Sales Order: Panduan Finance Memahami Fungsi dan Bedanya dengan PO
Mekari Insight
- Sales Order (SO) adalah dokumen yang dibuat penjual untuk mencatat dan mengonfirmasi pesanan pelanggan sebelum dipenuhi.
- Dokumen ini memuat detail transaksi seperti pelanggan, barang atau jasa, kuantitas, harga, pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
- Sales Order dan Purchase Order (PO) berasal dari sisi yang berbeda: SO dibuat penjual, sedangkan PO dibuat pembeli.
- Finance perlu membedakan SO, PO, dan invoice karena ketiganya digunakan pada tahap yang berbeda dalam transaksi.
- Ketika perusahaan berada di sisi pembeli, prosesnya masuk ke procurement dan Accounts Payable. Mekari Expense Procurement dapat digunakan untuk mengelola proses pembelian dari pengajuan hingga purchase order.
Dalam transaksi bisnis, satu pesanan bisa melibatkan beberapa dokumen sekaligus. Penjual dapat membuat quotation, menerima purchase order dari pelanggan, menerbitkan sales order, kemudian menyiapkan barang dan mengirimkan invoice. Perbedaan fungsi setiap dokumen penting karena informasi yang tercantum di dalamnya menjadi dasar bagi tahap transaksi berikutnya.
Sales Order sering dianggap sama dengan Purchase Order karena keduanya sama-sama berisi detail pemesanan. Padahal, keduanya digunakan dari sisi yang berbeda. Microsoft Dynamics 365 menjelaskan Sales Order sebagai dokumen yang dibuat penjual untuk mencatat pesanan yang perlu dipenuhi, termasuk informasi produk atau jasa, harga, kuantitas, dan detail pengiriman.
Memahami posisi Sales Order menjadi lebih penting ketika transaksi mulai melibatkan banyak pihak. Tim Sales membutuhkan informasi pesanan yang konsisten, operasional perlu menyiapkan pemenuhan, sementara Finance harus memastikan dokumen penjualan dan pembayaran tidak tertukar dengan dokumen pembelian.
Apa Itu Sales Order?
Sales Order adalah dokumen yang dibuat oleh penjual setelah menerima pesanan pelanggan untuk mencatat detail barang atau jasa yang akan dipenuhi. Dokumen ini menjadi acuan internal untuk menjalankan pesanan berdasarkan kesepakatan yang telah dicapai dengan pelanggan.
Menurut SAP Help Portal, Sales Order merupakan permintaan pelanggan kepada perusahaan untuk menyediakan jumlah barang tertentu atau memberikan layanan pada waktu tertentu. Dalam sistem bisnis, satu Sales Order dapat berisi beberapa item dengan kuantitas, jadwal pengiriman, dan ketentuan transaksi masing-masing.
Artinya, Sales Order berada di sisi penjual. Dokumen ini digunakan untuk memastikan pesanan yang masuk memiliki rincian yang cukup sebelum perusahaan menjalankan proses fulfillment, seperti menyiapkan barang, mengatur pengiriman, atau menentukan waktu pemberian layanan.
Fungsi Sales Order dalam Transaksi Bisnis
Sales Order berfungsi sebagai titik acuan setelah pelanggan menyatakan pesanan yang akan dipenuhi. Detail yang tercatat membantu tim terkait bekerja berdasarkan informasi transaksi yang sama, terutama ketika pesanan melibatkan banyak item atau memiliki ketentuan pengiriman tertentu.
Fungsi tersebut menjadi relevan ketika perusahaan menangani volume order yang besar. APQC mencatat median 90% sales order dapat diproses tanpa error pada percobaan pertama dalam benchmark terhadap 578 perusahaan. Dalam pengukuran ini, proses tanpa error berarti transaksi tidak membutuhkan tindak lanjut untuk penyesuaian atau koreksi.
Angka tersebut merupakan benchmark, bukan standar yang otomatis berlaku untuk semua perusahaan. Namun, metrik ini menunjukkan mengapa kualitas informasi pada Sales Order perlu diperhatikan. Kesalahan pada jumlah, harga, pelanggan, atau detail pengiriman dapat menghasilkan pekerjaan koreksi pada tahap setelah order dibuat.
| Fungsi | Peran Sales Order |
|---|---|
| Mencatat pesanan | Menyimpan detail barang atau jasa yang dipesan pelanggan. |
| Acuan fulfillment | Menjadi referensi bagi tim yang menyiapkan barang atau layanan. |
| Mengurangi salah informasi | Menjaga informasi order tetap konsisten antar tim. |
| Mendukung penagihan | Menjadi salah satu dokumen yang dapat dirujuk ketika transaksi masuk ke tahap billing. |
| Memudahkan pelacakan | Memberikan nomor dan detail transaksi untuk menelusuri status pesanan. |
Karena Sales Order dipakai sebagai referensi untuk tahap berikutnya, perubahan seperti revisi kuantitas, harga, atau jadwal pengiriman perlu dicatat secara konsisten. Dengan cara ini, tim yang menangani fulfillment dan billing tidak bekerja berdasarkan versi informasi yang berbeda.
Komponen dalam Sales Order
Isi Sales Order dapat berbeda sesuai jenis bisnis dan sistem yang digunakan. Namun, sebagian besar dokumen memuat informasi yang membantu penjual mengetahui siapa pelanggan, apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan harus dipenuhi, dan bagaimana transaksi akan dibayar.
| Komponen | Informasi yang Dicantumkan | Tujuan |
|---|---|---|
| Nomor Sales Order | Nomor unik transaksi | Memudahkan identifikasi dan pelacakan order. |
| Tanggal order | Tanggal Sales Order dibuat | Menentukan referensi waktu transaksi. |
| Informasi pelanggan | Nama, alamat, dan kontak pelanggan | Memastikan order ditujukan kepada pihak yang tepat. |
| Detail barang atau jasa | Nama produk, deskripsi, SKU, atau jenis layanan | Menjelaskan apa yang harus dipenuhi. |
| Kuantitas | Jumlah barang atau unit layanan | Menentukan kebutuhan fulfillment. |
| Harga | Harga satuan, diskon, dan total | Menjadi referensi nilai transaksi. |
| Pengiriman | Tanggal, alamat, dan metode pengiriman | Menentukan detail fulfillment. |
| Payment terms | Ketentuan dan waktu pembayaran | Menjadi acuan untuk proses penagihan dan pembayaran. |
Beberapa sistem juga menambahkan status order, salesperson, warehouse, pajak, atau informasi lain yang diperlukan untuk proses internal. Microsoft Dynamics 365, misalnya, memisahkan informasi header seperti customer account dari detail line yang berisi item dalam Sales Order.
Dalam praktiknya, komponen yang paling penting bukan seberapa banyak kolom yang tersedia, tetapi apakah data yang dibutuhkan untuk fulfillment dan billing sudah tercatat dengan benar. Sales Order yang lengkap tetapi menggunakan informasi pelanggan atau kuantitas yang salah tetap berisiko menimbulkan koreksi di tahap berikutnya.
Perbedaan Sales Order dan Purchase Order
Perbedaan paling mendasar terletak pada pihak yang membuat dokumen. Sales Order berasal dari penjual, sedangkan Purchase Order berasal dari pembeli. Keduanya dapat memuat informasi produk, kuantitas, harga, dan pengiriman, tetapi digunakan untuk tujuan yang berbeda.
| Aspek | Sales Order | Purchase Order |
|---|---|---|
| Pihak yang membuat | Penjual | Pembeli |
| Tujuan utama | Mencatat pesanan yang akan dipenuhi kepada pelanggan | Mencatat permintaan pembelian kepada supplier |
| Sisi transaksi | Penjualan | Pembelian |
| Pihak yang menerima | Tim internal penjual dan dapat digunakan sebagai referensi bagi pelanggan | Supplier atau penjual |
| Hubungan dengan fulfillment | Menjadi referensi untuk memenuhi order pelanggan | Menjadi dasar bagi supplier untuk memenuhi pesanan pembeli |
| Hubungan dengan Finance | Berkaitan dengan transaksi penjualan dan proses billing | Berkaitan dengan commitment pembelian, invoice vendor, dan pembayaran |
Dari sudut pandang pembeli, PO menjadi dokumen yang penting karena menunjukkan apa yang perusahaan setujui untuk dibeli. Dalam proses purchasing, purchase order dapat mencatat supplier, jumlah barang atau jasa, harga, pengiriman, hingga payment terms yang disepakati.
Sebaliknya, ketika perusahaan menjadi penjual, Sales Order membantu internal perusahaan menjalankan pesanan pelanggan berdasarkan informasi yang telah dikonfirmasi. Karena berasal dari sisi yang berbeda, SO dan PO tidak seharusnya diperlakukan sebagai dokumen yang saling menggantikan.
Keterkaitan Sales Order dengan Invoice dan Purchase Order
Sales Order, Purchase Order, dan invoice digunakan pada tahap yang berbeda. Sales Order dibuat penjual untuk mencatat pesanan pelanggan, Purchase Order dibuat pembeli untuk memesan barang atau jasa, sedangkan invoice digunakan untuk menagih pembayaran.
| Dokumen | Dibuat oleh | Fungsi utama |
|---|---|---|
| Sales Order | Penjual | Mencatat pesanan pelanggan yang akan dipenuhi |
| Purchase Order | Pembeli | Mencatat barang atau jasa yang dipesan dari supplier |
| Invoice | Penjual | Menagih pembayaran atas transaksi |
Dalam salah satu alur penjualan, pelanggan menyetujui quotation terlebih dahulu, kemudian penjual membuat Sales Order sebelum proses fulfillment dan billing. Microsoft Dynamics 365 juga mendokumentasikan alur dari quote ke order hingga invoice.
Di sisi pembelian, Purchase Order menjadi acuan transaksi dengan supplier. Finance kemudian dapat mencocokkannya dengan invoice dan dokumen penerimaan. Pembahasan mengenai invoice pembelian dapat membantu melihat perbedaan antara dokumen pemesanan dan dokumen tagihan.
Yang Perlu Finance Perhatikan dalam Alur Transaksi
Finance perlu membedakan Sales Order, Purchase Order, dan invoice karena ketiganya berasal dari tahap transaksi yang berbeda. Pada sisi penjualan, Sales Order dapat digunakan untuk menelusuri pelanggan, item, kuantitas, nilai transaksi, dan payment terms sebelum proses billing. Setelah masuk ke tahap penagihan, Finance menggunakan invoice sebagai dokumen tagihan.
Pada sisi pembelian, alurnya dimulai dari kebutuhan perusahaan, purchase request, approval, Purchase Order, penerimaan barang atau jasa, hingga invoice dan pembayaran. Finance perlu memastikan setiap dokumen tetap terhubung dengan transaksi yang sama. Salah satu kontrol yang dapat digunakan adalah three-way matching untuk mencocokkan Purchase Order, dokumen penerimaan, dan invoice sebelum pembayaran.
Menurut Oracle, pencocokan tersebut dapat menggunakan batas toleransi yang ditetapkan perusahaan untuk menentukan apakah invoice dapat disetujui. Kontrol seperti ini membantu Finance menemukan selisih sebelum transaksi masuk ke tahap pembayaran.
Bagaimana Finance Mengelola Dokumen Pembelian sampai Pembayaran?
Ketika volume pembelian meningkat, Finance harus memantau purchase request, approval, Purchase Order, invoice, dan pembayaran. Jika informasi tersebar di email, spreadsheet, atau sistem yang berbeda, pengecekan status dan dokumen transaksi membutuhkan lebih banyak pekerjaan manual.
Alur procurement yang terhubung membantu menjaga informasi dari tahap pengajuan sampai pembayaran tetap konsisten. Pembahasan tentang purchasing management menunjukkan hubungan antara proses pengadaan dan dokumen yang muncul setelah supplier dipilih. Pada tahap invoice, Purchase Invoice digunakan untuk mengelola tagihan yang masuk sebelum pembayaran diproses.
Finance juga perlu mengantisipasi invoice ganda dan memastikan kewajiban vendor tetap dapat ditelusuri. Duplicate payment dalam Accounts Payable menjadi salah satu risiko yang perlu dikontrol ketika volume transaksi bertambah. Untuk mengelola tagihan vendor sampai pembayaran, Accounts Payable di Mekari Expense mendukung proses tersebut dalam satu platform.
References
- SAP Help Portal. Sales Order: Definition.
- Microsoft Learn. Glossary of Dynamics 365 business processes terms.
- Microsoft Learn. Manage quote, order, and invoice.
- APQC. Percentage of annual sales orders processed first time error free.
- Oracle Documentation. Match Approval Level Options.
FAQ tentang Sales Order
Apakah Sales Order harus dibuat setelah Purchase Order?
Apakah Sales Order harus dibuat setelah Purchase Order?
Tidak selalu. Sales Order dapat dibuat setelah penjual menerima Purchase Order dari pelanggan, tetapi beberapa proses bisnis dapat membuat Sales Order dari quotation yang telah disetujui atau melalui proses order lain. Microsoft Dynamics 365 juga mendokumentasikan skenario ketika order dibuat setelah quotation diterima maupun tanpa quotation yang sudah disetujui.
Apakah Sales Order sama dengan invoice?
Apakah Sales Order sama dengan invoice?
Tidak. Sales Order mencatat pesanan yang akan dipenuhi, sedangkan invoice digunakan untuk menagih pelanggan atas transaksi sesuai kondisi billing yang berlaku. Dalam alur penjualan tertentu, invoice diterbitkan setelah order dipenuhi atau dikirim.
Apakah Sales Order merupakan kontrak?
Apakah Sales Order merupakan kontrak?
Sales Order tidak otomatis memiliki fungsi yang sama dengan kontrak. Dampak hukumnya bergantung pada isi dokumen, kesepakatan para pihak, syarat dan ketentuan yang berlaku, serta hukum yang mengatur transaksi tersebut.
Data apa yang paling penting diperiksa Finance pada Sales Order?
Data apa yang paling penting diperiksa Finance pada Sales Order?
Finance dapat memeriksa identitas pelanggan, nomor order, item, kuantitas, harga, diskon, pajak jika relevan, nilai transaksi, payment terms, dan informasi lain yang menjadi dasar proses billing. Pemeriksaan ini membantu memastikan dokumen penjualan konsisten sebelum transaksi masuk ke tahap berikutnya.
Apakah perusahaan yang membeli barang perlu menggunakan Sales Order?
Apakah perusahaan yang membeli barang perlu menggunakan Sales Order?
Sales Order merupakan dokumen dari sisi penjual. Ketika perusahaan bertindak sebagai pembeli, dokumen yang menjadi bagian dari proses internal perusahaan adalah purchase request, purchase order, penerimaan barang atau jasa, invoice vendor, dan dokumen pembayaran.
