Kelola pengeluaran bisnis dengan prepaid card tanpa utang dan bunga

Prepaid card adalah kartu pembayaran yang saldonya diisi lebih dulu sebelum dipakai bertransaksi. Berbeda dari kartu kredit yang memakai dana pinjaman bank, kartu prabayar hanya dapat membelanjakan dana yang sudah ada di dalamnya, sehingga tidak menimbulkan utang, bunga, maupun tagihan di akhir bulan.

Untuk bisnis, kartu ini biasanya dipakai membayar iklan digital, langganan software, pembelian operasional, dan perjalanan dinas, dengan saldo terpisah untuk setiap keperluan.

Mekari Expense menyediakan prepaid virtual card dan kartu fisik yang didukung Visa, terhubung langsung dengan spend management software, sehingga setiap transaksi tercatat otomatis tanpa entri manual.

Perbedaannya pada sumber dananya.

• Kartu kredit korporat: Memakai plafon pinjaman dari bank. Tagihan datang di akhir bulan beserta bunga bila terlambat dibayar. Pengajuannya memerlukan BI checking, riwayat kredit perusahaan, dan sering laporan keuangan teraudit beberapa tahun terakhir.
• Prepaid card: Memakai dana perusahaan sendiri yang diisikan ke kartu. Tidak ada tagihan, bunga, maupun risiko utang. Penerbitannya tidak memerlukan penilaian kredit.

Untuk perusahaan yang baru berdiri atau belum punya riwayat kredit, prepaid card sering menjadi satu-satunya jalur yang realistis. Untuk perusahaan mapan, kartu ini tetap berguna sebagai pembatas belanja yang tegas, karena saldo yang diisikan sekaligus menjadi batas pengeluarannya.

Jauh lebih ringan dibanding kartu kredit korporat. Tidak diperlukan BI checking, agunan, maupun laporan keuangan teraudit dua tahun terakhir yang biasanya diminta bank.

Yang dibutuhkan hanya dokumen legalitas perusahaan dan proses verifikasi standar. Setelah akun aktif, kartu baru dapat diterbitkan dalam hitungan menit tanpa pengajuan ulang ke bank.

Alurnya berjalan lewat empat tahap:

1. Pengisian saldo: Tim keuangan mengisi saldo perusahaan yang akan dialokasikan ke kartu-kartu.
2. Penerbitan dan alokasi: Administrator menerbitkan kartu virtual atau fisik, lalu menetapkan saldo dan limitnya per tim, orang, atau proyek.
3. Transaksi: Karyawan memakai kartu untuk membayar langganan software, iklan digital, atau kebutuhan operasional lainnya.
4. Pencatatan otomatis: Data transaksi langsung masuk ke Mekari Expense, dicocokkan dengan foto struk yang diunggah, lalu siap ditinjau tanpa entri manual.

Setidaknya ada lima kapabilitas yang perlu dipastikan saat memilih kartu prepaid corporate:

1. Penerbitan kartu tanpa batas: Dapat membuat kartu virtual sebanyak kebutuhan, misalnya satu kartu khusus untuk satu platform iklan.
2. Pengaturan limit yang fleksibel: Batas harian, mingguan, bulanan, atau per transaksi yang dapat diubah seketika dari dasbor.
3. Notifikasi real-time: Pemberitahuan setiap kali kartu dipakai bertransaksi.
4. Pembekuan satu klik: Kartu dapat dinonaktifkan seketika saat hilang atau terdeteksi anomali.
5. Integrasi pencatatan: Transaksi langsung tersambung ke sistem pengelolaan pengeluaran, bukan diunduh manual dari rekening koran.

Alur penerbitan corporate prepaid card berjalan lewat empat tahap:

1. Pengisian saldo: Tim keuangan mengisi saldo perusahaan yang akan dialokasikan ke kartu-kartu.
2. Penerbitan dan alokasi: Administrator menerbitkan kartu virtual atau fisik, lalu menetapkan saldo dan limitnya per tim, orang, atau proyek.
3. Transaksi: Karyawan memakai kartu untuk membayar langganan software, iklan digital, atau kebutuhan operasional lainnya.
4. Pencatatan otomatis: Data transaksi langsung masuk ke Mekari Expense, dicocokkan dengan foto struk yang diunggah, lalu siap ditinjau tanpa entri manual.

Kartu prepaid virtual dapat dibuat khusus untuk setiap jenis pengeluaran. Yang paling umum:

• Iklan digital: Satu kartu untuk satu platform, misalnya terpisah antara Google Ads dan Meta Ads, agar biaya kampanye tercatat sendiri-sendiri.
• Langganan software: Kartu unik per vendor untuk memantau tagihan berulang. Perpanjangan otomatis dapat dihentikan dengan menonaktifkan kartunya.
• Pembelian dan pengadaan: Kartu dengan saldo pas untuk pembelian tertentu, sesuai kebijakan pengadaan yang berlaku.
• Perjalanan dinas: Pembayaran tiket, hotel, dan kebutuhan perjalanan langsung dari kartu, sehingga tidak perlu dana talangan pribadi.
• Layanan berbasis pemakaian: Kartu terpisah untuk cloud server atau layanan API, dengan saldo bulanan agar tagihan tidak membengkak di luar perkiraan.

Aman. Beberapa kontrol tersedia untuk kebutuhan skala enterprise:

• Pencegahan penyalahgunaan: Transaksi otomatis ditolak bila melebihi saldo, melampaui limit, atau berada di luar kategori merchant yang diizinkan.
• Hak akses berjenjang: Akses dasbor diatur sesuai jenjang jabatan, dari direktur sampai staf.
• Kepatuhan: Infrastruktur sistem dan perlindungan data finansial bersertifikat ISO/IEC 27001:2022.