MRO Spend Analysis: Strategi Menemukan Pemborosan dan Peluang Penghematan

Di perusahaan dengan banyak fasilitas, transaksi MRO bisa muncul hampir setiap hari. Spare part, tools, consumables, perlengkapan keselamatan, dan kebutuhan maintenance lainnya dapat dibeli oleh site yang berbeda dengan supplier dan proses masing-masing.

Satu transaksi mungkin terlihat kecil ketika diperiksa sendiri. Setelah seluruh transaksi digabungkan, finance dapat menemukan pola yang lebih besar, seperti item yang sama dibeli dengan harga berbeda, kebutuhan serupa tersebar di beberapa supplier, atau pembelian tertentu terus berulang.

Persoalannya sering berawal dari data. Nama item dapat ditulis dengan format berbeda, supplier yang sama bisa muncul menggunakan beberapa nama, sementara setiap site mungkin memiliki cara sendiri dalam mencatat kategori atau kode barang.

MRO spend analysis membantu perusahaan memetakan data tersebut untuk menemukan pola pengeluaran yang perlu diperiksa. Prosesnya dapat diringkas sebagai data → pattern → finding → decision → action, sehingga hasil analisis dapat diteruskan menjadi keputusan procurement yang konkret.

Apa yang Dianalisis dalam MRO Spend?

Total MRO spend hanya menunjukkan berapa banyak uang yang keluar. Untuk menemukan penyebab dan peluang perbaikannya, finance dan Procurement perlu memecah angka tersebut ke beberapa dimensi.

Supplier dengan nilai spend terbesar tidak otomatis perlu diganti. Procurement perlu melihat criticality item, kualitas layanan, lead time, kontrak, dan tingkat ketergantungan sebelum menentukan strategi supplier.

Price variance juga membutuhkan konteks. Perbedaan harga bisa dipengaruhi spesifikasi, volume, freight, lokasi pengiriman, waktu pembelian, atau payment terms.

Karena itu, angka sebaiknya dipakai sebagai sinyal untuk diperiksa, bukan langsung dianggap sebagai pemborosan. Pendekatan ini membuat hasil analisis lebih relevan saat finance dan Procurement mengevaluasi keputusan pengeluaran.

Baca Juga: 12 Jenis Spend Analysis untuk Memahami Kategori dan Strategi

Bagaimana Cara Melakukan MRO Spend Analysis?

Analisis yang baik dimulai dari data transaksi dan berakhir pada tindakan. Setiap tahap perlu menghasilkan dataset yang lebih siap digunakan pada tahap berikutnya.

1. Kumpulkan Data MRO

Kumpulkan data yang dapat menjelaskan transaksi secara utuh, seperti invoice, purchase order, supplier, SKU atau nama item, quantity, harga satuan, tanggal transaksi, site, dan departemen.

Data invoice menunjukkan transaksi yang tercatat sebagai pengeluaran. Sementara itu, purchase order memberi konteks tentang supplier, quantity, harga, dan proses pemesanan.

Simpan data asli sebelum melakukan perubahan. Jejak tersebut penting ketika finance perlu memeriksa mengapa dua transaksi yang semula terlihat berbeda akhirnya diklasifikasikan sebagai item atau supplier yang sama.

2. Bersihkan dan Standardisasi Data

Variasi penulisan dapat membuat satu entitas muncul sebagai beberapa entitas. Satu supplier, misalnya, bisa tercatat dengan nama legal entity, nama dagang, atau singkatan yang berbeda.

Finance perlu menstandardisasi nama supplier, kode item, satuan, kategori, lokasi, dan format transaksi agar data dapat dibandingkan secara konsisten.

Tahap ini sangat penting dalam MRO karena satu barang fisik dapat memiliki banyak deskripsi atau SKU. McKinsey menunjukkan bahwa advanced text analytics dapat digunakan untuk mencocokkan deskripsi berbeda yang sebenarnya merujuk pada item yang sama.

3. Klasifikasikan Pengeluaran

Setelah data lebih konsisten, kelompokkan transaksi berdasarkan kategori MRO, supplier, item, lokasi, dan atribut lain yang dibutuhkan untuk analisis.

Klasifikasi dapat dibuat lebih tajam dengan mempertimbangkan volume, frekuensi pembelian, criticality, dan fungsi item. Tujuannya adalah membuat kelompok yang cukup konsisten untuk dibandingkan tanpa menghilangkan konteks operasional.

Dari sini, ribuan transaksi mulai berubah menjadi kelompok spend yang lebih mudah dibaca. Finance dapat melihat kategori mana yang besar, supplier mana yang dominan, dan item mana yang layak diperiksa lebih lanjut.

4. Analisis Pola dan Anomali

Hitung total spend, quantity, frekuensi transaksi, supplier concentration, serta price variance untuk setiap kelompok.

Kemudian cari pola yang membutuhkan pemeriksaan. Contohnya adalah item yang sama dengan harga berbeda, beberapa supplier yang memasok kebutuhan serupa, pembelian berulang dalam jumlah kecil, atau transaksi yang terjadi di luar preferred supplier.

Jangan langsung menyimpulkan bahwa setiap anomali adalah pemborosan. Perbedaan harga perlu diuji terhadap spesifikasi, volume, contract terms, lokasi, dan kondisi pengadaan.

5. Tentukan Tindakan

Setiap finding perlu memiliki tindak lanjut yang jelas. Supplier yang terlalu tersebar dapat memicu evaluasi konsolidasi, price variance dapat menjadi dasar negosiasi, sedangkan maverick spend dapat mengarah pada review policy dan approval.

Prioritaskan tindakan berdasarkan nilai spend, criticality, potensi dampak, dan risiko implementasi. Dengan pendekatan ini, MRO spend analysis berhenti menjadi aktivitas reporting dan mulai masuk ke proses pengambilan keputusan.

Baca Juga: Spend Analysis Report: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya

Contoh MRO Spend Analysis dan Cara Membaca Hasilnya

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki tiga plant yang membeli bearing dengan spesifikasi sama. Setelah data transaksi digabungkan, finance menemukan pola berikut.

Temuan pertamanya adalah price variance. Vendor Y menjual item tersebut Rp20.000 lebih mahal per unit dibanding transaksi di Plant 1.

Angka itu belum cukup untuk menyatakan Vendor Y terlalu mahal. Finance perlu memeriksa spesifikasi bearing, volume, freight, lead time, payment terms, serta kondisi pembelian pada masing-masing plant.

Misalnya seluruh faktor tersebut ternyata relatif sama. Procurement kemudian memiliki dasar yang lebih kuat untuk membandingkan supplier, menggabungkan volume, atau membuka negosiasi dengan vendor.

Pola yang sama bisa muncul pada supplier. Tiga plant mungkin membeli item dengan fungsi sama dari vendor berbeda, sementara total volume perusahaan sebenarnya cukup besar untuk dinegosiasikan sebagai satu kebutuhan.

Use Case MRO Spend Analysis

MRO spend analysis dapat menghasilkan temuan yang berbeda sesuai karakteristik bisnis. Perusahaan dengan banyak plant biasanya akan menghadapi isu yang berbeda dari perusahaan dengan satu fasilitas dan supplier yang lebih terkonsentrasi.

Konsolidasi Supplier

Konsolidasi supplier relevan ketika spend tersebar pada terlalu banyak vendor untuk kebutuhan yang sama atau serupa. Data membantu Procurement melihat supplier mana yang memiliki volume kecil, item tumpang tindih, atau hubungan transaksi yang tidak efisien.

Dalam case Worley, sebuah perusahaan petrokimia mengidentifikasi beberapa ratus supplier dan annual MRO spend sebesar US$20,5 juta. Setelah menjalankan strategic sourcing, tim MRO mengeliminasi lebih dari 50% supplier dan menghasilkan penghematan US$5,2 juta.

Kasus seperti ini menunjukkan bagaimana pemetaan supplier dapat membuka peluang ketika spend sebelumnya tersebar. Analisis vendor spend membantu Procurement melihat konsentrasi pengeluaran dan membandingkan supplier sebelum menentukan strategi.

Menemukan Price Variance

Price variance berguna ketika perusahaan membeli item yang sama melalui beberapa supplier atau lokasi. Procurement dapat menggunakan selisih tersebut untuk menentukan transaksi mana yang perlu ditelusuri sebelum negosiasi.

Dalam case McKinsey, sebuah perusahaan memiliki lebih dari 7.500 SKU dan lebih dari 200 supplier global yang mencakup 40% MRO spend perusahaan. Otomasi proses RFP membantu perusahaan membandingkan penawaran supplier secara lebih cepat dan menghasilkan penghematan 11% pada total MRO spend.

Angka tersebut berasal dari case perusahaan tertentu, sehingga tidak tepat digunakan sebagai benchmark untuk semua bisnis. Nilai yang lebih relevan adalah pendekatannya: perusahaan menghubungkan data SKU, supplier, dan pricing untuk menemukan ruang negosiasi dan konsolidasi.

Mengurangi Redundant Purchasing

Perbedaan purchasing antar-site dapat membuat kebutuhan yang sama dibeli berkali-kali melalui supplier dan jalur pemesanan yang berbeda. Masalah tersebut lebih mudah ditemukan ketika seluruh transaksi berada dalam satu dataset.

Pada case Procure Analytics, PPI memiliki tujuh manufacturing sites dan mengikutsertakan 563 SKU dengan sekitar US$2,4 juta spend dalam proses benchmarking. Program tersebut menghasilkan pengurangan MRO cost sebesar 9% dalam enam bulan.

Temuan seperti ini dapat mengarah pada standardisasi katalog, preferred supplier, order process, atau koordinasi kebutuhan antar lokasi. Untuk pembelian yang terus berulang, perusahaan juga dapat mengevaluasi proses purchasing agar keputusan antar-site lebih konsisten.

Mengidentifikasi Slow-Moving Inventory

MRO spend analysis juga dapat dikaitkan dengan inventory untuk melihat hubungan antara pembelian baru dan stok yang sudah tersedia.

Case Worley menunjukkan contoh konkretnya. Selain melakukan konsolidasi supplier, perusahaan tersebut menemukan lebih dari US$1 juta slow-moving spares yang kemudian dikembalikan kepada supplier untuk mendapatkan credit.

Temuan semacam ini dapat membantu Procurement memeriksa apakah pembelian baru memang diperlukan. Dalam konteks MRO, keputusan purchasing dan inventory perlu dibaca bersama karena keduanya memengaruhi biaya sekaligus ketersediaan item untuk operasional.

Bagaimana Mengubah Hasil MRO Spend Analysis Menjadi Keputusan?

Laporan spend sebaiknya menjawab pertanyaan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan. Finance mungkin membutuhkan total spend dan variance, sedangkan Procurement membutuhkan detail supplier, kategori, dan peluang sourcing.

Urutan prioritas tidak selalu mengikuti nilai spend terbesar. Item dengan nilai kecil dapat tetap menjadi prioritas apabila kegagalannya berisiko mengganggu maintenance atau operasi.

Sebaliknya, supplier dengan spend besar belum tentu layak dikonsolidasikan apabila supplier tersebut memegang item yang sangat critical atau perusahaan bergantung pada kapasitas dan lead time tertentu.

Karena itu, keputusan akhir sebaiknya mempertimbangkan setidaknya empat hal: nilai spend, criticality, risiko, dan feasibility. Kerangka ini membantu Procurement memilih tindakan yang masuk akal berdasarkan kondisi operasional, bukan sekadar mengejar angka savings.

Kelola MRO Spend dengan Mekari Expense

MRO menghasilkan banyak transaksi yang perlu ditelusuri finance, terutama ketika invoice dan approval datang dari berbagai supplier, site, atau unit bisnis. Alur yang terstruktur membuat data transaksi lebih mudah dikumpulkan dan diperiksa kembali.

Mekari Expense membantu perusahaan mengelola pengeluaran dan invoice melalui workflow yang terpusat. Melalui fitur Spend Management, finance dapat menerapkan kontrol pengeluaran, approval, dan monitoring dalam proses yang lebih terstruktur.

Data pengeluaran yang terkumpul kemudian dapat menjadi basis untuk melakukan review spend berdasarkan supplier, kategori, periode, atau kebutuhan bisnis. Ini memberi finance fondasi data yang lebih rapi ketika menemukan pola dan menentukan area yang perlu ditindaklanjuti.

Untuk perusahaan yang ingin menghubungkan kontrol pengeluaran dengan proses analisis, Mekari Expense menyediakan solusi yang mengintegrasikan Spend Management dengan pengelolaan transaksi pengeluaran dalam satu platform.