Progress Invoice: Cara Menghitung dan Menagih Berdasarkan Progres Proyek

Suatu perusahaan mengerjakan proyek senilai Rp1 miliar selama enam bulan. Pada akhir bulan kedua, pekerjaan sudah mencapai 40% dan kontrak memperbolehkan penagihan berdasarkan progres. Finance perlu segera menentukan berapa nilai yang dapat ditagihkan pada periode tersebut.

Angka 40% saja belum cukup. Finance harus melihat nilai kontrak, progres kumulatif, invoice yang sudah diterbitkan, uang muka, retensi, serta ketentuan pembayaran yang disepakati dengan customer.

Perhitungan inilah yang menjadi dasar progress invoice. Dengan metode ini, perusahaan dapat menagih pekerjaan secara bertahap sesuai capaian proyek tanpa harus menunggu seluruh pekerjaan selesai.

Apa Itu Progress Invoice?

Progress invoice adalah invoice yang diterbitkan secara bertahap berdasarkan progres pekerjaan dalam suatu proyek. Metode ini umum digunakan ketika pekerjaan berlangsung dalam beberapa periode dan nilai kontraknya cukup besar.

Dasar penagihannya dapat berupa persentase penyelesaian pekerjaan atau nilai pekerjaan yang sudah diselesaikan sesuai ketentuan kontrak. Karena itu, finance perlu mengetahui bagaimana progres diukur dan kapan perusahaan berhak menerbitkan tagihan.

Misalnya, perusahaan memiliki kontrak senilai Rp1 miliar dengan skema penagihan berdasarkan progres. Ketika pekerjaan mencapai 40%, nilai pekerjaan yang sudah diselesaikan adalah Rp400 juta. Jika Rp100 juta sudah ditagihkan pada periode sebelumnya, nilai yang menjadi dasar tagihan periode berikutnya adalah Rp300 juta, sebelum memperhitungkan komponen lain seperti uang muka atau retensi.

Progress invoice berbeda dari invoice termin, meskipun keduanya sama-sama memungkinkan perusahaan menagih customer secara bertahap. Progress invoice mengacu pada progres pekerjaan, sedangkan invoice termin dapat mengacu pada tahap atau periode pembayaran yang sudah ditetapkan dalam kontrak.

Bagaimana Cara Menghitung Progress Invoice?

Perhitungan progress invoice dimulai dari nilai pekerjaan yang sudah diselesaikan sampai periode berjalan. Finance kemudian mengurangi nilai yang sudah ditagihkan sebelumnya untuk mengetahui dasar tagihan periode tersebut.

Secara sederhana, rumusnya:

Nilai progres kumulatif = Nilai kontrak × Persentase progres

Selanjutnya:

Tagihan periode berjalan = Nilai progres kumulatif − Nilai yang sudah ditagihkan sebelumnya

Contohnya:

• Nilai kontrak: Rp1.000.000.000
• Progres kumulatif: 40%
• Nilai progres kumulatif: Rp400.000.000
• Invoice sebelumnya: Rp100.000.000

Maka:

Rp400.000.000 − Rp100.000.000 = Rp300.000.000

Rp300 juta menjadi dasar tagihan periode berjalan. Nilai akhir yang harus dibayar customer masih perlu disesuaikan dengan ketentuan dalam kontrak, misalnya uang muka, retensi, pajak, potongan, atau perubahan pekerjaan.

Jika proyek menggunakan rincian pekerjaan atau schedule of values, finance dapat menghitung progres berdasarkan setiap item pekerjaan. Cara ini membantu menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang sudah selesai, nilainya, dan jumlah yang sudah ditagihkan.

Progress Invoice vs Invoice Termin

Progress invoice dan invoice termin sama-sama digunakan untuk penagihan bertahap, tetapi dasar penagihannya dapat berbeda.

Perbedaan ini penting bagi finance karena angka progres pekerjaan belum tentu menjadi dasar penagihan. Kontrak dapat menentukan bahwa pembayaran hanya dilakukan setelah deliverable atau tahap tertentu selesai.

Karena itu, finance perlu memeriksa Term of Payment dan ketentuan billing dalam kontrak sebelum menerbitkan invoice.

Apa yang Perlu Dicek sebelum Menerbitkan Progress Invoice?

Finance perlu memastikan nilai yang ditagihkan memiliki dasar yang jelas dan dapat ditelusuri. Beberapa informasi yang perlu diperiksa antara lain:

Finance juga perlu mencocokkan invoice dengan dokumen transaksi yang menjadi acuannya. Proses ini membantu memastikan nilai yang ditagihkan konsisten dengan dokumen pembelian dan pekerjaan yang sudah diselesaikan. Anda dapat membaca panduan invoice pembelian untuk memahami hubungan invoice dengan purchase order dan proses verifikasi.

Jika proyek menggunakan invoice DP, nilai uang muka juga perlu diperhitungkan agar jumlah yang ditagihkan tidak melebihi hak pembayaran perusahaan berdasarkan kontrak.

Bagaimana Alur Progress Invoice sampai Pembayaran?

Progress invoice melibatkan tim proyek, finance, customer, dan pihak lain yang bertanggung jawab atas verifikasi pekerjaan. Alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Progress pekerjaan → Verifikasi progres → Perhitungan nilai tagihan → Penerbitan invoice → Verifikasi customer → Pembayaran → Rekonsiliasi

Tim proyek terlebih dahulu menentukan progres aktual berdasarkan pekerjaan yang sudah diselesaikan. Finance kemudian menggunakan informasi tersebut untuk menghitung nilai tagihan berdasarkan kontrak.

Setelah invoice diterbitkan, customer dapat melakukan verifikasi terhadap nilai pekerjaan dan dokumen pendukung. Jika sudah disetujui, invoice masuk ke proses pembayaran sesuai alur invoice-to-pay.

Finance kemudian perlu mencatat pembayaran yang diterima dan mencocokkannya dengan invoice yang sudah diterbitkan. Rekonsiliasi ini penting ketika proyek memiliki banyak periode penagihan karena setiap invoice memengaruhi saldo yang masih harus dibayar customer.

Apa Risiko Jika Progress Invoice Tidak Dikelola dengan Baik?

Kesalahan dalam progress billing dapat memengaruhi proses approval, pembayaran, dan posisi kas proyek.

Tagihan terlalu besar. Jika nilai invoice melebihi progres yang dapat dibuktikan, customer dapat meminta revisi atau menahan proses approval.

Tagihan terlalu kecil. Finance dapat melewatkan nilai pekerjaan yang sebenarnya sudah memenuhi dasar penagihan sehingga kas masuk lebih lambat.

Double billing. Invoice sebelumnya yang tidak diperhitungkan dapat membuat pekerjaan yang sama tertagih lebih dari satu kali.

Dokumen progres tidak lengkap. Customer dapat menunda approval jika tidak memiliki bukti yang cukup untuk memverifikasi pekerjaan yang ditagihkan.

Data tersebut menunjukkan mengapa finance perlu memperhatikan proses sebelum invoice diterbitkan. Keterlambatan pembayaran dapat membuat perusahaan menanggung biaya proyek lebih lama sebelum kas diterima.

Bagaimana Mengelola Progress Invoice?

Finance perlu menjaga hubungan antara kontrak, progres pekerjaan, invoice, dan pembayaran. Setiap invoice sebaiknya dapat ditelusuri kembali ke pekerjaan yang menjadi dasarnya serta nilai yang sudah ditagihkan sebelumnya.

Untuk proyek dengan banyak periode penagihan, pencatatan yang terpusat membantu finance memantau dokumen, nilai invoice, approval, dan status pembayaran dalam satu alur. Mekari Expense membantu mengelola proses invoice dan Accounts Payable sehingga finance dapat memantau transaksi dan dokumen yang diperlukan dalam proses pembayaran.

Jika invoice sudah diterbitkan tetapi belum dibayar, Anda juga dapat membaca panduan outstanding invoice untuk memahami cara memantau tagihan yang masih terbuka.

Penutup

Progress invoice menghubungkan nilai tagihan dengan progres pekerjaan yang sudah dicapai. Finance perlu menghitung nilai progres kumulatif, mengurangi tagihan sebelumnya, lalu memeriksa ketentuan seperti uang muka, retensi, pajak, dan perubahan pekerjaan sebelum menerbitkan invoice.

Dengan perhitungan dan dokumentasi yang rapi, setiap tagihan dapat ditelusuri dari progres proyek hingga pembayaran. Finance pun dapat mengurangi risiko salah tagih, double billing, dan keterlambatan proses approval.