5 Contoh & Template Surat Tugas Perjalanan Dinas

Surat tugas perjalanan dinas adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa seorang karyawan ditugaskan melakukan perjalanan dinas untuk kepentingan perusahaan atau instansi. 

Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh atasan atau HR sebagai bukti penugasan sekaligus dasar untuk proses administratif seperti reimbursement dan pencatatan keuangan. Selain legalitas, surat tugas juga membantu memastikan perjalanan dinas berjalan sesuai prosedur dan kebijakan perusahaan.

Dalam artikel ini, Mekari rangkum 5 contoh dan template surat tugas perjalanan dinas yang bisa langsung Anda pakai atau modifikasi sesuai kebutuhan.

Tujuan dan pentingnya surat tugas perjalanan dinas

Dengan menyusun surat tugas secara tepat dan profesional, perusahaan dapat menjalankan kegiatan dinas secara lebih tertib, efisien, dan akuntabel.

1. Menjadi bukti penugasan resmi

Surat tugas menunjukkan bahwa perjalanan yang dilakukan karyawan merupakan penugasan langsung dari perusahaan atau instansi. 

Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman serta memberikan legitimasi terhadap aktivitas yang dilakukan selama perjalanan dinas.

2. Dasar administratif dan keuangan

Dokumen ini menjadi acuan dalam proses reimbursement biaya perjalanan, seperti transportasi, penginapan, hingga uang harian. Tanpa surat tugas, pengajuan penggantian biaya bisa tertunda atau bahkan ditolak.

3. Memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal

Dengan adanya surat tugas, setiap perjalanan dinas tercatat secara resmi dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Hal ini membantu divisi terkait, seperti HR dan finance, dalam melakukan pencatatan dan audit.

4. Memberikan perlindungan hukum dan asuransi

Dalam beberapa kasus, surat tugas menjadi dasar perlindungan hukum dan manfaat asuransi bagi karyawan selama melakukan perjalanan dinas, terutama jika terjadi risiko atau insiden di luar kota atau luar negeri.

5. Mempermudah koordinasi antar tim atau instansi

Surat tugas juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang menjelaskan tujuan, durasi, dan pihak yang dituju dalam perjalanan dinas, sehingga memudahkan koordinasi dengan pihak eksternal maupun internal yang terlibat.

Baca Juga: Contoh Template RAB Perjalanan Dinas & Cara Hitung

Struktur dan format surat tugas perjalanan dinas

Agar sah secara administratif dan mudah diproses, surat tugas perjalanan dinas perlu disusun dengan struktur yang rapi dan format yang sesuai standar. 

Berikut adalah struktur dan format surat tugas perjalanan dinas yang umum digunakan dan direkomendasikan, termasuk elemen tambahan yang sering dibutuhkan:

1. Kop surat

Kop surat memuat identitas resmi perusahaan atau instansi, seperti:

• Nama lengkap perusahaan
• Logo resmi
• Alamat kantor
• Nomor telepon dan email
• Website (jika ada)

Elemen ini menunjukkan bahwa surat berasal dari sumber yang sah dan kredibel, serta memudahkan pihak eksternal mengenali pengirim surat.

2. Nomor surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi resmi dokumen. Biasanya mencakup kode divisi, urutan surat, dan tahun penerbitan. Format ini memudahkan pencatatan arsip dan pelacakan surat di kemudian hari.

Contoh: ST/HRD/012/I/2026

3. Hal dan lampiran

Bagian ini berfungsi untuk memperjelas isi dokumen secara singkat. 

“Hal” atau perihal menjelaskan jenis surat, misalnya Surat Tugas Perjalanan Dinas, sementara kolom “Lampiran” digunakan jika ada dokumen pendukung seperti itinerary, rundown acara, atau daftar estimasi biaya yang dilampirkan bersama surat.

4. Identitas penerima tugas

Bagian ini mencantumkan data karyawan yang ditugaskan, seperti:

• Nama lengkap
• Jabatan atau divisi
• NIP atau nomor identifikasi pegawai (jika instansi pemerintah)

Identitas ini memastikan tidak ada ambiguitas mengenai siapa yang mendapat penugasan.

5. Waktu dan lokasi perjalanan

Informasi ini menjelaskan secara jelas tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta kota atau wilayah tujuan yang akan dikunjungi selama dinas. 

Jika relevan, bisa juga disebutkan nama instansi, klien, atau pihak lain yang menjadi tujuan kunjungan. Bagian ini penting untuk perencanaan kerja dan perhitungan biaya perjalanan.

6. Tujuan dan rincian kegiatan

Bagian utama dari isi surat tugas memuat:

• Tujuan perjalanan secara spesifik (misalnya: menghadiri pelatihan, meeting proyek, survei lapangan)
• Kegiatan yang akan dilakukan
• Arahan atau instruksi khusus dari atasan
• Ketentuan biaya perjalanan (jika ada batasan tertentu)

Penulisan sebaiknya singkat namun jelas, agar mudah dipahami oleh karyawan maupun pihak yang membaca surat.

7. Penutup

Bagian penutup biasanya berisi kalimat formal yang menyampaikan harapan agar tugas dapat dijalankan dengan baik, disertai ucapan terima kasih atas komitmen karyawan dalam melaksanakan perjalanan dinas.

Contoh: “Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”

8. Tanda tangan dan pengesahan

Bagian akhir surat memuat:

• Nama dan tanda tangan pejabat yang memberikan tugas (biasanya atasan langsung atau kepala divisi/HR)
• Jabatan dan NIP (jika diperlukan)
• Stempel resmi perusahaan atau instansi

Beberapa perusahaan juga menambahkan kolom tanda tangan penerima tugas sebagai tanda persetujuan atau pengakuan atas penugasan tersebut.

Baca Juga: Contoh & Cara Mudah Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

Contoh surat tugas perjalanan dinas

Berikut beberapa contoh yang disesuaikan dengan berbagai jenis profesi dan kebutuhan organisasi. 

Anda dapat menggunakan contoh ini sebagai referensi untuk menyusun surat tugas yang sesuai kebijakan masing-masing instansi.

Contoh surat tugas perjalanan dinas 

Jika Anda memerlukan dokumen siap pakai, kami telah menyiapkan template surat tugas perjalanan dinas dalam format docx yang bisa langsung diunduh. Template ini mudah disesuaikan dengan struktur organisasi dan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Contoh surat tugas perjalanan dinas karyawan swasta

Contoh berikut menunjukkan format surat tugas yang umum digunakan di lingkungan perusahaan swasta.

Isinya cenderung ringkas namun tetap mencakup komponen penting seperti identitas karyawan, durasi, dan tujuan perjalanan, serta pengesahan dari atasan yang berwenang.

Contoh surat perintah perjalanan dinas ASN / PNS

Surat tugas untuk Aparatur Sipil Negara (ASN) atau PNS biasanya mengikuti struktur formal sesuai ketentuan administrasi pemerintahan. 

Format ini mencantumkan elemen resmi seperti NIP, jabatan fungsional, serta unit kerja yang memberi penugasan.

Baca Juga: 11 Rekomendasi Aplikasi Perjalanan Dinas untuk PNS & Karyawan

Contoh surat penugasan karyawan 

Tidak semua penugasan melibatkan perjalanan dinas. Dalam konteks tertentu, surat penugasan digunakan untuk menugaskan karyawan pada tugas khusus di lokasi kerja yang berbeda atau untuk keperluan proyek internal. 

Contoh ini bisa menjadi acuan untuk keperluan tersebut.

Contoh surat perintah perjalanan dinas guru / tenaga pendidik 

Tenaga pendidik seperti guru atau dosen juga memerlukan surat tugas saat mengikuti pelatihan, pendampingan siswa, atau kegiatan akademik lainnya di luar institusi. 

Contoh berikut menggambarkan struktur surat perintah dinas yang umum digunakan di lingkungan pendidikan.

Cara mudah kelola pengajuan dan approval perjalanan dinas

Tanpa sistem yang terintegrasi, proses pengelolaan perjalanan dinas rumit dan memakan waktu. Untungnya, kini ada Mekari Expense. 

Sebagai solusi Travel and Expense Management modern, Mekari Expense memungkinkan perusahaan mengelola perjalanan dinas secara end-to-end secara efisien dan transparan. Berikut kapabilitas utamanya:

• Pengajuan budget lengkap dengan rincian biaya perjalanan
• Approval berlapis otomatis yang transparan dan mudah dipantau
• Cash advance untuk permintaan dana sebelum berangkat
• Reimbursement dan disbursement setelah perjalanan selesai

Mekari Expense menghemat waktu, meningkatkan akurasi dan akuntabilitas dalam manajemen perjalanan dinas. 

Referensi

detik.com. ”5 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas-Penelitian, Lengkap Format Word-nya”