15 Cara Menghemat Biaya Perjalanan Bisnis Anti Mainstream

Tanpa strategi yang tepat, biaya perjalanan dinas bisa cepat membengkak. Tiket dipesan mendadak, hotel overbudget, sampai klaim pengeluaran tidak terkontrol. Kabar baiknya, ada banyak cara untuk memangkas biayanya tanpa mengorbankan kenyamanan maupun produktivitas tim. 

Mulai dari cara yang umum sampai anti mainstream, semuanya bisa diatur lebih rapi dan efisien. Yuk, simak berbagai tips penghematan perjalanan dinas yang bisa langsung Anda terapkan.

Cara menghemat biaya perjalanan bisnis secara umum

Berikut adalah tips untuk menghemat biaya perjalanan bisnis, dirangkum berdasarkan kondisi secara umum. 

1. Permudah dan perjelas kebijakan perjalanan dinas

Kebijakan perjalanan yang ringkas dan jelas membantu karyawan memahami prosedur pemesanan, vendor pilihan, dan kelas transportasi yang diperbolehkan. Ini penting untuk menghindari kebingungan sekaligus menjaga pengeluaran tetap sesuai target. 

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

2. Tetapkan batas harian atau per diem

Memberikan batas pengeluaran harian berdasarkan tujuan perjalanan bisa mencegah klaim berlebihan. Perusahaan bisa menetapkan standar biaya berdasarkan kota atau negara, lalu menyisipkan aturan ini ke sistem booking dan reimbursement. 

Jika pengajuan melebihi batas, sistem bisa langsung memberi peringatan, jadi pengawasan anggaran jadi lebih mudah dan cepat.

3. Lakukan pemesanan lebih awal

Makin cepat tiket atau hotel dipesan, makin besar potensi hematnya. Tiket pesawat domestik yang dipesan minimal 28 hari sebelumnya bisa lebih murah hingga 24%. Untuk internasional, idealnya 60 hari sebelum keberangkatan. 

Strategi ini juga berlaku untuk hotel dan kendaraan, karena pemesanan awal biasanya mendapat harga spesial atau diskon.

4. Gunakan approval workflow agar tidak over budget

Dengan mewajibkan pengajuan dan persetujuan sebelum pemesanan besar dilakukan, perusahaan bisa mencegah pengeluaran tak terduga. 

Proses ini jadi lebih efisien kalau dijalankan lewat sistem otomatis, sehingga tidak membebani tim keuangan dan tetap menjamin semua klaim sesuai kebijakan yang berlaku.

Baca Juga: 5 Aplikasi Pengajuan Anggaran: Rekomendasi & Contoh

5. Gunakan kartu korporat untuk sentralisasi pengeluaran

Mengelola pengeluaran perjalanan lewat kartu korporat punya banyak keuntungan. Mulai dari transaksi yang mudah dilacak, laporan yang lebih akurat, sampai proses reimbursement yang lebih cepat.

Untuk fleksibilitas dan kontrol lebih baik, Anda bisa pakai kartu virtual, yang bisa Anda sesuaikan limit nilai transaksi maupun waktu penggunaannya. 

6. Pilih hotel yang strategis dan mudah diakses transportasi

Hotel yang lokasinya dekat dengan tempat kerja atau meeting memang bisa sedikit lebih mahal, tapi bisa menghemat biaya transportasi harian dan waktu tempuh. 

Cari hotel yang sudah termasuk sarapan dan Wi-Fi, gunakan rate korporat, dan manfaatkan program loyalti untuk efisiensi tambahan.

7. Manfaatkan diskon dan cashback khusus perusahaan

Banyak penyedia layanan perjalanan menawarkan harga khusus atau cashback untuk klien korporat.

Kerja sama dengan vendor tertentu atau penggunaan platform yang mendukung integrasi semacam ini bisa bantu perusahaan menekan biaya sambil mempermudah pelacakan transaksi dan laporan keuangan.

Tips anti mainstream untuk menghemat biaya perjalanan dinas

Ada beberapa tips yang Anda mungkin belum tahu, namun ternyata cukup efektif untuk memangkas biaya perjalanan dinas. 

1. Gunakan bandara alternatif

Menggunakan bandara regional atau sekunder bisa memangkas biaya tiket pesawat cukup signifikan, terutama untuk perjalanan domestik. Misalnya, penerbangan ke wilayah Jawa Barat melalui Bandara Kertajati umumnya lebih murah dibanding Soekarno-Hatta. 

Selisih harga tiket bisa mencapai 20–30% lebih rendah, tergantung rute dan waktu pemesanan. Cocok untuk perusahaan yang sering melakukan perjalanan antar kota di Indonesia.

2. Pesan tiket di dini hari hingga pagi

Jam pemesanan ternyata juga memengaruhi harga tiket. Tiket yang dibeli antara pukul 00.00 hingga 06.00 pagi cenderung lebih murah karena sistem OTA (online travel agent) memperbarui harga di waktu-waktu tersebut, dan volume pembelian masih rendah. 

Hindari memesan saat jam kerja atau akhir pekan karena permintaan tinggi sering membuat harga melonjak.

3. Gunakan mode incognito dan VPN saat memesan

Beberapa maskapai dan OTA bisa menaikkan harga berdasarkan riwayat pencarian atau perangkat yang digunakan. 

Dengan mengaktifkan mode private browsing dan menggunakan VPN, Anda bisa melihat variasi harga dari lokasi berbeda atau menghindari penyesuaian harga otomatis. Selisih harga bisa mencapai 10–40% dalam beberapa kasus, terutama untuk tiket internasional.

4. Terapkan kebijakan tanpa bagasi check-in

Untuk perjalanan singkat, kebijakan hanya membawa bagasi kabin bisa sangat menghemat biaya. 

Selain menghindari biaya tambahan bagasi, yang bisa mencapai ratusan ribu rupiah per tiket, cara ini juga mempercepat proses perjalanan dan menghindari risiko kehilangan bagasi. 

5. Gunakan kereta atau bus untuk rute jarak menengah

Jika rute perjalanan kurang dari 500 km, pertimbangkan moda transportasi darat seperti kereta atau bus antar kota. Contohnya, perjalanan Jakarta–Surabaya dengan kereta eksekutif bisa jauh lebih hemat dibanding penerbangan. 

Banyak perusahaan kini mulai mengutamakan kereta untuk perjalanan regional, tak hanya untuk efisiensi biaya, tapi juga sebagai bagian dari inisiatif keberlanjutan.

6. Gunakan kontrak “last room availability”

Kontrak ini memungkinkan perusahaan memesan kamar dengan tarif tetap meski hotel hampir penuh atau sedang ada acara besar. Ini berguna untuk destinasi populer yang sering mengalami lonjakan harga dadakan. 

Dengan kontrak seperti ini, perusahaan bisa menjaga pengeluaran tetap stabil tanpa khawatir kehilangan kamar saat demand tinggi.

7. Terapkan kebijakan “virtual meeting first” secara otomatis

Kalau ada perjalanan dinas yang tujuannya bisa digantikan dengan rapat online, kenapa tidak? Dengan menetapkan SOP “virtual meeting first”, Anda bisa mengurangi frekuensi perjalanan yang kurang mendesak. 

Kebijakan ini bisa diatur otomatis melalui sistem, misalnya hanya menyetujui perjalanan dengan durasi tertentu, tujuan, atau anggaran di atas nominal tertentu.

Baca Juga: Kapan Business Trip Diperlukan di Era Virtual Meeting?

8. Gunakan spend management system khusus perjalanan bisnis

Sistem spend management yang dilengkapi fitur untuk business trip bisa jadi alat bantu yang tepat. Fungsinya antara lain:

• Memprediksi anggaran perjalanan berdasarkan data periode sebelumnya
• Menganalisis pola pengeluaran untuk mendeteksi pemborosan
• Menerapkan approval bertingkat agar pengeluaran lebih terkontrol
• Menyediakan data frekuensi perjalanan untuk negosiasi tarif dengan vendor
• Menjadi dasar evaluasi kebijakan perjalanan dinas agar tetap relevan dan efisien

Dengan insight yang lebih dalam, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih cerdas dalam merancang kebijakan perjalanan dinas yang hemat tapi tetap produktif.

Baca Juga: 11 Rekomendasi Aplikasi Perjalanan Dinas untuk PNS & Karyawan

3 strategi kunci untuk penghematan perjalanan dinas

Dari berbagai cara yang telah dibahas sebelumnya, ada tiga area utama yang bisa menjadi fokus perusahaan dalam mengoptimalkan efisiensi biaya perjalanan dinas:

1. Rencanakan perjalanan lebih awal dengan strategi booking yang tepat

Memesan tiket dan akomodasi sejak jauh hari terbukti dapat menekan biaya secara signifikan. Tapi agar strategi ini berjalan efektif, perusahaan perlu memahami pola perjalanan dinas sebelumnya. 

Dengan melihat laporan business trip tahun lalu, terutama frekuensi, tujuan, dan waktu-waktu sibuk, perusahaan bisa menyusun jadwal perkiraan yang lebih akurat dan melakukan pemesanan lebih strategis.

2. Terapkan kebijakan perjalanan dinas yang fleksibel dan otomatis

Kebijakan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan dijalankan lewat sistem approval otomatis sangat membantu menekan pengeluaran. 

SOP perjalanan bisa diatur agar pengajuan yang tidak sesuai tujuan atau tidak memenuhi syarat langsung ditolak oleh sistem, tanpa perlu proses manual. Ini tidak hanya menghemat waktu, tapi juga mencegah pemborosan sebelum terjadi.

Baca Juga: SOP Perjalanan Dinas: Contoh Template untuk Perusahaan Swasta

3. Gunakan corporate cards yang terhubung dengan spend management system

Dengan kartu korporat yang terintegrasi dalam sistem pengelolaan pengeluaran, perusahaan bisa memantau transaksi karyawan secara real-time. 

Visibilitas ini memungkinkan kontrol penuh atas budget, mendeteksi pola pengeluaran yang boros, dan mempercepat proses pelaporan serta reimbursement. Hasilnya: keuangan lebih rapi, efisiensi meningkat, dan risiko overspending bisa ditekan.

Baca Juga: 10 Business Corporate Card Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Spend management system terbaik untuk kelola biaya perjalanan bisnis

Mengelola biaya perjalanan dinas tak cukup hanya dengan kebijakan yang baik, diperlukan sistem yang bisa mengeksekusinya secara konsisten dan otomatis. Untuk itu, Mekari Expense hadir sebagai software perjalanan bisnis yang lengkap.

Dengan fitur-fitur yang saling terintegrasi, Anda bisa mengelola seluruh proses perjalanan dinas secara end-to-end, mulai dari perencanaan hingga pelaporan akhir:

• Business trip policy yang bisa disesuaikan sesuai SOP internal perusahaan
• Workflow approval otomatis, termasuk pengajuan dan penolakan berdasarkan parameter yang ditentukan
• Fitur business trip request untuk permintaan perjalanan resmi dari karyawan
• Pengaturan per diem harian sesuai kota atau negara tujuan
• Business trip report untuk rekap perjalanan dan pengeluaran
• Proses reimbursement yang lebih cepat dan terstruktur
• Cash advance yang bisa diajukan dan dicairkan sesuai kebutuhan

Untuk urusan transaksi, Mekari Expense juga dilengkapi dengan Mekari Limitless Card, corporate card untuk perjalanan dinas  yang mendukung budgeting otomatis dan kontrol penuh atas pengeluaran selama perjalanan.

Jika Anda ingin sistem yang mampu mengatur perjalanan bisnis secara efisien, hemat biaya, dan minim risiko pemborosan, coba Mekari Expense sekarang.