Rapikan pertanggungjawaban biaya akomodasi dengan aplikasi perjalanan dinas

Aplikasi perjalanan dinas adalah sistem yang membantu instansi mengelola biaya perjalanan dinas pegawai secara terpusat, dari pengajuan, persetujuan, pembayaran uang muka, sampai pertanggungjawabannya.

Berbeda dari pengelolaan manual, standar biaya diterapkan langsung oleh sistem sebelum dana dikeluarkan, sehingga selisih dengan ketentuan tidak baru ditemukan saat pemeriksaan.

Mekari Expense menyediakan aplikasi perjalanan dinas yang menghitung per diem, biaya penginapan, dan uang representasi sesuai jabatan dan daerah tujuan, lalu menyusun pertanggungjawabannya secara digital.

Keduanya menangani bagian yang berbeda dari proses yang sama.

• Aplikasi SPPD atau e-Perjadin: menerbitkan dokumen administratifnya, yaitu Surat Tugas, SPD, dan SPPD berikut nomor suratnya, serta mencatat kuota perjalanan tiap pegawai.
• Aplikasi perjalanan dinas seperti Mekari Expense: mengelola sisi biayanya, yaitu penerapan standar biaya, perhitungan at cost dan lumpsum, uang muka, dan Daftar Pengeluaran Riil.

Banyak satuan kerja sudah memakai aplikasi SPPD untuk suratnya, tetapi masih menyusun pertanggungjawaban biayanya di spreadsheet. Keduanya dapat berjalan berdampingan.

PMK Nomor 113/PMK.05/2012 beserta perubahannya membedakan dua jenis.

• Perjalanan Dinas Jabatan: perjalanan untuk melaksanakan tugas, terbagi menjadi dalam kota sampai dengan 8 jam, dalam kota lebih dari 8 jam, dan melewati batas kota.
• Perjalanan Dinas Pindah: perjalanan dalam rangka pindah tugas antar tempat kedudukan.

Pembedaan ini menentukan komponen biaya yang berhak diterima pelaksana, dan di Mekari Expense perbedaannya diterapkan otomatis sejak pengajuan dibuat.

Ada lima komponen utama.

• Uang harian: mencakup uang makan, uang transpor lokal, dan uang saku, dibayarkan lumpsum sesuai standar biaya.
• Biaya transpor: tiket keberangkatan dan kepulangan, umumnya dibayarkan menurut biaya riil.
• Biaya penginapan: dibatasi tarif tertinggi sesuai jabatan dan daerah tujuan.
• Uang representasi: diberikan kepada Pejabat Negara, Eselon I, dan Eselon II.
• Sewa kendaraan dalam kota: untuk kondisi tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.

Mekari Expense menghitung kelimanya dalam satu pengajuan, sehingga pelaksana tidak perlu memeriksa lampiran standar biaya secara manual.

Keduanya cara pembayaran yang berbeda dan sering dipakai bersamaan dalam satu perjalanan.

• At cost atau biaya riil: dibayarkan sesuai pengeluaran yang benar-benar terjadi dan harus didukung bukti, seperti tiket dan kuitansi hotel.
• Lumpsum: dibayarkan dalam jumlah tetap sesuai standar biaya, tanpa perlu bukti pengeluaran, seperti pada uang harian.

Pemisahan ini yang paling sering menyulitkan saat rekapitulasi manual. Mekari Expense memisahkannya sejak pengajuan, sehingga komponen yang membutuhkan bukti dan yang tidak sudah terbedakan sejak awal.

Besarannya mengikuti Standar Biaya Masukan yang ditetapkan Kementerian Keuangan dan diperbarui setiap tahun anggaran. Untuk tahun anggaran 2026, ketentuannya diatur dalam PMK Nomor 32 Tahun 2025.

Besaran uang harian dan batas biaya penginapan berbeda menurut jabatan dan daerah tujuan. Karena diperbarui tiap tahun, pengaturannya di Mekari Expense dapat disesuaikan saat standar biaya baru terbit, tanpa mengubah alur pengajuan yang sudah berjalan.

Pertanggungjawaban terdiri dari beberapa dokumen yang harus lengkap.

• Laporan pelaksanaan perjalanan dinas: disampaikan kepada pemberi tugas setelah perjalanan selesai.
• Bukti pengeluaran riil: tiket, boarding pass, dan kuitansi penginapan untuk komponen at cost.
• Daftar Pengeluaran Riil: digunakan untuk pengeluaran yang buktinya tidak diperoleh.
• Penyelesaian uang muka: pencocokan antara dana yang diterima dan realisasi biayanya.

Di Mekari Expense seluruh dokumen ini tersusun dari bukti yang diunggah selama perjalanan, sehingga pelaksana tidak merekap ulang dan bendahara tidak memeriksa berkas fisik satu per satu.

Bisa, dan instrumennya berbeda antara instansi pemerintah dan lembaga yang tidak terikat ketentuan APBN.

• Kartu Kredit Pemerintah Perjalanan Dinas (KKP-PD): kartu yang diterbitkan bank mitra untuk membayar biaya perjalanan dinas seperti tiket transportasi, penginapan, dan sewa kendaraan dalam kota. Batasnya Rp20 juta per kartu per bulan, dan porsi UP Kartu Kredit Pemerintah ditetapkan 40 persen dari besaran Uang Persediaan.
• Corporate Card dan Virtual Credit Card (VCC): dipakai BUMN, badan layanan umum, dan lembaga yang pengadaannya mengikuti ketentuan internal, bukan mekanisme Uang Persediaan.

Keduanya menyelesaikan masalah yang sama, yaitu pelaksana tidak perlu menalangi biaya perjalanan lebih dulu lalu menunggu penggantian.

Mekari Expense mencatat setiap transaksi kartu dan mencocokkannya otomatis dengan pengajuan serta bukti perjalanan, sehingga pertanggungjawabannya tersusun tanpa rekap manual. Untuk lembaga yang memakai kartu komersial, tersedia juga kartu korporat dan kartu kredit virtual Mekari Expense.

Empat peran yang paling sering berinteraksi dengan sistem.

• Pelaksana SPD: pegawai yang melaksanakan perjalanan dan mengajukan biayanya.
• Atasan pemberi tugas: menerbitkan surat tugas dan menerima laporan pelaksanaan.
• PPK: menilai kewajaran biaya dan menyetujui pembayarannya.
• Bendahara: mencairkan uang muka dan menyelesaikan pembayaran akhir.

Mekari Expense mengatur hak akses berjenjang untuk keempat peran tersebut, sehingga tiap pihak hanya melihat data yang menjadi kewenangannya.

Seluruh pengajuan, persetujuan, bukti, dan perubahan tercatat dengan waktu dan pelakunya, sehingga riwayat tiap perjalanan dapat ditelusuri tanpa mencari berkas fisik.

Rekapitulasi realisasi per unit kerja, kegiatan, atau periode juga dapat dihasilkan langsung dari sistem, yang biasanya menjadi permintaan pertama saat pemeriksaan inspektorat berlangsung.

Tiga masalah berikut berulang ketika pengelolaannya masih manual.

• Selisih dengan standar biaya: besaran yang keliru baru ketahuan saat pemeriksaan, padahal dananya sudah dicairkan.
• Berkas yang tercecer: tiket, boarding pass, dan kuitansi tersebar di banyak pegawai dan sering hilang sebelum direkap.
• Rekapitulasi yang memakan waktu: bendahara menghabiskan berhari-hari menyusun pertanggungjawaban dari berkas fisik dan spreadsheet.

Mekari Expense menutup ketiganya dengan menerapkan standar biaya sejak pengajuan, menyimpan bukti secara digital, dan menyusun rekapitulasinya otomatis.

Bisa, dan pola kebutuhannya mirip. BUMN, badan layanan umum, rumah sakit daerah, dan perguruan tinggi negeri umumnya memakai istilah serta komponen biaya yang sama, tetapi dengan ketentuan internal masing-masing.

Standar biaya di Mekari Expense dapat dikonfigurasi mengikuti peraturan internal lembaga, bukan hanya standar biaya yang berlaku untuk kementerian dan lembaga.