Prepaid Card untuk Bisnis: Solusi Kontrol Pengeluaran?

Finance perlu memastikan karyawan bisa membayar kebutuhan bisnis tanpa memberikan akses yang terlalu luas ke dana perusahaan. Masalah ini sering muncul ketika satu sumber pembayaran digunakan untuk berbagai kebutuhan, sementara setiap tim memiliki anggaran dan pola transaksi yang berbeda.

Prepaid card menggunakan dana yang sudah disiapkan sebelum transaksi dilakukan. Perusahaan dapat mengalokasikan dana untuk kebutuhan tertentu sehingga penggunaan kartu bisa disesuaikan dengan anggaran dan kebijakan internal.

Istilah prepaid card juga sering muncul bersama debit card, credit card, dan virtual card. Padahal, masing-masing menjelaskan mekanisme yang berbeda. Memahami perbedaannya penting agar perusahaan dapat memilih kartu berdasarkan kebutuhan pengeluaran, bukan sekadar bentuk kartunya.

Apa Itu Prepaid Card?

Prepaid card adalah kartu pembayaran yang menggunakan dana yang sudah dimuat terlebih dahulu sebelum kartu digunakan. Saat transaksi dilakukan, nilai pembelian akan mengurangi dana yang tersedia pada kartu.

Karena dana telah disiapkan di awal, prepaid card tidak menggunakan credit line seperti kartu kredit. Ketika dana yang tersedia tidak mencukupi, transaksi umumnya tidak dapat diproses sampai tersedia dana yang cukup, sesuai dengan ketentuan program kartu. CFPB juga membedakan prepaid card dari debit dan credit card berdasarkan sumber dana yang digunakan untuk transaksi.

Dalam konteks bisnis, prepaid card dapat digunakan untuk kebutuhan yang memiliki anggaran tertentu, misalnya pengeluaran tim, pembelian operasional, atau pembayaran layanan digital. Mekanisme ini memberi perusahaan cara untuk memisahkan dana dari rekening utama sesuai kebutuhan pengeluaran.

Bagaimana Cara Kerja Prepaid Card untuk Bisnis?

Prepaid card bekerja dengan dana yang sudah tersedia sebelum transaksi dilakukan. Perusahaan terlebih dahulu menyiapkan dana, kemudian kartu digunakan untuk melakukan pembayaran sampai dana yang tersedia berkurang.

1. Dana disiapkan terlebih dahulu Perusahaan mengisi atau menempatkan dana sesuai mekanisme yang ditetapkan oleh penerbit kartu.
2. Kartu digunakan untuk transaksi Karyawan menggunakan kartu untuk membayar kebutuhan bisnis pada merchant yang menerima kartu tersebut.
3. Nilai transaksi mengurangi dana yang tersedia Setiap pembayaran akan mengurangi saldo yang dapat digunakan. Ketika dana tidak mencukupi, transaksi dapat ditolak sesuai ketentuan kartu.
4. Dana diisi kembali sesuai kebutuhan Untuk kartu yang mendukung reload, perusahaan dapat menambahkan dana kembali setelah saldo berkurang atau habis.

Dalam pengelolaan bisnis, proses pembayaran tersebut dapat dilengkapi dengan kontrol tambahan seperti spending limit, pembatasan penggunaan, atau pemantauan transaksi. Fitur tersebut bergantung pada program kartu yang digunakan dan bukan merupakan karakteristik dasar dari prepaid card.

Apa Perbedaan Prepaid Card, Debit Card, Charge Card, dan Credit Card?

Prepaid card, debit card, charge card, dan credit card sama-sama dapat digunakan untuk pembayaran, tetapi sumber dana dan cara pembayarannya berbeda. Perbedaan ini menentukan apakah perusahaan menggunakan dana yang sudah tersedia, dana dari rekening, atau fasilitas pembayaran dari penerbit kartu.

Secara sederhana, prepaid card menggunakan dana yang sudah ditempatkan sebelumnya. Debit card mengambil dana langsung dari rekening, sedangkan credit card menggunakan fasilitas kredit yang harus dibayar kembali kepada penerbit. Charge card memiliki mekanisme pembayaran berbeda karena transaksi dibayarkan terlebih dahulu oleh penerbit dan tagihannya umumnya perlu dilunasi penuh pada akhir billing cycle.

CFPB menjelaskan prepaid dan debit sebagai cara membelanjakan dana yang sudah dimiliki, sementara credit card digunakan untuk meminjam dana. Ketentuan charge card dapat berbeda menurut penerbit dan program yang ditawarkan.

Apakah Prepaid Card Sama dengan Virtual Card?

Tidak. Prepaid card dan virtual card menjelaskan aspek yang berbeda dari sebuah kartu.

Prepaid mengacu pada mekanisme pendanaan. Dana disiapkan terlebih dahulu sebelum kartu digunakan untuk bertransaksi. Sementara itu, virtual card mengacu pada bentuk kartu yang tersedia secara digital tanpa kartu fisik.

Karena itu, satu kartu dapat sekaligus memiliki karakteristik prepaid dan virtual. Misalnya, virtual prepaid card berisi dana yang sudah disiapkan dan digunakan untuk pembayaran secara online. Stripe juga menjelaskan virtual prepaid card sebagai salah satu tipe prepaid card.

Perbedaan ini penting ketika perusahaan memilih kartu untuk kebutuhan bisnis. Finance perlu melihat dua hal secara terpisah: bagaimana dana digunakan dan di mana kartu akan digunakan. Untuk pembayaran online, misalnya, perusahaan dapat mempertimbangkan virtual card. Sementara itu, kebutuhan transaksi langsung di merchant fisik membutuhkan kartu yang dapat digunakan secara fisik.

Apa Manfaat Prepaid Card untuk Bisnis?

Prepaid card dapat membantu perusahaan mengelola pengeluaran yang membutuhkan dana dan penggunaan yang sudah ditentukan. Karena dana disiapkan sebelum transaksi, perusahaan dapat memisahkan sebagian dana dari rekening utama untuk kebutuhan tertentu.

Mengalokasikan Dana untuk Kebutuhan Tertentu

Perusahaan dapat menyiapkan dana khusus untuk kebutuhan seperti kampanye marketing, perjalanan bisnis, proyek, atau pengeluaran operasional tertentu. Pemisahan ini membuat penggunaan dana lebih mudah dikaitkan dengan tujuan pengeluaran yang sudah ditetapkan.

Membatasi Akses ke Dana Perusahaan

Prepaid card dapat digunakan ketika perusahaan ingin memberikan akses pembayaran tanpa memberikan akses langsung ke seluruh dana dalam rekening utama. Besarnya dana yang tersedia pada kartu menjadi salah satu batas yang dapat digunakan perusahaan dalam mengatur pengeluaran.

Untuk bisnis yang memiliki beberapa tim atau aktivitas dengan kebutuhan berbeda, pemisahan kartu berdasarkan pengguna atau tujuan juga dapat membantu Finance menjaga ownership atas setiap transaksi. Pengelolaan seperti ini juga dibahas dalam panduan corporate card untuk bisnis.

Memudahkan Pelacakan Pengeluaran

Setiap transaksi kartu menghasilkan catatan pembayaran yang dapat digunakan Finance untuk menelusuri penggunaan dana. Pada program kartu yang menyediakan informasi transaksi secara digital, data tersebut dapat membantu proses monitoring dan rekonsiliasi.

Namun, kemampuan monitoring tidak melekat pada semua prepaid card. Fitur seperti detail transaksi, notifikasi, atau integrasi dengan sistem Finance bergantung pada penerbit dan program kartu yang digunakan.

Mengurangi Penggunaan Uang Pribadi untuk Pengeluaran Bisnis

Perusahaan dapat membayar kebutuhan tertentu secara langsung melalui kartu daripada meminta karyawan menggunakan uang pribadi terlebih dahulu. Cara ini dapat mengurangi jenis pengeluaran yang perlu diproses melalui reimbursement.

Reimbursement tetap diperlukan ketika suatu transaksi tidak dapat atau tidak perlu dibayar menggunakan kartu. Jadi, prepaid card lebih tepat dipandang sebagai salah satu metode pembayaran dalam pengelolaan employee spending.

Apa Saja Use Case Prepaid Card untuk Bisnis?

Prepaid card dapat digunakan untuk berbagai pengeluaran bisnis yang memiliki kebutuhan, anggaran, atau periode penggunaan yang sudah ditentukan. Perusahaan dapat mengalokasikan dana sesuai tujuan pengeluaran, kemudian menggunakan kartu untuk transaksi yang berkaitan dengan aktivitas tersebut.

Digital Advertising

Bisnis yang menjalankan iklan digital perlu melakukan pembayaran berulang ke berbagai platform. Contohnya, Google Ads, Meta Ads, dan TikTok Ads dapat menggunakan metode pembayaran yang terpisah agar pengeluaran setiap campaign lebih mudah dibedakan.

Kartu juga dapat dialokasikan berdasarkan campaign atau budget tertentu. Misalnya, pengeluaran untuk akuisisi pelanggan dan remarketing dapat dipisahkan dari aktivitas advertising lainnya.

Software Subscription

Perusahaan biasanya memiliki berbagai subscription untuk mendukung pekerjaan sehari-hari, mulai dari Figma, Zoom, dan Atlassian hingga software SaaS lainnya. Pembayaran yang dilakukan secara berkala membutuhkan metode pembayaran yang tetap tersedia selama layanan digunakan.

Kartu yang dikhususkan untuk vendor atau subscription tertentu dapat membantu Finance mengelompokkan pengeluaran dan meninjau biaya berulang dengan lebih mudah.

Pengeluaran untuk Proyek

Proyek tertentu dapat memiliki vendor, kebutuhan, dan anggaran yang berbeda dari pengeluaran operasional rutin. Contohnya adalah proyek renovasi kantor, implementasi teknologi, event marketing, atau pekerjaan dengan vendor eksternal.

Perusahaan dapat mengalokasikan dana untuk kebutuhan proyek dan mencatat transaksi berdasarkan tujuan tersebut sehingga pengeluaran proyek lebih mudah dipisahkan dari biaya operasional lainnya.

Pembelian Online dan Pembayaran Vendor

Berbagai kebutuhan bisnis dilakukan melalui platform online, seperti pembelian perlengkapan kerja, layanan digital, atau pembayaran kepada vendor. Prepaid card dapat digunakan untuk transaksi yang mendukung pembayaran dengan kartu sesuai ketentuan merchant.

Pemisahan kartu berdasarkan vendor atau tujuan pembayaran juga dapat memudahkan Finance saat meninjau transaksi yang masuk.

Operasional Cabang dan Tim Lapangan

Cabang dan tim lapangan dapat membutuhkan dana untuk membeli perlengkapan, kebutuhan operasional, logistik, atau aktivitas di lokasi. Prepaid card dapat digunakan untuk menyediakan dana tertentu sesuai kebutuhan tim.

Contohnya, tim operasional dapat menggunakan kartu untuk pembelian perlengkapan kerja atau kebutuhan logistik yang muncul selama menjalankan aktivitas di lapangan.

Perjalanan Bisnis

Perjalanan dinas dapat melibatkan pengeluaran untuk transportasi, akomodasi, konsumsi, dan kebutuhan operasional lainnya. Perusahaan dapat menyiapkan dana berdasarkan tujuan perjalanan dan kebijakan internal.

Namun, penerimaan prepaid card tetap bergantung pada merchant dan program kartu. Transaksi yang membutuhkan deposit atau pre-authorization tertentu, seperti pada sebagian hotel atau layanan rental kendaraan, dapat memiliki keterbatasan.

Event dan Aktivitas Marketing

Event, konferensi, pameran, dan aktivitas marketing lapangan sering memiliki kebutuhan pembayaran yang berlangsung selama periode tertentu. Dana dapat disiapkan untuk perlengkapan event, vendor, transportasi, maupun kebutuhan operasional selama kegiatan.

Pemisahan pengeluaran berdasarkan event juga dapat memudahkan perusahaan membedakan biaya setiap kegiatan dari pengeluaran marketing rutin.

Pengeluaran Tim dengan Budget Tertentu

Tim seperti Sales, Marketing, Operations, atau People dapat memiliki kebutuhan pengeluaran yang berbeda. Perusahaan dapat mengalokasikan dana berdasarkan fungsi, aktivitas, atau periode tertentu sesuai kebijakan internal.

Misalnya, tim Sales membutuhkan dana untuk meeting dengan klien, sementara tim Operations memerlukan pembayaran untuk kebutuhan operasional di lapangan. Pemisahan tersebut membuat penggunaan dana lebih mudah dikaitkan dengan tim dan tujuan pengeluaran.

Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Prepaid Card?

Setiap program prepaid card memiliki ketentuan yang berbeda. Karena itu, Finance perlu melihat lebih dari sekadar kemampuan kartu untuk melakukan pembayaran. Mekanisme pengisian dana, biaya, penerimaan merchant, dan fitur pengelolaannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Finance juga perlu mempertimbangkan bentuk kartu yang sesuai dengan kebutuhan transaksi. Kartu virtual dapat lebih sesuai untuk pembayaran digital, sedangkan kartu fisik dibutuhkan untuk transaksi di merchant secara langsung.

Baca juga: Panduan Three Way Matching untuk Menangani Selisih Invoice

Bagaimana Mekari Limitless Card Mendukung Pengeluaran Bisnis?

Mekari Limitless Card menyediakan virtual dan physical corporate card yang terintegrasi dengan Mekari Expense. Perusahaan dapat mengatur penggunaan kartu berdasarkan kebutuhan bisnis, menetapkan limit, dan memantau transaksi dalam satu platform.

• Virtual Card untuk pengeluaran online
  Gunakan untuk kebutuhan seperti digital advertising, software subscription, pembelian online, dan pembayaran kepada vendor internasional. Perusahaan dapat membuat kartu terpisah berdasarkan vendor atau kebutuhan tertentu.
• Physical Card untuk pengeluaran offline
  Gunakan untuk operasional cabang, logistik, perjalanan bisnis, dan kebutuhan tim lapangan yang membutuhkan kartu fisik. Physical Card mendukung kebutuhan transaksi offline tersebut.
• Limit pengeluaran yang dapat disesuaikan
  Tetapkan batas pengeluaran berdasarkan periode atau kebutuhan transaksi sehingga setiap kartu dapat mengikuti pola penggunaan yang berbeda.
• Monitoring transaksi
  Pantau penggunaan kartu melalui Mekari Expense untuk melihat transaksi dan meninjau pengeluaran yang membutuhkan perhatian.
• Pengelolaan kartu terpusat
  Kartu dapat dikelola berdasarkan orang, tim, proyek, atau kebutuhan bisnis tertentu sesuai kebijakan perusahaan.

Dengan menggabungkan card-based spending dan pengelolaan expense dalam satu platform, Finance dapat mengatur akses pembayaran sekaligus mempertahankan konteks transaksi untuk proses monitoring dan rekonsiliasi.