SOP Perjalanan Dinas: Contoh Template untuk Perusahaan Swasta
Mekari Insight
- Prosedur yang rapi, perjalanan lebih tertata. Pengajuan perjalanan dinas sebaiknya dilakukan melalui sistem yang jelas dan terdokumentasi, dengan informasi lengkap seputar tujuan, durasi, dan anggaran.
- Pisahkan kategori biaya dan tetapkan metode pembayaran. Biaya transport, hotel, dan per diem sebaiknya dikategorikan, dengan pilihan pembayaran seperti cash advance, reimbursement, atau kartu korporat untuk kontrol yang lebih baik.
- Gunakan software manajemen perjalanan dinas untuk kelola SOP perjalanan dinas. Dengan Mekari Expense, SOP perjalanan dinas bisa langsung diterapkan dalam sistem berbasis digital lengkap dengan request, approval, hingga laporan.
Apakah perjalanan dinas di perusahaan Anda masih dijalankan tanpa SOP yang jelas? Pengajuan mendadak, anggaran melampaui batas, belum lagi laporan perjalanan yang tidak kunjung selesai. Selain proses internal jadi tidak efisien, ini juga memicu pemborosan.
Penting untuk memiliki SOP perjalanan dinas perusahaan swasta. SOP ini berfungsi sebagai panduan praktis agar setiap perjalanan berjalan tertib, mulai dari pengajuan, pengeluaran, hingga pelaporan akhir.
Seperti apa formatnya dan bagaimana cara membuatnya? Simak lebih lanjut.
Komponen peraturan perjalanan dinas karyawan swasta
Agar perjalanan dinas berjalan tertib dan efisien, perusahaan biasanya menetapkan aturan yang mencakup proses dari awal hingga akhir. Berikut komponen utamanya:
1. Prosedur pengajuan
Sebelum berangkat, karyawan perlu mengajukan permohonan resmi untuk melakukan perjalanan dinas. Pengajuan ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui sistem yang telah disediakan oleh perusahaan. Dalam permohonan tersebut, beberapa informasi wajib dicantumkan, seperti:
- Tujuan perjalanan, misalnya untuk meeting klien, pelatihan, audit lapangan, atau kegiatan bisnis lainnya
- Lokasi tujuan, baik dalam negeri maupun luar negeri
- Durasi perjalanan, termasuk tanggal keberangkatan dan kepulangan
- Perkiraan anggaran, meliputi transportasi, hotel, konsumsi, dan biaya lain yang mungkin timbul
Pengajuan ini akan ditinjau dan disetujui oleh atasan atau tim keuangan. Setelah disetujui, karyawan menerima surat tugas sebagai dasar perjalanan. Pemesanan tiket dan hotel bisa difasilitasi perusahaan atau dilakukan mandiri sesuai anggaran yang ditetapkan.
2. Kategori biaya yang ditanggung
Untuk menjaga kejelasan pengeluaran, biaya perjalanan dinas biasanya dibagi ke dalam beberapa kategori berikut:
- Transportasi: Tiket perjalanan pulang-pergi, transport lokal di kota tujuan, biaya tol, parkir, dan lain-lain
- Akomodasi: Biaya hotel atau penginapan sesuai standar perusahaan
- Per diem: Uang harian yang diberikan untuk keperluan seperti makan, laundry, dan pengeluaran kecil lain di luar transportasi dan hotel.
Dengan Mekari Expense, per diem bisa diatur secara otomatis sesuai destinasi dan durasi perjalanan.
3. Metode pembayaran yang digunakan
Setiap perusahaan bisa memiliki sistem pembayaran yang berbeda, tergantung kebijakan internal dan kebiasaan operasional. Umumnya ada tiga metode yang digunakan:
- Cash advance: Karyawan menerima dana di muka sebelum perjalanan dan wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban setelah kembali
- Reimbursement: Karyawan menggunakan dana pribadi terlebih dulu, lalu mengajukan penggantian setelah perjalanan selesai dengan bukti lengkap
- Corporate card: Beberapa perusahaan menyediakan kartu korporat untuk pembiayaan langsung. Sistem ini memudahkan kontrol anggaran dan meminimalkan proses reimbursement manual
4. Laporan pertanggungjawaban
Setelah perjalanan dinas selesai, karyawan diwajibkan membuat laporan tertulis sebagai bentuk pertanggungjawaban. Laporan ini biasanya mencakup:
- Tujuan dan konteks perjalanan
- Aktivitas yang dilakukan, misalnya pertemuan bisnis, kunjungan lapangan, atau pelatihan
- Hasil atau pencapaian, termasuk manfaat langsung yang diperoleh dari perjalanan
- Tindak lanjut, jika ada kegiatan yang perlu dilakukan setelahnya, seperti follow-up dengan klien atau penyusunan laporan lanjutan
Agar proses administrasi tetap tertib, laporan ini biasanya harus diserahkan dalam batas waktu tertentu:
- Maksimal 7 hari kerja setelah perjalanan untuk laporan kegiatan
- Maksimal 14 hari kerja setelah perjalanan untuk laporan keuangan dan klaim reimbursement
Jika tenggat waktu terlewat tanpa alasan yang jelas, perusahaan dapat menunda atau bahkan menolak penggantian biaya.
Baca juga: Contoh & Cara Mudah Menyusun Laporan Perjalanan Dinas
Template dan format SOP perjalanan dinas perusahaan swasta
Anda bisa menjadikan template ini sebagai referensi saat menyusun SOP perjalanan dinas di perusahaan swasta.
Struktur dan poin-poin di dalamnya dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan dan kebijakan internal masing-masing perusahaan, sehingga tetap relevan dan aplikatif dalam konteks operasional sehari-hari.
Cara membuat SOP perjalanan dinas
Membuat SOP perjalanan dinas yang baik bukan sekadar merinci prosedur, tapi memastikan kebijakan tersebut benar-benar relevan, mudah diterapkan, dan mendukung efisiensi biaya. Berikut langkah-langkah penting yang bisa Anda ikuti:
1. Tentukan tujuan utama
Mulailah dengan menetapkan tujuan dari SOP tersebut. Tujuan ini akan menjadi dasar dalam menyusun isi SOP.
Apakah ingin menekan biaya perjalanan? Meningkatkan keselamatan karyawan? Menyederhanakan proses pengajuan? Atau memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal?
2. Pahami kebutuhan perjalanan karyawan
Perhatikan pola perjalanan yang umum terjadi di perusahaan: kota tujuan yang sering dikunjungi, moda transportasi yang biasa digunakan, hingga kebutuhan khusus berdasarkan jenis pekerjaan.
Dengan begitu, SOP bisa disusun lebih praktis dan sesuai kenyataan di lapangan.
3. Berikan fleksibilitas dalam batas yang wajar
SOP tidak harus kaku. Anda tetap bisa memberi pilihan pada karyawan, misalnya hotel atau maskapai yang disetujui perusahaan, selama masih dalam batas anggaran, seperti kelas tiket atau batas bintang hotel.
Pendekatan ini menjaga kenyamanan sekaligus mengontrol pengeluaran.
4. Buat panduan yang jelas dan rinci
Sertakan detail seperti cara booking, batas pengeluaran, kebijakan bagasi, asuransi, hingga aturan terkait pemberian hadiah atau upgrade. Semakin spesifik, semakin kecil potensi terjadinya kesalahpahaman.
5. Sosialisasikan secara menyeluruh
Pastikan kebijakan ini mudah diakses oleh seluruh karyawan, baik lewat email, portal internal, maupun materi onboarding. Pastikan juga atasan atau manajer memahami aturan ini karena mereka berperan dalam proses persetujuan.
Cara implementasi SOP perjalanan dinas lebih efektif
SOP perjalanan dinas tak lagi harus dijalankan secara manual. SOP perjalanan dinas tak lagi harus dijalankan secara manual. Anda bisa mengubahnya dari dokumen statis menjadi sistem yang langsung terintegrasi dalam proses kerja, misalnya lewat format request business trip yang bisa diajukan dan diproses otomatis.
Implementasi ini akan memangkas proses pengecekan manual, pengajuan lewat email, dan validasi berulang yang menyita waktu.
Dengan bantuan spend management system Mekari Expense yang dilengkapi dengan fitur Manajemen Perjalanan Dinas, perusahaan dapat:
- Menyesuaikan SOP dengan fitur custom policy business trip menjadi kebijakan perjalanan digital yang bisa langsung digunakan
- Menetapkan batas biaya, vendor yang disetujui, dan syarat perjalanan secara otomatis
- Mengaktifkan workflow approval berlapis, sehingga pengajuan bisa disetujui atau ditolak oleh beberapa level manajer secara transparan dan real-time
Dengan sistem ini, pengelolaan perjalanan dinas jadi lebih terstruktur, efisien, dan minim risiko kesalahan.
Ingin SOP perjalanan dinas Anda berjalan otomatis dan tanpa repot? Gunakan fitur Manajemen Perjalanan Dinas dari Mekari Expense untuk mengatur semua prosesnya dari awal hingga akhir.
