12 Jenis Spend Analysis untuk Memahami Kategori dan Strategi
Mekari Insight
- Spend analysis bukan sekadar melihat total pengeluaran, tapi memahami siapa yang membeli, dari mana, dan untuk apa. Dengan menganalisis detail pembelian dari berbagai sudut, perusahaan bisa melihat pola, risiko, dan peluang yang selama ini tersembunyi.
- Ada banyak jenis spend analysis yang bisa membantu perusahaan menghemat biaya dan memperbaiki strategi procurement. Mulai dari analisis supplier, kategori, hingga pola pembayaran, semuanya punya fungsi penting dalam menciptakan efisiensi.
- Mekari Expense bantu sederhanakan seluruh proses spend analysis dalam satu modul procurement yang terintegrasi. Dari pembuatan PO, approval, hingga pembayaran, semua saling terhubung dan mudah dipantau, tanpa perlu pindah sistem.
Apa yang dibeli? Siapa yang membeli? Dari vendor mana? Dan apakah harganya sesuai kesepakatan?
Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk memahami efektivitas pengeluaran perusahaan. Tapi sayangnya, banyak bisnis hanya melihat total belanja tanpa benar-benar tahu detail di baliknya.
Untuk mengelola pengeluaran secara strategis, Anda perlu melakukan spend analysis. Gali lebih dalam, analisis dari berbagai sisi seperti kategori, supplier, waktu pembelian, hingga kepatuhan terhadap kebijakan.
Dalam artikel ini, kita bahas 12 jenis spend analysis yang bisa membantu Anda menemukan celah pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat.
Jenis-jenis spend analysis berdasarkan klasifikasi pengeluaran
Agar pengelolaan anggaran makin efektif, penting untuk memahami jenis-jenis pengeluaran yang terjadi di dalam bisnis.
Salah satu pendekatan paling dasar dalam spend analysis adalah mengelompokkan pengeluaran berdasarkan fungsinya: apakah berhubungan langsung dengan produksi, atau bersifat pendukung operasional.
| Tipe Spend Analysis | Fokus yang Dianalisis |
|---|---|
| Direct Spend | Pengeluaran yang langsung digunakan untuk produksi, seperti bahan baku dan komponen utama |
| Indirect Spend | Pengeluaran operasional pendukung, misalnya IT, marketing, perjalanan dinas, dan fasilitas kantor |
| Supplier Spend | Total belanja ke masing-masing vendor, termasuk pola transaksi dan ketergantungan supplier |
| Category Spend | Pengeluaran yang dikelompokkan per kategori produk atau jasa, seperti IT, HR, atau fasilitas |
| Item-Level Spend | Detail tiap item yang dibeli untuk memastikan barang benar-benar dibutuhkan dan bernilai |
| Tail Spend | Transaksi kecil bernilai rendah tapi jumlahnya banyak dan sering tidak terkontrol |
| Maverick Spend | Pembelian yang dilakukan di luar aturan dan proses procurement resmi |
| Payment Term Spend | Cara dan waktu pembayaran ke vendor, termasuk potensi diskon atau denda |
| Descriptive Spend | Gambaran umum pengeluaran saat ini: siapa beli apa, dari mana, dan berapa nilainya |
| Diagnostic Spend | Alasan di balik perubahan atau lonjakan pengeluaran |
| Predictive Spend | Perkiraan pengeluaran di masa depan berdasarkan data dan tren sebelumnya |
| Prescriptive Spend | Rekomendasi langkah konkret untuk mengoptimalkan pengeluaran dan procurement |
1. Direct spend analysis
Direct spend analysis adalah jenis analisis pengeluaran yang berfokus pada item-item yang secara langsung digunakan dalam proses produksi barang atau jasa.
Jenis pengeluaran ini memiliki dampak langsung terhadap hasil akhir dan kualitas produk, sehingga menjadi prioritas dalam strategi sourcing perusahaan.
Manfaat:
- Mengidentifikasi material dan supplier paling krusial untuk produksi
- Mengoptimalkan strategi sourcing bahan baku
- Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier strategis
- Mengurangi risiko gangguan operasional melalui diversifikasi supplier
Sebagai contoh, perusahaan otomotif yang memproduksi mobil akan melakukan direct spend analysis terhadap pengadaan baja, ban, mesin, dan komponen utama lainnya.
Dari direct spend analysis, Anda dapat mengevaluasi apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan kualitas dan volume yang dibutuhkan. Selain itu, Anda juga bisa menganalisis apakah ada peluang menegosiasikan harga atau beralih ke supplier alternatif.
2. Indirect spend analysis
Berbeda dari direct spend, indirect spend analysis mencakup pengeluaran untuk barang dan jasa yang tidak secara langsung digunakan dalam produksi, tetapi tetap penting untuk mendukung operasional bisnis sehari-hari.
Contohnya meliputi layanan IT, fasilitas kantor, perjalanan dinas, hingga jasa pemasaran.
Manfaat:
- Menemukan peluang penghematan di area non-core
- Meningkatkan efisiensi operasional di berbagai departemen
- Mengurangi pemborosan akibat pembelian yang tidak terkoordinasi
- Memberikan visibilitas atas pengeluaran tersembunyi
Karena tersebar di berbagai fungsi dan sering kali tidak dikelola oleh tim procurement terpusat, indirect spend kerap luput dari pengawasan.
Banyak perusahaan kerap mendapati bahwa biaya untuk perangkat lunak langganan atau jasa konsultan marketing ternyata menyumbang pengeluaran signifikan, namun tidak pernah dievaluasi secara sistematis.
Baca Juga: Spend Analysis Reports: Contoh dan Cara Menyusunnya Otomatis
Jenis-jenis spend analysis berdasarkan dimensi analisis
Selain dari fungsi pengeluarannya, spend analysis juga bisa dibedah dari berbagai dimensi. Misalnya dari sisi supplier, kategori produk, sampai ke item paling detail.
3. Supplier spend analysis
Analisis ini membantu perusahaan memahami seberapa besar pengeluaran yang dilakukan untuk masing-masing supplier, serta bagaimana pola dan kualitas kerjasama yang terbentuk.
Manfaat:
- Mengidentifikasi ketergantungan berlebihan pada supplier tertentu
- Konsolidasi supplier untuk mendapatkan harga lebih baik
- Evaluasi kinerja supplier berdasarkan histori transaksi
- Negosiasi kontrak yang lebih kuat dan strategis
- Menentukan supplier mana yang harus diprioritaskan untuk relasi jangka panjang
Misalnya, sebuah perusahaan FMCG menyadari bahwa 60% pembelian bahan bakunya hanya berasal dari dua supplier.
Melalui analisis ini, Anda bisa mempertimbangkan diversifikasi atau renegosiasi kontrak.
Baca Juga: Panduan Vendor Spend Analysis untuk Tingkatkan Transparansi
4. Category spend analysis
Dalam category spend analysis, perusahaan mengelompokkan pengeluaran berdasarkan kategori produk atau jasa, misalnya jasa IT, peralatan kantor, dan layanan profesional.
Ini membantu memprioritaskan area mana yang menyerap anggaran terbesar dan mana yang perlu efisiensi lebih lanjut.
Manfaat:
- Mengidentifikasi kategori dengan potensi overspending
- Mengalokasikan anggaran secara lebih strategis
- Mendeteksi pembelian di luar jalur resmi (maverick spend)
- Menemukan duplikasi lisensi atau pembelian redundan
- Menyederhanakan pengeluaran di setiap kategori
Sebagai contoh, perusahaan bisa melihat bahwa biaya layanan IT membengkak karena adanya pembelian lisensi software yang tumpang tindih antar divisi. Dengan analisis ini, pengeluaran bisa lebih dirapikan dan efisien.
5. Item-level spend analysis
Item-level spend analysis adalah bentuk analisis paling granular, di mana setiap item pembelian dianalisis satu per satu untuk mengevaluasi kebutuhan aktual dan nilai yang diperoleh dari pembelian tersebut.
Manfaat:
- Mengungkap potensi penghematan di level terkecil
- Menemukan pengeluaran yang tidak berdampak signifikan
- Cocok untuk pengawasan item bernilai tinggi
Item-level analysis cocok dilakukan saat perusahaan ingin mengendalikan pembelian mahal secara lebih detail. Tapi perlu dicatat, karena tingkatnya sangat granular, proses ini bisa lebih menyita waktu dibanding analisis berdasarkan kategori.
Jenis-jenis spend analysis berdasarkan pola pengeluaran
Mengelompokkan pengeluaran berdasarkan pola atau perilaku pembelian membantu perusahaan mengidentifikasi potensi pemborosan atau penyimpangan dari kebijakan yang sudah ditetapkan.
6. Tail spend analysis
Tail spend mengacu pada pembelian kecil-kecil yang nilainya tidak besar, tapi volumenya tinggi dan tersebar. Biasanya jenis ini tidak terlalu diperhatikan karena dianggap tidak signifikan, padahal justru di sinilah banyak peluang efisiensi tersembunyi.
Manfaat:
- Menemukan peluang penghematan di area yang sering diabaikan
- Mengonsolidasikan pembelian kecil menjadi lebih terstruktur
- Mengurangi pembelian liar (maverick spend)
- Menekan biaya operasional dari pengeluaran kecil yang menumpuk
Contohnya, pembelian alat tulis kantor atau jasa percetakan bisa menyedot anggaran cukup besar jika dilakukan oleh banyak unit tanpa koordinasi, meskipun tiap transaksi hanya bernilai kecil.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Tail Spend Management Software Terbaik
7. Maverick spend analysis
Maverick spend analysis mengevaluasi pembelian yang dilakukan di luar kebijakan resmi perusahaan, tanpa melalui vendor terdaftar, tanpa approval, atau tanpa PO.
Sering juga disebut rogue spend atau dark spend, karena tidak terekam dengan baik dalam sistem dan kadang melanggar kebijakan internal.
Manfaat:
- Menurunkan risiko fraud dan ketidaksesuaian
- Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan procurement
- Memulihkan potensi diskon dan efisiensi yang hilang akibat pembelian non-kontrak
- Meningkatkan kontrol dan visibilitas atas pengeluaran
Misalnya, tim marketing membeli jasa desain dari vendor yang tidak disetujui perusahaan tanpa melalui proses procurement. Ini bisa menyebabkan biaya lebih tinggi dan risiko kualitas yang tidak dapat dikontrol.
8. Payment term spend analysis
Analisis ini fokus pada bagaimana dan kapan pembayaran dilakukan, bukan pada apa yang dibeli. Tujuannya adalah mengoptimalkan arus kas dan memanfaatkan potensi diskon atau menghindari denda keterlambatan.
Manfaat:
- Mengoptimalkan cash flow
- Memanfaatkan early payment discounts
- Menghindari denda keterlambatan pembayaran
- Menyelaraskan siklus pembayaran dengan arus pendapatan
- Meningkatkan efisiensi manajemen likuiditas
Sebagai contoh, jika perusahaan sering membayar lebih cepat dari tenggat tanpa memanfaatkan diskon yang tersedia, itu berarti ada potensi efisiensi yang terlewatkan.
Jenis-jenis spend analysis berdasarkan metodologi analitik
Metode ini membedakan jenis analisis berdasarkan tujuan analisis data dan bagaimana hasilnya digunakan untuk pengambilan keputusan.
9. Descriptive spend analysis
Descriptive spend analysis menjawab pertanyaan dasar: “Apa yang sedang terjadi?”. Ini adalah fondasi dari semua jenis analisis karena memberikan gambaran menyeluruh atas pola pengeluaran.
Manfaat:
- Memberikan visibilitas atas tren dan pola pengeluaran
- Menjadi dasar untuk analisis yang lebih lanjut
- Mengungkap peluang konsolidasi dan efisiensi
- Menyoroti area yang perlu pengawasan lebih lanjut
Contohnya, tim finance menemukan bahwa satu divisi membeli dari 10 vendor berbeda padahal ada kontrak eksklusif dengan 3 vendor utama. Ini bisa jadi sinyal untuk perbaikan kebijakan pembelian.
10. Diagnostic spend analysis
Diagnostic analysis melangkah lebih jauh dengan menjawab pertanyaan “Mengapa ini terjadi?”. Ini membantu mengidentifikasi akar penyebab dari lonjakan pengeluaran atau ketidaksesuaian performa supplier.
Manfaat:
- Menemukan akar masalah pengeluaran
- Mengurangi cost driver yang tidak perlu
- Meningkatkan akurasi pengambilan keputusan
- Memberikan justifikasi atas perubahan strategi pengadaan
Misalnya, setelah menyelidiki lonjakan harga bahan baku, perusahaan menyadari bukan hanya karena inflasi, tapi juga karena peningkatan pesanan mendadak akibat buruknya manajemen stok.
11. Predictive spend analysis
Analisis ini memproyeksikan pengeluaran di masa depan dengan bantuan data historis, tren musiman, dan model statistik. Tujuannya adalah menjawab pertanyaan “Apa yang akan terjadi?”.
Manfaat:
- Antisipasi kebutuhan pengeluaran masa depan
- Merancang strategi sourcing dan budgeting lebih proaktif
- Menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan volume-based pricing
- Menghindari kekurangan pasokan saat permintaan meningkat
Misalnya, perusahaan ritel memproyeksikan kebutuhan kemasan untuk musim liburan dengan menganalisis tren tahun-tahun sebelumnya dan prediksi pertumbuhan penjualan.
12. Prescriptive spend analysis
Ini adalah jenis analisis paling canggih. Bukan hanya melihat ke belakang atau memprediksi ke depan, tapi juga memberikan saran konkret tentang apa yang harus dilakukan.
Manfaat:
- Memberikan rekomendasi konkret untuk optimasi pengeluaran
- Memaksimalkan hasil berdasarkan analisis data lintas metode
- Menginformasikan keputusan sourcing, negosiasi, dan konsolidasi supplier
- Mendukung efisiensi dan kecepatan dalam pengambilan keputusan strategis
Contohnya, sebuah perusahaan teknologi mendapatkan rekomendasi untuk mengonsolidasikan lisensi software dan menyelaraskan waktu perpanjangan kontrak agar dapat diskon maksimal dari vendor.
Analisis lebih mudah dengan Spend Management Mekari Expense
Mekari Expense memudahkan seluruh proses spend analysis dengan sistem pengadaan yang terintegrasi dari awal hingga akhir, mulai dari pembuatan PO, approval, hingga pembayaran, tanpa perlu pindah aplikasi.
Dengan satu modul procurement terpusat, semua pengeluaran bisa dianalisis secara real-time berdasarkan jenis, kategori, supplier, bahkan lokasi. Proses jadi lebih cepat, rapi, dan terkontrol.
Fitur unggulan yang mendukung spend analysis:
- Integrasi penuh dari PO ke pembayaran: Semua proses procurement saling terhubung, memudahkan tracking dan analisis tanpa repot pindah sistem.
- Automasi workflow pengadaan: Alur permintaan, persetujuan, dan pembayaran mengikuti otorisasi perusahaan, menjamin kepatuhan setiap transaksi.
- Transparansi vendor dan produk: Data vendor dan daftar produk distandarisasi, transaksi jadi lebih konsisten dan mudah diaudit.
- Dukungan multi-cabang & multi-gudang: Pengadaan dari berbagai lokasi bisa dipantau dalam satu dashboard untuk analisis yang lebih menyeluruh.
- Sesuai praktik bisnis di Indonesia: Sistem disesuaikan dengan regulasi dan kebiasaan pengadaan lokal.
- Keamanan data bersertifikasi ISO 27001: Menjaga keamanan data keuangan dan operasional bisnis Anda.
Dengan Mekari Expense, spend analysis jadi lebih praktis, akurat, dan actionable.
