Proforma Invoice: Fungsi, Bedanya dengan Invoice, dan Contohnya
Highlight
- Estimasi Sebelum Transaksi: Proforma invoice merupakan estimasi tagihan sementara yang diterbitkan penjual sebelum barang dikirim atau layanan diselesaikan.
- Tidak Masuk Jurnal AR/AP: Dokumen ini tidak dicatat sebagai piutang (AR) maupun utang (AP) di laporan keuangan karena belum terjadi penyerahan barang atau hak secara final.
- Acuan Uang Muka & Impor: Berfungsi sebagai acuan pembayaran DP, dokumen permohonan Letter of Credit (L/C) ke bank, serta berkas rincian untuk Bea Cukai.
- Ketentuan Faktur Pajak: Proforma invoice bukan bukti pungutan pajak. Namun saat pembayaran DP cair, penjual wajib menerbitkan e-Faktur resmi di Coretax DJP.
Tim procurement meminta pencairan DP 30 persen untuk pembelian mesin baru, tetapi dokumen yang dilampirkan vendor baru berupa Proforma Invoice.
Staf finance pun ragu menindaklanjuti. Menahan transfer berisiko memicu keterlambatan produksi, tetapi mencairkan uang tanpa dokumen tagihan resmi juga rawan menimbulkan selisih saat audit.
Kebingungan ini terus berulang di lapangan karena banyak bisnis menyamaratakan proforma invoice dengan invoice final, tanpa memahami perbedaannya dalam pembukuan.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah dokumen penagihan sementara yang diterbitkan penjual sebelum barang dikirim atau jasa diselesaikan. Tujuannya memberikan rincian harga, spesifikasi produk, dan estimasi biaya kepada pembeli.
Sifat utamanya adalah komitmen harga awal. Dokumen ini membantu kedua pihak menyepakati nilai transaksi sebelum proses produksi berjalan, sekaligus mempermudah proses analisis pengeluaran bisnis.
4 Skenario Penggunaan Proforma Invoice
Dunia bisnis mengandalkan proforma invoice pada situasi operasional spesifik:
- Pembayaran Uang Muka (Down Payment): Vendor meminta pembayaran DP untuk mengunci pesanan sebelum memulai produksi.
- Pengiriman Barang Bertahap: Pesanan berkapasitas besar yang dikirim dalam beberapa gelombang memerlukan acuan nilai keseluruhan sejak awal.
- Perdagangan Impor dan Penerbitan L/C: Bank membutuhkan proforma invoice sebagai syarat penerbitan Letter of Credit (L/C), sementara Bea Cukai menggunakannya untuk menentukan estimasi bea masuk.
- Skema Pelunasan di Awal (Full Advance Payment): Penjual mensyaratkan pelunasan penuh sebelum barang diproses.
Perbedaan Quotation, Proforma Invoice, dan Invoice
Penjual dan pembeli sering mencampuradukkan penawaran harga, proforma invoice, dan invoice resmi. Tabel berikut membedakan ketiga dokumen tersebut secara sistematis:
| Aspek | Quotation | Proforma Invoice | Invoice |
|---|---|---|---|
| Tujuan | Penawaran harga awal | Konfirmasi estimasi pesanan & DP | Penagihan resmi pembayaran final |
| Waktu Terbit | Tahap awal negosiasi | Setelah pesanan disetujui, sebelum kirim | Setelah barang/jasa diterima pembeli |
| Pencatatan Akuntansi | Tidak ada (Bukan transaksi) | Tidak ada (Belum masuk AR/AP) | Diakui resmi (Masuk AR/AP) |
| Status Hukum | Tidak mengikat | Komitmen harga (Mengikat jika DP dibayar) | Mengikat secara hukum (Sah) |
| Faktur Pajak DJP | Tidak berlaku | Bukan e-Faktur (Pajak terbit saat DP cair) | Menjadi dasar e-Faktur resmi |
| Penerbit | Tim Sales / Marketing | Tim Sales / Billing Vendor | Tim Finance / Billing Vendor |
Proforma invoice tidak memengaruhi akun utang (AP) maupun piutang (AR) pada buku besar. Namun saat DP dibayarkan berbasis proforma invoice, transaksi uang tunai tersebut dicatat sebagai Uang Muka Pembelian (Advance Payment) hingga invoice resmi diterbitkan.
Komponen Wajib dalam Proforma Invoice
Agar dokumen berfungsi optimal sebagai rujukan transaksi, cantumkan informasi berikut secara lengkap:
- Identitas Kedua Pihak: Nama perusahaan, alamat lengkap, dan kontak penjual serta pembeli.
- Rincian Produk: Nama barang, kuantitas, harga satuan, dan spesifikasi pesanan.
- Masa Berlaku Harga (Validity Period): Batas waktu berlakunya estimasi harga untuk melindungi penjual dan pembeli dari fluktuasi kurs mata uang atau kenaikan harga bahan baku.
- Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman: Nomor rekening tujuan, skema DP, serta estimasi tanggal pengiriman.
Contoh Format Proforma Invoice
Berikut adalah struktur sederhana proforma invoice yang biasa diterbitkan vendor sebelum transaksi final disetujui:
[NAMA PERUSAHAAN VENDOR]
Jl. Industri Raya No. 45, Jakarta Barat | Telp: 021-5551234PROFORMA INVOICE
Nomor: PFI-2026/07/089
Tanggal: 28 Juli 2026
Masa Berlaku Harga: Hingga 15 Agustus 2026Diterbitkan Untuk:
PT Maju Bersama
Jl. Gatot Subroto No. 12, Jakarta SelatanRincian Pesanan:
1. Mesin Packaging Otomatis (2 Unit) @ Rp 25.000.000 = Rp 50.000.000
2. Biaya Pengiriman & Instalasi = Rp 3.000.000
Subtotal: Rp 53.000.000
Estimasi PPN 11%: Rp 5.830.000
Total Perkiraan Biaya: Rp 58.830.000Ketentuan Pembayaran:
– Pembayaran Uang Muka (DP 30%): Rp 17.649.000 wajib dilunasi sebelum produksi.
– Pelunasan 70% dilakukan setelah penerbitan Invoice saat barang siap dikirim.
– Pembayaran ditransfer ke BCA a/n PT Vendor Industri (Acc: 123-456-7890).
Checklist Tim Finance Sebelum Membayar Proforma Invoice
Sebelum menyetujui pencairan dana DP berbasis proforma invoice, jalankan prosedur verifikasi internal berikut:
- Pencocokan Dokumen: Pastikan rincian item dan nominal tagihan sesuai dengan kriteria dalam procurement spend management software perusahaan.
- Evaluasi Risiko Vendor: Gunakan kerangka analisis seperti Kraljic matrix untuk menilai tingkat risiko pengadaan sebelum menyetujui uang muka pada transaksi bernilai besar.
- Verifikasi Rekening Resmi (Cegah Fraud): Pastikan rekening tujuan atas nama entitas resmi perusahaan, bukan rekening pribadi salesman atau perantara.
- Konfirmasi Ketentuan Pajak: Pastikan estimasi PPN dan PPh disepakati di awal untuk kelancaran penyusunan spend analysis report.
Aturan e-Faktur Coretax DJP dan Sisi Perpajakan
Dalam praktik bisnis di Indonesia, tim finance biasa menggunakan istilah “invoice penawaran” atau “invoice DP” saat merujuk pada proforma invoice.
Hal yang harus dipisahkan secara tegas adalah posisi Faktur Pajak. Proforma invoice murni merupakan dokumen komersial dan tidak dapat digunakan sebagai bukti pengkreditan Pajak Masukan.
Sesuai Pasal 13 ayat (1a) UU PPN jo. PER-03/PJ/2022, saat pembayaran uang muka (DP) diterima oleh penjual Pengusaha Kena Pajak (PKP) berbasis proforma invoice, penjual wajib menerbitkan e-Faktur PPN resmi melalui sistem Coretax DJP atas nominal DP tersebut pada masa pajak berjalan.
Kelola Alur Tagihan Vendor dengan Mekari Expense
Pengelolaan proforma invoice dan pembayaran uang muka secara manual berisiko menimbulkan pembayaran ganda serta pencatatan yang terlewat.
Penggunaan modul Purchase Invoice dari Mekari Expense membantu otomatisasi pencocokan PO, proforma invoice, hingga tagihan final dalam satu sistem terpadu.
Tim finance dapat memantau sisa saldo tagihan secara real-time, mengatur jadwal pencairan uang muka, serta mempermudah evaluasi vendor tanpa perlu menginput ulang data dari spreadsheet!
FAQ tentang Proforma Invoice
Mana yang terbit lebih dulu: Purchase Order (PO) atau Proforma Invoice?
Mana yang terbit lebih dulu: Purchase Order (PO) atau Proforma Invoice?
Purchase Order (PO) terbit lebih dulu dari pihak pembeli sebagai dokumen pemesanan resmi. Setelah menerima PO, penjual menerbitkan Proforma Invoice sebagai konfirmasi rincian biaya dan acuan pembayaran uang muka (DP).
Apakah proforma invoice mengikat secara hukum jika DP sudah dibayar?
Apakah proforma invoice mengikat secara hukum jika DP sudah dibayar?
Ya. Meskipun proforma invoice awal berupa estimasi, pembayaran DP yang diterima penjual mengubah dokumen tersebut menjadi bukti kesepakatan transaksi yang mengikat kedua pihak.
Apakah proforma invoice bisa dipakai untuk membuat Faktur Pajak?
Apakah proforma invoice bisa dipakai untuk membuat Faktur Pajak?
Tidak bisa. Proforma invoice sendiri bukan e-Faktur. Namun saat pembayaran DP berbasis proforma invoice telah diterima penjual, e-Faktur resmi wajib terbit di sistem Coretax DJP atas nominal DP tersebut.
Apa bedanya proforma invoice dengan quotation?
Apa bedanya proforma invoice dengan quotation?
Quotation merupakan penawaran harga awal saat negosiasi. Proforma invoice terbit setelah pembeli menyetujui penawaran tersebut dan mengirimkan pesanan resmi.
