Solusi Spend Management & Pengadaan untuk Industri Manufaktur
Kontrol biaya produksi dari pengadaan hingga pembayaran vendor
Dengan aplikasi pengadaan & spend management dari Mekari Expense, kelola belanja bahan baku, sparepart, MRO, sampai klaim karyawan shift dari satu sistem
Telah dipercaya berbagai perusahaan di Indonesia
Empat hal yang membuat biaya pabrik sulit dikendalikan
Sering kali pengeluaran manufaktur lahir di banyak titik yang tidak saling terhubung.
Pembelian mendesak yang melewati prosedur
Mesin berhenti berarti produksi berhenti. Tim memilih beli dulu dan urus dokumen belakangan, lalu biaya baru terlihat saat tutup buku.
Belanja MRO tersebar di ratusan vendor kecil
Sparepart, consumables, jasa perawatan, dan APD dibeli terpisah oleh tiap departemen tanpa katalog dan tanpa harga acuan.
Kebijakan berbeda di setiap plant
Tiap lokasi punya alur persetujuan dan batas nominal sendiri, sehingga konsolidasi biaya antar plant sulit dipercaya.
Klaim bernilai kecil dengan volume besar
Uang makan shift, lembur, transport, dan kasbon menumpuk setiap bulan, menghabiskan waktu tim finance untuk verifikasi manual.
Satu sistem untuk seluruh siklus pengeluaran pabrik
Purchase Request & Purchase Order
Dari kebutuhan operasional pabrik hingga PO dalam satu alur
Supervisor dan tim maintenance mengajukan permintaan lewat aplikasi mobile. Sistem mengecek sisa budget saat persetujuan, lalu mengubah permintaan yang disetujui menjadi purchase order tanpa input ulang.
- Pengajuan lewat web dan mobile, cocok untuk tim yang tidak bekerja di depan komputer
- Cek budget real time saat approval, bukan setelah barang dibeli
- Approval bertingkat sesuai nilai transaksi dan lokasi plant
- Goods receipt dan request deposit tercatat pada PO yang sama
Manajemen Produk & Gudang
Harga acuan dan stok yang sama untuk semua plant
Katalog produk terpusat menghentikan pembelian barang yang sama dengan harga berbeda di tiap lokasi. Setiap gudang punya pencatatan sendiri namun tetap terkonsolidasi dalam satu dashboard.
- Katalog produk dan SKU terstandar untuk seluruh entitas
- Multi gudang per plant, cabang, atau proyek
- Alokasi produk ke gudang tertentu agar stok tidak tercampur
Purchase Invoice & Pembayaran Vendor
Faktur vendor masuk sendiri, pajaknya terhitung otomatis
Kirim faktur ke alamat email khusus atau unggah dokumennya, lalu OCR mengubahnya menjadi purchase invoice. PPN dan PPh dihitung otomatis sehingga tim tidak perlu menghitung ulang di spreadsheet.
- Input faktur lewat OCR atau email vendor tanpa entri manual
- Perhitungan PPN dan PPh otomatis pada setiap purchase invoice
- Jadwalkan pembayaran vendor dan pantau statusnya real time
- Pembayaran vendor luar negeri untuk mesin dan bahan baku impor
Budget Allocation & Reimbursement
Budget tiap plant terkendali, klaim karyawan tidak menumpuk
Alokasikan anggaran per plant, departemen, atau proyek dengan pemegang akun masing-masing. Klaim uang makan shift, lembur, dan transport diajukan lewat ponsel dan dicairkan sesuai jadwal.
- Budget terpisah per plant dan departemen dengan blokir otomatis saat melewati batas
- Custom policy per kategori biaya agar klaim tervalidasi sejak pengajuan
- Pencairan terjadwal langsung ke rekening karyawan
Alur pengeluaran pabrik dari permintaan sampai pencatatan
1
Permintaan
Tim produksi, maintenance, atau gudang mengajukan purchase request lewat web maupun mobile.
2
Persetujuan
Sistem memeriksa sisa budget dan meneruskan permintaan ke approver sesuai nilai transaksi dan lokasi.
3
Pembelian
Permintaan yang disetujui menjadi purchase order, lengkap dengan data vendor dan katalog produk.
4
Penerimaan dan pembayaran
Goods receipt dicatat, faktur vendor masuk lewat OCR, dan pembayaran dijadwalkan sesuai arus kas.
Dirancang untuk semua tim yang mengeluarkan biaya
Produksi dan maintenance 01
Ajukan pembelian sparepart dan consumables langsung dari lantai pabrik, tanpa menunggu antrian dokumen
Procurement 02
Kelola vendor, katalog, dan purchase order dalam satu tempat dengan riwayat harga yang bisa dibandingkan
Finance dan accounting 03
Ajukan klaim dan uang muka dari ponsel di area pabrik, tanpa menunggu kembali ke kantor.
Manajemen 04
Pantau realisasi biaya per plant dan per kategori secara real time untuk keputusan yang lebih cepat
Dampak yang terukur bagi operasional pabrik
Approval pembelian 3x lebih cepat
Persetujuan lewat ponsel memangkas antrian dokumen, sehingga kebutuhan produksi tidak tertahan di meja approver.
Turunkan overspend hingga 30%
Budget per plant dan custom policy memblokir pengeluaran di luar aturan sebelum transaksi terjadi.
Siap audit tanpa persiapan tambahan
Setiap permintaan, persetujuan, dan pembayaran punya jejak digital lengkap beserta dokumen pendukungnya.
Rekomendasi paket untuk kebutuhan manufaktur
Procurement Suite
Untuk pabrik yang ingin merapikan pengadaan lebih dulu, dari purchase request sampai pembayaran vendor.
Min. 50 karyawan
Rp50.000
/bulan/karyawan
Add ons
Add on
OCR & Fraud AI Checker
Faktur vendor terbaca otomatis tanpa entri manual, dan transaksi berisiko ditandai sebelum disetujui.
Add on
Vendor Portal
Satu tempat untuk data, dokumen, status vendor, pengajuan invoice dan pemantauan pembayarannya.
Add on
API Integration
Hubungkan Mekari Expense dengan ERP atau sistem produksi yang berjalan, tanpa mengganti sistem yang ada.
Spend Management Suite
Untuk manufaktur yang menjalankan lebih dari satu plant dan ingin satu kendali untuk pengadaan, kartu korporat, dan klaim karyawan sekaligus.
Min. 50 karyawan
Konsultasikan harga dengan kami
BISNIS DENGAN KEBUTUHAN
- Mengelola beberapa plant atau badan usaha dengan kebijakan berbeda di tiap lokasi
- Butuh kartu korporat untuk pembelian mendesak di lapangan, bukan hanya PO terjadwal
- Ingin klaim karyawan shift dan pengadaan tercatat dalam satu pembukuan yang sama
TERMASUK FITUR DARI EMPAT PAKET SEKALIGUS
4 paket dalam 1 langganan
Pengadaan, klaim karyawan, perjalanan dinas, dan kartu korporat.
Mekari Limitless Card
Kartu visual & fisik, limit terpisah per plant, tim maintenance dan procurement.
Procurement end-to-end
Purchase request, PO, hingga pembayaran vendor internasional untuk mesin, sparepart, dan bahan baku impor.
Reimbursement & cash advancement
Pencairan otomatis untuk klaim uang makan shift, lembur, dan uang muka operasional pabrik.
Kebijakan & approval per plant
Atur kebijakan dan alur approval berlapis berbeda untuk setiap plant, tetap dalam satu pembukuan.
Integrasi API ke ERP
Integrasi API ke ERP atau sistem produksi yang sudah berjalan, plus sinkronisasi otomatis ke Mekari Jurnal.
Kenapa bisnis manufaktur memilih Mekari Expense
Biaya tertaut ke plant dan cost center
Setiap pengajuan dialokasikan ke plant, departemen, atau work order tertentu sejak awal
Dibuat untuk tim yang lapangan pabrik
Supervisor, maintenance, dan gudang mengajukan lewat ponsel langsung dari lantai pabrik, tanpa menunggu antrean dokumen di kantor.
Kontrol yang tidak memperlambat tim
Policy dan limit bekerja otomatis di belakang layar, tanpa menambah lapisan persetujuan manual.
Pembayaran vendor lokal dan impor
Bayar supplier dalam negeri dan vendor luar negeri untuk mesin dan bahan baku impor dari satu platform, lebih dari 40 negara dan 15 mata uang.
Terintegrasi dengan ekosistem Mekari
Data mengalir ke Mekari Jurnal dan Mekari Talenta tanpa entri ganda.
Keamanan data berstandar internasional
Tersertifikasi ISO 27001 dengan infrastruktur cloud terenkripsi dan data tersimpan di Indonesia.
Kerja lebih efisien dengan sistem yang saling terintegrasi
Kontrol pengeluaran pabrik yang tidak memperlambat produksi
Dengar langsung bagaimana perusahaan mengatur pengeluaran operasionalnya dengan Mekari Expense.
"Dengan Mekari Expense pemenuhan transaksi business trip dan reimbursement kita terbantu. Benar-benar terpantau setiap ajuan statusnya, referensinya juga jelas, dan ada edit history."
"Sekarang proses pengajuan biaya jadi lebih cepat, bahkan bisa malam jam 10 tanpa harus nunggu besok. Paperless juga, jadi semua langsung terekam dan mengurangi kesalahan Kami dapat waktu lebih karena urusan operasional makin rapi. Waktu ini yang kami pakai untuk strategi dan pengembangan bisnis"
"Mekari Expense menyederhanakan pencatatan pengeluaran, memusatkan data untuk pelaporan, dan meningkatkan transparansi. Persetujuan via ponsel praktis, antarmuka web ramah pengguna, sehingga efisiensi operasional dan kepuasan karyawan meningkat."
Saya punya pertanyaan...
Apa itu aplikasi pengadaan dan expense management untuk perusahaan manufaktur?
Aplikasi pengadaan dan expense management adalah sistem perangkat lunak untuk mengatur seluruh pengeluaran perusahaan dalam satu alur, mulai dari pengajuan pembelian, persetujuan, pengelolaan budget, sampai pembayaran vendor dan pencatatannya. Untuk perusahaan manufaktur, cakupannya mencakup dua jenis pengeluaran yang biasanya dikelola terpisah, yaitu pengadaan barang seperti bahan baku, sparepart, dan MRO, serta klaim karyawan seperti uang makan shift, lembur, dan transport.
Keduanya sering ditangani sistem yang berbeda, sehingga tim finance harus menggabungkan datanya sendiri sebelum bisa melihat total biaya per plant. Dengan satu sistem, pengadaan dan klaim karyawan masuk ke pembukuan yang sama sejak awal.
Mekari Expense menangani keduanya dalam satu platform, mulai dari purchase request dan purchase order sampai purchase invoice, reimbursement karyawan, dan pembayaran vendor. Approval dapat diatur berbeda untuk setiap plant, budget dipantau per lokasi dan departemen, lalu datanya tersinkron otomatis ke Mekari Jurnal untuk pencatatan keuangan.
Apakah Mekari Expense bisa dipakai bersama ERP yang sudah kami gunakan?
Bisa. Mekari Expense menyediakan API untuk menghubungkan sistem dengan ERP atau sistem internal yang sudah digunakan perusahaan.
Data transaksi juga dapat terintegrasi dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan keuangan.
Bagaimana menangani pembelian mendesak untuk perbaikan mesin?
Tim di lapangan dapat mengajukan purchase request melalui aplikasi mobile dan mengikuti approval workflow sesuai kebijakan perusahaan.
Untuk kebutuhan pembelian yang perlu dilakukan langsung, perusahaan juga dapat menggunakan virtual corporate card (VCC) dari Mekari Limitless Card dengan limit yang dapat diatur berdasarkan tim atau kebutuhan transaksi.
Apakah bisa mengelola beberapa plant dan badan usaha dalam satu akun?
Mekari Expense menyediakan apikasi untuk perencanaan, pengelolaan, hingga monitoring anggaran berdasarkan cabang, tim, dan proyek dalam satu dashboard terpusat. Approval workflow juga dapat disesuaikan berdasarkan nominal, cabang, tim, maupun kategori transaksi. Untuk kebutuhan multi-entitas yang lebih spesifik, konfigurasi dapat disesuaikan dengan struktur perusahaan.
Bagaimana pengelolaan faktur pajak dari vendor?
Faktur vendor dapat diunggah atau diproses melalui email dengan bantuan OCR (optical character recognition) untuk mengekstrak data secara otomatis. Mekari Expense juga dapat menghitung PPN dan PPh secara otomatis, kemudian invoice dapat diteruskan melalui proses review, approval, hingga pembayaran.
Paket mana yang sesuai untuk perusahaan manufaktur?
Kebutuhan paket bergantung pada proses pengeluaran dan skala operasional perusahaan. Untuk perusahaan yang membutuhkan pengadaan, reimbursement, perjalanan bisnis, dan kartu korporat dalam satu platform, Spend Management Software Mekari Expense dapat menggabungkan kebutuhan tersebut dalam satu solusi. Untuk kebutuhan yang lebih spesifik, paket dan fitur dapat dikonsultasikan dengan tim Mekari.
Kendalikan biaya produksi tanpa memperlambat pabrik
Jadwalkan demo untuk melihat bagaimana Mekari Expense bekerja di lini produksi dan tim finance Anda
