Backorder dalam Procurement: Dampak pada PO, Invoice, dan Pembayaran

Perusahaan dapat memesan barang dalam jumlah tertentu, tetapi supplier belum tentu bisa memenuhi seluruh kebutuhan pada waktu yang sama. Sebagian barang mungkin tersedia lebih dulu, sementara sisanya harus menunggu stok berikutnya.

Kondisi seperti ini paling sering dibahas dari sisi inventory dan fulfillment. Bagi Finance dan Procurement, masalahnya berlanjut ke dokumen transaksi karena Purchase Order, penerimaan barang, invoice, dan pembayaran dapat selesai pada waktu yang berbeda.

Misalnya, perusahaan memesan 100 laptop untuk kebutuhan karyawan baru. Supplier hanya dapat mengirimkan 60 unit minggu ini dan menjanjikan 40 unit sisanya tiga minggu kemudian. Pesanan tetap berjalan, tetapi transaksi tersebut perlu dipantau sampai seluruh jumlahnya terpenuhi.

Apa Itu Backorder?

Backorder adalah pesanan yang belum dapat dipenuhi karena persediaan tidak cukup, tetapi perusahaan tetap menerima pesanan tersebut dan berencana memenuhinya ketika stok tersedia. ASCM Supply Chain Dictionary mendefinisikan backorder sebagai customer order atau commitment yang belum terpenuhi karena inventory tidak mencukupi.

Karena itu, backorder berbeda dari kondisi ketika perusahaan berhenti menerima pesanan karena produk tidak tersedia. Pada backorder, permintaan sudah tercatat dan ada rencana pemenuhan setelah persediaan tersedia kembali.

Dalam proses pembelian, kondisi ketika supplier belum memenuhi seluruh Purchase Order lebih tepat disebut partial fulfillment. Bagi Finance, kondisi ini tetap perlu dipantau karena sebagian transaksi sudah berjalan, sementara sebagian lainnya masih outstanding.

Mengapa Backorder Terjadi?

Backorder muncul ketika permintaan atau kebutuhan melebihi persediaan yang tersedia pada saat pesanan harus dipenuhi. Penyebabnya dapat berasal dari perubahan permintaan, keterlambatan supplier, kapasitas produksi, maupun gangguan pada rantai pasok.

Dalam pengelolaan supply chain, faktor seperti supplier lead time, procurement cycle time, dan inventory availability saling berkaitan. APQC juga menghubungkan inventory dengan proses procurement, receiving, invoicing, dan payment untuk melihat posisi barang yang sudah diterima maupun yang masih outstanding.

Bagaimana Backorder Terjadi dalam Proses Purchasing?

Misalnya, sebuah perusahaan mengajukan kebutuhan 100 laptop untuk karyawan baru. Setelah request disetujui, Procurement membuat Purchase Order untuk 100 unit dengan target pengiriman 10 Mei.

Supplier kemudian memberi tahu bahwa mereka hanya memiliki 60 unit. Empat puluh unit lainnya baru tersedia tiga minggu kemudian. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan dapat menerima 60 unit lebih dulu dan menunggu pemenuhan 40 unit sisanya sesuai kesepakatan dengan supplier.

Dari sisi purchasing, informasi tersebut penting karena jumlah pada PO tetap menunjukkan 100 unit, sementara jumlah yang sudah diterima baru 60 unit. Purchase Order di Mekari Expense dapat digunakan untuk mencatat vendor, warehouse, produk, quantity, harga, payment term, dan informasi pajak sebagai bagian dari workflow purchasing.

Apa Dampak Backorder bagi Finance?

Dampak utama bagi Finance adalah munculnya perbedaan antara apa yang sudah dipesan, apa yang sudah diterima, dan apa yang sudah ditagihkan. Ketiga informasi tersebut dapat menunjukkan angka yang berbeda dalam satu transaksi yang sama.

Contohnya, PO mencatat 100 unit, receiving menunjukkan 60 unit, dan supplier mengirim invoice untuk 60 unit. Finance perlu mengetahui bahwa masih ada 40 unit yang belum diterima agar status transaksi tidak dianggap selesai sebelum waktunya.

Hubungan antara procurement, receiving, invoice, dan payment menjadi penting dalam kondisi seperti ini. Informasi yang saling terhubung membantu Finance membedakan kewajiban yang sudah berjalan dari pesanan yang masih menunggu pemenuhan.

Apa yang Perlu Diperiksa Finance saat Pesanan Belum Terpenuhi?

Finance tidak perlu mengelola inventory secara langsung untuk menangani dampak backorder. Fokusnya adalah memastikan status transaksi sesuai dengan kondisi aktual sebelum invoice disetujui atau pembayaran dilakukan.

Finance juga perlu memastikan dokumen transaksi tetap mudah ditelusuri ketika satu PO dipenuhi secara bertahap. GS1 Global Traceability Standard menekankan pentingnya pencatatan dan pertukaran data yang konsisten agar informasi dapat diikuti sepanjang supply chain.

Alur tersebut merupakan bagian dari expenditure cycle, yaitu rangkaian pengeluaran perusahaan dari kebutuhan pembelian hingga pembayaran.

Pada proses invoice, pencocokan dengan Purchase Order dan penerimaan membantu Finance mengetahui apakah tagihan sudah memiliki dasar transaksi yang sesuai. Three-way matching dapat digunakan untuk mencocokkan PO, dokumen penerimaan, dan invoice sebelum pembayaran dilakukan.

Bagaimana Mengelola Purchase Order yang Belum Terpenuhi?

Langkah pertama adalah menjaga status PO tetap jelas. Procurement perlu mengetahui jumlah yang sudah diterima dan jumlah yang masih outstanding agar Finance tidak menganggap seluruh PO sudah selesai hanya karena sebagian barang telah datang.

Informasi dari tahap awal juga perlu tetap terhubung ke transaksi berikutnya. Purchase Order menjadi referensi untuk memeriksa vendor, item, quantity, harga, dan payment terms ketika transaksi berlanjut ke receiving atau invoice.

Jika perubahan terjadi pada proses pembelian, dokumentasinya perlu mengikuti workflow yang sama. Rangkaian procurement membantu perusahaan menjaga hubungan antara kebutuhan pembelian, supplier, order, dan tahap transaksi setelahnya.

Bagaimana Finance Menghindari Masalah Pembayaran akibat Backorder?

Finance perlu memastikan invoice diproses berdasarkan kondisi transaksi yang sebenarnya. Jika supplier mengirim tagihan secara bertahap, setiap invoice perlu diperiksa terhadap PO dan penerimaan yang relevan.

Finance juga perlu memahami perbedaan antara dokumen order dan dokumen tagihan. Invoice menunjukkan kewajiban yang masuk ke tahap penagihan, sementara PO menunjukkan transaksi pembelian yang telah disetujui.

Untuk sisi pembelian, invoice pembelian perlu diperiksa bersama dokumen yang menjadi dasar transaksi sebelum pembayaran diproses. Pemeriksaan ini semakin penting ketika satu PO dipenuhi secara bertahap dan supplier mengirim lebih dari satu tagihan.

Bagaimana Mekari Expense Mendukung Workflow saat Pesanan Belum Terpenuhi?

Ketika sebagian pesanan belum terpenuhi, Procurement dan Finance tetap perlu mengetahui posisi transaksi dari pengajuan hingga pembayaran. Informasi yang jelas membantu tim membedakan barang yang sudah diterima, pesanan yang masih berjalan, dan invoice yang sudah masuk.

Perusahaan dapat memulai dari Purchase Request, melanjutkan ke approval dan Purchase Order, lalu meneruskan transaksi ke invoice dan pembayaran. Workflow Purchasing di Mekari Expense juga mencakup Product, Warehouse, dan Purchase Invoice.

Saat invoice vendor masuk, Finance dapat melanjutkan proses melalui Purchase Invoice. Pemeriksaan terhadap duplicate payment dalam Accounts Payable juga penting untuk menghindari invoice yang sama diproses lebih dari sekali.

Untuk pengelolaan tagihan vendor sampai pembayaran, Accounts Payable di Mekari Expense mendukung proses invoice, approval, dan pembayaran. Alur ini membantu Procurement dan Finance tetap mengikuti transaksi ketika pemenuhan pesanan berlangsung secara bertahap.

Referensi:

• ASCM. ASCM Supply Chain Dictionary.
• ASCM. A Forward-Thinking Approach to Backorders.
• APQC. How Does Inventory Management Impact Overall Supply Chain Efficiency?
• GS1. Global Traceability Standard.