Panduan Cash Advance, Fungsi, dan Cara Kerjanya di Perusahaan
Mekari Insight
- Cash advance adalah dana muka perusahaan untuk membiayai kebutuhan bisnis tertentu sebelum pengeluaran dilakukan.
- Prosesnya mencakup pengajuan, approval, pencairan, penggunaan dana, dan settlement.
- Finance perlu memantau nominal, tujuan penggunaan, bukti transaksi, dan dana yang masih outstanding.
- Cash advance berbeda dari reimbursement dan kas kecil karena waktu pemberian dana serta tujuan penggunaannya berbeda.
- Dengan Business Trips di Mekari Expense, perusahaan dapat menghubungkan pengajuan perjalanan, cash advance, approval, laporan perjalanan, dan settlement dalam satu workflow.
Ketika karyawan perlu membayar kebutuhan kerja dengan uang pribadi, perusahaan harus menunggu sampai biaya tersebut diajukan dan diproses sebagai reimbursement. Bagi karyawan, kondisi ini berarti ada dana pribadi yang tertahan untuk kebutuhan perusahaan.
Menurut Morning Brew dan Engine dalam survei 2026, 42% traveler di perusahaan kecil dan menengah pernah membayar biaya perjalanan kerja dari uang sendiri. Sebanyak 26% tidak menerima reimbursement secara penuh, sementara 37% merasa menunggu terlalu lama untuk menerima reimbursement.
Cash advance menjadi salah satu cara perusahaan menyediakan dana sebelum pengeluaran terjadi. Di sisi Finance, setiap pencairan tetap perlu dikaitkan dengan tujuan penggunaan, bukti transaksi, dan penyelesaian dana setelah kebutuhan bisnis selesai.
Apa Itu Cash Advance?
Cash advance adalah dana yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebelum suatu pengeluaran bisnis dilakukan. Karyawan menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan yang telah disetujui, kemudian menyampaikan bukti transaksi dan mempertanggungjawabkan penggunaannya kepada perusahaan.
Contohnya, seorang karyawan mendapat tugas mengunjungi beberapa klien di luar kota. Perusahaan dapat memberikan cash advance untuk biaya transportasi, akomodasi, makan, dan kebutuhan lain yang sesuai dengan kebijakan perjalanan dinas.
Istilah cash advance juga digunakan dalam konteks kartu kredit untuk menyebut penarikan dana tunai. Dalam artikel ini, cash advance merujuk pada dana muka yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk kebutuhan bisnis tertentu.
Bagaimana Cara Kerja Cash Advance di Perusahaan?
Cash advance mengikuti alur pengajuan, approval, pencairan, penggunaan dana, dan settlement. Urutan ini membantu Finance mengetahui posisi dana sejak pengajuan dibuat sampai pertanggungjawaban selesai.
1. Pengajuan Dana
Karyawan mengajukan cash advance dengan mencantumkan tujuan penggunaan, estimasi kebutuhan dana, waktu penggunaan, dan informasi lain yang dibutuhkan perusahaan. Untuk perjalanan dinas, pengajuan dapat dikaitkan dengan tujuan perjalanan dan perkiraan biaya.
2. Approval
Atasan atau pihak yang berwenang memeriksa pengajuan berdasarkan kebutuhan bisnis, kebijakan perusahaan, dan anggaran yang tersedia. Nominal tertentu dapat memerlukan persetujuan tambahan dari budget owner atau Finance.
Baca Juga: Expense Approval System: Cara Kerja dan Implementasi
3. Pencairan
Setelah disetujui, Finance mencairkan dana kepada karyawan melalui metode pembayaran yang digunakan perusahaan. Nominalnya sebaiknya mengikuti kebutuhan yang telah disetujui agar dana outstanding tetap terkendali.
4. Penggunaan dan Dokumentasi
Karyawan menggunakan dana untuk transaksi yang berkaitan dengan tujuan pengajuan dan menyimpan bukti pengeluaran. Transportasi, akomodasi, makan, dan pembelian kebutuhan kerja termasuk employee business expenses yang perlu dicatat sesuai kebijakan perusahaan.
5. Settlement
Setelah kebutuhan selesai, karyawan melaporkan pengeluaran aktual dan membandingkannya dengan dana yang diterima. Sisa dana dikembalikan kepada perusahaan, sedangkan kekurangan dapat diproses sesuai kebijakan apabila pengeluaran tersebut memenuhi ketentuan.
Baca Juga: Cash Advance Settlement Guide for Finance Teams
Kapan Perusahaan Menggunakan Cash Advance?
Cash advance cocok ketika karyawan perlu melakukan pembayaran atas nama perusahaan dan kebutuhan tersebut sudah dapat diperkirakan sebelum aktivitas dimulai.
- Perjalanan dinas: transportasi, akomodasi, makan, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
- Event dan kegiatan perusahaan: kebutuhan acara, konsumsi, perlengkapan, atau biaya operasional di lokasi.
- Pekerjaan lapangan: pembelian atau pembayaran langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan di luar kantor.
Untuk perjalanan dinas, misalnya, cash advance dapat diajukan bersama tujuan perjalanan dan estimasi biaya. Pada perusahaan dengan frekuensi perjalanan yang tinggi, alur tersebut dapat dikelola melalui Business Trips di Mekari Expense, yang menghubungkan trip request dengan cash advance, approval, laporan perjalanan, dan settlement.
Cash Advance vs Reimbursement vs Kas Kecil
Cash advance, reimbursement, dan kas kecil sama-sama digunakan untuk menangani pengeluaran perusahaan. Perbedaannya terlihat dari kapan dana diberikan dan untuk kebutuhan seperti apa.
Kas kecil ditujukan untuk pengeluaran operasional yang nominalnya relatif kecil dan berlangsung rutin. Reimbursement digunakan ketika karyawan sudah membayar biaya menggunakan dana pribadi.
| Aspek | Cash Advance | Reimbursement | Kas Kecil |
|---|---|---|---|
| Waktu dana diberikan | Sebelum pengeluaran | Setelah karyawan membayar | Tersedia untuk pengeluaran kecil |
| Tujuan | Kebutuhan bisnis tertentu yang sudah direncanakan | Mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan | Pengeluaran operasional kecil dan rutin |
| Contoh | Uang muka perjalanan dinas | Penggantian biaya hotel yang dibayar pribadi | ATK, parkir, atau konsumsi kecil |
| Pertanggungjawaban | Setelah dana digunakan | Saat klaim diajukan | Melalui pencatatan dan pengisian kembali |
Apa yang Perlu Diperhatikan Finance Saat Mengelola Cash Advance?
Cash advance menjadi lebih sulit dikontrol ketika banyak karyawan menerima dana pada waktu yang berbeda. Finance perlu mengetahui siapa yang masih memiliki outstanding advance, berapa nominalnya, untuk kebutuhan apa dana tersebut diberikan, dan kapan harus diselesaikan.
Aturan pengelolaan sebaiknya mencakup batas nominal, pihak yang dapat mengajukan, alur approval, dokumen yang wajib disertakan, batas waktu settlement, serta prosedur pengembalian sisa dana atau pembayaran selisih.
Informasi tersebut juga perlu masuk ke pencatatan anggaran. Dana yang sudah dicairkan tetap perlu diperhitungkan agar Finance dapat melihat posisi pengeluaran dan melakukan budget control dengan lebih akurat.
Ketika receipt, spreadsheet, dan email menjadi tempat pencatatan yang terpisah, proses verifikasi dan rekonsiliasi menjadi lebih panjang. Risiko lainnya adalah outstanding advance yang terlambat ditutup atau pengeluaran yang tidak lagi sesuai dengan tujuan awal.
Bagaimana Cara Mengelola Cash Advance agar Lebih Mudah Dikontrol?
Beberapa pengajuan cash advance per bulan mungkin masih mudah dicatat secara manual. Masalah mulai muncul ketika banyak karyawan mengajukan dana dengan waktu pencairan dan settlement yang berbeda.
Di tahap ini, perusahaan membutuhkan alur yang menghubungkan pengajuan, approval, pencairan, bukti transaksi, dan settlement. Karyawan dapat melihat status pengajuan dan menyampaikan dokumen dari satu tempat, sementara Finance memiliki catatan yang lebih terpusat.
Fitur Claims di Mekari Expense menjadi tempat untuk mengelola pengajuan reimbursement dan cash advance. Pengguna dapat mengajukan dan melacak klaim, sementara cash advance dapat dilanjutkan dengan laporan settlement beserta bukti transaksi.
Untuk perjalanan dinas, Business Trips menghubungkan pengajuan perjalanan dengan cash advance atau reimbursement, approval, laporan perjalanan setelah trip, dan penyelesaian cash advance.
Kelola Cash Advance dengan Proses yang Jelas
Cash advance memberi karyawan akses ke dana perusahaan sebelum kebutuhan bisnis terjadi, tetapi setiap pencairan tetap perlu memiliki tujuan dan batas yang jelas. Pengajuan, approval, penggunaan, dokumentasi, dan settlement yang tercatat membantu Finance mengetahui posisi dana sampai transaksi selesai.
Ketika volume pengeluaran meningkat, perusahaan dapat memindahkan proses yang tersebar di spreadsheet, email, dan dokumen manual ke workflow yang lebih terpusat. Dengan Mekari Expense, pengelolaan cash advance dapat terhubung dengan reimbursement dan perjalanan dinas sehingga Finance memiliki visibilitas yang lebih jelas atas pengeluaran karyawan.
