Purchase Order: Panduan Memahami Proses Pembelian Perusahaan
Mekari Insight
- Purchase order (PO) adalah dokumen resmi pembeli untuk memesan barang atau jasa kepada vendor.
- PO menjadi acuan transaksi, mulai dari detail pesanan, kuantitas, harga, hingga ketentuan pembayaran.
- Alur PO terhubung dengan proses pembelian, dari kebutuhan, purchase request, approval, dan pemilihan vendor hingga penerimaan, invoice, dan pembayaran.
- PO berbeda dari dokumen lain seperti purchase request, sales order, delivery order, dan invoice karena masing-masing digunakan pada tahap berbeda.
- Pengelolaan PO yang terstruktur membantu Procurement dan Finance menjaga ketepatan transaksi serta menelusuri status pembelian.
Ketika perusahaan membeli barang atau jasa dari vendor, ada beberapa informasi yang perlu dipastikan sebelum pesanan diproses. Pembeli perlu mengetahui apa yang dibeli, berapa jumlahnya, berapa harganya, dan kepada siapa pesanan tersebut ditujukan.
Informasi tersebut perlu tercatat agar pembeli dan vendor memiliki acuan yang sama. Dokumen yang umum digunakan untuk mencatat pesanan tersebut adalah purchase order (PO).
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat pembeli untuk memesan barang atau jasa kepada vendor atau supplier. Dokumen ini biasanya memuat detail pesanan, seperti jenis barang atau jasa, jumlah, harga, informasi pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
Dalam proses pembelian perusahaan, PO juga menjadi salah satu acuan untuk proses berikutnya. Tim Finance dapat menggunakannya ketika memeriksa penerimaan barang atau jasa dan invoice dari vendor.
Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang diterbitkan pembeli kepada vendor untuk memesan barang atau jasa. PO mencatat detail transaksi yang perlu dipenuhi vendor sesuai kesepakatan pembelian.
PO biasanya diterbitkan setelah kebutuhan pembelian diajukan dan mendapatkan persetujuan sesuai kebijakan perusahaan. Setelah menerima PO, vendor dapat menggunakan informasi di dalamnya untuk menyiapkan pesanan.
Nomor PO yang unik membantu perusahaan mengidentifikasi dan menelusuri transaksi. Procurement dan Finance dapat menggunakan nomor tersebut ketika mencari dokumen atau memeriksa status pembelian.
Apa Fungsi Purchase Order?
Purchase order membantu perusahaan menjaga proses pembelian tetap terarah. Informasi di dalam PO dapat digunakan sebagai acuan sejak pesanan dibuat sampai transaksi masuk ke tahap penerimaan, invoice, dan pembayaran.
1. Menjadi acuan pemesanan
PO mencatat barang atau jasa yang dipesan perusahaan kepada vendor. Detail tersebut memberikan informasi yang sama kepada pembeli dan vendor mengenai pesanan yang harus dipenuhi.
2. Membantu mengontrol pengeluaran
PO dapat diterbitkan setelah pembelian mendapatkan persetujuan sesuai kebijakan perusahaan. Nilai transaksi di dalamnya juga dapat menjadi acuan untuk memantau komitmen pengeluaran terhadap budget.
3. Mengurangi kesalahan pesanan
Detail seperti spesifikasi barang, kuantitas, harga, dan alamat pengiriman tercatat dalam satu dokumen. Vendor dapat menggunakan informasi tersebut ketika memproses pesanan.
4. Menjadi referensi verifikasi transaksi
PO dapat digunakan bersama dokumen lain untuk memeriksa kesesuaian transaksi. Finance dapat membandingkan detail PO dengan bukti penerimaan dan invoice sebelum pembayaran diproses.
5. Memudahkan pelacakan transaksi
Nomor PO membantu perusahaan menemukan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan satu pembelian. Jejak tersebut juga memudahkan Procurement dan Finance ketika perlu memeriksa riwayat transaksi.
Apa Saja Isi Purchase Order?
Isi purchase order dapat berbeda sesuai kebutuhan perusahaan dan jenis transaksi. Namun, beberapa informasi berikut umumnya dicantumkan agar vendor dapat memahami pesanan dengan jelas.
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Nomor PO | Nomor identifikasi unik untuk transaksi |
| Tanggal PO | Tanggal purchase order diterbitkan |
| Informasi pembeli | Nama, alamat, dan kontak perusahaan |
| Informasi vendor | Nama, alamat, dan kontak supplier |
| Detail barang atau jasa | Nama, spesifikasi, atau deskripsi pesanan |
| Kuantitas | Jumlah barang atau volume jasa |
| Harga | Harga satuan dan total transaksi |
| Pajak dan biaya | PPN, withholding tax, diskon, ongkos kirim, atau biaya lain jika berlaku |
| Informasi pengiriman | Alamat dan jadwal pengiriman |
| Payment terms | Ketentuan dan waktu pembayaran |
| Approval | Pihak yang memberikan persetujuan sesuai kebijakan perusahaan |
Kelengkapan informasi tersebut membantu vendor memproses pesanan sesuai permintaan. Detail yang sama juga dapat digunakan sebagai referensi ketika perusahaan memeriksa penerimaan dan invoice.
Bagaimana Alur Purchase Order?
Purchase order merupakan salah satu bagian dari rangkaian proses pembelian. Sebelum PO diterbitkan, perusahaan biasanya perlu memastikan kebutuhan, budget, vendor, dan approval sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
1. Kebutuhan pembelian diajukan
Departemen yang membutuhkan barang atau jasa menyampaikan kebutuhan kepada pihak yang menangani procurement. Informasi seperti jenis barang, jumlah, tujuan penggunaan, dan waktu kebutuhan menjadi dasar pengajuan.
2. Purchase Request dibuat
Kebutuhan tersebut dapat dituangkan dalam Purchase Request (PR) sebagai pengajuan internal. PR membantu perusahaan mendokumentasikan kebutuhan sebelum pembelian diteruskan ke vendor.
3. Pengajuan mendapatkan approval
Pengajuan pembelian diperiksa oleh pihak yang memiliki kewenangan. Pemeriksaan dapat mencakup kebutuhan, budget, nilai transaksi, dan kategori pengeluaran.
Perusahaan dapat menggunakan approval automation untuk membantu mengatur proses persetujuan sesuai workflow yang ditetapkan.
4. Vendor dipilih
Setelah pengajuan disetujui, Procurement menentukan vendor sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Proses ini dapat melibatkan perbandingan penawaran atau evaluasi vendor untuk transaksi tertentu.
Untuk memahami proses yang lebih luas, Anda dapat membaca panduan procurement dan purchasing dalam pengelolaan pengadaan perusahaan.
5. Purchase Order diterbitkan
Setelah detail pembelian disepakati, perusahaan menerbitkan PO kepada vendor. Dokumen ini mencantumkan informasi barang atau jasa, kuantitas, harga, pengiriman, payment terms, dan detail lain yang diperlukan.
6. Vendor menerima dan memproses pesanan
Vendor menggunakan PO sebagai acuan untuk menyiapkan barang atau jasa. Jika terdapat informasi yang perlu dikoreksi, pembeli dan vendor dapat melakukan klarifikasi sebelum pesanan diproses.
7. Barang atau jasa diterima
Perusahaan menerima barang atau hasil pekerjaan dari vendor. Tim terkait kemudian memeriksa kesesuaiannya dengan detail yang tercantum dalam PO.
8. Invoice diverifikasi
Vendor mengirimkan invoice setelah memenuhi pesanan sesuai ketentuan transaksi. Finance dapat membandingkan invoice dengan PO dan dokumen penerimaan untuk memastikan detail transaksi sesuai.
Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang invoice pembelian dan hubungannya dengan purchase order.
9. Pembayaran diproses
Setelah dokumen dan transaksi dinyatakan sesuai, pembayaran diproses berdasarkan payment terms yang telah disepakati dengan vendor.
Secara sederhana, alur purchase order dapat digambarkan sebagai:
Kebutuhan -> Purchase Request -> Approval -> Pemilihan Vendor -> Purchase Order -> Penerimaan -> Invoice -> Payment
Apa Perbedaan Purchase Order dengan Dokumen Lain?
Satu transaksi pembelian dapat melibatkan beberapa dokumen. Masing-masing memiliki fungsi berbeda meskipun informasinya saling berkaitan.
| Dokumen | Dibuat oleh | Fungsi |
|---|---|---|
| Purchase Request (PR) | Pembeli/internal | Mengajukan kebutuhan pembelian |
| Purchase Order (PO) | Pembeli | Memesan barang atau jasa kepada vendor |
| Sales Order (SO) | Penjual | Mencatat atau mengonfirmasi pesanan dari pembeli |
| Delivery Order (DO) | Penjual | Menjadi dokumen terkait pengiriman barang |
| Invoice | Penjual | Menagihkan pembayaran kepada pembeli |
Perbedaan fungsi tersebut membantu setiap pihak mengetahui dokumen yang digunakan pada setiap tahap transaksi. PO menjadi salah satu dokumen penghubung antara proses pemesanan dengan proses penerimaan dan pembayaran.
Kelola Purchase Order dengan Mekari Expense
Dalam praktiknya, purchase order perlu terhubung dengan proses purchasing, approval, vendor, invoice, dan pembayaran. Ketika setiap tahap dikelola secara terpisah, Procurement dan Finance perlu menelusuri lebih banyak dokumen untuk mengetahui status pembelian.
Mekari Expense membantu menghubungkan proses tersebut dalam satu workflow. Tim dapat membuat Purchase Request, Purchase Quote, dan Purchase Order, kemudian memantau proses approval hingga PO masuk ke tahap invoice.
Mekari Expense juga terintegrasi dengan ekosistem Mekari, sehingga perusahaan dapat mengelola proses pengeluaran dengan lebih terhubung dalam satu ekosistem. Pelajari bagaimana Mekari Expense dapat membantu perusahaan mengelola proses purchasing secara lebih terstruktur.
FAQ tentang Purchase Order
Apakah purchase order sama dengan kontrak?
Apakah purchase order sama dengan kontrak?
Purchase order dan kontrak dapat digunakan dalam transaksi yang sama, tetapi keduanya memiliki fungsi berbeda. Kontrak biasanya mengatur hubungan dan ketentuan kerja sama secara lebih luas, sedangkan PO berfokus pada pesanan tertentu.
Dalam kondisi tertentu, PO dapat memiliki kekuatan mengikat sesuai isi dokumen dan kesepakatan para pihak. Karena itu, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan yang tercantum dalam PO dan hubungannya dengan kontrak yang berlaku.
Apakah purchase order harus dibayar di muka?
Apakah purchase order harus dibayar di muka?
Tidak selalu. Purchase Order merupakan dokumen pemesanan, sedangkan waktu pembayaran mengikuti payment terms yang disepakati antara pembeli dan vendor.
Pembayaran dapat dilakukan di muka, setelah barang atau jasa diterima, atau berdasarkan termin tertentu.
Apa hubungan purchase order dengan invoice?
Apa hubungan purchase order dengan invoice?
Purchase order mencatat pesanan yang dibuat pembeli, sedangkan invoice digunakan vendor untuk menagihkan transaksi. Finance dapat menggunakan PO sebagai salah satu referensi ketika memeriksa invoice sebelum pembayaran diproses.
Apa perbedaan purchase order dan invoice?
Apa perbedaan purchase order dan invoice?
Purchase order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa, sedangkan invoice dibuat oleh vendor untuk menagihkan pembayaran atas transaksi tersebut.
Apa itu PO dan SO?
Apa itu PO dan SO?
PO adalah dokumen pemesanan yang dibuat pembeli kepada vendor, sedangkan SO atau Sales Order dibuat oleh penjual untuk mencatat atau mengonfirmasi pesanan dari pembeli.
