Per Diem: Mengenal Per Diem Allowance dan Cara Pengelolaannya

Di era bisnis yang semakin dinamis, perjalanan dinas karyawan sering menjadi bagian krusial dari operasional perusahaan di Indonesia. 

Namun, pengelolaan biaya perjalanan dinas seperti biaya akomodasi, transportasi, hingga konsumsi dengan sistem reimbursement memakan banyak waktu. Apalagi jika perusahaan masih bergantung pada sistem manual. 

Selain lambat dan mengurangi produktivitas, sistem reimbursement–khususnya yang manual–sangat rawan kesalahan dan kecurangan yang dapat berujung pada pembengkakan anggaran.

Untuk itu, sistem per diem hadir sebagai strategi untuk mempercepat klaim biaya perjalanan dinas yang lebih cepat dan konsisten. 

Artikel ini akan memandu Anda untuk menerapkan per diem untuk meningkatkan efisiensi proses perjalanan dinas di perusahaan Anda.

Apa Itu Per Diem? 

Per diem adalah tunjangan harian yang diberikan oleh perusahaan maupun lembaga pemerintahan kepada pegawainya untuk menutupi biaya selama perjalanan dinas atau penugasan lain di luar kantor. Ini sesuai dengan arti frasa ‘per diem’ dari bahasa latin yang bermakna ‘per hari’.

Allowance yang umumnya termasuk dalam anggaran per diem meliputi penginapan, transportasi, serta pengeluaran lainnya seperti makan, laundry, dan biaya tak terduga.

Penerapan tunjangan per diem bertujuan untuk menyederhanakan manajemen pengeluaran untuk perjalanan dinas, dengan memberikan nominal yang tetap setiap harinya, tanpa perlu repot reimburse setiap transaksi satu persatu.

Penetapan rate per diem umumnya mengikuti standar resmi dari lembaga pemerintahan, dengan penyesuaian berdasarkan lokasi dan tingkat biaya hidup setempat.

Di Amerika Serikat misalnya:

• General Services Administration (GSA) menetapkan tarif tertentu bagi pegawainya yang melakukan perjalanan dinas di area the continental U.S. (CONUS). 
• Lembaga lain seperti departemen pertahanan (DOD) di negara yang sama menerapkan rate per diem dan area yang berbeda, mencakup hingga wilayah non-foreign di luar CONUS, yang meliputi Alaska, Hawaii, serta wilayah kepemilikan AS lainnya.

Per diem memungkinkan manajemen pengeluaran perjalanan dinas yang lebih efisien dan dapat disesuaikan dengan kondisi lokal. Oleh karena itu, pendekatan ini menjadi acuan bagi banyak organisasi dan perusahaan di seluruh dunia, termasuk Indonesia.

Per Diem di Indonesia

Di Indonesia, per diem allowance masih sama seperti penjelasan sebelumnya, yakni tunjangan harian tetap yang diberikan perusahaan untuk menutupi biaya akomodasi, transportasi lokal, serta uang makan saat karyawan melakukan perjalanan dinas di luar kota.

Berbeda dengan sistem reimbursement yang mengandalkan bukti invoice setiap transaksi, nominal per diem sudah ditetapkan oleh perusahaan untuk setiap perjalanan dinas. 

Lalu, berbeda juga dengan di Amerika Serikat, pemerintah Indonesia tidak menetapkan tarif standar nasional untuk per diem bagi perusahaan swasta. 

Hal ini memungkinkan penyesuaian yang lebih sesuai dengan kondisi perusahaan dan lokasi dinas. Misalnya tarif per diem untuk kota besar seperti Jakarta atau Surabaya bisa di-set lebih tinggi daripada daerah pedesaan.

Meskipun demikian, tarif tunjangan harian untuk perjalanan dinas ASN/PNS tetap berlaku, yakni mengacu pada pedoman standar biaya masukan (SBM) dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 32 tahun 2025 sebagai batas tertinggi. Akan tetapi, besarnya tunjangan tetap dapat menyesuaikan dengan daerah dinas.

Contohnya untuk tahun 2026, batas maksimal per diem domestik untuk luar kota mulai dari Rp360.000 hingga Rp580.000 per hari, bergantung provinsi dinas, dengan rincian sebagai berikut:

• DKI Jakarta: Rp530.000 per hari.
• Papua, Papua Tengah, Selatan, Pegunungan: Rp580.000 per hari.
• Bali, Papua Barat/Barat Daya: Rp480.000 per hari.
• Jawa Barat, Kalimantan Timur/Utara, Sulawesi Selatan: Rp430.000 per hari.
• Aceh & Kalimantan Tengah: Rp360.000 per hari.

Lalu, apa saja komponen yang masuk dalam nominal per diem tersebut?

Pengeluaran yang Masuk dalam Per Diem Allowance

Setelah memahami penerapan per diem di Indonesia—baik untuk swasta yang fleksibel maupun ASN/PNS yang mengikuti batas SBM—penting untuk mengetahui komponen pengeluaran apa saja yang biasanya di-cover oleh tunjangan harian tersebut.

Secara umum, per diem dirancang untuk menutupi kebutuhan dasar selama perjalanan dinas, yakni penginapan, makan, transportasi lokal, dan biaya insidental lainnya. Praktiknya umumnya mengikuti standar internasional seperti pedoman IRS di Amerika Serikat dengan penyesuaian lokal untuk di Indonesia. Berikut rinciannya:

1. Biaya atau Uang Makan

Uang makan harian adalah komponen utama dalam per diem allowance, meliputi sarapan, makan siang, dan makan malam.

Penetapan nominalnya berdasarkan estimasi biaya rata-rata lokasi, sehingga karyawan tidak perlu melaporkan detail invoice riil seperti pada sistem reimbursement. 

Di Indonesia, ini termasuk dalam uang harian bagi ASN/PNS (Rp360.000–Rp580.000 seperti penjelasan sebelumnya), sementara perusahaan swasta dapat menyesuaikannya dengan kebijakan internal. 

2. Biaya Penginapan

Per diem juga mencakup biaya akomodasi atau penginapan hotel selama bertugas dalam perjalanan dinas. 

Di Indonesia, perusahaan swasta memiliki fleksibilitas untuk menggabungkannya dalam satu lumpsum atau memisahkannya dari nilai uang harian yang mencakup kategori lainnya.

Sementara itu, untuk ASN/PNS, biaya penginapan tidak termasuk dalam per diem dan nominal maksimalnya ditentukan terpisah oleh PMK Nomor 32 Tahun 2025 sesuai lokasi dan jabatan.

3. Biaya Transportasi Lokal

Per diem umumnya juga mencakup biaya transportasi di dalam kota tujuan, seperti taksi, ojek online, angkutan umum, atau sewa kendaraan kecil untuk mobilitas sehari-hari dari penginapan ke tempat dinas.

Akan tetapi, transportasi utama untuk berangkat ke luar kota seperti tiket pesawat, kereta api, atau kapal laut tidak termasuk dalam uang harian tersebut.

Perusahaan umumnya menangani biaya transportasi utama secara terpisah, baik dengan memesankan tiket langsung maupun dengan sistem reimbursement.

4. Pengeluaran Insidental

Selain tiga komponen utama di atas, per diem allowance juga mencangkup  biaya kecil tak terduga lainnya. Contohnya meliputi laundry, tips, room service, toiletries, atau kebutuhan sehari-hari lainnya.

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Mekanisme Pemberian Per Diem Allowance

Setelah mengetahui komponen-komponen biaya yang masuk dalam per diem, selanjutnya adalah memahami bagaimana proses pemberiannya secara nyata.

Berikut langkah-langkah sederhana dan praktis yang dapat Anda terapkan dalam memberikan per diem agar lebih efisien dan dan meminimalkan beban administratif.

1. Pengajuan Perjalanan Dinas & Anggaran: Karyawan mengajukan rencana perjalanan dinas dan menyusun rancangan anggaran biaya (RAB) terlebih dahulu, lengkap dengan detail lokasi, jadwal, dan estimasi hari.
2. Penetapan Besaran Per Diem: Setelah menerima pengajuan karyawan, perusahaan mempertimbangkan dan menetapkan besaran per diem sesuai lokasi tujuan, durasi perjalanan, dan tingkat jabatan karyawan.
3. Pemberian Uang Harian: Setelah ditetapkan, per diem allowance diberikan sebelum atau saat perjalanan dinas berlangsung.
4. Penggunaan Dana: Saat melaksanakan business trip, karyawan dapat menggunakan tunjangan secara bebas sesuai kebutuhan tanpa perlu melampirkan bukti pengeluaran secara rinci.
5. Pelaporan: Setelah selesai perjalanan bisnis, karyawan tinggal menyampaikan laporan perjalanan dinas yang ringkas berdasarkan pengeluaran, untuk menjaga transparansi sekaligus melaporkan sisa.

Kelebihan dan Kekurangan Per Diem untuk Karyawan dan Perusahaan

Sebagai pendekatan yang dibangun untuk meningkatkan efisiensi spend management di perusahaan, per diem tentu memiliki banyak kelebihan. Meskipun demikian, strategi ini juga tetap memiliki beberapa kekurangan dan keterbatasan. 

Berikut kelebihan dan kekurangan pemberian tunjangan harian untuk perjalanan bisnis yang dapat Anda jadikan pertimbangan:

Kelebihan Per Diem Allowance

Per diem memberikan banyak manfaat praktis, baik untuk perusahaan dalam mengelola pengeluaran, maupun bagi karyawan, antara lain:

• Meningkatkan Efisiensi Administrasi: Karyawan tidak perlu mengajukan reimbursement serta tim keuangan tidak perlu repot memverifikasi invoice satu persatu. Ini dapat menghemat waktu secara signifikan.
• Fleksibilitas dan Kenyamanan bagi Karyawan: Karyawan bebas mengelola pengeluaran sesuai kebutuhan, termasuk memilih makan atau hotel sendiri, yang meningkatkan kepuasan dan motivasi mereka.
• Kontrol Biaya yang Lebih Baik: Perusahaan bisa memperkirakan dan mengontrol anggaran perjalanan dinas dengan akurat melalui nominal tetap per hari. Dengan demikian, perusahaan tak perlu khawatir akan terjadi overspending oleh karyawan.
• Meningkatkan Spend Awareness: Dengan per diem sebagai allowance tetap, karyawan cenderung lebih hemat dan bijak dalam membelanjakan dana. Sebab, mereka merasa bahwa allowance tersebut seperti “uang saku pribadi” yang bisa disimpan jika tidak terpakai.
• Meningkatkan Produktivitas dan Fokus: Karyawan tidak lagi terganggu urusan administratif yang ribet seperti pada sistem reimbursement. Dengan begitu, mereka bisa lebih fokus pada tugas inti selama perjalanan dinas.

Baca Juga: 15 Cara Menghemat Biaya Perjalanan Bisnis untuk Perusahaan

Kekurangan Per Diem Allowance

Meskipun memiliki banyak kelebihan, pemberian uang perjalanan dinas secara tetap dan harian ini juga memiliki beberapa keterbatasan, meliputi:

• Risiko Pajak (PPh Pasal 21): Di Indonesia, lebihan uang saku perjalanan dinas yang diberikan secara lumpsum dapat dianggap sebagai penghasilan bagi karyawan. Nominal tersebut dapat dikenakan PPh pasal 21 dan menambah beban perusahaan.
• Kurangnya Akurasi dan Fleksibilitas bagi Perusahaan: Per diem memperkirakan dan memberi biaya harian yang konstan, padahal kebutuhan aktual bisa sangat berbeda. Misalnya, meskipun karyawan mendapatkan fasilitas makan gratis dari hotel, klien, atau konferensi, mereka tetap menerima uang makan penuh yang sebenarnya tidak perlu. Ini dapat menghilangkan potensi penghematan.
• Potensi Dana Tidak Cukup: Sebaliknya, jika uang per diem yang diberikan oleh perusahaan tidak mencukupi, karyawan bisa mengalami beban finansial pribadi atau ketidaknyamanan. Ini dapat berujung pada berujung pada penurunan kepuasan karyawan.
• Sulit Menetapkan Tarif yang Adil dan Realistis: Dua kekurangan sebelumnya menunjukkan bahwa menentukan tarif harian yang sesuai untuk semua occasion cukup sulit. Terlebih lagi, ada perbedaan drastis antara kota besar yang relatif mahal dan daerah pedesaan yang lebih murah.

Alternatif Per Diem dan Cara Pengelolaan yang Lebih Mudah

Meskipun per diem menawarkan kemudahan dengan tunjangan harian tetap, sistem ini tidak selalu cocok untuk semua situasi. 

Terlebih lagi, jika perusahaan membutuhkan akurasi yang lebih tinggi, fleksibilitas biaya aktual untuk memaksimalkan potensi penghematan, atau kontrol ketat terhadap pengeluaran.

Untuk kebutuhan-kebutuhan tersebut, ada beberapa alternatif approach yang dapat diterapkan oleh perusahaan, antara lain:

• Reimbursement: Karyawan mengajukan pengeluaran nyata dengan bukti receipt atau invoice setelah perjalanan dinas sehingga penggunaan budget lebih akurat.
• Cash Advance: Perusahaan memberikan dana di muka sebelum perjalanan untuk menutupi estimasi biaya, tetapi karyawan perlu mengembalikan sisa uang dan perusahaan atau mengajukan tambahan jika kurang.
• Corporate Card: Karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan untuk bertransaksi selama perjalanan dinas, dengan limit fleksibel, tracking otomatis, dan kontrol kategori pengeluaran.

Kelola Pengeluaran Perjalanan Dinas Lebih Mudah dengan Spend Management Software

Meskipun memiliki berbagai kelebihan, beberapa alternatif di atas cenderung lebih merepotkan daripada per diem, khususnya jika pengelolaan berjalan secara manual. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengadopsi teknologi digital untuk menyederhanakan prosesnya.

Mekari Expense adalah spend management software yang dengan kemampuan travel & expense management untuk mengelola seluruh metode pengelolaan biaya perjalanan dinas secara efisien dan terpusat melalui satu platform, baik reimbursement, cash advance, maupun corporate card.

Berikut beberapa kelebihan Mekari Expense untuk mengelola anggaran dan pengeluaran untuk perjalanan dinas:

• Proses Klaim 3x Lebih Cepat: Ajukan klaim langsung via aplikasi dengan memotret struk, dan OCR akan memprosesnya secara otomatis. Transaksi pun langsung masuk ke alur persetujuan yang sudah diatur. Dengan begitu, reimbursement bisa selesai dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu.
• Hemat Biaya Perjalanan hingga 30%: Hindari klaim ganda, over budget, dan kebocoran dana melalui custom policy serta multi-level approval pada cash advance dan perjalanan dinas.
• Transparansi 100% dan Siap Audit: Semua reimbursement, cash advance, dan business trip tercatat otomatis di dashboard real-time; pantau anggaran kapan saja dengan data terukur, siap untuk audit kapan pun.
• Kontrol Budget Real-Time: Monitor pengeluaran dari satu dashboard, terapkan kebijakan custom (kategori pengeluaran berdasarkan divisi/jabatan), dan tolak otomatis klaim di luar aturan untuk mencegah overspend.
• Integrasi Mudah dengan Sistem Lain: Sinkronisasi otomatis dengan Mekari Jurnal (akuntansi) dan Mekari Talenta (HR), sehingga meminimalkan entri ganda dan memudahkan proses rekonsiliasi.
• Corporate Card: Mekari Expense juga menawarkan Mekari Limitless Card, corporate card yang hadir dalam bentuk physical debit card dan virtual credit card. Mekari Limitless Card ini dapat menjadi solusi terbaik untuk mengelola biaya akomodasi perjalanan dinas. Anda dapat mencegah reimbursement fiktif, mengatur limit secara fleksibel, serta memantau penggunaan kartu secara real-time melalui aplikasi.

Dengan fitur travel & expense management dari Mekari Expense, kelola pengeluaran perjalanan dinas secara akurat, fleksibel, dan transparan hanya melalui satu aplikasi!