Proses pengadaan lebih cepat, transparan, dan terkendali dengan aplikasi procurement

Aplikasi procurement adalah software yang mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara digital, mulai dari pengajuan kebutuhan, persetujuan, pemesanan ke vendor, sampai pembayaran. Melalui software procurement seperti Mekari Expense, purchase request masuk ke alur persetujuan bertingkat, PO dibuat dengan detail vendor dan produk yang sudah terstandardisasi, lalu pembayaran diproses dari sistem yang sama sehingga seluruh riwayat transaksi tersimpan otomatis.

Purchasing adalah salah satu tahap di dalam procurement, jadi cakupan keduanya berbeda. Aplikasi purchasing umumnya berhenti pada aktivitas pembelian, mulai dari pemesanan ke vendor sampai penerimaan barang. Software procurement mencakup rangkaian yang lebih luas, termasuk pengajuan kebutuhan, seleksi vendor, approval bertingkat, hingga pembayaran. Mekari Expense menangani keduanya dalam satu sistem, sehingga tim tidak perlu memisahkan proses pembelian dari kontrol anggaran.

Tanpa sistem yang terpusat, pengajuan pembelian biasanya tersebar di email, chat, dan spreadsheet, sehingga sulit memastikan mana yang sudah disetujui dan mana yang sudah dibayar. Sistem procurement menyatukan seluruh pengajuan dalam satu alur, lengkap dengan jejak persetujuan dan riwayat vendor. Perusahaan jadi bisa mengendalikan pengeluaran sebelum dana keluar, bukan setelah tagihan datang.

Aplikasi procurement yang bagus setidaknya lengkap di 4 hal krusial ini:

Purchase Request & Approval: Alur pengajuan pembelian dengan approval bertingkat yang bisa disesuaikan dengan struktur otorisasi perusahaan.
Purchase Order: Penerbitan PO digital berisi detail vendor, produk, harga, dan syarat pembayaran, lengkap dengan pelacakan statusnya.
Data Master (Vendor Portal & Manajemen Produk): Database vendor terpusat dan katalog produk terstandardisasi agar transaksi konsisten dan mudah diaudit.
Pembayaran dan Pencatatan (Payment & Reporting): Integrasi ke pembayaran vendor serta pencatatan otomatis yang siap audit.

Mekari Expense menyatukan keempat fitur ini dalam satu sistem, lengkap dengan dukungan multi-cabang, multi-gudang, dan sertifikasi ISO 27001.

Procurement software menjalankan pengadaan lewat 5 tahap berurutan berikut:

Pengajuan (Purchase Request): Tim mengajukan kebutuhan berisi jumlah, spesifikasi, dan estimasi biaya.
Persetujuan (Approval): Pengajuan mengalir ke approval bertingkat sesuai struktur otorisasi perusahaan.
Pemesanan (Purchase Order): PO diterbitkan ke vendor terdaftar lengkap dengan detail produk, harga, dan syarat pembayaran.
Penerimaan (Goods Receipt): Barang yang datang dicatat sesuai gudang tujuannya.
Pembayaran (Payment): Pembayaran vendor diproses dari sistem yang sama, termasuk pelunasan deposit.

Di Mekari Expense, kelima tahap ini berjalan dalam satu alur sehingga riwayat setiap transaksi tersimpan otomatis dan siap ditelusuri saat audit.

Keduanya sama-sama merupakan sistem teknologi untuk mendigitalkan pengadaan, tetapi fokusnya berbeda. E procurement software umumnya menekankan proses tender dan transaksi dengan vendor melalui portal, sedangkan software procurement seperti Mekari Expense menekankan kontrol internal mulai dari purchase request, approval bertingkat, sampai pembayaran vendor. Mekari Expense juga dilengkapi Vendor Portal, sehingga kolaborasi dengan vendor tetap berjalan di sistem yang sama.

Ya. Aplikasi procurement seperti Mekari Expense mendukung struktur otorisasi bertingkat, multi-cabang, dan multi-gudang, serta bisa dihubungkan ke sistem internal lewat API. Keamanan datanya bersertifikasi ISO 27001, sehingga sesuai dengan kebutuhan kepatuhan perusahaan skala besar.