Panduan Vendor Spend Analysis untuk Tingkatkan Transparansi

Vendor spend analysis adalah proses menganalisis seberapa besar dana yang dikeluarkan perusahaan untuk tiap vendor, serta memahami alasan di balik biaya tersebut. 

Dengan data yang lebih transparan, perusahaan bisa tahu mana pengeluaran yang efisien, mana yang perlu dikaji ulang. Selain itu, hubungan dengan supplier pun bisa lebih kuat karena dasar kerjanya jadi lebih objektif dan saling menguntungkan.

Seperti apa mekanismenya? Yuk, baca selengkapnya.

Apa itu vendor spend analysis

Vendor spend analysis adalah cara menganalisis pengeluaran perusahaan secara spesifik ke masing-masing vendor. Selain tahu berapa total yang dibelanjakan, analisis ini juga mengungkap siapa yang dibayar, untuk apa, seberapa sering, dan apakah itu sesuai kontrak atau target pengadaan.

Apa bedanya dengan jenis analisis lain? 

• Bukan general spend analysis: General spend analysis mencakup semua kategori pengeluaran bisnis. Sementara vendor spend analysis hanya fokus pada pengeluaran yang berkaitan dengan supplier.
• Bukan supplier performance analysis: Supplier performance analysis menilai kualitas dan kinerja vendor (misalnya: tepat waktu atau tidak). Sedangkan vendor spend analysis lebih ke: “seberapa sering kita bayar vendor ini, dan untuk apa saja?”

Contohnya, Anda tahu bahwa perusahaan habiskan Rp200 juta per tahun untuk software. Tapi setelah dianalisis, ternyata dana itu terbagi ke beberapa tools dari vendor yang sama, dibeli oleh tim berbeda, dengan jadwal tagihan yang tidak seragam. 

Tanpa analisis ini, potensi pemborosan seperti itu bisa terus terjadi tanpa disadari.

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

Output dari vendor spend analysis

Vendor spend analysis memberikan gambaran menyeluruh tentang pola belanja perusahaan ke supplier. Dari analisis ini, perusahaan bisa mendapatkan beberapa output penting berikut:

• Konsolidasi vendor: Analisis ini membantu mengidentifikasi situasi di mana beberapa tim atau divisi menggunakan berbagai produk atau layanan dari vendor yang sama, sering kali tanpa koordinasi.
• Kepatuhan terhadap kontrak: Melacak pengeluaran di luar kontrak atau tail spend yang sering luput dari perhatian.
• Perbedaan harga: Menemukan perbedaan harga untuk item atau layanan yang sama yang dibeli dari vendor yang sama atau berbeda.
• Tren pengeluaran: Menganalisis pola belanja berdasarkan waktu (bulanan, kuartalan), kategori barang/jasa, atau departemen pembeli.

Pentingnya vendor spend analysis

Menurut laporan dari Tasklexa, organisasi yang sudah menerapkan analisis procurement secara matang berhasil menurunkan biaya pengadaan hingga 24%, mempercepat siklus sourcing sebesar 37%, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak sebesar 43%.

Tanpa analisis yang terstruktur, perusahaan berisiko mengalami berbagai masalah pengadaan seperti:

1. Maverick spending

Ketika tim membeli dari vendor non-resmi atau di luar prosedur karena dianggap lebih cepat atau praktis. Ini bisa memicu pengeluaran yang tidak efisien dan sulit dilacak.

2. Ketidakpatuhan kontrak

Pembelian dilakukan di luar syarat atau harga yang telah dinegosiasikan dalam kontrak, sehingga nilai dari kesepakatan awal jadi tidak optimal.

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

3. Supplier sprawl

Terlalu banyak vendor menyediakan layanan serupa untuk tim yang berbeda, tanpa koordinasi. Akibatnya, potensi efisiensi dari konsolidasi vendor jadi hilang.

4. Mitigasi risiko

Mengungkap ketergantungan berlebihan pada satu vendor, sehingga perusahaan bisa segera diversifikasi pemasok untuk menghindari risiko operasional.

5. Perencanaan anggaran dan proyeksi yang lebih akurat

Insight dari pola belanja vendor membantu menyusun anggaran dengan lebih realistis dan berdasarkan kebutuhan aktual.

6. Pengambilan keputusan yang lebih strategis

Data pengeluaran yang terstruktur mendukung keputusan penting seperti pemilihan vendor, pembaruan kontrak, dan peluang efisiensi biaya.

Komponen yang perlu disiapkan dalam vendor spend analysis

Sebelum melakukan analisis, ada beberapa elemen penting yang harus disiapkan agar hasilnya akurat dan bisa ditindaklanjuti.

1. Pengumpulan dan pembersihan data

Kumpulkan semua data pengeluaran dari sistem ERP, AP, kartu perusahaan, spreadsheet, dan tools pengadaan lainnya.

Lakukan data cleaning seperti:

• Menyatukan nama vendor yang bervariasi (contoh. IBM, I.B.M., International Business Machines)
• Menghapus duplikasi
• Mengisi kolom kosong dan memperbaiki kesalahan input.

2. Klasifikasi pengeluaran

Pengeluaran harus dikategorikan secara konsisten, misalnya berdasarkan direct spend (biaya langsung untuk operasional inti), indirect spend (pengeluaran penunjang seperti alat kantor dan marketing), serta tail spend (pembelian kecil yang biasanya tidak tercatat dalam kontrak). 

Klasifikasikan juga berdasarkan unit bisnis atau cost center. Ini akan membantu melihat pola, potensi konsolidasi, dan peluang efisiensi.

Baca Juga: 12 Jenis Spend Analysis untuk Memahami Kategori dan Strategi

3. Penilaian kinerja vendor

Nilai vendor tidak hanya dari nominal belanja, tapi juga dari performa. Beberapa metrik kunci meliputi:

• Kepatuhan terhadap kontrak
• Ketepatan pengiriman
• Konsentrasi belanja (seberapa besar ketergantungan pada satu vendor)
• Penilaian kualitas dan responsivitas vendor

Gunakan skor performa vendor atau supplier scorecard untuk memberikan konteks terhadap pengeluaran.

4. Rencana optimasi dan prioritas

Hasil analisis sering kali mengungkap vendor ganda, pengeluaran yang tidak terkonsolidasi, atau tail spend yang tersebar di banyak tim. 

Di sinilah pentingnya menyusun rencana tindakan berdasarkan prioritas. Fokuslah pada area yang bisa memberi dampak paling besar terhadap efisiensi, penghematan, dan penguatan kontrol pengadaan.

Cara melakukan vendor spend analysis

Setelah komponen-komponen penting tersedia, berikut tahapan praktis dalam melakukan vendor spend analysis.

1. Kumpulkan dan bersihkan data

Identifikasi semua sumber data pengeluaran vendor, mulai dari purchase order, catatan akun utang, sistem ERP, hingga file spreadsheet. Pastikan data sudah rapi sebelum dianalisis agar hasilnya bisa diandalkan.

2. Kategorisasi pengeluaran vendor

Pisahkan pengeluaran berdasarkan jenisnya dan kelompokkan berdasarkan unit bisnis atau cost center. Gunakan sistem klasifikasi standar agar hasilnya konsisten.

3. Analisis data pengeluaran

Cari pola pengeluaran yang tidak efisien, seperti:

• Penggunaan vendor non-preferred
• Duplikasi pembelian
• Vendor yang sering gagal memenuhi ekspektasi
• Tren musiman dalam pengeluaran
• Peluang negosiasi dan konsolidasi

4. Rancang dan eksekusi perbaikannya

Setelah hasil analisis dirangkum, bagikan ke tim procurement, keuangan, dan manajemen. Buat rencana aksi yang realistis dan terukur. siapa yang bertanggung jawab, target waktu, serta dampak yang diharapkan. 

Dengan eksekusi yang tepat, hasil vendor spend analysis biasanya mulai terlihat dalam 3–6 bulan, terutama dalam bentuk efisiensi biaya dan kontrol yang lebih baik atas vendor.

Kelola vendor lebih strategis dengan spending lebih transparan

Vendor spend analysis akan jauh lebih berdampak jika didukung sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan. Tanpa itu, insight yang sudah didapat berisiko berhenti di laporan tanpa benar-benar diimplementasikan. 

Karena itu, perusahaan perlu solusi yang bisa membantu mengelola vendor dan alur procurement secara menyeluruh.

Mekari Expense hadir sebagai spend management system terintegrasi dengan modul procurement yang dilengkapi vendor portal, sehingga perusahaan bisa:

• Mengelola data vendor secara terpusat, mulai dari informasi dasar, histori transaksi, hingga keterkaitan dengan kontrak dan pengadaan.
• Memantau status dan compliance vendor secara lebih konsisten, sehingga risiko pembelian di luar kontrak bisa ditekan sejak awal.
• Mencegah duplikasi pengadaan melalui alur procurement yang lebih terstruktur dan transparan antar tim.
• Mempermudah proses audit dan pelaporan, karena seluruh data pengeluaran dan vendor sudah terdokumentasi rapi dalam satu sistem.

Dengan visibilitas yang lebih baik dan proses yang lebih terkendali, perusahaan tidak hanya bisa menghemat biaya, tetapi juga membangun hubungan vendor yang lebih sehat dan strategis untuk jangka panjang.