembayaran ganda atau salah nominal: Tanpa pencocokan ke PO, satu tagihan bisa terbayar dua kali atau terbayar dengan jumlah yang tidak sesuai pesanan.
4. Total kewajiban tidak terlihat: Tim keuangan sulit memastikan berapa yang harus dibayar bulan ini, sehingga perencanaan arus kas berjalan di atas perkiraan.

Untuk kebutuhan skala menengah hingga enterprise, ada lima hal yang perlu dipastikan:

1. OCR untuk Input Invoice Otomatis: Tagihan terbaca dari berkas maupun lampiran email tanpa pengetikan ulang.
2. Pencocokan dengan PO: Invoice diperiksa terhadap purchase order sebelum masuk ke alur persetujuan.
3. Approval berjenjang: Aturan persetujuan mengikuti nominal dan struktur perusahaan, dan dapat disetujui dari ponsel.
4. Pembayaran terhubung: Pembayaran domestik dan internasional dijalankan dari sistem yang sama, lengkap dengan bukti transfer.
5. Audit Trail: Setiap pengajuan, persetujuan, dan pembayaran tercatat dan dapat ditelusuri kapan saja.

Prosesnya berjalan lewat lima tahap berurutan:

1. Pencatatan (OCR dan Email Capture): Tagihan vendor dibaca dari berkas maupun lampiran email, lalu datanya masuk otomatis ke sistem.
2. Verifikasi (Pencocokan PO): Invoice dicocokkan dengan purchase order dan penerimaan barang sebelum dilanjutkan.
3. Persetujuan (Approval Workflow): Tagihan diteruskan ke penyetuju yang tepat sesuai nominal dan garis pelaporan.
4. Pembayaran (Disbursement): Tagihan yang disetujui dibayar sesuai jadwal, baik ke vendor domestik maupun internasional.
5. Pencatatan akhir (Rekonsiliasi): Bukti pembayaran tersimpan dan datanya tersinkronisasi ke sistem akuntansi.

Di Mekari Expense kelima tahap ini berjalan dalam satu platform, sehingga tidak ada dokumen yang berpindah tangan secara manual.

Dengan teknologi OCR yang didukung oleh AI, input otomatis dari email vendor, dan audit trail lengkap, sistem mencegah duplikasi invoice maupun pembayaran ganda yang sering terjadi pada proses manual.

Sistem akuntansi mencatat apa yang sudah terjadi, berupa buku besar, laporan keuangan, dan laporan pajak. Accounts payable software mengurus apa yang terjadi sebelum itu, yaitu pencatatan, verifikasi, persetujuan, dan pembayaran setiap tagihan.

Keduanya saling melengkapi, bukan saling menggantikan. Mekari Expense menangani alur utang usahanya, lalu mengirimkan hasil pencatatannya ke software akuntansi seperti Mekari Jurnal.

Ya, modul Accounts Payable mendukung international remittance dengan kurs transparan, sehingga pembayaran vendor global bisa dilakukan lebih mudah dan efisien.

Ya. Semua data dilindungi dengan sertifikasi ISO 27001, enkripsi, role-based access, serta audit trail lengkap, sehingga keamanan dan kepatuhan perusahaan selalu terjaga.