Corporate Card: Panduan Finance untuk Mengontrol Pengeluaran Bisnis
Mekari Insight
- Definisi: Corporate card adalah kartu pembayaran yang digunakan perusahaan untuk membayar kebutuhan bisnis dan pengeluaran operasional.
- Jenis: Corporate card tersedia dalam beberapa bentuk dan fungsi, seperti T&E card, purchasing card, virtual card, dan physical card.
- Penggunaan: Perusahaan dapat menggunakan corporate card untuk perjalanan dinas, software subscription, digital advertising, procurement, dan kebutuhan operasional.
- Pengelolaan: Finance dapat menetapkan pemegang kartu dan spending limit, memantau transaksi, memeriksa bukti pengeluaran, serta melakukan rekonsiliasi.
- Solusi: Mekari Limitless Card menyediakan Virtual dan Physical Corporate Card yang dapat diatur berdasarkan card holder, tujuan, periode penggunaan, dan spending limit.
Setiap tim punya pengeluaran yang beragam. Baik itu marketing membayar iklan dan software subscription, karyawan menggunakan kartu saat perjalanan dinas, hingga tim operasional membeli kebutuhan di lapangan. Finance kemudian perlu memastikan setiap transaksi masuk ke pengeluaran yang tepat dan mengikuti anggaran perusahaan.
Corporate card memberi karyawan akses pembayaran untuk kebutuhan tersebut. Perusahaan dapat menentukan siapa yang memegang kartu, tujuan penggunaannya, dan batas pengeluaran sebelum kartu dipakai.
Bagi finance, pengelolaan kartu menjadi bagian dari proses pengeluaran perusahaan. Transaksi perlu ditelusuri, bukti perlu diperiksa, dan penggunaan dana perlu dicocokkan dengan catatan keuangan.
Apa Itu Corporate Card?
Corporate card adalah kartu pembayaran yang digunakan perusahaan untuk membayar kebutuhan bisnis. Perusahaan dapat memberikan kartu kepada karyawan atau tim tertentu dan menetapkan aturan penggunaannya sesuai kebutuhan.
Karyawan menggunakan kartu untuk transaksi bisnis yang sudah disetujui. Finance kemudian memantau transaksi, memeriksa bukti pengeluaran, dan mencatat transaksi sesuai proses keuangan perusahaan.
Apa Saja Jenis Corporate Card?
Corporate card hadir dalam dua bentuk yang umum digunakan perusahaan, yaitu virtual dan physical card. Pilihannya mengikuti jenis transaksi yang dilakukan karyawan.
Virtual Corporate Card
Virtual corporate card berbentuk digital dan cocok untuk transaksi online. Perusahaan dapat memberikannya untuk pembayaran SaaS, digital advertising, pembelian online, atau vendor internasional.
Finance juga dapat membuat kartu virtual untuk kebutuhan atau vendor tertentu. Cara ini memisahkan transaksi sejak awal sehingga riwayat pengeluarannya lebih mudah ditelusuri.
Physical Corporate Card
Physical corporate card dipakai saat karyawan perlu membayar langsung di merchant. Kebutuhannya bisa berupa perjalanan dinas, pembelian operasional, kebutuhan cabang, atau logistik.
Karyawan bisa membawa kartu ini untuk transaksi yang membutuhkan kartu fisik. Finance kemudian dapat memeriksa riwayat transaksi dan bukti pengeluarannya.
Corporate Card Bisa Digunakan untuk Apa Saja?
Corporate card paling berguna ketika karyawan perlu membayar kebutuhan bisnis secara langsung dan finance tetap perlu melihat ke mana dana tersebut digunakan.
1. Business Travel
Karyawan dapat memakai corporate card untuk tiket, hotel, transportasi, makan, dan biaya lain selama perjalanan dinas. Pengeluaran tersebut dapat dikaitkan dengan business trip agar finance dapat menelusuri biaya berdasarkan perjalanan.
2. SaaS dan Subscription
Tim dapat memakai virtual corporate card untuk membayar software, cloud service, dan subscription lainnya. Finance bisa memisahkan pembayaran berdasarkan vendor atau kebutuhan agar transaksi lebih mudah ditinjau.
3. Digital Advertising
Tim marketing sering melakukan pembayaran berulang ke platform iklan. Corporate card dapat digunakan khusus untuk transaksi advertising sehingga finance bisa memantau pengeluaran sesuai aktivitas pemasaran.
4. Purchasing dan Operational Expenses
Perusahaan dapat menggunakan purchasing card untuk membeli perlengkapan kantor, kebutuhan operasional, atau barang dan jasa tertentu. Transaksi tersebut dapat mengikuti proses purchasing perusahaan.
5. Branch dan Field Operations
Tim cabang dan lapangan membutuhkan metode pembayaran yang dapat dipakai langsung saat bekerja. Physical corporate card sesuai untuk kebutuhan tersebut karena karyawan dapat membayar langsung tanpa menggunakan dana pribadi.
Corporate Card vs Personal Card
Perbedaan corporate card dan personal card terlihat dari tujuan penggunaan, kontrol perusahaan, dan cara finance menangani transaksi.
| Aspek | Corporate Card | Personal Card |
|---|---|---|
| Tujuan | Pengeluaran bisnis | Pengeluaran pribadi |
| Pemegang | Karyawan atau tim yang ditunjuk perusahaan | Individu |
| Limit | Dapat ditentukan perusahaan | Mengikuti fasilitas pemegang kartu |
| Monitoring | Dapat dipantau finance | Dikelola oleh pemegang kartu |
| Pencatatan | Masuk ke administrasi perusahaan | Menjadi catatan pribadi |
| Reimbursement | Mengurangi kebutuhan pembayaran pribadi untuk transaksi bisnis | Karyawan dapat mengajukan reimbursement |
Saat karyawan memakai personal card untuk kebutuhan bisnis, perusahaan perlu memproses reimbursement setelah transaksi terjadi. Finance kemudian memeriksa bukti pengeluaran sebelum mengganti dana karyawan.
Corporate card memindahkan pembayaran bisnis ke fasilitas perusahaan. Finance dapat memeriksa transaksi berdasarkan pemegang kartu, tujuan pengeluaran, dan dokumen yang menyertainya.
Bagaimana Finance Mengelola Corporate Card?
Finance perlu menentukan aturan penggunaan sebelum kartu diberikan kepada karyawan. Pemegang kartu, tujuan penggunaan, spending limit, dan kategori transaksi perlu mengikuti kebutuhan bisnis serta kebijakan perusahaan.
1. Tetapkan Spending Limit
Finance dapat menetapkan batas pengeluaran berdasarkan kebutuhan pemegang kartu. Pada Mekari Expense, admin dapat menentukan card holder, tujuan kartu, active date, expiry date, dan spending limit ketika membuat Virtual Corporate Card.
2. Pantau Transaksi
Finance perlu mengetahui siapa yang menggunakan kartu, berapa besar pengeluarannya, dan kapan transaksi terjadi. Mekari Expense menyediakan card limit, total spent, dan transaction history untuk Virtual Corporate Card.
Data tersebut juga dapat dibandingkan dengan budget control perusahaan untuk melihat penggunaan dana terhadap anggaran yang sudah ditetapkan.
Baca Juga: 11 Cara Deteksi Fraud Pengeluaran Perusahaan dan Solusinya
3. Kelola Bukti dan Approval
Setiap transaksi membutuhkan bukti yang sesuai agar finance dapat memeriksa konteks pengeluarannya. Karyawan dapat mengunggah bukti transaksi Virtual Corporate Card, lalu admin dapat memberikan approval atau meminta revisi ketika informasi transaksi perlu diperbaiki.
4. Rekonsiliasi Transaksi
Finance mencocokkan transaksi corporate card dengan bukti dan catatan pengeluaran perusahaan. Rekonsiliasi membantu memastikan setiap transaksi memiliki tujuan bisnis yang jelas dan tercatat pada kategori yang tepat.
Baca Juga: Expense Approval System: Cara Kerja dan Implementasi
5. Kelola Status Kartu
Kartu yang sudah tidak digunakan perlu segera dikelola. Admin Mekari Expense dapat menonaktifkan Virtual Corporate Card, dan saldo yang tersisa akan dikembalikan ke saldo Mekari Expense.
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Corporate Card?
Finance perlu menilai corporate card berdasarkan cara perusahaan melakukan pembayaran dan mengontrol pengeluaran. Fitur pembayaran menjadi lebih berguna ketika kartu juga mendukung monitoring, dokumentasi, dan rekonsiliasi.
| Pertimbangan | Yang Perlu Dicek Finance |
|---|---|
| Spending limit | Apakah limit bisa disesuaikan dengan kebutuhan pengguna? |
| Bentuk kartu | Apakah tersedia virtual dan physical card? |
| Kontrol transaksi | Apakah perusahaan bisa mengatur kategori atau batas penggunaan? |
| Visibilitas | Seberapa cepat finance bisa melihat transaksi? |
| Dokumentasi | Bagaimana pengguna menyerahkan bukti transaksi? |
| Rekonsiliasi | Seberapa mudah transaksi dicocokkan dengan catatan perusahaan? |
| Pengelolaan kartu | Apakah admin dapat mengubah status kartu? |
| Integrasi | Apakah data transaksi terhubung dengan sistem expense atau akuntansi? |
Kebutuhan kartu juga berbeda antar fungsi. Marketing mungkin membutuhkan virtual card untuk subscription dan advertising, sementara tim lapangan membutuhkan physical card untuk transaksi langsung.
Finance sebaiknya mencocokkan pilihan kartu dengan pola transaksi yang paling sering terjadi. Dengan begitu, kontrol yang disediakan kartu mengikuti cara perusahaan menggunakan dana.
Baca Juga: Spend Visibility: Why Blind Spots Cost You Millions
Mekari Limitless Card untuk Pengeluaran Bisnis
Pengelolaan corporate card biasanya berjalan berdampingan dengan expense management, terutama ketika perusahaan perlu menghubungkan transaksi kartu dengan bukti dan proses approval.
Mekari Limitless Card menyediakan Virtual Corporate Card yang dikelola melalui Mekari Expense. Admin dapat membuat kartu berdasarkan tujuan, card holder, masa penggunaan, dan spending limit.
Finance dapat melihat card limit, total pengeluaran, dan transaction history dari Virtual Corporate Card. Informasi tersebut memberi finance data untuk memantau penggunaan kartu berdasarkan periode dan aktivitas transaksi.
Setelah transaksi dilakukan, karyawan dapat mengunggah bukti transaksi melalui Mekari Expense. Admin kemudian dapat memberikan approval atau meminta revisi ketika informasi transaksi membutuhkan penyesuaian.
Pelajari Mekari Limitless Card untuk mengelola corporate card dan pengeluaran bisnis dalam satu platform!
