Proforma Invoice untuk Bisnis: Pengertian, Fungsi, dan Cara Mengelolanya

Tim procurement meminta pencairan DP 30 persen untuk pembelian mesin baru, tetapi dokumen yang dilampirkan vendor baru berupa Proforma Invoice.

Staf finance pun ragu menindaklanjuti. Menahan transfer berisiko memicu keterlambatan produksi, tetapi mencairkan uang tanpa dokumen tagihan resmi juga rawan menimbulkan selisih saat audit.

Situasi seperti ini sering muncul ketika proforma invoice disamakan dengan invoice final, padahal keduanya memiliki fungsi dan perlakuan akuntansi yang berbeda.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah dokumen komersial yang diterbitkan penjual sebelum invoice final. Dokumen ini memuat rincian barang atau jasa, harga, dan ketentuan transaksi sebagai acuan bagi pembeli.

Proforma invoice memberi kedua pihak acuan atas nilai dan rincian transaksi sebelum proses dilanjutkan. Finance dan procurement dapat menggunakan informasi tersebut saat memeriksa rencana pembayaran uang muka

4 Skenario Penggunaan Proforma Invoice

Proforma invoice biasanya digunakan dalam beberapa situasi transaksi:

• Pembayaran Uang Muka (Down Payment): Vendor meminta pembayaran DP untuk mengunci pesanan sebelum memulai produksi.
• Pengiriman Barang Bertahap: Pesanan berkapasitas besar yang dikirim dalam beberapa gelombang memerlukan acuan nilai keseluruhan sejak awal.
• Perdagangan impor dan Letter of Credit (L/C): Proforma invoice dapat menjadi dokumen pendukung dalam pengajuan L/C dan proses kepabeanan tertentu.
• Skema Pelunasan di Awal (Full Advance Payment): Penjual mensyaratkan pelunasan penuh sebelum barang diproses.

Perbedaan Quotation, Proforma Invoice, dan Invoice

Quotation, proforma invoice, dan invoice muncul pada tahap transaksi yang berbeda. Perbedaannya terlihat dari tujuan, waktu penerbitan, dan perlakuan akuntansinya.

Proforma invoice belum menjadi dasar pencatatan utang atau piutang seperti invoice final. Jika perusahaan membayar uang muka berdasarkan proforma invoice, finance mencatat pembayaran tersebut sebagai uang muka pembelian sampai transaksi masuk ke tahap pencatatan yang sesuai.

Dalam transaksi yang menggunakan purchase order, proforma invoice dapat menjadi acuan nilai dan pembayaran sebelum invoice final diterbitkan.

Baca Juga: Panduan Accounts Payable

Komponen dalam Proforma Invoice

Isi proforma invoice dapat disesuaikan dengan transaksi, tetapi beberapa informasi berikut biasanya perlu dicantumkan:

• Identitas Kedua Pihak: Nama perusahaan, alamat lengkap, dan kontak penjual serta pembeli.
• Rincian Produk: Nama barang, kuantitas, harga satuan, dan spesifikasi pesanan.
• Masa Berlaku Harga (Validity Period): Batas waktu berlakunya harga yang tercantum dalam proforma invoice.
• Cantumkan term of payment: termasuk skema DP, jatuh tempo, dan ketentuan pelunasan.
• Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman: Nomor rekening tujuan, skema DP, serta estimasi tanggal pengiriman.

Contoh Format Proforma Invoice

Berikut contoh sederhana struktur proforma invoice untuk pembayaran uang muka sebelum pengiriman barang.

Checklist Tim Finance Sebelum Membayar Proforma Invoice

Sebelum menyetujui pembayaran uang muka, finance perlu memeriksa dokumen dan detail transaksi.

• Pencocokan Dokumen: Cocokkan item, quantity, harga, dan nominal dengan PO atau kesepakatan pembelian.
• Verifikasi Vendor: Pastikan nama vendor dan rekening pembayaran sesuai dengan data vendor yang sudah disetujui perusahaan. Untuk proses yang lebih luas, finance dapat mengacu pada vendor onboarding sebagai bagian dari pengelolaan data vendor.
• Verifikasi Rekening Resmi (Cegah Fraud): Pastikan rekening tujuan atas nama entitas resmi perusahaan, bukan rekening pribadi salesman atau perantara.
• Periksa Ketentuan Pajak: Pastikan perlakuan pajak atas pembayaran uang muka sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Apakah Proforma Invoice Bisa Menjadi Faktur Pajak?

Proforma invoice sering disebut sebagai invoice penawaran atau invoice DP dalam praktik bisnis. Namun, dokumen ini tetap berbeda dari Faktur Pajak.

Proforma invoice merupakan dokumen komersial dan bukan Faktur Pajak. Karena itu, perusahaan perlu memisahkan fungsi proforma invoice dari dokumen perpajakan saat memproses pembayaran uang muka.

Sesuai Pasal 13 ayat (1a) UU PPN jo. PER-03/PJ/2022, saat pembayaran uang muka (DP) diterima oleh penjual Pengusaha Kena Pajak (PKP) berbasis proforma invoice, penjual wajib menerbitkan e-Faktur PPN resmi melalui sistem Coretax DJP atas nominal DP tersebut pada masa pajak berjalan.

Kelola Alur Tagihan Vendor dengan Mekari Expense

Ketika proforma invoice, pembayaran uang muka, dan invoice final berjalan di dokumen atau kanal yang berbeda, finance lebih sulit melacak posisi setiap transaksi.

Melalui Purchase Invoice, Mekari Expense menghubungkan dokumen pembelian dengan proses invoice dan pembayaran sehingga finance dapat mengikuti status transaksi dalam satu alur.

Finance juga dapat memantau status tagihan dan pembayaran tanpa harus memindahkan informasi antar dokumen secara berulang.