Spend Analysis Reports: Contoh dan Cara Menyusun Otomatis
Mekari Insight
- Dengan melihat pengeluaran dari berbagai sudut, vendor, kategori, dan unit bisnis, perusahaan dapat menemukan pemborosan, maverick spending, dan peluang konsolidasi vendor yang berdampak langsung pada efisiensi anggaran.
- Data historis membuat perencanaan lebih akurat dan terukur. Spend analysis report memberi gambaran tren dan pola belanja dari waktu ke waktu, sehingga anggaran dan strategi pengadaan tidak lagi berbasis asumsi, melainkan data aktual.
- Mekari Expense menghubungkan pencatatan PR, PO, vendor, hingga harga per unit dalam satu spend management system yang dilengkapi fitur procurement, sehingga perusahaan tidak hanya melaporkan pengeluaran, tetapi juga mendapatkan insight strategis untuk pengambilan keputusan berbasis data.
Di banyak perusahaan, pengeluaran sebenarnya sudah dicatat dengan cukup rapi. Namun, data tersebut sering tersebar di berbagai laporan dan sistem, sehingga sulit memberikan gambaran utuh tentang bagaimana anggaran benar-benar digunakan.
Akibatnya, perusahaan hanya melihat angka total belanja, tanpa tahu detail penting seperti vendor mana yang paling menyerap biaya, pengeluaran apa yang terjadi di luar kontrak, atau proses mana yang masih tidak efisien.
Maka dari itu, Anda butuh spend analysis report. Laporan spend analysis menjadi alat penting untuk mengontrol biaya sekaligus mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat. Seperti apa contohnya? Simak selengkapnya.
Pentingnya spend analysis report untuk perusahaan
Dengan spend analysis report, perusahaan dapat menyederhanakan alur kerja, mempercepat siklus pengadaan, dan meningkatkan kolaborasi antar tim. Dampaknya terasa langsung pada efisiensi operasional sehari-hari.
1. Konsolidasi vendor
Spend analysis report membantu perusahaan melihat daftar vendor secara menyeluruh, termasuk vendor yang menyediakan barang atau jasa serupa. Dari sini, perusahaan bisa mengidentifikasi vendor yang redundan dan peluang konsolidasi.
Dengan jumlah vendor yang lebih terkendali, proses administrasi menjadi lebih sederhana. Selain itu, volume pembelian yang terpusat pada vendor tertentu membuka peluang negosiasi harga yang lebih baik, diskon volume, atau syarat pembayaran yang lebih menguntungkan.
Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi
2. Audit pengeluaran
Spend analysis report memudahkan perusahaan menelusuri ke mana uang benar-benar dibelanjakan. Dari sini, potensi pemborosan seperti pembelian di luar kontrak, transaksi ganda, atau pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan bisa terlihat lebih jelas.
Pendekatan berbasis data ini membantu menutup celah kebocoran dana yang sering luput dari pengawasan manual. Hasilnya, kontrol anggaran meningkat dan kepatuhan terhadap kebijakan internal pun ikut terjaga.
3. Perencanaan strategis
Data historis dalam spend analysis report memberi gambaran tentang pola dan tren pengeluaran perusahaan. Perusahaan dapat melihat tren pengeluaran, musim dengan biaya tinggi, serta kategori belanja yang terus meningkat dari tahun ke tahun.
Alih-alih mengandalkan asumsi, perusahaan bisa merencanakan anggaran berdasarkan data aktual, mulai dari menentukan prioritas belanja hingga mengantisipasi kenaikan biaya di kategori tertentu. Perencanaan pun menjadi lebih realistis untuk tahun berikutnya.
4. Optimasi proses
Spend analysis report juga berperan dalam mengidentifikasi bottleneck dalam proses procurement.
Misalnya, kategori belanja yang membutuhkan waktu approval terlalu lama, vendor yang sering terlambat memenuhi pesanan, atau proses manual yang memperlambat siklus pengadaan.
Komponen penting dalam spend analysis report
Spend analysis report yang baik tidak sekadar merangkum total pengeluaran. Laporan ini seharusnya membantu perusahaan memahami pola belanja dan mengambil tindakan yang tepat. Beberapa komponen penting yang perlu ada antara lain:
- Pengelompokan pengeluaran berdasarkan vendor, kategori, dan unit bisnis agar pola belanja mudah dipahami.
- Identifikasi maverick spending, yaitu transaksi di luar kontrak atau kebijakan yang berisiko meningkatkan biaya.
- Pemantauan kinerja kontrak, termasuk kesesuaian harga, volume, dan masa berlaku kerja sama.
- Peluang konsolidasi supplier, dengan mendeteksi vendor yang duplikatif atau kontribusinya kecil namun jumlahnya banyak.
- Estimasi potensi penghematan, baik dari perbaikan proses, negosiasi ulang, maupun pengurangan pemborosan.
Spend analysis report yang efektif tidak berhenti pada data statis.
Laporan ini seharusnya mampu memberikan rekomendasi strategis, seperti peluang perpanjangan kontrak, deteksi vendor ganda, hingga insight prediktif untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Baca Juga: Panduan Vendor Spend Analysis untuk Tingkatkan Transparansi
Tools dan cara membuat spend analysis report
Ada beberapa cara yang umum digunakan perusahaan untuk menyusun spend analysis report. Pilihan tools biasanya bergantung pada kompleksitas data dan tujuan analisis.
1. Menggunakan spreadsheet
Spreadsheet sering menjadi pilihan awal karena mudah diakses dan sudah familiar bagi banyak orang. Dengan fitur seperti pivot table dan chart, spreadsheet mampu menyajikan analisis dasar pengeluaran.
Namun, pendekatan ini memiliki beberapa keterbatasan serius:
- Rentan terhadap kesalahan input dan formula
- Membutuhkan waktu dan tenaga besar untuk pengolahan data
- Berisiko dari sisi keamanan dan kontrol versi
- Sulit digunakan untuk analisis berkelanjutan dalam skala besar
Spreadsheet cocok untuk analisis sederhana, tetapi kurang ideal untuk perusahaan dengan volume transaksi tinggi dan kebutuhan insight yang cepat.
2. Menggunakan business intelligence (BI) tools
BI tools menawarkan visualisasi data yang lebih kuat dan dashboard yang lebih interaktif dibanding spreadsheet. Dengan BI, perusahaan bisa memantau KPI dan tren pengeluaran secara lebih mendalam.
Meski begitu, BI tools membutuhkan:
- Data spend yang sudah rapi dan terstruktur
- Kolaborasi antara tim procurement dan BI developer
- Waktu persiapan data yang tidak sedikit jika dilakukan manual
BI tools efektif untuk perusahaan yang sudah matang secara data, namun tetap menuntut sumber daya teknis yang cukup besar.
3. Menggunakan procurement suite
Procurement suite menyediakan solusi terintegrasi untuk berbagai proses pengadaan, mulai dari kontrak, PR/PO, hingga expense management. Spend analysis biasanya menjadi salah satu modul di dalamnya.
Kelemahannya, modul spend analytics dalam procurement suite sering kali tidak sedetail solusi khusus. Interface, fleksibilitas analisis, dan kecanggihan algoritma analitiknya bisa terbatas dibanding tools yang memang fokus pada spend analytics.
4. Menggunakan solusi spend analytics khusus
Solusi spend analytics yang dirancang khusus biasanya menawarkan data yang lebih bersih, detail, dan siap dianalisis. Dengan kualitas data yang tinggi, perusahaan dapat:
- Menghasilkan KPI yang lebih akurat
- Mengidentifikasi peluang penghematan yang lebih besar
- Melakukan forecasting dan perencanaan pengadaan dengan lebih akurat
Cara ini paling ideal untuk tim procurement strategis yang membutuhkan insight mendalam dan berkelanjutan dari data pengeluaran.
Baca Juga: Spend Analysis: Cara, Metode, Contoh, Sumber Data, Tools
Contoh spend analysis report
Berikut contoh sederhana tampilan spend analysis report dalam bentuk tabel spreadsheet. Format seperti ini umum digunakan untuk tahap awal analisis sebelum data diperdalam lebih lanjut.
Dari analisis seperti ini, perusahaan sudah bisa mulai menjawab pertanyaan penting, seperti:
- Vendor mana yang paling banyak menyerap anggaran
- Kategori belanja terbesar dalam satu periode
- Pengeluaran mana yang masih terjadi di luar kontrak
- Unit bisnis dengan intensitas belanja tertinggi
Namun, semakin besar volume transaksi dan vendor, spreadsheet seperti ini akan semakin sulit dikelola secara manual, baik dari sisi akurasi, konsistensi data, maupun kecepatan analisis.
Spend analysis report terbaik untuk perusahaan Indonesia
Spend analysis report yang efektif tidak cukup hanya menunjukkan pengeluaran masa lalu. Perusahaan membutuhkan visibilitas menyeluruh atas setiap proses pengadaan agar kontrol biaya dan pengambilan keputusan bisa dilakukan secara lebih strategis.
Mekari Expense hadir sebagai spend management system yang mendukung pelaporan spend analysis langsung dari seluruh aktivitas procurement dalam satu platform terintegrasi, sehingga data pengeluaran selalu konsisten dan siap dianalisis.
Keunggulan Mekari Expense dalam mendukung spend analysis antara lain:
- Pencatatan PR dan PO terpusat, memudahkan pelacakan pengeluaran sejak tahap pengajuan
- Vendor management, untuk memantau nilai transaksi, kepatuhan kontrak, dan konsolidasi supplier
- Product management, membantu mengelola dan membandingkan harga per unit pengadaan secara konsisten
- Referensi warehouse management, memastikan analisis pengeluaran selaras dengan kebutuhan dan stok aktual
Dengan Mekari Expense, spend analysis berkembang dari laporan historis menjadi procurement analytics yang mendukung kontrol pengeluaran dan keputusan strategis berbasis data.
