15 Masalah Keuangan Perusahaan dan Solusi Mengatasinya
Mekari Insight
- 15 masalah keuangan perusahaan yang umum meliputi arus kas tertekan, visibilitas pengeluaran yang rendah, budgeting yang kurang matang, overspending, pengeluaran di luar kebijakan, maverick spending, masalah invoice, biaya perjalanan, reimbursement, recurring spend, piutang, dan utang.
- Masalah pengeluaran dapat ditangani dengan memperjelas budget dan spending policy, menetapkan limit dan approval, merapikan proses procurement, serta meningkatkan visibilitas transaksi.
- Masalah Accounts Payable dapat dikurangi dengan memusatkan invoice, mencocokkan invoice dengan purchase order dan penerimaan, serta menggunakan OCR untuk membantu proses input.
- Pengeluaran karyawan dapat dikendalikan melalui policy, budget, business trip management, receipt, approval, dan reimbursement yang terdokumentasi.
- Mekari Expense mengintegrasikan Spend Control, Travel & Expense, Procurement, dan Accounts Payable untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran dari pengajuan hingga pembayaran dan monitoring.
Masalah finansial adalah kondisi ketika arus uang, anggaran, kewajiban, atau pengeluaran perusahaan mulai berjalan di luar rencana dan memengaruhi operasional. Kondisinya dapat terlihat dari budget yang cepat habis, invoice yang terlambat, reimbursement yang menumpuk, atau biaya operasional yang terus meningkat.
Cara mengatasi masalah keuangan perusahaan perlu dimulai dengan menemukan sumber masalahnya. Tekanan arus kas membutuhkan perencanaan penerimaan dan pengeluaran, sedangkan overspending membutuhkan kontrol atas budget dan transaksi. Procurement, Accounts Payable, perjalanan bisnis, piutang, dan utang juga memiliki titik penanganan yang berbeda.
Berikut 15 masalah keuangan yang umum terjadi beserta solusi yang dapat diterapkan sesuai kondisi perusahaan.
15 Masalah Keuangan Perusahaan dan Cara Mengatasinya
| No. | Masalah Keuangan | Dampak | Cara Mengatasinya |
|---|---|---|---|
| 1 | Arus kas tertekan | Dana operasional sulit disiapkan sesuai kebutuhan | Buat cash flow forecast dan pantau kewajiban pembayaran |
| 2 | Visibilitas pengeluaran rendah | Sulit mengetahui ke mana dana perusahaan digunakan | Satukan data spending dan kelompokkan berdasarkan kategori, vendor, unit, atau proyek |
| 3 | Budgeting kurang matang | Alokasi dana kurang sesuai dengan kebutuhan bisnis | Susun budget berdasarkan kebutuhan dan evaluasi realisasinya secara berkala |
| 4 | Pengeluaran melebihi budget | Ruang anggaran untuk kebutuhan lain semakin terbatas | Terapkan budget allocation, spending limit, approval, dan monitoring |
| 5 | Pengeluaran tidak sesuai kebijakan | Risiko pemborosan dan transaksi di luar aturan | Tetapkan spending policy dan validasi transaksi sebelum diproses |
| 6 | Maverick spending | Pembelian sulit dikonsolidasikan dan dikontrol | Arahkan pembelian ke proses procurement yang terstruktur |
| 7 | Pembelian tanpa dokumentasi yang jelas | Transaksi sulit diverifikasi dan ditelusuri | Gunakan purchase request, purchase order, dan approval |
| 8 | Invoice vendor terlambat diproses | Jadwal pembayaran sulit diprediksi | Sentralisasi invoice dan tetapkan workflow approval |
| 9 | Invoice tidak sesuai dengan pesanan atau penerimaan | Risiko salah bayar dan overpayment | Cocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan |
| 10 | Input invoice manual dan duplikasi | Proses AP lebih lambat dan rawan kesalahan | Gunakan OCR dan verifikasi sebelum pembayaran |
| 11 | Biaya perjalanan bisnis sulit dikontrol | Pengeluaran perjalanan mudah melewati batas | Tetapkan policy, budget, limit, dan approval perjalanan |
| 12 | Reimbursement terlambat atau tidak lengkap | Klaim menumpuk dan verifikasi menjadi lebih lama | Gunakan proses digital untuk claim, receipt, approval, dan reimbursement |
| 13 | Pengeluaran berulang sulit dipantau | Subscription dan biaya rutin terus menyerap budget | Inventarisasi recurring spend dan evaluasi setiap renewal |
| 14 | Piutang sulit tertagih | Pemasukan tertunda dan arus kas tertekan | Tetapkan credit policy dan pantau aging piutang |
| 15 | Beban utang terlalu tinggi | Kas lebih banyak dialokasikan untuk memenuhi kewajiban | Evaluasi struktur utang dan jadwal pembayaran |
1. Arus Kas Tertekan
Arus kas tertekan terjadi ketika kas yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi kewajiban perusahaan pada waktunya. Kondisi ini dapat muncul ketika pembayaran pelanggan tertunda sementara perusahaan tetap harus membayar vendor dan biaya operasional.
Perusahaan dapat membuat cash flow forecast dan memetakan kewajiban yang akan jatuh tempo. Dengan begitu, kebutuhan kas dapat disiapkan berdasarkan waktu penerimaan dan pengeluaran.
2. Visibilitas Pengeluaran Rendah
Visibilitas pengeluaran rendah terjadi ketika data spending tersebar di spreadsheet, email, rekening, kartu perusahaan, atau sistem yang berbeda. Finance akhirnya kesulitan mengetahui total pengeluaran sekaligus sumber kenaikannya.
Solusinya adalah menyatukan data dan menggunakan kategori yang konsisten. Pengeluaran dapat dikelompokkan berdasarkan vendor, departemen, kategori, proyek, atau periode agar pola spending lebih mudah dianalisis.
Spend management membantu perusahaan melihat berbagai sumber pengeluaran sebagai satu rangkaian dan menentukan titik kontrol yang perlu diperkuat.
3. Budgeting Kurang Matang
Budgeting menjadi kurang efektif ketika anggaran hanya mengikuti angka periode sebelumnya tanpa mempertimbangkan perubahan kebutuhan bisnis. Alokasi yang terlalu umum juga membuat perusahaan sulit menentukan siapa yang bertanggung jawab atas penggunaan dana.
Susun budget berdasarkan target, kebutuhan operasional, histori pengeluaran, dan kondisi bisnis. Setelah itu, bandingkan budget dengan realisasi secara berkala untuk menemukan variance lebih awal.
Budget control membantu menghubungkan anggaran dengan realisasi pengeluaran sehingga penyimpangan dapat terlihat selama periode berjalan.
4. Pengeluaran Melebihi Budget
Overspending terjadi ketika actual spending melampaui anggaran yang tersedia. Masalah ini dapat muncul ketika berbagai pengeluaran berjalan melalui jalur berbeda dan posisi budget tidak terlihat saat transaksi dilakukan.
Perusahaan perlu mengalokasikan budget kepada unit atau kategori yang bertanggung jawab, menetapkan spending limit, menentukan approval, dan memantau realisasi selama periode berjalan.
Kontrol akan lebih efektif ketika budget terhubung dengan aktivitas pengeluaran. Finance dapat melihat posisi dana saat transaksi diajukan sehingga keputusan dibuat berdasarkan anggaran yang masih tersedia.
5. Pengeluaran Tidak Sesuai Kebijakan
Pengeluaran dapat menyimpang ketika karyawan tidak memiliki batas yang jelas mengenai nominal, kategori, dokumen, atau jenis transaksi yang diperbolehkan. Pemeriksaan setelah transaksi terjadi membuat koreksi menjadi lebih sulit.
Solusinya adalah menerapkan spending policy sebelum pengeluaran diajukan. Policy perlu menentukan batas pengeluaran, kategori biaya, pihak yang berhak mengajukan, serta approval yang diperlukan.
6. Maverick Spending
Maverick spending terjadi ketika pembelian dilakukan di luar proses procurement, vendor yang disetujui, atau ketentuan kontrak yang berlaku. Akibatnya, perusahaan kehilangan sebagian visibilitas atas total pembelian dan sulit mengonsolidasikan spending.
Perusahaan dapat menguranginya dengan membuat jalur purchasing yang jelas. Karyawan perlu mengetahui bagaimana kebutuhan diajukan, kapan approval diperlukan, vendor mana yang dapat digunakan, dan kapan purchase order diperlukan.
Maverick spending perlu dipantau sebagai bagian dari kontrol procurement karena transaksi di luar proses dapat memengaruhi visibilitas dan kepatuhan pengeluaran.
7. Pembelian Tanpa Dokumentasi yang Jelas
Pembelian tanpa dokumentasi membuat Finance dan Procurement sulit memastikan apa yang dibeli, siapa yang mengajukan, berapa nilainya, dan apakah transaksi sudah disetujui.
Gunakan purchase request untuk mencatat kebutuhan dan purchase order sebagai acuan pembelian yang telah disetujui. Purchase order juga dapat menjadi referensi ketika Finance memeriksa penerimaan dan invoice.
8. Invoice Vendor Terlambat Diproses
Invoice yang terlambat diproses membuat kewajiban pembayaran sulit dipantau. Finance dapat menerima informasi tagihan terlalu dekat dengan jatuh tempo atau kehilangan waktu untuk menyelesaikan approval.
Solusinya adalah membuat alur invoice yang jelas sejak tagihan diterima hingga pembayaran. Accounts Payable perlu mengetahui status invoice, pihak yang melakukan approval, dan tanggal jatuh tempo.
9. Invoice Tidak Sesuai dengan Pesanan atau Penerimaan
Invoice perlu dicocokkan dengan pesanan dan barang atau jasa yang diterima sebelum pembayaran dilakukan. Perbedaan harga, kuantitas, atau nilai tagihan dapat meningkatkan risiko salah bayar.
Perusahaan dapat menggunakan three-way matching dengan membandingkan purchase order, receipt, dan invoice. Cara ini membantu menemukan perbedaan sebelum invoice diteruskan ke pembayaran.
Three-way matching menjadi salah satu kontrol yang dapat digunakan untuk memverifikasi kesesuaian antara dokumen pembelian, penerimaan, dan tagihan.
10. Input Invoice Manual dan Duplikasi
Input manual menjadi beban ketika jumlah invoice meningkat. Finance harus memasukkan data vendor, nomor invoice, tanggal, nominal, dan informasi lain satu per satu.
OCR dapat membantu menangkap data dari dokumen invoice sehingga proses input lebih cepat dan terstruktur. Mekari Expense mendukung OCR untuk membaca attachment invoice seperti PDF atau JPG dan membantu membuat draft Purchase Invoice.
Data hasil OCR tetap perlu diverifikasi sebelum invoice diteruskan ke tahap pembayaran agar informasi sesuai dengan dokumen dan transaksi terkait.
11. Biaya Perjalanan Bisnis Sulit Dikontrol
Biaya perjalanan bisnis dapat meningkat ketika transportasi, akomodasi, makan, dan biaya lainnya diajukan melalui proses berbeda. Finance kemudian sulit membandingkan total biaya dengan budget perjalanan.
Tetapkan policy perjalanan berdasarkan kategori biaya, limit, dan approval. Alokasi perjalanan juga sebaiknya dipisahkan dari jenis pengeluaran lain agar penggunaannya lebih mudah dipantau.
Dalam expense management, pengeluaran perjalanan dapat dikaitkan dengan policy, budget, approval, receipt, dan proses reimbursement sehingga setiap biaya memiliki konteks yang jelas.
12. Reimbursement Terlambat atau Tidak Lengkap
Reimbursement menjadi sulit dikelola ketika receipt dikirim melalui email, chat, atau spreadsheet yang berbeda. Finance harus meminta dokumen tambahan dan memeriksa status pengajuan secara manual.
Gunakan satu alur untuk claim, receipt, approval, dan reimbursement. Dokumen pendukung yang dikumpulkan bersama klaim membuat proses verifikasi lebih cepat dan mengurangi pengajuan yang harus dikembalikan.
13. Pengeluaran Berulang Sulit Dipantau
Subscription software, layanan vendor, dan biaya rutin dapat terus menyerap budget ketika perusahaan tidak memiliki daftar recurring spend dan jadwal renewal yang jelas.
Inventarisasi biaya berulang berdasarkan vendor, pemilik biaya, nilai, periode, dan tanggal renewal. Setiap perpanjangan kemudian dapat dievaluasi berdasarkan penggunaan dan kebutuhan bisnis terbaru.
Untuk pengeluaran software, SaaS spend management membantu perusahaan melihat subscription dan lisensi secara lebih terstruktur, termasuk biaya yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan tim.
14. Piutang Sulit Tertagih
Piutang menjadi masalah ketika pelanggan belum membayar sesuai jatuh tempo sementara perusahaan tetap harus membiayai operasional. Dana yang seharusnya masuk berubah menjadi tagihan yang belum dapat digunakan.
Perusahaan dapat memperbaikinya dengan menetapkan credit policy, memantau aging piutang, membuat jadwal penagihan, dan menindaklanjuti tagihan yang melewati jatuh tempo.
15. Beban Utang Terlalu Tinggi
Beban utang menjadi tekanan ketika sebagian besar arus kas digunakan untuk memenuhi kewajiban pembayaran. Kondisi ini dapat mengurangi ruang perusahaan untuk membiayai kebutuhan operasional dan investasi.
Solusinya adalah mengevaluasi struktur utang, jadwal pembayaran, biaya pendanaan, dan kemampuan perusahaan menghasilkan kas. Prioritas pembayaran juga perlu disesuaikan dengan kondisi cash flow.
Bagaimana Menentukan Solusi untuk Masalah Keuangan Perusahaan?
Setiap masalah membutuhkan titik kontrol yang berbeda. Overspending perlu ditangani pada budget dan transaksi, pembelian vendor melalui procurement, sedangkan invoice membutuhkan proses Accounts Payable yang rapi.
| Area | Masalah yang Sering Muncul | Titik Kontrol |
|---|---|---|
| Spend Control | Overspending, policy violation, budget blindness, recurring spend | Budget allocation, spending limit, policy, approval, monitoring |
| Travel & Expense | Biaya perjalanan tinggi, reimbursement terlambat, receipt tidak lengkap | Business trip, claim, receipt, policy, approval |
| Procurement | Maverick spending, pembelian tanpa dokumentasi, vendor tidak terkontrol | Purchase request, purchase order, vendor management, approval |
| Accounts Payable | Invoice terlambat, invoice mismatch, input manual | Invoice capture, verification, matching, approval, payment |
Keempat area tersebut saling berhubungan. Satu pengadaan dapat dimulai dari kebutuhan internal, mendapatkan approval, menjadi purchase order, menghasilkan invoice, lalu masuk ke proses pembayaran.
Expenditure cycle membantu perusahaan melihat rangkaian tersebut secara utuh sehingga kontrol dapat ditempatkan sejak kebutuhan diajukan hingga pembayaran selesai.
Mekari Expense Membantu Mengendalikan Company Spending
Mekari Expense mengintegrasikan Travel & Expense, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control untuk membantu perusahaan mendapatkan visibilitas dan kontrol atas berbagai sumber pengeluaran.
Setiap area menangani jenis spending yang berbeda. Spend Control mengatur budget, policy, approval, dan spending limit. Travel & Expense menangani business trip dan expense claims. Procurement mengelola proses pembelian, sementara Accounts Payable menangani invoice dan pembayaran.
Spend Control Menghubungkan Budget dengan Pengeluaran
Spend Control membantu perusahaan menerapkan budget, spending policy, limit, dan approval pada aktivitas pengeluaran. Approval dapat disusun berdasarkan role, departemen, atau jenis pengeluaran sehingga transaksi mengikuti kewenangan yang telah ditetapkan.
Dengan budget allocation dan monitoring, Finance dapat melihat penggunaan dana selama periode berjalan dan menemukan variance sebelum pengeluaran semakin jauh dari rencana.
Travel & Expense Mengelola Business Trip dan Reimbursement
Travel & Expense membantu mengelola business trip dan expense claims dalam satu proses. Karyawan dapat mengajukan perjalanan dan memasukkan bukti pengeluaran, sedangkan approver dan Finance dapat mengikuti status pengajuan.
Policy dapat diterapkan pada claims dan business trips berdasarkan kategori biaya, limit, eligibility, dan dokumentasi yang diperlukan.
Procurement Mengontrol Pembelian Sejak Pengajuan
Procurement membantu perusahaan mengelola pembelian mulai dari purchase request hingga purchase order dan vendor management. Dokumentasi setiap tahap membuat kebutuhan, approval, dan transaksi lebih mudah ditelusuri.
Ketika procurement terhubung dengan proses AP, informasi dari purchase order dapat digunakan sebagai referensi saat invoice diperiksa. Hubungan ini membantu Finance melihat transaksi sebelum pembayaran dilakukan.
Accounts Payable Mengelola Invoice hingga Pembayaran
Accounts Payable membantu Finance menangani invoice vendor mulai dari penerimaan, verifikasi, approval, hingga pembayaran. OCR dapat membantu menangkap data invoice sehingga proses input lebih terstruktur.
Ketika AP terhubung dengan procurement, Finance dapat menggunakan informasi pembelian untuk memeriksa invoice dan memastikan pembayaran mengikuti transaksi yang telah disetujui.
Masalah Keuangan Lebih Mudah Ditangani Saat Titik Kontrolnya Jelas
Masalah keuangan perusahaan dapat muncul dari arus kas, utang, piutang, maupun aktivitas spending sehari-hari. Karena sumbernya berbeda, perusahaan perlu menentukan titik kontrol yang sesuai dengan masalah tersebut.
Untuk sisi pengeluaran, perusahaan dapat mulai dengan menetapkan budget dan policy yang jelas, menempatkan approval pada transaksi yang membutuhkan otorisasi, dan memantau spending selama periode berjalan.
Ketika procurement, employee expenses, invoice, dan budget dapat dilihat sebagai satu rangkaian, Finance memiliki informasi yang lebih lengkap untuk menemukan variance dan mengendalikan pengeluaran.
FAQ tentang Masalah Keuangan
Apa saja masalah keuangan perusahaan yang paling umum?
Apa saja masalah keuangan perusahaan yang paling umum?
Masalah keuangan perusahaan yang umum meliputi arus kas tertekan, budgeting yang kurang matang, pengeluaran melebihi budget, transaksi di luar kebijakan, maverick spending, invoice yang terlambat, reimbursement yang menumpuk, piutang sulit tertagih, dan beban utang yang tinggi.
Bagaimana cara mengatasi masalah keuangan perusahaan?
Bagaimana cara mengatasi masalah keuangan perusahaan?
Cara mengatasi masalah keuangan perusahaan dimulai dengan menemukan sumber masalah, kemudian memperbaiki proses yang berkaitan. Cash flow membutuhkan forecasting, overspending membutuhkan budget control, sementara invoice, procurement, dan employee expenses membutuhkan kontrol pada proses pengeluaran masing-masing.
.
Bagaimana cara mengatasi pengeluaran yang melebihi budget?
Bagaimana cara mengatasi pengeluaran yang melebihi budget?
Tetapkan budget berdasarkan unit atau kategori, terapkan spending policy, gunakan approval sesuai kewenangan, dan pantau actual spending selama periode berjalan. Finance juga perlu melihat variance untuk mengetahui sumber overspending.
Apa hubungan spend management dengan masalah keuangan perusahaan?
Apa hubungan spend management dengan masalah keuangan perusahaan?
Spend management membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran sejak budget dan kebutuhan ditetapkan hingga transaksi, pembayaran, dan analisis spending. Pendekatan ini membantu Finance melihat berbagai sumber pengeluaran dalam satu rangkaian.
Kapan perusahaan membutuhkan sistem spend management?
Kapan perusahaan membutuhkan sistem spend management?
Sistem spend management relevan ketika perusahaan memiliki banyak departemen, vendor, karyawan, transaksi, atau jalur pembayaran sehingga data pengeluaran mulai tersebar. Kebutuhannya semakin besar ketika Finance menghadapi overspending, proses manual, invoice yang menumpuk, atau sulitnya mendapatkan gambaran spending secara menyeluruh.
