Expenditure Cycle: Panduan Mengelola Siklus Pengeluaran

Setiap perusahaan perlu membeli barang atau jasa untuk menjalankan operasional. Kebutuhannya bisa sederhana, seperti perlengkapan kantor dan software subscription, atau bernilai besar seperti aset, bahan baku, dan jasa vendor.

Finance menerima invoice setelah beberapa proses berlangsung. User mengajukan kebutuhan, approver memberikan persetujuan, Procurement memilih vendor, lalu perusahaan menerbitkan purchase order dan menerima barang atau jasa.

Procurement menangani proses pengadaan, user memastikan barang atau jasa sesuai kebutuhan, dan Finance memeriksa dasar transaksi sebelum pembayaran.

Rangkaian proses tersebut disebut expenditure cycle atau siklus pengeluaran.

Alur ini membantu Finance melihat status setiap pengeluaran, mulai dari kebutuhan yang diajukan sampai pembayaran dicatat. Finance juga dapat membedakan transaksi yang masih menunggu proses dengan transaksi yang sudah menjadi commitment.

Apa Itu Expenditure Cycle?

Expenditure cycle adalah alur yang dilalui perusahaan sejak kebutuhan pembelian muncul sampai kewajiban kepada vendor dibayar dan dicatat.

Alur expenditure cycle:

Kebutuhan → Purchase Request → Approval → Pemilihan Vendor → Purchase Order → Penerimaan → Invoice → Verifikasi → Payment → Pencatatan

Setiap tahap menghasilkan informasi yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Ketika invoice masuk, Finance perlu dapat menelusuri barang atau jasa yang dibeli, pihak yang mengajukan, nilai yang disepakati, serta bukti bahwa pesanan sudah diterima.

Urutan tersebut dapat berbeda antarperusahaan. Pembelian tertentu membutuhkan quotation dan perbandingan vendor, sementara transaksi rutin mungkin menggunakan vendor yang sudah disetujui sebelumnya.

Tahapan Expenditure Cycle

1. Kebutuhan muncul dan purchase request diajukan

Expenditure cycle dimulai ketika suatu departemen memiliki kebutuhan yang perlu dipenuhi melalui pembelian. Kebutuhan tersebut bisa berupa barang, jasa, software, bahan baku, atau kebutuhan operasional lainnya.

User kemudian mengajukan purchase request (PR) yang memuat informasi seperti barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, urgensi, dan informasi pendukung lainnya.

Finance atau approver dapat menghentikan permintaan yang tidak sesuai kebutuhan atau budget sebelum Procurement memprosesnya.

2. Approval menentukan apakah pembelian dapat berjalan

PR yang sudah dibuat menjadi dasar untuk proses persetujuan. Pembelian bernilai kecil mungkin cukup mendapat persetujuan dari satu pihak, sedangkan transaksi dengan nilai atau risiko lebih tinggi dapat membutuhkan beberapa tingkat approval.

Perusahaan dapat membuat jalur approval berdasarkan nilai dan risiko transaksi. Pembelian rutin bernilai kecil bisa melewati satu approver, sedangkan pengeluaran besar dapat membutuhkan pemeriksaan dari beberapa pihak.

Perusahaan yang ingin memperjelas proses tersebut dapat menggunakan expense approval system untuk mengatur alur persetujuan, status pengajuan, dan jejak approval secara lebih terstruktur.

3. Procurement memilih vendor dan menerbitkan purchase order

Procurement mempertimbangkan harga bersama spesifikasi, kualitas, kapasitas vendor, dan ketentuan pembayaran.

Vendor yang terpilih menerima purchase order (PO) yang memuat barang atau jasa, jumlah, harga, dan ketentuan transaksi. Dokumen ini menjadi acuan ketika vendor mengirimkan barang dan Finance memeriksa invoice.

Untuk kebutuhan pembelian berulang dengan vendor yang sama, perusahaan dapat menggunakan blanket purchase order dengan nilai dan periode yang telah disepakati.

4. Barang atau jasa diterima

PO mencatat nilai pembelian yang disepakati. Saat barang atau jasa diterima, perusahaan memeriksa jumlah dan kesesuaiannya.

Untuk barang, pemeriksaannya dapat mencakup jumlah, spesifikasi, dan kondisi. Untuk jasa, perusahaan memeriksa kesesuaian pekerjaan atau layanan dengan kesepakatan.

Contohnya, perusahaan memesan 100 unit laptop, tetapi vendor baru mengirim 60 unit. Ketika invoice datang untuk seluruh 100 unit, Finance memiliki dasar untuk meminta klarifikasi sebelum pembayaran dilakukan.

Finance mencocokkan catatan penerimaan tersebut dengan invoice yang masuk.

5. Invoice diperiksa sebelum pembayaran

Finance dapat menggunakan three-way matching untuk memeriksa invoice dengan mencocokkan purchase order, bukti penerimaan, dan invoice.

Jika PO berisi 100 unit, perusahaan baru menerima 60 unit, tetapi vendor menagihkan 100 unit, selisih tersebut sudah terlihat sebelum pembayaran dilakukan.

Pemeriksaan ini juga membantu Finance ketika menemukan invoice pembelian yang detailnya tidak sesuai dengan transaksi sebelumnya. Sumber perbedaannya dapat berasal dari invoice, penerimaan barang, maupun PO.

6. Accounts Payable memproses kewajiban dan pembayaran

Setelah invoice lolos pemeriksaan, Finance dapat memproses kewajiban tersebut melalui Accounts Payable. Nilai tagihan, approval, dan term of payment perlu dipastikan sebelum pembayaran dijalankan.

Barang atau jasa bisa sudah diterima sebelum vendor mengirim invoice. Transaksi tersebut tetap perlu dicatat sesuai kebijakan accounting perusahaan, termasuk kemungkinan pencatatan sebagai accrued expense.

Finance kemudian membayar invoice sesuai term of payment dan jatuh tempo yang disepakati.

Untuk perusahaan yang ingin mengotomatisasi proses Accounts Payable, AP automation dapat menghubungkan penerimaan invoice, approval, pembayaran, dan pencatatan dalam satu workflow.

Baca juga: Account Payable: Panduan Mengelola Utang Vendor agar Cash Flow Tetap Terkontrol

7. Pembayaran selesai, transaksi perlu ditutup

Setelah pembayaran dilakukan, Finance mencocokkan transaksi dengan invoice dan kewajiban yang sebelumnya muncul. Dokumen pendukung tetap disimpan agar transaksi dapat ditelusuri kembali.

Jejak transaksinya mencakup:

Purchase Request -> Approval -> PO -> Penerimaan -> Invoice -> Payment

Beberapa bulan kemudian, Finance masih dapat menelusuri asal pembayaran tersebut melalui rangkaian dokumennya.

Apa Perbedaan Expenditure Cycle dan Procure-to-Pay?

Expenditure cycle dan procure-to-pay (P2P) memiliki banyak tahapan yang sama, tetapi cakupannya berbeda.

Dari tabel di atas kita bisa lihat bahwa Procure-to-Pay berfokus pada alur pembelian sampai pembayaran vendor. Expenditure cycle mencakup area yang lebih luas karena ikut melihat kebutuhan, kontrol pengeluaran, kewajiban, dan pencatatan transaksi.

Kontrol dalam Expenditure Cycle

Expenditure cycle melibatkan beberapa pihak dan dokumen, mulai dari departemen yang mengajukan kebutuhan, Procurement yang memilih vendor, sampai Finance yang memeriksa invoice dan memproses pembayaran. Banyaknya tahapan tersebut membuat perusahaan perlu memiliki kontrol pada setiap titik yang berpotensi menimbulkan kesalahan atau pengeluaran yang tidak sesuai.

Kontrol dalam expenditure cycle bertujuan memastikan pengeluaran memiliki dasar yang jelas, mendapat otorisasi yang tepat, sesuai dengan barang atau jasa yang diterima, dan dibayarkan dengan nilai yang benar. Penerapannya melalui approval, pemisahan kewenangan, pencocokan dokumen, dan pemeriksaan sebelum pembayaran.

Berikut beberapa risiko yang umumnya muncul dalam setiap tahap expenditure cycle beserta kontrol yang dapat digunakan:

Three-way matching sebagai kontrol invoice

Three-way matching membantu Finance memastikan invoice memiliki dasar transaksi yang jelas. Finance mencocokkan purchase order, bukti penerimaan, dan invoice sebelum pembayaran diproses.

Misalnya, invoice mencantumkan 110 unit sementara PO hanya mencatat 100 unit. Finance dapat menahan transaksi tersebut dan menelusuri sumber selisih sebelum pembayaran.

Pisahkan kewenangan pada titik penting

Kontrol juga diperlukan untuk mencegah satu orang mengendalikan seluruh proses pengeluaran. Orang yang mengajukan pembelian, menyetujui transaksi, menerima barang, memverifikasi invoice, dan memproses pembayaran sebaiknya memiliki kewenangan yang terpisah.

Dengan pembagian tersebut, setiap tahap memiliki titik pemeriksaan sebelum transaksi berlanjut ke tahap berikutnya. Jejak transaksi juga lebih mudah ditelusuri ketika terjadi kesalahan.

Gunakan approval berdasarkan nilai transaksi

Approval tidak perlu memiliki jalur yang sama untuk setiap pembelian. Transaksi rutin bernilai kecil dapat melewati jalur sederhana, sementara pengeluaran bernilai besar membutuhkan pemeriksaan dari pihak dengan kewenangan yang lebih tinggi.

Perusahaan dapat menetapkan approval threshold berdasarkan nominal, jenis pengeluaran, departemen, atau tingkat risiko transaksi. Dengan begitu, kontrol tetap proporsional dengan risiko tanpa memperlambat seluruh proses pembelian.

Contoh Expenditure Cycle

Sebuah perusahaan perlu memperpanjang kontrak jasa maintenance AC kantor senilai Rp120 juta untuk satu tahun. Tim General Affairs mengajukan kebutuhan tersebut karena kontrak dengan vendor sebelumnya akan berakhir.

PO Rp120 juta juga tidak selalu berarti Finance akan membayar Rp120 juta sekaligus.

Misalnya, kontrak menetapkan pembayaran setiap bulan. Finance memproses tagihan untuk layanan yang sudah diberikan pada periode tersebut. Rp120 juta menjadi nilai commitment perusahaan, sedangkan pengeluaran kas mengikuti tagihan bulanan.

Perbedaan ini penting ketika Finance ingin melihat posisi pengeluaran secara utuh.

Budget, Commitment, dan Actual Spending dalam Expenditure Cycle

Sebuah departemen bisa terlihat masih memiliki budget besar meskipun sebagian dana sudah terikat.

Misalnya, departemen memiliki budget Rp500 juta. Perusahaan kemudian menerbitkan PO senilai Rp120 juta dan baru membayar Rp30 juta.

Laporan actual spending menunjukkan Rp30 juta yang sudah dibayarkan. Pada saat yang sama, PO Rp120 juta sudah mengikat sebagian budget perusahaan.

Dari commitment Rp120 juta tersebut, Rp90 juta masih menunggu pembayaran.

Ketiganya memberi Finance tiga informasi berbeda: budget yang tersedia, commitment yang sudah terbentuk, dan actual spending yang sudah dibayarkan.

Finance sebaiknya memeriksa budget sejak kebutuhan diajukan. Kontrol pada tahap ini memberi ruang untuk menyesuaikan pembelian sebelum commitment terbentuk.

Bagaimana Mengukur Kinerja Expenditure Cycle?

Jumlah invoice yang selesai dibayar memberi satu gambaran tentang kinerja expenditure cycle. Finance juga perlu melihat waktu pemrosesan, biaya per invoice, tingkat koreksi, dan ketepatan pembayaran.

Dua perusahaan bisa sama-sama menyelesaikan 10.000 invoice, tetapi membutuhkan waktu dan biaya yang sangat berbeda untuk melakukannya.

APQC menggunakan metrik seperti cost per invoice, first-time error-free disbursement, dan invoice-to-payment cycle time untuk mengukur performa proses Accounts Payable.

Berapa biaya memproses satu invoice?

KPI juga perlu dibaca bersama. Waktu pemrosesan yang turun dari lima hari menjadi dua hari terlihat positif, tetapi kalau jumlah invoice yang harus dikoreksi ikut naik, ada trade-off yang perlu diperiksa.

Cara Mengoptimalkan Expenditure Cycle

Mulailah dari transaksi yang paling sering tertahan atau dikoreksi. Status transaksi dapat menunjukkan apakah hambatan muncul pada approval, procurement, penerimaan, atau Accounts Payable.

1. Temukan bottleneck dalam proses

Transaksi yang menunggu approval membutuhkan penanganan berbeda dari invoice yang berulang kali dikembalikan karena nominalnya tidak sesuai PO.

Dengan melihat status transaksi, Finance dapat mengetahui apakah hambatan lebih banyak terjadi pada user, Procurement, vendor, Accounts Payable, atau approver.

2. Kurangi perpindahan data dan dokumen

Satu pengeluaran dapat menghasilkan purchase request, quotation, PO, bukti penerimaan, invoice, approval, dan catatan pembayaran.

Kalau informasi tersebut tersebar di email, spreadsheet, dan sistem yang berbeda, pekerjaan Finance bertambah setiap kali harus mencari atau memasukkan ulang data.

Menghubungkan dokumen dalam satu transaksi membuat asal sebuah invoice lebih mudah ditelusuri. Aktivitas seperti routing approval, pengumpulan invoice, pembaruan status, dan pencatatan transaksi juga dapat diotomatisasi.

3. Sesuaikan approval dengan risiko

Approval yang terlalu panjang dapat menahan transaksi rutin. Jalur approval yang lebih ketat cocok untuk pengeluaran bernilai besar atau memiliki risiko lebih tinggi.

Perusahaan dapat mengatur jalur approval berdasarkan nilai, kategori, departemen, atau tingkat risiko transaksi.

4. Pantau transaksi sampai pembayaran

Purchase request yang sudah disetujui belum tentu menjadi PO. PO yang sudah diterbitkan belum tentu menghasilkan invoice, dan invoice yang sudah diterima belum tentu sudah dibayar.

Dengan status yang jelas, Finance dapat mengetahui posisi transaksi dari pengajuan sampai pembayaran. Kalau banyak transaksi berhenti setelah purchase request disetujui, misalnya, bottleneck kemungkinan berada di procurement, bukan Accounts Payable.

5. Gunakan data pengeluaran untuk menemukan pola

Data expenditure cycle dapat menunjukkan pola yang sulit terlihat dari satu transaksi. Finance dapat mengetahui vendor yang paling sering digunakan, pengeluaran berulang, transaksi yang sering dikoreksi, atau waktu pembayaran yang cenderung lebih lama.

Untuk melihat pola pengeluaran berdasarkan vendor secara lebih mendalam, Finance dapat melakukan vendor spend analysis. Analisis ini membantu mengidentifikasi konsentrasi belanja, vendor ganda, pembelian di luar kontrak, dan peluang konsolidasi.

Finance dapat memakai pola tersebut untuk mengevaluasi kebijakan pembelian, bernegosiasi dengan vendor, atau memilih proses yang perlu diotomatisasi lebih dulu.

Bagaimana Teknologi Membantu Mengelola Expenditure Cycle?

Email dan spreadsheet masih cukup untuk beberapa transaksi sederhana. Masalah mulai terasa ketika satu transaksi melibatkan banyak orang dan dokumen. Finance harus berpindah-pindah tempat untuk mencari approval, mengecek budget, menemukan invoice, atau memastikan pembayaran sudah diproses.

Saat dokumen dan pihak yang terlibat bertambah, Finance harus mengecek lebih banyak email, spreadsheet, approval, invoice, dan status pembayaran. Pekerjaan tersebut menyulitkan Finance untuk melihat posisi setiap transaksi dalam satu tempat.

Di kondisi seperti ini, pendekatan spend management membantu perusahaan melihat pengeluaran sebagai satu proses yang saling terhubung, mulai dari procurement sampai pembayaran dan analisis pengeluaran. Finance dapat mengontrol pengeluaran dan menelusuri transaksi melalui workflow yang sama.

Penutup

Expenditure cycle membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran sejak kebutuhan muncul sampai pembayaran dicatat. Setiap tahap memberikan informasi yang dibutuhkan tahap berikutnya, mulai dari purchase request, approval, PO, penerimaan barang atau jasa, invoice, hingga payment.

Bagi Finance, alur ini memberikan gambaran tentang tiga posisi penting: budget yang tersedia, commitment yang sudah terbentuk, dan actual spending yang sudah dibayarkan.

Volume transaksi yang besar membuat pengawasan manual semakin berat. Finance perlu menelusuri banyak dokumen, approval, vendor, dan status pembayaran dalam waktu yang sama.

Workflow yang terintegrasi dapat menyatukan informasi tersebut sehingga Finance lebih mudah mengontrol pengeluaran, menemukan transaksi yang tertahan, dan menjaga proses pembayaran tetap berjalan sesuai kebijakan perusahaan.

Untuk perusahaan yang ingin mengelola proses tersebut dalam satu alur, Mekari Expense membantu Finance menghubungkan pengajuan, approval, procurement, budget, invoice, hingga pembayaran. Finance dapat memantau status pengeluaran dan dokumen yang menyertainya dari satu workflow, sehingga setiap transaksi lebih mudah ditelusuri dari awal sampai selesai.