Perjalanan Dinas Fiktif: Modus, Ciri, dan Cara Mencegahnya

Perjalanan dinas seharusnya mendukung operasional bisnis, bukan menjadi celah kebocoran anggaran. Namun faktanya, fraud perjalanan dinas masih sering terjadi di banyak perusahaan dan instansi. 

Dilansir dari detik.com, di Indonesia, BPK menemukan penyimpangan belanja perjalanan dinas senilai Rp39,26 miliar pada 46 kementerian/lembaga hanya dalam laporan tahun 2023. Modusnya pun semakin beragam, mulai dari tiket palsu, klaim ganda, hingga perjalanan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan. 

Jika dibiarkan, praktik ini bukan hanya merugikan secara finansial, tetapi juga menurunkan transparansi dan kredibilitas pengelolaan keuangan perusahaan.

Apa itu fraud perjalanan dinas?

Fraud perjalanan dinas adalah tindakan kecurangan untuk memperoleh keuntungan pribadi dari anggaran perjalanan dinas perusahaan atau instansi. 

Modusnya bisa berupa pemalsuan dokumen, penggelembungan biaya, hingga pengajuan perjalanan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan. 

Secara umum, fraud perjalanan dinas dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk berikut:

• Perjalanan dinas fiktif: Perjalanan sebenarnya tidak pernah dilakukan, tetapi tetap dibuat laporan dan pertanggungjawabannya
• Klaim biaya yang digelembungkan: Perjalanan memang terjadi, tetapi nominal biaya sengaja di-mark up agar reimbursement lebih besar
• Klaim ganda: Satu pengeluaran yang sama diajukan lebih dari satu kali untuk mendapatkan penggantian berulang

Mengacu pada klasifikasi dari ACFE, fraud reimbursement perjalanan dinas umumnya terbagi menjadi empat kategori utama, yaitu:

• Fictitious expenses: Pengeluaran yang sebenarnya tidak pernah terjadi
• Mischaracterized expenses: Biaya pribadi diajukan sebagai biaya perjalanan dinas
• Overstated expenses: Biaya nyata yang sengaja dilebihkan nilainya
• Multiple reimbursements: Klaim yang sama diajukan lebih dari sekali

Fraud perjalanan dinas juga bukan hanya terjadi di lingkungan pemerintahan. Praktik ini sangat umum ditemukan di perusahaan swasta, terutama pada organisasi dengan proses approval dan reimbursement yang masih manual. 

Data fraud perjalanan dinas selama 5 tahun terakhir

Fraud perjalanan dinas bukan kasus kecil yang terjadi sesekali. Dalam beberapa tahun terakhir, temuan audit menunjukkan bahwa praktik ini terus berulang dengan modus yang semakin beragam.

Temuan kasus di Indonesia

Berikut beberapa kasus dan temuan yang menunjukkan bagaimana fraud perjalanan dinas masih terus terjadi:

• 2026 – Kasus Bank DKI
  BPK menemukan dugaan ketidaksesuaian pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan potensi kelebihan pembayaran mencapai Rp389 juta. Salah satu temuannya adalah 163 tiket pesawat berstatus Not Used yang tetap diklaim pembayarannya.
• 2021 – Temuan BPK di kementerian dan lembaga
  Dalam Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Semester I Tahun 2021, BPK menemukan:
  • Perjalanan dinas fiktif senilai Rp2,54 miliar
  • Klaim perjalanan dinas ganda atau melebihi standar senilai Rp13,16 miliar
• 2022 – Sorotan khusus dari KPK
  KPK menyebut perjalanan dinas fiktif sebagai salah satu modus fraud yang paling sering ditemukan di pemerintah daerah. Modusnya mencakup penggunaan anggaran untuk kegiatan yang sebenarnya tidak pernah dilaksanakan.
• Potensi kerugian yang jauh lebih besar
  Pada periode yang sama, BPK juga mencatat sekitar 15.000 permasalahan pengelolaan keuangan negara dengan total potensi kerugian mencapai Rp18,37 triliun.

Data global: fraud reimbursement masih marak terjadi

Masalah ini juga terjadi secara global. Berdasarkan ACFE 2024 Report to the Nations:

• Rata-rata kerugian fraud reimbursement mencapai USD 251.000 per kasus
• Fraud rata-rata baru terdeteksi setelah berlangsung selama 18 bulan
• Sebanyak 20% usaha kecil dan 12% perusahaan besar pernah mengalami expense fraud

Yang paling menarik, penyebab terbesar fraud bisa lolos ternyata bukan karena modusnya terlalu canggih, melainkan karena lemahnya pengawasan internal:

• 32% akibat kurangnya kontrol internal
• 19% karena kontrol yang ada berhasil dilewati
• 18% akibat lemahnya review manajemen

Data ini menunjukkan bahwa fraud perjalanan dinas bukan sekadar kesalahan administratif. Tanpa sistem approval, verifikasi, dan monitoring yang baik, perusahaan bisa mengalami kebocoran anggaran secara perlahan tanpa disadari.

Modus-modus fraud perjalanan dinas yang paling sering terjadi

Fraud perjalanan dinas dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari manipulasi dokumen hingga pengajuan klaim palsu yang sulit terdeteksi secara manual. Berikut beberapa modus yang paling sering terjadi:

• Perjalanan dinas fiktif (fictitious trip): Pelaku membuat SPPD dan dokumen pendukung untuk perjalanan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan.
• Tiket palsu atau tiket “Not Used”: Tiket dibeli lalu dibatalkan, tetapi tetap diklaim sebagai biaya perjalanan dinas.
• Pemalsuan atau manipulasi dokumen: Struk atau invoice diubah, misalnya dengan menaikkan nominal atau mengganti tanggal transaksi.
• Mark-up biaya (overstated expenses): Perjalanan benar dilakukan, tetapi nominal biaya yang diklaim sengaja dilebihkan.
• Klaim ganda (multiple reimbursements): Satu pengeluaran diajukan lebih dari satu kali melalui periode atau channel reimbursement berbeda.
• Biaya pribadi diklaim sebagai biaya dinas (mischaracterized expenses): Pengeluaran pribadi dimasukkan ke laporan perjalanan dinas agar ikut diganti perusahaan.
• Perjalanan dinas ganda: Biaya perjalanan yang sama diklaim oleh lebih dari satu pihak atau tetap diklaim meski sudah ditanggung pihak lain.

Ciri-ciri dan red flag fraud perjalanan dinas

Fraud perjalanan dinas sering kali sulit terdeteksi karena pelakunya memahami alur approval dan reimbursement perusahaan. 

Namun, ada beberapa tanda yang dapat menjadi red flag bagi finance, HR, maupun internal auditor sebelum kerugian semakin besar.

Tanda-tanda pada dokumen

Beberapa indikasi fraud biasanya dapat terlihat langsung dari dokumen perjalanan dan bukti pengeluaran yang diajukan, seperti:

• Struk atau invoice tampak diedit: Nominal, font, atau tanggal transaksi terlihat tidak konsisten dengan bagian dokumen lainnya.
• Nomor tiket atau booking code tidak valid: Kode pemesanan tidak dapat diverifikasi ke maskapai atau platform travel terkait.
• Surat tugas dan SPPD tidak lengkap: Tanda tangan, tanggal, atau pihak yang menyetujui terlihat tidak sesuai atau belum diotorisasi.
• Tidak ada bukti perjalanan riil: Boarding pass, bukti check-in hotel, atau laporan perjalanan tidak tersedia.
• Nominal pengeluaran selalu “rapi”: Nilai klaim cenderung selalu tepat di batas maksimum per diem tanpa variasi wajar.

Tanda-tanda pada pola klaim

Selain dokumen, pola reimbursement yang tidak wajar juga sering menjadi sinyal awal adanya fraud, misalnya:

• Klaim ke lokasi yang sama terlalu sering tanpa alasan bisnis yang jelas
• Frekuensi perjalanan mendadak meningkat drastis dibanding periode sebelumnya
• Klaim perjalanan jarak jauh tanpa bukti transportasi utama seperti tiket pesawat atau kereta
• Biaya hotel muncul di hari libur atau akhir pekan tanpa surat tugas resmi
• Nominal klaim selalu mendekati batas validasi untuk menghindari pemeriksaan tambahan

Tanda-tanda dari perilaku karyawan

Dalam banyak kasus, perilaku karyawan juga dapat menjadi indikator adanya manipulasi perjalanan dinas, seperti:

• Menolak memberikan bukti asli dan hanya menyerahkan foto atau fotokopi
• Laporan perjalanan selalu terlambat diserahkan
• Tidak dapat menjelaskan detail perjalanan saat dikonfirmasi
• Gaya hidup meningkat drastis tanpa sebanding dengan penghasilan resmi

Jika beberapa red flag muncul secara bersamaan, perusahaan sebaiknya segera melakukan verifikasi dan audit lebih lanjut untuk mencegah kerugian yang lebih besar.

Mengapa fraud perjalanan dinas sulit terdeteksi?

Banyak kasus fraud perjalanan dinas sebenarnya bukan terjadi karena modus yang terlalu canggih, tetapi karena proses pengelolaannya masih penuh celah. Ketika approval, reimbursement, dan verifikasi dilakukan secara manual, risiko manipulasi menjadi jauh lebih sulit dikendalikan.

Beberapa faktor yang membuat fraud perjalanan dinas sulit terdeteksi antara lain:

• Proses manual masih mendominasi: Pengajuan dan approval dilakukan lewat email, WhatsApp, atau spreadsheet sehingga tidak ada sistem yang otomatis memeriksa duplikasi atau memvalidasi tiket perjalanan.
• Beban reviewer terlalu tinggi: Finance atau approver sering harus memeriksa puluhan klaim sekaligus sehingga detail kecil mudah terlewat. ACFE bahkan menemukan 18% fraud lolos akibat lemahnya management review.
• Dokumen semakin mudah dipalsukan: Teknologi AI dan tools editing kini memungkinkan pembuatan struk atau invoice palsu yang tampak sangat realistis.
• Tidak ada jejak audit digital: Perusahaan sulit melacak siapa yang mengubah, menyetujui, atau memodifikasi dokumen jika seluruh proses masih tersebar di banyak channel.
• Pemesanan lewat pihak ketiga kurang transparan: Pemesanan tiket dan hotel melalui vendor atau chat pribadi sering kali tidak memiliki sistem validasi yang jelas sehingga rawan manipulasi.

Perbandingan pengelolaan perjalanan dinas manual vs digital

Perbedaan terbesar antara sistem manual dan digital bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga kemampuan mencegah fraud sejak awal. Berikut perbandingannya:

7 cara efektif mencegah fraud perjalanan dinas

Fraud perjalanan dinas dapat dicegah jika perusahaan memiliki kontrol, proses approval, dan sistem monitoring yang tepat. Berikut beberapa langkah yang paling efektif untuk diterapkan:

1. Terapkan travel policy yang jelas
   Tetapkan aturan tertulis terkait batas biaya, prosedur pengajuan, dokumen wajib, dan tenggat pelaporan agar tidak ada celah interpretasi.
2. Gunakan approval berlapis
   Terapkan minimal dua level persetujuan untuk perjalanan dinas, terutama yang bernilai besar atau ke luar kota/negara.
3. Wajibkan bukti digital yang valid
   Minta boarding pass, booking hotel, dan bukti transaksi yang dapat diverifikasi secara online untuk mengurangi risiko dokumen palsu.
4. Gunakan aplikasi perjalanan dinas terintegrasi
   Aplikasi perjalanan dinas yang terintegrasi dengan sistem akuntansi membantu mencatat seluruh proses approval dan reimbursement secara otomatis, sehingga lebih mudah diaudit.
5. Lakukan audit dan spot-check berkala
   Verifikasi acak ke hotel, maskapai, atau vendor dapat membantu mendeteksi fraud lebih cepat sebelum kerugiannya membesar.
6. Sediakan whistleblower system
   Berikan kanal pelaporan anonim agar karyawan dapat melaporkan indikasi fraud dengan aman.
7. Terapkan sanksi secara konsisten
   Fraud yang terbukti harus ditindak tegas agar tidak menimbulkan budaya toleransi terhadap kecurangan.

Bagaimana Mekari Expense membantu mencegah fraud perjalanan dinas

Sebagai platform spend management dengan fitur manajemen perjalanan dinas (Business Trip), Mekari Expense membantu perusahaan mengelola seluruh proses perjalanan dinas secara end-to-end, mulai dari pengajuan, approval, cash advance, reimbursement, hingga LPJ dalam satu sistem terintegrasi.

Untuk membantu mendeteksi fraud lebih awal, Mekari Expense juga dilengkapi Fraud AI Checker yang otomatis memberikan risk score pada setiap transaksi berdasarkan beberapa indikator, seperti:

• Unusual amount detection: Mendeteksi nominal transaksi yang tidak wajar dibanding pola historis
• Unusual vendor detection: Memeriksa kesesuaian vendor, kategori pengeluaran, dan rekening yang digunakan
• Duplicate transaction detection: Mendeteksi klaim duplikat atau transaksi serupa dalam periode tertentu

Selain itu, beberapa fitur berikut juga membantu mengurangi risiko perjalanan dinas fiktif:

• Pengajuan perjalanan dinas digital dengan form dan field wajib yang terdokumentasi
• Multi-level approval dengan notifikasi real-time dan jejak approval lengkap
• OCR struk dan invoice untuk meminimalkan manipulasi manual
• Travel policy otomatis berdasarkan jabatan, tim, atau tujuan perjalanan
• Deteksi klaim ganda otomatis untuk mencegah double billing
• Jejak audit digital lengkap untuk mempermudah proses investigasi dan audit
• Dashboard real-time untuk memantau pengeluaran perjalanan dinas per tim atau karyawan
• Integrasi dengan Mekari Jurnal agar pencatatan keuangan lebih akurat dan minim manipulasi

Gunakan aplikasi perjalanan dinas dari Mekari Expense untuk membantu mencegah perjalanan dinas fiktif melalui proses approval digital, deteksi fraud otomatis, hingga monitoring pengeluaran secara real-time dalam satu sistem terintegrasi.