Outstanding Invoice: Cara Mengelola Tagihan Vendor dalam Accounts Payable
Mekari Insight
- Outstanding invoice dalam accounts payable adalah invoice vendor yang sudah diterima perusahaan tetapi belum dibayar.
- Finance perlu memantau status invoice, approval, payment terms, dan due date untuk mengetahui kewajiban mana yang perlu ditindaklanjuti.
- Pengelolaan yang baik membantu perusahaan menjaga ketepatan pembayaran kepada vendor dan perencanaan kebutuhan kas.
Dalam accounts payable, outstanding invoice merupakan kewajiban perusahaan kepada vendor yang belum diselesaikan. Jumlahnya dapat terus bertambah ketika invoice baru masuk sementara tagihan sebelumnya masih menunggu verifikasi, approval, atau pembayaran.
Tim finance perlu mengetahui invoice mana yang masih diproses, kapan harus dibayar, apa yang menghambat pembayaran, dan bagaimana kewajiban tersebut memengaruhi kebutuhan kas perusahaan. Tidak sebatas pada berapa nilai invoice yang belum dibayar.
Apa Itu Outstanding Invoice dalam Accounts Payable?
Outstanding invoice adalah invoice yang sudah diterbitkan tetapi belum dibayar. Dalam konteks accounts payable, invoice tersebut merupakan kewajiban perusahaan kepada vendor yang masih terbuka. Status outstanding dapat mencakup invoice yang belum jatuh tempo maupun yang sudah melewati tanggal jatuh tempo.
Invoice yang belum dibayar setelah melewati tanggal jatuh tempo dapat disebut overdue. Dengan demikian, overdue merupakan kondisi yang lebih spesifik dari invoice yang masih outstanding. Perbedaan ini penting karena invoice yang belum jatuh tempo masih dapat diproses sesuai jadwal, sedangkan invoice overdue perlu segera diperiksa dan ditindaklanjuti.
| Status | Kondisi | Fokus Finance |
|---|---|---|
| Outstanding | Invoice belum dibayar. | Pantau status dan tanggal pembayaran. |
| Mendekati jatuh tempo | Invoice belum dibayar dan tanggal jatuh tempo semakin dekat. | Pastikan verifikasi dan approval tidak tertunda. |
| Overdue | Invoice belum dibayar setelah melewati tanggal jatuh tempo. | Periksa penyebab dan tindak lanjuti pembayaran. |
| Paid | Pembayaran telah dilakukan. | Pastikan status dan pencatatan telah diperbarui. |
Invoice menjadi dasar penting dalam proses administrasi dan pembayaran kepada vendor. Karena itu, informasi seperti nominal, tanggal invoice, vendor, dan ketentuan pembayaran perlu tersedia ketika finance memproses invoice.
Bagaimana Outstanding Invoice Diproses dalam Accounts Payable?
Outstanding invoice tidak langsung berakhir pada pembayaran setelah diterima perusahaan. Invoice biasanya melewati beberapa tahap agar finance dapat memastikan tagihan sesuai dengan transaksi dan telah memperoleh persetujuan yang diperlukan.
1. Invoice Diterima
Finance menerima invoice dari vendor melalui kanal yang digunakan perusahaan. Informasi dasar seperti identitas vendor, nomor invoice, tanggal, nominal, dan dokumen pendukung perlu tersedia untuk proses berikutnya.
2. Invoice Diverifikasi
Informasi pada invoice diperiksa dan, sesuai proses perusahaan, dapat dicocokkan dengan dokumen transaksi seperti purchase order atau bukti penerimaan barang dan jasa. Tahap ini membantu memastikan tagihan yang diproses sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
3. Invoice Menunggu Approval
Invoice yang membutuhkan persetujuan diteruskan kepada pihak yang berwenang. Selama approval belum selesai, invoice dapat tetap berstatus outstanding meskipun tanggal pembayarannya semakin dekat.
4. Invoice Dijadwalkan untuk Dibayar
Setelah proses verifikasi dan approval selesai, finance dapat memasukkan invoice ke dalam jadwal pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. Due date, payment terms, kondisi kas, dan kebutuhan operasional dapat menjadi pertimbangan dalam proses tersebut.
5. Pembayaran Diselesaikan
Setelah pembayaran dilakukan, status invoice perlu diperbarui dan bukti pembayaran disimpan sesuai prosedur perusahaan. Tahap ini menandai bahwa kewajiban atas invoice tersebut telah diselesaikan.
Seluruh tahapan tersebut merupakan bagian dari pengelolaan accounts payable. Semakin banyak invoice yang diproses, semakin penting bagi finance untuk mengetahui posisi setiap tagihan dalam alur tersebut.
Kenapa Outstanding Invoice Bisa Menumpuk?
1. Invoice Tersebar di Berbagai Tempat
Invoice yang masuk melalui email, folder, atau sistem berbeda membuat finance lebih sulit mendapatkan daftar kewajiban yang lengkap. Kondisi ini juga menyulitkan pencarian ketika finance perlu mengetahui status invoice tertentu.
2. Approval Masih Tertunda
Invoice dapat tetap outstanding karena masih menunggu persetujuan dari pihak yang berwenang. Jika tidak ada visibilitas mengenai invoice yang masih menunggu approval, keterlambatan baru terlihat ketika tanggal pembayaran sudah semakin dekat.
3. Due Date Tidak Tercatat dengan Jelas
Finance perlu mengetahui tanggal jatuh tempo setiap invoice berdasarkan payment terms yang disepakati. Tanpa informasi tersebut, penentuan prioritas pembayaran menjadi lebih sulit dan risiko invoice terlewat menjadi lebih besar.
4. Proses Masih Banyak Dilakukan Secara Manual
Pencarian invoice, input data, pembaruan status, dan follow-up approval yang dilakukan secara terpisah dapat menambah pekerjaan administratif. Ketika volume invoice meningkat, proses manual juga membuat konsistensi pemantauan menjadi lebih sulit dijaga.
Apa Dampak Outstanding Invoice bagi Bisnis?
| Area | Dampak yang Perlu Diperhatikan |
|---|---|
| Pembayaran | Invoice dapat terlambat diselesaikan jika status dan due date tidak terpantau. |
| Vendor | Keterlambatan berulang dapat memengaruhi hubungan dan ketentuan transaksi dengan vendor. |
| Operasional | Dalam kondisi tertentu, masalah pembayaran dapat berdampak pada kelancaran pengadaan barang atau jasa. |
| Cash flow | Kewajiban yang belum dibayar tetap perlu diperhitungkan dalam kebutuhan kas periode berikutnya. |
| Finance workload | Proses pencarian dan follow-up invoice dapat bertambah ketika status tagihan tidak terpusat. |
Outstanding invoice juga perlu dilihat bersama kebutuhan pengeluaran lainnya. Daftar kewajiban yang akan jatuh tempo dapat membantu finance memperkirakan kebutuhan kas dan menjadi salah satu input ketika perusahaan mengalokasikan anggaran untuk periode berikutnya.
Bagaimana Menentukan Prioritas Pembayaran Invoice?
Tidak semua outstanding invoice memiliki tingkat urgensi yang sama. Finance dapat menggunakan beberapa faktor untuk menentukan invoice mana yang perlu diperiksa atau diproses lebih dahulu.
| Prioritas | Kondisi Invoice | Alasan |
|---|---|---|
| Tinggi | Sudah overdue | Invoice telah melewati tanggal jatuh tempo dan perlu ditindaklanjuti. |
| Tinggi | Mendekati jatuh tempo | Waktu yang tersedia untuk menyelesaikan approval dan pembayaran semakin terbatas. |
| Kondisional | Vendor penting bagi operasional | Keterlambatan dapat berisiko mengganggu pengadaan barang atau jasa. |
| Kondisional | Ada konsekuensi keterlambatan | Kesepakatan dapat mencantumkan denda, biaya, atau konsekuensi lainnya. |
| Kondisional | Ada insentif pembayaran lebih awal | Dapat dipertimbangkan jika kondisi kas perusahaan memungkinkan. |
Nominal invoice tidak selalu menjadi dasar utama dalam menentukan prioritas. Invoice bernilai lebih kecil tetapi sudah overdue dapat membutuhkan perhatian lebih cepat daripada invoice bernilai besar yang masih memiliki waktu pembayaran cukup panjang.
Apa Hubungan Outstanding Invoice dengan Payment Terms?
Payment terms menentukan ketentuan pembayaran yang disepakati antara perusahaan dan vendor. Ketentuan seperti Net 30, Net 60, atau Net 90 dapat digunakan untuk menetapkan batas waktu pembayaran sesuai kesepakatan transaksi.
1. Periksa Acuan Perhitungan
Finance perlu mengetahui acuan yang digunakan untuk menentukan tanggal pembayaran karena tidak semua transaksi menggunakan titik awal perhitungan yang sama. Acuan tersebut perlu mengikuti ketentuan yang disepakati dengan vendor.
2. Pastikan Informasi Konsisten
Ketentuan pembayaran sebaiknya dapat ditelusuri pada dokumen transaksi yang relevan, seperti kontrak, purchase order, dan invoice. Jika terdapat perbedaan informasi, finance perlu memeriksanya sebelum menentukan jadwal pembayaran.
3. Gunakan Due Date untuk Menentukan Prioritas
Setelah ketentuan pembayaran dan due date diketahui, finance dapat menggunakan informasi tersebut untuk mengelompokkan invoice berdasarkan urgensi. Invoice yang semakin dekat dengan jatuh tempo membutuhkan perhatian lebih besar dibandingkan invoice yang masih memiliki waktu pembayaran panjang.
Memahami ketentuan pembayaran membantu finance memiliki acuan yang lebih jelas ketika menentukan jadwal pembayaran kepada vendor.
Apa Hubungan Outstanding Invoice dengan DPO?
Days Payable Outstanding (DPO) menunjukkan rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk membayar kewajibannya kepada vendor atau kreditor. DPO melihat pola pembayaran pada tingkat perusahaan, sedangkan outstanding invoice menunjukkan tagihan yang masih terbuka satu per satu.
| Informasi | Yang Diukur |
|---|---|
| Outstanding invoice | Invoice yang belum dibayar. |
| Due date | Batas waktu pembayaran invoice tertentu. |
| DPO | Rata-rata waktu perusahaan membayar kewajiban kepada vendor atau kreditor. |
DPO yang lebih tinggi berarti perusahaan rata-rata membutuhkan waktu lebih lama untuk membayar kewajibannya, sedangkan DPO yang lebih rendah menunjukkan pembayaran dilakukan lebih cepat. Angka tersebut tidak dapat langsung dinilai baik atau buruk karena perlu dilihat bersama payment terms, karakteristik bisnis, kebijakan pembayaran, dan hubungan dengan vendor.
Bagaimana Cara Memantau Outstanding Invoice?
Frekuensi monitoring dapat disesuaikan dengan volume invoice dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan dengan banyak tagihan dapat melakukan review lebih sering agar invoice yang mendekati jatuh tempo atau sudah overdue dapat segera terlihat.
1. Satukan Data Invoice
Gunakan satu sumber informasi untuk mencatat invoice vendor yang sedang diproses. Finance dapat melihat jumlah kewajiban, mencari invoice tertentu, dan memeriksa status tanpa membuka banyak sumber secara terpisah.
2. Pantau Status Approval
Catat apakah invoice baru diterima, sedang diverifikasi, menunggu approval, sudah disetujui, atau siap dibayar. Status tersebut membantu finance mengetahui invoice mana yang masih tertahan dalam proses.
3. Monitor Due Date
Pastikan setiap invoice memiliki tanggal jatuh tempo yang dapat dilihat oleh pihak yang bertanggung jawab. Invoice yang mendekati due date dapat ditindaklanjuti lebih awal jika masih memiliki approval atau dokumen yang belum selesai.
4. Review Invoice Overdue
Invoice yang telah melewati jatuh tempo perlu diperiksa untuk mengetahui penyebab keterlambatan dan tindakan yang diperlukan. Review ini juga membantu perusahaan mengidentifikasi pola keterlambatan yang terjadi berulang.
5. Kurangi Pekerjaan Manual
Ketika volume invoice meningkat, pencatatan dan follow-up secara manual dapat menambah beban administratif. Otomasi invoice dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dalam pengelolaan data dan proses invoice.
Bagaimana Mekari Expense Membantu Mengelola Outstanding Invoice?
Finance membutuhkan visibilitas terhadap invoice yang sedang diproses, bukan hanya daftar tagihan yang belum dibayar. Status invoice, proses approval, dan informasi pembayaran perlu dapat ditelusuri agar invoice yang tertahan dapat segera diketahui.
Mekari Expense membantu tim finance mengelola alur approval dan memantau status invoice dalam satu proses. Dengan informasi yang lebih terpusat, finance dapat mengetahui posisi tagihan tanpa harus mencari perkembangan terakhir dari email atau dokumen yang berbeda.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk menindaklanjuti invoice yang masih menunggu proses, mendekati jatuh tempo, atau sudah siap dibayar. Finance juga dapat menggunakan daftar kewajiban yang akan jatuh tempo sebagai bagian dari perencanaan pembayaran dan kebutuhan kas.
Penutup
Outstanding invoice dalam accounts payable adalah invoice vendor yang belum dibayar oleh perusahaan. Status tersebut dapat mencakup invoice yang belum jatuh tempo maupun invoice yang sudah overdue. Finance perlu melihat status invoice bersama due date dan payment terms untuk menentukan tindakan yang sesuai.
Pengelolaan outstanding invoice mencakup lebih dari sekadar pembayaran. Finance perlu memantau penerimaan invoice, verifikasi, approval, jadwal pembayaran, dan status penyelesaian. Prioritas dapat ditentukan berdasarkan jatuh tempo, kondisi invoice, risiko terhadap operasional, serta ketentuan yang disepakati dengan vendor.
Ketika jumlah invoice meningkat, visibilitas terhadap setiap tahap menjadi semakin penting. Mekari Expense membantu tim finance mengelola alur approval dan memantau status invoice dalam satu proses sehingga kewajiban kepada vendor lebih mudah dipantau dan ditindaklanjuti.
