Cara Menghitung ROI untuk Efisiensi Pengeluaran Bisnis

Perusahaan dapat mengeluarkan dana untuk software, peralatan, perekrutan, atau perbaikan proses kerja dengan harapan mendapat manfaat finansial. Namun, nilai investasi perlu dibandingkan dengan hasil yang benar-benar diperoleh agar manajemen dapat menilai apakah pengeluaran tersebut sepadan dengan biayanya.

Dalam pengelolaan keuangan, perhitungan Return on Investment (ROI) dapat digunakan untuk menilai hasil investasi, termasuk upaya mengurangi biaya operasional. Bagi Finance, pendekatan ini membantu menilai apakah perbaikan proses pengeluaran menghasilkan penghematan yang dapat dibuktikan.

Bagaimana Cara Menghitung ROI?

Return on Investment (ROI) adalah rasio untuk mengukur pengembalian bersih suatu investasi dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Dalam panduan ini, rumus ROI menggunakan selisih antara total manfaat finansial dan biaya investasi, kemudian membaginya dengan biaya investasi.

Misalnya, sebuah investasi membutuhkan biaya Rp100 juta dan menghasilkan manfaat finansial Rp130 juta. Manfaat bersihnya sebesar Rp30 juta, sehingga ROI mencapai 30%. Artinya, investasi tersebut menghasilkan manfaat bersih senilai 30% dari biaya yang dikeluarkan dalam periode pengukuran.

Apa Saja yang Perlu Dihitung Sebelum Menghitung ROI?

Hasil ROI bergantung pada ketepatan data biaya dan manfaat. Sebelum memasukkan angka ke dalam rumus, tetapkan periode pengukuran dan tentukan komponen yang benar-benar berkaitan dengan investasi.

1. Hitung seluruh biaya investasi

Biaya investasi mencakup pengeluaran yang dibutuhkan untuk menerapkan dan menjalankan suatu inisiatif. Jika perusahaan mengevaluasi software pengelolaan pengeluaran, komponen yang perlu diperiksa antara lain:

• Biaya langganan software selama periode evaluasi.
• Biaya implementasi, migrasi data, dan integrasi jika diperlukan.
• Biaya pelatihan dan waktu kerja tim untuk menyiapkan sistem.
• Biaya pemeliharaan atau operasional tambahan selama periode tersebut.

Pastikan seluruh komponen biaya dihitung dalam periode yang sama dengan manfaatnya. Jika perhitungan menggunakan manfaat satu tahun, sertakan biaya berulang selama tahun tersebut dan biaya awal yang dialokasikan ke periode evaluasi sesuai metode yang dipilih.

Untuk perusahaan yang masih mengelola pengajuan biaya, bukti transaksi, dan pencatatan pengeluaran secara terpisah, biaya administrasi dari proses tersebut juga dapat menjadi bahan evaluasi. Periksa proses pengelolaan pengeluaran bisnis untuk mengidentifikasi aktivitas yang membutuhkan waktu atau biaya tambahan.

2. Ukur manfaat finansial yang bisa dibuktikan

Manfaat finansial perlu didasarkan pada perubahan yang dapat diukur. Dalam pengelolaan pengeluaran, komponen yang relevan antara lain:

Finance perlu membedakan penghematan kas dengan nilai produktivitas. Waktu kerja yang berkurang belum tentu menurunkan pengeluaran perusahaan. Jika waktu tersebut digunakan untuk pekerjaan lain, catat nilainya sebagai manfaat produktivitas. Masukkan sebagai manfaat finansial ketika nilainya dapat dihitung dengan dasar yang jelas dan tidak tumpang tindih dengan penghematan lain.

Pembayaran ganda dapat menjadi salah satu sumber kerugian yang perlu diperiksa. Finance perlu memastikan transaksi memang terduplikasi dan pembayaran tambahan benar-benar berhasil dihindari. Proses ini berkaitan dengan upaya mendeteksi pembayaran ganda dalam Accounts Payable, terutama saat volume invoice meningkat.

Baca Juga: Cara Hitung ROI Iklan dengan Pembukuan UMKM yang Rapi, Ini Panduannya!

Bagaimana Langkah Menghitung ROI untuk Bisnis?

1. Tentukan tujuan dan periode pengukuran

Tentukan hasil yang ingin dicapai, misalnya mengurangi biaya administrasi, mempercepat pemrosesan invoice, atau menekan pengeluaran di luar kebijakan. Tetapkan periode sebelum dan sesudah perubahan agar data dapat dibandingkan secara wajar.

Data anggaran juga dapat digunakan sebagai pembanding untuk mengetahui apakah realisasi mengikuti rencana. Perusahaan dapat meninjau pengelolaan anggaran perusahaan ketika menetapkan alokasi dana dan target pengeluaran untuk periode evaluasi.

2. Catat biaya sebelum dan sesudah perubahan

Kumpulkan biaya yang relevan sebelum perubahan dilakukan. Setelah proses baru berjalan, hitung kembali biaya dengan cakupan yang sama. Perhatikan perubahan biaya software, implementasi, administrasi, dan kebutuhan tenaga kerja.

Pendekatan ini membantu Finance membedakan biaya yang benar-benar turun dari pengeluaran yang hanya berpindah kategori.

3. Verifikasi manfaat yang berkaitan dengan inisiatif

Periksa apakah penurunan biaya terjadi karena perubahan yang sedang dievaluasi. Jika pembayaran ganda berkurang, misalnya, gunakan transaksi yang sudah diperiksa dan bukti bahwa pembayaran tersebut benar-benar berhasil dihindari.

Periksa apakah penghematan memang berkaitan dengan perubahan yang sedang dievaluasi. Bandingkan periode dengan kondisi yang sebanding dan catat faktor lain yang dapat memengaruhi hasil, seperti volume transaksi, perubahan harga, atau jumlah karyawan. Prinsip evaluasi kontribusi suatu inisiatif terhadap hasil juga dibahas dalam The Magenta Book.

4. Masukkan data ke rumus ROI

Setelah biaya dan manfaat dihitung, gunakan rumus ROI untuk memperoleh persentase pengembalian. Jika total manfaat lebih besar daripada biaya investasi, ROI positif. Jika manfaat lebih kecil, ROI negatif untuk periode yang diukur.

5. Periksa asumsi dan biaya yang belum tercatat

Sebelum menyimpulkan hasil, periksa kemungkinan penghitungan ganda, biaya implementasi yang terlewat, serta manfaat yang masih berupa perkiraan. Evaluasi juga apakah manfaat tersebut berulang atau hanya terjadi pada awal penerapan.

Bagaimana Contoh Perhitungan ROI dari Efisiensi Pengeluaran?

Misalnya, sebuah perusahaan ingin menilai hasil perbaikan proses pengeluaran selama satu tahun. Perusahaan mencatat biaya sistem dan membandingkannya dengan manfaat yang sudah diverifikasi setelah perubahan berjalan.

Angka di bawah merupakan simulasi untuk menjelaskan cara menghitung ROI, bukan hasil pelanggan atau klaim kinerja produk tertentu.

Biaya investasi selama satu tahun

Manfaat finansial yang terverifikasi

Manfaat tersebut hanya dapat dihitung jika setiap nilai memiliki bukti dan tidak dihitung dua kali. Pengeluaran yang dibatalkan juga harus benar-benar tidak terjadi, sedangkan penurunan biaya administrasi perlu terlihat dalam biaya aktual.

Perhitungannya menjadi:

Dalam simulasi tersebut, manfaat bersih setelah biaya investasi mencapai Rp6 juta. ROI sebesar 30% berarti manfaat bersih yang terukur setara dengan 30% dari biaya investasi pada periode tersebut.

Baca Juga: Spend Management: Strategi untuk Hemat 15% Pengeluaran Bisnis

Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Membaca Hasil ROI?

ROI positif belum tentu menjadi pilihan terbaik

ROI perlu dibaca bersama tujuan investasi, periode pengukuran, risiko, dan alternatif yang tersedia. Dua investasi dengan ROI sama dapat memberikan hasil berbeda jika salah satunya membutuhkan waktu lebih lama untuk menghasilkan manfaat.

ROI sederhana juga tidak memperhitungkan nilai waktu uang secara langsung. Untuk proyek multi-tahun, Finance dapat melengkapinya dengan analisis arus kas, Net Present Value (NPV), atau Internal Rate of Return (IRR), sesuai kebutuhan evaluasi.

ROI tidak memiliki ambang yang berlaku untuk semua bisnis

Perusahaan perlu menetapkan standar berdasarkan biaya modal, risiko, target pengembalian, dan pilihan investasi lain. ROI 10% dapat diterima untuk satu proyek, tetapi belum tentu memenuhi target perusahaan pada proyek lain.

Hindari menghitung manfaat yang belum terealisasi

Budget yang masih tersisa tidak otomatis menjadi penghematan. Begitu juga transaksi yang ditandai berisiko belum tentu merupakan fraud atau biaya yang berhasil dicegah.

Jika perusahaan mengukur waktu administrasi yang berkurang, catat jumlah jam dan biaya tenaga kerja sebagai ukuran terpisah. Masukkan ke ROI finansial ketika perusahaan dapat membuktikan pengurangan biaya atau menggunakan kapasitas tersebut untuk menghasilkan manfaat yang terukur.

Finance juga dapat meninjau analisis data pengeluaran berdasarkan kategori dan vendor untuk menemukan perubahan pola belanja serta peluang penghematan yang bisa diverifikasi.

Bagaimana Mekari Expense Mendukung Pengukuran Efisiensi Pengeluaran?

Perhitungan ROI pengelolaan pengeluaran membutuhkan data yang konsisten mengenai biaya, transaksi, approval, dan realisasi anggaran. Jika informasi tersebar di banyak file, Finance akan lebih sulit membandingkan kondisi sebelum dan sesudah suatu perubahan.

Mekari Expense merupakan platform spend management terpusat yang mengintegrasikan Travel & Expense, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control. Platform ini membantu perusahaan mengelola berbagai proses pengeluaran dengan visibilitas dan kontrol yang lebih terstruktur.

Beberapa area yang dapat mendukung pengelolaan pengeluaran antara lain:

• Kontrol anggaran: perusahaan dapat mengatur alokasi anggaran untuk cabang, divisi, atau proyek sesuai kebutuhan dan konfigurasi yang digunakan.
• Persetujuan transaksi: alur approval membantu pengajuan ditinjau oleh pihak yang berwenang melalui mekanisme persetujuan yang terstruktur.
• Procurement: proses procurement membantu mengelola aktivitas purchasing, data vendor, dan purchase order.
• Accounts Payable: pengelolaan invoice dan pembayaran vendor mendukung proses tagihan dalam alur keuangan perusahaan.
• Spend Control: perusahaan dapat mengatur budget, limit, dan kebijakan penggunaan melalui pengendalian pengeluaran bisnis.

Fitur-fitur tersebut dapat membantu perusahaan memperoleh data untuk menilai proses pengeluaran. Finance tetap perlu menetapkan baseline, memverifikasi manfaat, dan menghitung ROI berdasarkan biaya serta hasil aktual. Mekari Expense mendukung pengelolaan prosesnya, sementara besarnya ROI bergantung pada kondisi dan penerapan di masing-masing perusahaan.