Notes Payable: Panduan Finance Memahami dan Mengelola Kewajiban

Perusahaan memiliki kewajiban pembayaran dari berbagai transaksi. Ketika perusahaan memperoleh pembiayaan atau menyepakati pembayaran formal dengan pihak lain, finance perlu mengetahui jumlah yang harus dibayar dan kapan kewajiban tersebut jatuh tempo.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat menggunakan notes payable atau wesel bayar. Dokumen ini menetapkan kewajiban pembayaran secara tertulis sehingga kedua pihak memiliki acuan yang jelas mengenai nominal dan terms transaksi.

Bagi finance, notes payable juga perlu dilihat bersama kewajiban perusahaan lainnya. Accounts payable memiliki alur yang berbeda, tetapi keduanya sama-sama memengaruhi pencatatan kewajiban dan kebutuhan kas.

Apa Itu Notes Payable?

Notes payable adalah kewajiban tertulis yang menyatakan bahwa perusahaan harus membayar sejumlah uang kepada pihak lain pada tanggal atau jadwal tertentu. Dokumen tersebut biasanya mencantumkan nilai pokok, jatuh tempo, serta ketentuan bunga jika berlaku.

Dalam akuntansi, notes payable tercatat sebagai liabilitas perusahaan. Klasifikasinya dapat menjadi current liability atau non-current liability berdasarkan jangka waktu pelunasannya.

Notes payable dapat muncul ketika perusahaan memperoleh pinjaman atau ketika perusahaan dan kreditur menyepakati kewajiban pembayaran dalam bentuk wesel. Dalam transaksi dagang, utang usaha yang sudah jatuh tempo juga dapat diformalkan menjadi notes payable berdasarkan kesepakatan baru.

Kapan Perusahaan Menggunakan Notes Payable?

Notes payable digunakan ketika perusahaan dan pihak pemberi dana atau kredit membutuhkan dasar tertulis untuk mengatur kewajiban pembayaran. Perjanjian tersebut menetapkan jumlah, jadwal, dan terms yang perlu diikuti selama kewajiban masih berjalan.

Perusahaan dapat menggunakan notes payable untuk memperoleh pembiayaan dari bank atau pihak lain. Struktur pembayaran kemudian mengikuti nilai pokok, bunga, dan tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam notes.

Pembelian aset dengan pembayaran terjadwal juga dapat menjadi salah satu konteks penggunaan notes payable. Misalnya, perusahaan membeli peralatan produksi dan menyepakati pelunasan secara bertahap dengan terms yang dituangkan dalam dokumen tertulis.

Notes payable juga dapat muncul ketika perusahaan dan supplier menyepakati perubahan bentuk kewajiban. Utang usaha yang sebelumnya tercatat sebagai accounts payable dapat berubah menjadi notes payable setelah kedua pihak membuat perjanjian pembayaran baru.

Notes Payable vs Accounts Payable

Notes payable dan accounts payable sama-sama menunjukkan kewajiban perusahaan, tetapi dasar transaksinya berbeda. Accounts payable biasanya muncul ketika perusahaan membeli barang atau jasa secara kredit, sedangkan notes payable didukung oleh perjanjian tertulis yang menetapkan kewajiban pembayaran.

Perbedaan tersebut menentukan cara finance memantau kewajiban. Notes payable memerlukan perhatian pada terms perjanjian dan bunga, sedangkan accounts payable lebih dekat dengan invoice, vendor, approval, dan pembayaran sehari-hari.

Karena itu, accounts payable menjadi bagian penting dalam pengelolaan kewajiban operasional perusahaan. Finance perlu menjaga invoice dan proses pembayaran vendor tetap tertata agar jumlah kewajiban dan jadwal pembayarannya mudah dipantau.

Baca juga: Panduan Account Payable untuk Mengelola Utang Vendor

Apa Saja Komponen Notes Payable?

Setiap notes payable memiliki beberapa informasi yang perlu diperiksa finance sebelum mencatat kewajiban. Komponen tersebut menentukan nilai yang harus dibayar dan jadwal pelunasannya.

Finance perlu membaca terms secara menyeluruh sebelum mencatat notes payable. Perubahan bunga, jadwal cicilan, atau tanggal jatuh tempo dapat memengaruhi perhitungan kewajiban dan kebutuhan kas perusahaan.

Contoh Notes Payable dalam Bisnis

Sebuah perusahaan membeli mesin produksi senilai Rp500 juta dari supplier. Supplier menyetujui pembayaran selama 12 bulan dan kedua pihak menuangkan kewajiban tersebut dalam notes payable dengan bunga sesuai perjanjian.

Finance kemudian mencatat nilai pokok sebagai liabilitas dan mengakui bunga sesuai periode yang berjalan. Setiap pembayaran mengurangi saldo kewajiban berdasarkan bagian pokok dan bunga yang dibayarkan.

Situasi lain dapat terjadi ketika invoice supplier sudah jatuh tempo. Perusahaan dan supplier kemudian menyepakati jadwal pelunasan baru melalui notes payable, sehingga finance perlu memperbarui pencatatan kewajiban berdasarkan perjanjian tersebut.

Perubahan tersebut juga memengaruhi dokumen yang digunakan sebagai dasar pembayaran. Finance perlu menyimpan invoice awal dan notes payable agar hubungan antara transaksi awal dan kewajiban baru tetap dapat ditelusuri.

Baca juga: Purchase Invoice Management

Bagaimana Notes Payable Dicatat?

Ketika perusahaan mengakui notes payable, finance mencatat nilai pokok sebagai liabilitas. Selama periode kewajiban berjalan, finance mengakui beban bunga sesuai tingkat dan periode yang tercantum dalam notes.

Ketika perusahaan membayar pokok, saldo notes payable berkurang. Pembayaran bunga menjadi bagian dari penyelesaian kewajiban bunga yang sudah diakui.

Jangka waktu pembayaran juga menentukan klasifikasi notes payable dalam laporan keuangan. Kewajiban yang jatuh tempo dalam jangka pendek dapat masuk current liability, sedangkan bagian dengan periode pelunasan lebih panjang dapat masuk non-current liability sesuai kondisi pada tanggal pelaporan.

Apa yang Perlu Dipantau Finance?

Finance perlu memantau nilai dan jadwal notes payable sepanjang periode kewajiban. Monitoring membantu tim menyiapkan pembayaran sekaligus menjaga catatan kewajiban tetap sesuai dengan kondisi aktual.

Jatuh tempo menjadi salah satu informasi yang paling perlu diperhatikan. Finance dapat memasukkan jadwal pembayaran ke dalam cash planning agar kebutuhan dana sudah terlihat sebelum tanggal pelunasan.

Saldo juga perlu diperbarui setelah pembayaran dilakukan. Rekonsiliasi antara catatan kewajiban dan pembayaran membantu finance memastikan saldo notes payable sesuai dengan transaksi yang sudah terjadi.

Finance kemudian perlu melihat notes payable bersama kewajiban lain yang berjalan. Accounts payable, pembayaran vendor, dan kebutuhan kas operasional ikut memengaruhi posisi likuiditas perusahaan.

Baca juga: Strategi Budget Control untuk Mengelola Pengeluaran Perusahaan

Kelola Accounts Payable dengan Mekari Expense

Notes payable memiliki pencatatan tersendiri dalam sistem akuntansi. Sementara itu, accounts payable berkaitan langsung dengan invoice vendor, approval, dan pembayaran yang perlu dikelola finance setiap hari.

Mekari Expense membantu finance mengelola workflow accounts payable melalui invoice capture, approval workflow, payment processing, dan rekonsiliasi. Product deck menempatkan AP sebagai proses dari invoice input sampai vendor payment dengan fokus pada akurasi, compliance, dan visibility.

Finance dapat memusatkan proses invoice dan pembayaran vendor dalam satu platform. Alur tersebut melengkapi pencatatan notes payable yang tetap mengikuti sistem akuntansi dan terms perjanjian perusahaan.

Pelajari Accounts Payable Mekari Expense untuk mengelola invoice, approval, dan pembayaran vendor dalam satu platform.