Fraud Reimbursement: 14,5% Ancaman Penipuan di Tempat Kerja
Mekari Insight
- Fraud reimbursement merupakan salah satu bentuk expense fraud yang umum terjadi saat perjalanan dinas dan klaim operasional sehari-hari.
- Tanpa menggunakan sistem terintegrasi, klaim fiktif, mark-up biaya, dan klaim ganda dapat terus berulang dan mengakibatkan kebocoran kas.
- Mekari Expense membantu perusahaan mencegah fraud reimbursement melalui modul travel & expense, dengan berbagai fiturnya untuk mendeteksi celah penipuan, mulai dari reimbursement, cash advance dan business trip.
Reimbursement merupakan salah satu fasilitas yang diberikan perusahaan untuk mendukung aktivitas karyawan selama perjalanan dinas seperti biaya transportasi, penginapan hingga makan.
Namun, dibalik fleksibilitas tersebut terdapat risiko yang sering tidak disadari perusahaan yaitu fraud reimbursement. Ketika sistem tidak memiliki kontrol dan transparansi, hal ini dapat memicu terjadinya kecurangan yang dapat berdampak terhadap bisnis.
Apa itu fraud reimbursement dalam bisnis?
Fraud reimbursement merupakan salah satu jenis expense fraud yang terjadi ketika karyawan mengajukan klaim palsu, duplikat atau dengan nominal yang dilebihkan, untuk mendapatkan keuntungan pribadi.
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), mendefinisikan fraud reimbursement sebagai bentuk penipuan ketika karyawan mengajukan klaim penggantian biaya bisnis dan mengajukan laporan pengeluaran palsu.
Berdasarkan data Cledara, dari semua jenis penipuan di tempat kerja, sekitar 14,5% diketahui sebagai fraud reimbursement. Penipuan ini umumnya terjadi pada saat perjalanan dinas atau pembelian pribadi yang sering disalahartikan.
Baca Juga: Expense Fraud Naik 14% Tiap Tahun, Ketahui Cara Mitigasinya
4 Jenis fraud reimbursement
Menurut ACFE, fraud reimbursement terbagi menjadi empat bentuk penipuan, yaitu:
1. Mischaracterized Expenses
Pengeluaran yang salah diklasifikasikan biasanya terjadi ketika karyawan mengajukan laporan pengeluaran bisnis yang sebenarnya berisi pembelian pribadi.
Contohnya, saat perjalanan dinas, alih-alih memesan kamar standar, karyawan justru memesan kamar deluxe dan mengabaikan aturan limit pengeluaran dalam perjalanan dinas.
2. Fictitious Expenses
Pengeluaran fiktif biasanya terjadi ketika karyawan mengajukan klaim yang atas pengeluaran yang sebenarnya tidak terjadi. Untuk melancarkan aksinya, karyawan dapat membuat invoice palsu atau membuat aktivitas bisnis fiktif.
Contohnya seperti pengajuan klaim penggantian biaya transportasi untuk bertemu dengan klien, padahal pertemuan tersebut sebenarnya tidak pernah terjadi.
3. Overstated Expenses
Penipuan ini terjadi ketika karyawan mengajukan klaim penggantian biaya dengan nominal asli atau yang dibayarkan karyawan. Pada kasus ini, karyawan akan melaporkan pengeluaran mereka dengan nominal yang tinggi dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan dari selisihnya.
Contohnya, ketika karyawan mengajukan klaim makan seharga Rp100.000, padahal biaya yang dikeluarkan hanya Rp50.000. Selisihnya memang bukan nominal yang besar. Namun, pengeluaran ini dapat terus bertambah jika karyawan melakukan kecurangan berulang kali.
4. Multiple Reimbursements
Kecurangan ini merujuk pada pengajuan klaim yang sama berulang kali yang umumnya dilakukan dengan sengaja. Kejadian ini umumnya terjadi pada perusahaan yang tidak menggunakan sistem dan masih mengandalkan pengecekan manual.
Contohnya, ketika karyawan mengajukan klaim transportasi sebesar Rp350.000 selama perjalanan dinas di bulan Januari dan disetujui. Lalu, invoice tersebut kembali diajukan karyawan dalam laporan pengeluaran bulan Maret dengan tujuan dinas yang berbeda.
Baca Juga: 15 Cara Menghemat Biaya Perjalanan Bisnis Anti Mainstream
Dampak fraud reimbursement dalam bisnis
Jika masalah terus dibiarkan, fraud reimbursement dapat memberikan dampak negatif bagi perusahaan.
1. Finansial menurun
Kebocoran anggaran yang disebabkan oleh fraud reimbursement dapat mengikis stabilitas keuangan perusahaan secara perlahan. Anggaran yang seharusnya dialokasikan untuk kepentingan pengembangan bisnis, justru teralihkan untuk menutupi biaya tak terkontrol.
2. Produktivitas menurun
Proses investigasi fraud reimbursement membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Akibatnya, tim keuangan harus mengalihkan pekerjaan utama mereka untuk fokus pada investigasi yang tentunya dapat menurunkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.
3. Merusak kepercayaan internal
Kasus fraud reimbursement dapat menurunkan tingkat kepercayaan antar karyawan. Kondisi ini dapat mengakibatkan adanya ketegangan internal dan mengganggu budaya kerja yang sehat.
4. Merusak reputasi perusahaan
Perusahaan yang tidak mampu mengendalikan kasus fraud reimbursement, berisiko menimbulkan persepsi negatif terhadap kualitas tata kelola keuangan. Kondisi ini berpotensi menurunkan reputasi, kepercayaan investor, dan keberlanjutan operasional.
Cara mendeteksi fraud reimbursement
Untuk mencegah kerugian finansial yang lebih besar, berikut cara mendeteksi fraud reimbursement dalam bisnis.
1. Multi-level approval
Terapkan alur persetujuan berjenjang dalam proses pengajuan klaim reimbursement. Pastikan setiap laporan ditinjau dan disetujui oleh pihak yang berbeda untuk menghindari konflik kepentingan.
2. Bukti transaksi detail
Wajibkan setiap karyawan untuk memberikan bukti transaksi asli dan dokumentasi tujuan bisnis. Khusus untuk biaya makan dan hiburan, cantumkan informasi jumlah dan nama pesertanya. Perusahaan juga dapat menggunakan tarif per diem standar untuk membatasi potensi manipulasi biaya perjalanan dinas.
3. Cek tanggal dan aktivitas karyawan
Saat melakukan pengecekkan bukti transaksi, cocokkan tanggal transaksi dan aktivitas karyawan pada tanggal tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan pengajuan klaim memang terjadi sesuai aktivitas bisnis.
4. Atur anggaran dan evaluasi berkala
Atur anggaran terkait perjalanan dinas dan lakukan evaluasi setiap kuartal untuk mengidentifikasi potensi celah fraud reimbursement yang mungkin saja terjadi tanpa disadari.
Cara mencegah terjadinya fraud reimbursement
Apabila fraud reimbursement belum terdeteksi, segera ambil langkah untuk melakukan pencegahan.
- Buat kebijakan reimbursement: Buat kebijakan reimbursement dengan jelas, spesifik, dan wajib diketahui oleh semua karyawan. Contohnya, setiap perjalanan dinas harus didukung oleh surat tugas yang valid dengan rincian biaya yang sudah tertera dan tanpa dokumen ini, klaim seharusnya tidak lolos tahap verifikasi pertama.
- Pelatihan investigasi: Berikan pelatihan bagi para pihak yang bertugas sebagai approval untuk mengidentifikasi pola kecurangan.
- Mengawasi proses reimbursement: Berikan pengawasan khusus agar proses reimbursement berjalan efektif dan transparan.
- Audit berkala: Lakukan audit secara berkala untuk memastikan kebijakan dijalankan dengan benar.
- Tindak tegas pelanggaran: Bangun sifat disiplin karyawan dengan menindak tegas para pelanggar agar tidak mengulang kecurangan di kemudian hari.
Baca Juga: 8 Software Travel & Expense Management Terbaik
Bagaimana Mekari Expense mencegah fraud reimbursement dalam bisnis
Fraud reimbursement dapat dicegah apabila perusahaan menggunakan sistem otomatis dan terintegrasi untuk mendeteksi sekaligus mencegah terjadinya kecurangan.
Sebagai solusi spend management software di Indonesia, Mekari Expense hadir untuk membantu perusahaan mencegah fraud reimbursement dengan memantau dan mengendalikan pengeluaran dalam satu aplikasi melalui modul travel & expense.
Fitur utama travel & expense dalam Mekari Expense:
- Reimbursement: Proses klaim biaya secara digital, cepat, dan transparan, hanya perlu upload invoice melalui aplikasi.
- Cash Advance: Proses pengajuan sekaligus pemantauan anggaran secara real-time dan terkontrol untuk mencegah double klaim.
- Business trip: Atur biaya perjalanan dinas berdasarkan kebijakan anggaran yang jelas, dengan laporan pengeluaran otomatis untuk mempermudah analisis anggaran.
- Terintegrasi dengan ekosistem Mekari: Terhubung langsung dengan software akuntansi Mekari Jurnal, untuk mempermudah proses rekonsiliasi otomatis tanpa takut salah input.
Mengapa harus Mekari Expense?
- Proses klaim 3x lebih cepat: Pengajuan klaim melalui aplikasi hanya dengan upload struk dan otomatis masuk ke approval workflow.
- Hemat biaya perjalanan hingga 30%: Penerapan custom policy untuk menghindari klaim ganda dan over budget.
- 100% transparansi dan siap audit: Pengajuan klaim dan anggaran otomatis tercatat dalam dashboard, memudahkan pemantauan anggaran dan proses diaudit.
Cegah fraud reimbursement dan bangun tata kelola keuangan yang transparan dengan Mekari Expense!
Referensi
Cledara. ”How to Identify and Prevent Expense Reimbursement Fraud”
FAQ
Apa itu fraud reimbursement?
Apa itu fraud reimbursement?
Fraud reimbursement adalah tindakan kecurangan ketika karyawan mengajukan klaim penggantian biaya palsu, dilebihkan, atau diduplikasi untuk keuntungan pribadi yang melanggar kebijakan perusahaan.
Apa perbedaan fraud reimbursement dan expense fraud?
Apa perbedaan fraud reimbursement dan expense fraud?
Fraud reimbursement merupakan bagian dari expense fraud yang secara spesifik terjadi pada proses klaim penggantian biaya (reimbursement). Sementara expense fraud mencakup seluruh bentuk manipulasi pengeluaran, termasuk penyalahgunaan kartu perusahaan, invoice palsu, hingga mark-up biaya di luar proses reimbursement.
Apa dampak fraud reimbursement bagi perusahaan?
Apa dampak fraud reimbursement bagi perusahaan?
Fraud reimbursement dapat menyebabkan kebocoran anggaran, menurunkan produktivitas tim finance, merusak kepercayaan internal, hingga berdampak pada reputasi dan keberlanjutan bisnis.
Bagaimana Mekari Expense membantu mencegah fraud reimbursement?
Bagaimana Mekari Expense membantu mencegah fraud reimbursement?
Mekari Expense membantu mencegah fraud reimbursement melalui modul travel & expense, dengan berbagai fitur, mulai dari reimbursement digital, multi-level approval, custom policy otomatis, dan monitoring real-time untuk memastikan klaim sesuai kebijakan perusahaan.
