Prosedur Audit Travel Expense: Contoh Report & Checklist

Travel expense adalah biaya yang dikeluarkan karyawan saat perjalanan dinas, seperti tiket, hotel, dll. Meski wajar, jenis pengeluaran ini sering jadi celah fraud. Potensi kerugian secara global dari travel expense fraud bahkan bisa mencapai $200 miliar pada tahun 2028. 

Pengeluaran fiktif, markup harga, hingga duplikasi klaim, semua bisa terjadi jika tidak ada pengawasan. Karena itu, travel expense audit penting dilakukan secara berkala. Lalu, seperti apa prosedur auditnya? Seperti apa contoh laporan yang ideal?

Baca selengkapnya dalam artikel ini.

Apa itu audit travel expense

Travel expense audit adalah proses meninjau biaya pengeluaran perjalanan dinas yang diajukan karyawan. Proses ini memastikan setiap klaim masuk akal, sesuai bukti, dan sesuai dengan kebijakan travel perusahaan. 

Audit ini penting karena biasanya kliam diajukan ke tim finance atau HR untuk reimbursement. Masalahnya, banyak proses masih dilakukan manual, sehingga rawan salah hitung, keliru validasi, bahkan menyetujui klaim yang sebenarnya tidak sah. 

Tanpa audit yang memadai, pengeluaran bermasalah, termasuk potensi fraud, bisa saja disetujui tanpa disadari. 

Prosedur & ceklis audit travel expense

Audit travel expense bertujuan memastikan biaya perjalanan dinas benar-benar relevan dengan kebijakan perusahaan. Prosesnya tidak sekadar mengecek struk, tapi juga melihat pola pengeluaran dan potensi penyimpangan. 

1. Kumpulkan seluruh dokumen perjalanan

Mulai dengan mengumpulkan semua dokumen pendukung perjalanan dinas, seperti tiket pesawat, invoice hotel, bukti transportasi, dan struk makan. Dokumen ini akan digunakan sebagai dasar audit dan harus dilampirkan dalam laporan pengeluaran.

2. Cocokkan dengan laporan expense karyawan

Setiap bukti pengeluaran perlu dicocokkan dengan laporan travel expense yang diajukan karyawan. Pastikan nominal, tanggal transaksi, dan jenis biaya yang dilaporkan sesuai dengan dokumen fisik yang dilampirkan.

Baca Juga: Contoh & Cara Mudah Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

3. Tinjau kebijakan travel perusahaan

Sebelum menilai apakah suatu biaya wajar atau tidak, auditor perlu memahami kebijakan perjalanan perusahaan. Ini termasuk batas maksimum biaya, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, dan siapa yang berwenang menyetujui.

4. Periksa kepatuhan setiap pengeluaran

Selanjutnya, cek apakah setiap klaim sudah sesuai dengan kebijakan. Di tahap ini, auditor biasanya menemukan biaya yang melebihi batas, kurang relevan dengan tujuan perjalanan, atau tidak disertai justifikasi yang jelas.

5. Telusuri klaim yang tidak wajar

Jika ada pengeluaran yang terlihat janggal atau melanggar aturan, auditor perlu melakukan klarifikasi langsung ke karyawan terkait. Proses ini penting untuk membedakan kesalahan administratif dengan potensi fraud.

6. Verifikasi dengan data keuangan

Untuk pengeluaran yang masih janggal, lakukan verifikasi silang dengan catatan keuangan atau sistem akuntansi perusahaan. Tahap ini memastikan transaksi benar-benar terjadi dan tercatat dengan benar.

7. Susun laporan hasil audit

Langkah terakhir adalah menyusun laporan audit yang merangkum hasil temuan, baik pengeluaran yang sesuai maupun yang menyimpang. Laporan ini menjadi dasar untuk perbaikan kebijakan atau tindakan lanjutan jika ditemukan pelanggaran.

Contoh report audit pengeluaran perjalanan bisnis

Dalam praktiknya, hasil dari audit pengeluaran perjalanan bisnis biasanya disusun dalam bentuk laporan tertulis yang sistematis.

Laporan ini berisi ringkasan temuan audit, analisis kepatuhan terhadap kebijakan internal, rekomendasi perbaikan, hingga respons dari manajemen terkait. 

Sebagai referensi, Anda dapat mengunduh contoh report audit pengeluaran perjalanan dinas yang telah disusun secara profesional melalui tautan di bawah ini, gratis dan siap digunakan sebagai template internal perusahaan Anda.

Pentingnya audit travel expense untuk perusahaan

Mengingat biaya perjalanan sering menjadi pengeluaran terbesar kedua setelah payroll, audit berperan penting mencegah kebocoran anggaran, bahkan tanpa audit, perusahaan berisiko kehilangan hingga pendapatan tahunan akibat fraud dan kesalahan administratif.

1. Mencegah fraud dan penyalahgunaan biaya

Audit membantu mendeteksi klaim yang tidak sah, seperti struk perjalanan fiktif, biaya yang di-markup, klaim ganda, atau pengeluaran pribadi yang dibebankan sebagai biaya dinas. Dengan audit rutin, praktik ini bisa dicegah sebelum menjadi kebiasaan.

2. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan travel

Melalui audit, perusahaan dapat memastikan karyawan mengikuti aturan yang berlaku, seperti menggunakan vendor rekanan, mematuhi batas anggaran, dan tidak melakukan pengeluaran di luar izin. 

Di sisi lain, audit juga penting untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan perpajakan dan regulasi hukum, termasuk potensi pelanggaran hukum anti-suap.

3. Menjaga akurasi dan visibilitas keuangan

Audit memberi gambaran jelas ke mana anggaran perjalanan digunakan. Misalnya, jika 80% karyawan selalu melebihi batas biaya makan saat perjalanan ke kota tertentu, mungkin sudah waktunya perusahaan menyesuaikan kebijakan agar lebih realistis. 

Selain itu, data audit bisa digunakan tim procurement untuk menegosiasikan diskon lebih besar, misalnya saat diketahui perusahaan menghabiskan Rp3 miliar di satu jaringan hotel dalam setahun.

4. Meningkatkan efisiensi proses reimbursement

Banyak laporan travel expense masih diproses manual dan rawan error. Audit membantu mengidentifikasi hambatan proses sekaligus mendorong otomatisasi, sehingga pengecekan lebih cepat, akurat, dan tidak membebani tim finance.

Best practice dalam travel expense audit

Melakukan audit pengeluaran perjalanan bisnis bukan hal sepele. Banyak perusahaan menghadapi tantangan yang cukup mirip, terutama saat proses dan kebijakan belum tertata rapi. 

Audit yang ideal seharusnya membantu menekan kecurangan dan meningkatkan efisiensi, tapi tanpa fondasi yang kuat, proses ini justru bisa memakan waktu dan penuh kesalahan.

Berikut beberapa tantangan umum yang sering muncul dalam audit travel expense:

• Isi kebijakan ambigu atau terlalu panjang, sehingga karyawan malas membacanya. Akibatnya, klaim jadi tidak konsisten dan rawan pelanggaran.
• Proses masih manual dan repetitif. Misalnya butuh 20 menit buat memproses satu klaim, kalau ada puluhan klaim per minggu, sudah pasti melelahkan dan rawan kesalahan.
• Ketika perusahaan berkembang, volume klaim meningkat drastis. Tanpa proses audit yang scalable, tim finance bisa kewalahan, reimburse jadi terlambat, dan risiko salah bayar makin tinggi.

Untuk mengatasi tantangan ini, berikut praktik terbaik yang bisa diterapkan perusahaan:

1. Terapkan proses audit yang konsisten untuk semua klaim

Jangan hanya mengaudit sebagian klaim secara acak. Audit semua klaim travel expense agar perusahaan punya gambaran lengkap. Cara ini juga bisa mengurangi peluang karyawan melakukan ‘’mark up’’ karena tahu semua pengeluaran akan dicek. 

2. Lakukan audit sebelum klaim disetujui atasan

Biasanya, klaim langsung dikirim ke manajer untuk approval, lalu baru dicek. Coba prosesnya dibalik. Lakukan audit dulu sebelum klaim sampai ke manajer. 

Dengan cara ini, klaim yang melanggar kebijakan bisa dicegah lebih awal tanpa perlu proses klarifikasi panjang di belakang. Ini menghemat waktu dan tenaga tim finance maupun manajemen.

3. Tetapkan batas waktu pengajuan klaim

Klaim pengeluaran yang diajukan terlalu lama setelah perjalanan bisa menghambat proses audit. Ini karena buktinya susah dicari, lupa rincian, dan akhirnya datanya jadi tidak lengkap. 

Dengan menetapkan deadline yang jelas, proses reimburse jadi lebih rapi dan audit pun lebih mudah dilakukan. 

4. Gunakan corporate card untuk pengeluaran dinas

Kalau karyawan pakai kartu pribadi, perusahaan harus tunggu laporan dan bukti-bukti dulu sebelum reimburse. Namun, dengan corporate card, semua transaksi langsung tercatat otomatis. Lebih cepat, lebih transparan, dan lebih mudah diaudit. 

Baca Juga: 10 Business Corporate Card Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

5. Gunakan software spend management

Proses manual terbukti dua kali lebih rentan terhadap fraud. Menggunakan software spend management adalah solusi yang jauh lebih aman dan efisien. 

Spend management software memungkinkan perusahaan menetapkan kebijakan, mendeteksi duplikasi, mengumpulkan bukti transaksi, dan melakukan audit secara otomatis.

Selain mengurangi risiko kesalahan, otomatisasi juga mempercepat proses reimburse dan memudahkan pelacakan histori pengeluaran. Dengan sistem yang terintegrasi, semua pihak, mulai dari karyawan, manajer, hingga tim finance, bisa bekerja lebih cepat dan akurat.

Baca Juga: Strategic Spend Management: Tahapan dan Proses Aplikatif

Audit pengeluaran perjalanan dinas lebih mudah & akurat dengan Mekari Expense

Mengelola dan mengaudit pengeluaran perjalanan dinas bisa jadi hal yang merepotkan, apalagi kalau dokumen tersebar, approval tidak jelas, atau struk sering hilang. Dengan Mekari Expense, semua proses ini bisa dibuat jauh lebih praktis dan akurat.

Mekari Expense adalah business travel and expense management software terbaik dengan fitur unggulan sebagai berikut: 

• Mengatur SOP perjalanan bisnis yang seragam, jadi klaim lebih mudah dicek dan diaudit
• Merekam alur approval otomatis, lengkap dengan siapa menyetujui apa dan kapan
• Mengumpulkan bukti transaksi secara digital dan terpusat, nggak perlu lagi cari-cari struk
• Memproses reimburse dan disburse tanpa ribet, langsung terhubung ke software akuntansi
• Melakukan rekonsiliasi otomatis yang mempercepat penutupan laporan keuangan

Hasilnya, proses audit jadi lebih lancar, transparan, dan tidak makan waktu banyak. Yuk, coba Mekari Expense sekarang. 

Referensi

Business Travel News. ”The tech helping combat costly fraud”
Gett. ”Travel Expense Audit: How to Manage the Process”