Panduan Inquiry Letter: Fungsi, Contoh, dan Perannya dalam Procurement
Mekari Insight
- Inquiry letter adalah surat yang digunakan perusahaan untuk meminta informasi dari supplier sebelum menentukan pembelian.
- Informasi yang diminta dapat mencakup spesifikasi produk, harga, ketersediaan, jumlah, waktu pengiriman, hingga ketentuan pembayaran.
- Dalam procurement, inquiry letter membantu tim purchasing mengumpulkan informasi untuk mengevaluasi supplier dan membandingkan pilihan pembelian.
- Inquiry letter biasanya digunakan pada tahap awal komunikasi dengan supplier, tetapi tidak wajib ada dalam setiap proses pengadaan.
- Setelah informasi supplier terkumpul, Procurement Mekari Expense membantu perusahaan mengelola purchase request, purchase order, vendor, dan pembayaran dalam satu alur digital.
Inquiry letter digunakan ketika perusahaan membutuhkan informasi dari supplier sebelum mengambil keputusan pembelian. Surat ini dapat berisi pertanyaan mengenai produk atau jasa, harga, ketersediaan, minimum order, waktu pengiriman, hingga syarat pembayaran.
Bagi tim Procurement, inquiry letter membantu mengubah kebutuhan pembelian menjadi permintaan informasi yang lebih terarah. Jawaban supplier kemudian dapat digunakan untuk membandingkan pilihan dan menentukan langkah berikutnya.
Inquiry letter juga perlu dibedakan dari quotation dan purchase order. Ketiganya dapat muncul dalam satu proses procurement, tetapi memiliki tujuan dan pihak pembuat yang berbeda.
Apa Itu Inquiry Letter?
Inquiry letter adalah surat atau pesan bisnis yang dikirim kepada supplier untuk meminta informasi mengenai produk atau jasa yang ingin dibeli. Tujuannya adalah memperoleh informasi yang dibutuhkan sebelum perusahaan memutuskan apakah akan melanjutkan proses pembelian.
Informasi yang diminta bergantung pada kebutuhan perusahaan. Untuk pengadaan barang, misalnya, Procurement dapat menanyakan spesifikasi, harga, jumlah minimum pembelian, ketersediaan stok, lead time, biaya pengiriman, garansi, dan metode pembayaran.
Inquiry letter dapat dikirim melalui surat resmi maupun email bisnis. Formatnya tidak harus sama untuk setiap perusahaan. Yang lebih penting, informasi yang diminta cukup jelas sehingga supplier dapat memberikan jawaban yang dapat digunakan dalam proses evaluasi.
Dalam konteks procurement, inquiry letter juga memiliki kemiripan dengan Request for Information atau RFI. CIPS menjelaskan bahwa RFI digunakan untuk memperoleh informasi mengenai supplier dan kapabilitasnya sebelum proses procurement formal berlanjut. Namun, istilah dan format inquiry letter dapat berbeda sesuai prosedur perusahaan dan konteks pembeliannya.
Apa Fungsi Inquiry Letter dalam Procurement?
Fungsi utama inquiry letter adalah membantu perusahaan mendapatkan informasi yang belum tersedia sebelum keputusan pembelian dibuat. Isi surat sebaiknya mengikuti informasi yang memang akan digunakan oleh Procurement untuk menilai pilihan supplier.
1. Meminta detail produk atau jasa
Procurement dapat meminta informasi mengenai spesifikasi, ukuran, material, kapasitas, fitur, atau persyaratan teknis tertentu. Pertanyaan yang spesifik membantu supplier memberikan jawaban yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Mengetahui harga dan ketentuan pembelian
Perusahaan dapat menanyakan harga satuan, minimum order, diskon berdasarkan volume, masa berlaku harga, syarat pembayaran, serta biaya lain yang perlu diperhitungkan.
Informasi tersebut dapat menjadi bahan awal sebelum perusahaan meminta atau mengevaluasi quotation dari supplier.
3. Memeriksa ketersediaan dan kemampuan supplier
Supplier yang menawarkan produk sesuai spesifikasi belum tentu dapat memenuhi jumlah, waktu pengiriman, atau kebutuhan operasional perusahaan. Inquiry letter membantu Procurement mengetahui kemampuan supplier sebelum proses dilanjutkan.
4. Mengumpulkan informasi untuk membandingkan supplier
Ketika perusahaan menghubungi beberapa supplier, pertanyaan yang dibuat dengan struktur serupa menghasilkan informasi yang lebih mudah dibandingkan. Procurement dapat menetapkan kriteria seperti harga, spesifikasi, lead time, kapasitas, dan syarat pembayaran sesuai kebutuhan pengadaan.
Evaluasi supplier seperti ini merupakan bagian dari aktivitas sourcing. CIPS menempatkan penilaian supplier dan pengumpulan informasi mengenai kapabilitas sebagai bagian dari proses sebelum supplier masuk ke tahap permintaan quotation atau tender.
Baca juga: Procurement: Siklus dan Perannya dalam Efisiensi Operasional
Apa Saja Isi Inquiry Letter?
Tidak ada satu format inquiry letter yang berlaku untuk semua jenis pengadaan. Namun, perusahaan dapat memasukkan informasi berikut agar permintaan lebih mudah dipahami supplier.
| Bagian | Isi yang Dapat Dicantumkan |
|---|---|
| Identitas perusahaan | Nama perusahaan, alamat, dan kontak PIC. |
| Tujuan inquiry | Kebutuhan atau alasan perusahaan menghubungi supplier. |
| Produk atau jasa | Nama, spesifikasi, ukuran, material, kapasitas, atau kebutuhan teknis. |
| Jumlah | Volume atau perkiraan kebutuhan pembelian. |
| Harga | Harga satuan, minimum order, diskon volume, atau masa berlaku harga. |
| Pengiriman | Lokasi, estimasi waktu pengiriman, lead time, dan biaya pengiriman jika relevan. |
| Pembayaran | Metode dan termin pembayaran yang ditawarkan supplier. |
| Dokumen pendukung | Katalog, spesifikasi teknis, sertifikasi, atau dokumen lain yang dibutuhkan. |
| Batas waktu respons | Tanggal yang diharapkan untuk menerima informasi dari supplier. |
Untuk pembelian yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat menggunakan template agar permintaan informasi kepada beberapa supplier tetap konsisten. Format yang seragam juga memudahkan Procurement ketika membandingkan respons.
Bagaimana Contoh Inquiry Letter?
Contoh berikut menggunakan skenario perusahaan yang sedang mencari supplier kemasan produk. Detailnya dapat disesuaikan dengan barang atau jasa yang ingin dibeli.
Subject: Inquiry Pengadaan Kemasan Produk
Yth. Tim Sales PT Supplier ABC,
Kami dari PT Contoh Indonesia sedang mengumpulkan informasi untuk kebutuhan pengadaan kemasan produk. Kami ingin mengetahui ketersediaan dan ketentuan produk yang sesuai dengan spesifikasi berikut:
- Jenis produk: Standing pouch 500 ml
- Material: Food grade
- Jumlah kebutuhan awal: 1xxxx unit
- Perkiraan waktu pengadaan: Januari 2xxx
- Lokasi pengiriman: Jakarta
Mohon informasi mengenai harga per unit, minimum order, estimasi waktu produksi dan pengiriman, metode pembayaran, serta masa berlaku harga yang ditawarkan.
Apabila tersedia, mohon lampirkan katalog atau spesifikasi produk yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Kami mengharapkan informasi dapat diterima paling lambat xx Desember 2xxx. Untuk pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menghubungi PIC kami melalui email procurement@contoh.co.id.
Terima kasih atas perhatian dan informasinya.
Hormat kami,
Tim Procurement
PT XX Indonesia
Contoh tersebut menunjukkan bahwa inquiry letter sebaiknya berisi pertanyaan yang dapat membantu proses evaluasi. Permintaan yang terlalu umum seperti “Mohon informasi mengenai produk dan harga” dapat menghasilkan jawaban yang kurang lengkap untuk dibandingkan dengan supplier lain.
Apa Perbedaan Inquiry Letter, Quotation, dan Purchase Order?
Inquiry letter, quotation, dan purchase order memiliki fungsi berbeda meskipun ketiganya dapat digunakan dalam satu rangkaian pembelian.
| Dokumen | Dibuat oleh | Fungsi | Posisi dalam Proses |
|---|---|---|---|
| Inquiry Letter | Pembeli | Meminta informasi dari supplier. | Awal komunikasi atau pengumpulan informasi |
| Quotation | Supplier | Memberikan penawaran harga dan ketentuan. | Setelah kebutuhan atau permintaan penawaran disampaikan |
| Purchase Order | Pembeli | Mengonfirmasi pesanan kepada supplier. | Setelah supplier dan pembelian ditentukan |
Misalnya, Procurement menghubungi tiga supplier untuk mengetahui harga dan kemampuan produksi. Setelah informasi diperoleh, perusahaan dapat meminta atau menerima quotation dari supplier yang sesuai. Setelah keputusan pembelian dan approval selesai, perusahaan dapat menerbitkan purchase order.
Urutan ini tidak bersifat wajib untuk semua perusahaan. Beberapa pembelian dapat langsung masuk ke quotation atau proses pembelian lain jika kebutuhan dan supplier sudah ditentukan sebelumnya.
Untuk memahami hubungan antara quotation dan dokumen transaksi lain, Anda juga dapat membaca artikel tentang perbedaan quotation dan invoice.
Setelah keputusan pembelian dibuat, purchase order menjadi dokumen yang digunakan untuk menyampaikan detail pesanan kepada supplier. Pelajari fungsi dan prosesnya melalui panduan purchase order.
Kapan Perusahaan Perlu Menggunakan Inquiry Letter?
Inquiry letter berguna ketika perusahaan masih membutuhkan informasi sebelum memilih supplier atau menentukan bentuk pembelian. Tidak semua transaksi membutuhkan inquiry letter, terutama ketika barang, supplier, harga, dan ketentuan pembelian sudah jelas.
Ketika mencari supplier baru
Perusahaan dapat menggunakan inquiry letter untuk mengetahui kemampuan supplier yang belum pernah digunakan. Informasi awal dapat membantu Procurement menentukan supplier yang layak masuk ke tahap evaluasi berikutnya.
Ketika spesifikasi belum cukup jelas
Untuk produk dengan banyak variasi, Procurement dapat meminta informasi teknis, opsi produk, minimum order, atau kemampuan kustomisasi dari supplier sebelum menetapkan spesifikasi final.
Ketika membandingkan beberapa supplier
Pertanyaan yang dikirim dengan format serupa membantu Procurement memperoleh data yang lebih mudah dibandingkan. Kriteria evaluasi dapat disesuaikan dengan jenis pengadaan dan risiko pembelian.
Ketika pembelian bernilai besar atau memiliki spesifikasi khusus
Semakin besar komitmen pembelian, semakin penting perusahaan memiliki informasi yang cukup sebelum menentukan supplier. Inquiry letter dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi ketidakjelasan pada tahap awal.
Proses ini kemudian dapat dilanjutkan melalui purchasing management yang mencakup pengelolaan aktivitas pembelian secara lebih terstruktur.
Bagaimana Posisi Inquiry Letter dalam Proses Procurement?
Inquiry letter berada pada tahap pengumpulan informasi dalam proses procurement. Setelah kebutuhan pembelian ditentukan, Procurement dapat mencari supplier, meminta informasi, mengevaluasi respons, meminta quotation, memperoleh approval, lalu menerbitkan purchase order sesuai prosedur perusahaan.
| Tahap | Aktivitas | Contoh Output |
|---|---|---|
| 1. Identifikasi kebutuhan | Menentukan barang atau jasa yang diperlukan. | Spesifikasi dan jumlah kebutuhan |
| 2. Pengumpulan informasi | Mencari supplier dan meminta informasi yang relevan. | Respons supplier |
| 3. Evaluasi | Membandingkan supplier berdasarkan kriteria yang ditentukan. | Supplier atau opsi yang dipertimbangkan |
| 4. Quotation | Meminta atau menerima penawaran resmi. | Harga dan ketentuan supplier |
| 5. Approval | Memastikan pembelian sesuai anggaran dan kewenangan. | Persetujuan pembelian |
| 6. Purchase Order | Menerbitkan pesanan kepada supplier. | Purchase order |
Dalam praktiknya, beberapa tahap dapat digabung atau dilakukan dalam urutan berbeda. Struktur proses biasanya mengikuti jenis pembelian, kebijakan perusahaan, nilai transaksi, dan tingkat approval yang diperlukan.
Untuk perusahaan yang ingin memahami proses pengadaan secara menyeluruh, pembahasan mengenai digital procurement dapat membantu melihat bagaimana tahapan pengadaan dapat dihubungkan melalui sistem digital.
Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Mengirim Inquiry Letter?
Inquiry letter yang baik tidak harus panjang. Yang lebih penting adalah pertanyaan yang dikirim dapat menghasilkan informasi yang memang dibutuhkan untuk mengambil keputusan.
Sesuaikan pertanyaan dengan kebutuhan pembelian
Gunakan spesifikasi yang jelas dan hindari meminta informasi yang tidak akan digunakan. Supplier akan lebih mudah memberikan respons ketika kebutuhan perusahaan sudah dijelaskan dengan cukup.
Gunakan pertanyaan yang dapat dibandingkan
Jika inquiry dikirim kepada beberapa supplier, gunakan parameter yang sama untuk informasi utama. Misalnya, semua supplier diminta memberikan harga per unit, MOQ, lead time, garansi, dan termin pembayaran.
Berikan batas waktu respons
Batas waktu membantu supplier memahami prioritas permintaan sekaligus membantu Procurement mengatur jadwal evaluasi. Tenggat sebaiknya disesuaikan dengan urgensi kebutuhan dan waktu yang dibutuhkan supplier untuk menyiapkan informasi.
Catat respons supplier
Informasi dari inquiry sebaiknya disimpan bersama dokumen pembelian yang berkaitan. Pencatatan membantu Procurement menelusuri dasar evaluasi ketika keputusan pembelian perlu diperiksa kembali.
Pengelolaan supplier juga perlu dilakukan secara konsisten ketika perusahaan memiliki banyak vendor. Anda dapat membaca strategi manajemen vendor untuk melihat aspek yang perlu diperhatikan dalam pemilihan dan pengelolaan supplier.
Bagaimana Inquiry Berlanjut ke Proses Purchasing?
Informasi dari inquiry letter membantu Procurement mengevaluasi supplier sebelum menentukan pilihan. Namun, proses pengadaan masih berlanjut ke pengajuan pembelian, approval, purchase order, hingga pencatatan tagihan. Setiap tahap perlu terhubung agar perusahaan dapat menelusuri keputusan pembelian dan memantau komitmen pengeluaran.
Ketika proses tersebut tersebar di email, spreadsheet, dan dokumen terpisah, Procurement dan Finance akan lebih sulit memantau status pembelian. Perusahaan perlu menghubungkan beberapa aktivitas berikut:
- Mencatat kebutuhan pembelian dan pengajuan internal.
- Mengelola data supplier serta dokumen purchase order.
- Memantau approval dan menelusuri dokumen transaksi.
- Menghubungkan proses purchasing dengan pengelolaan tagihan dan pengeluaran.
Mekari Expense membantu perusahaan mengelola pengeluaran melalui satu platform spend management terpusat yang mengintegrasikan Procurement, Accounts Payable, Travel & Expense, dan Spend Control. Melalui modul Procurement, tim dapat mengelola Purchase Request, Purchase Order, dan data vendor dalam proses pembelian yang lebih terstruktur. Dengan visibilitas yang lebih baik dan kontrol anggaran, Procurement dan Finance dapat memantau pengeluaran serta mengurangi blind spot sebelum komitmen biaya berlanjut.
FAQ tentang Inquiry Letter
Apakah inquiry letter sama dengan request for information?
Apakah inquiry letter sama dengan request for information?
Istilahnya dapat digunakan dengan cara berbeda bergantung pada organisasi dan konteks pengadaan. Secara umum, keduanya memiliki tujuan untuk memperoleh informasi dari supplier sebelum tahap procurement berikutnya. RFI biasanya digunakan sebagai istilah formal dalam proses sourcing dan procurement.
Apakah inquiry letter harus berbentuk surat resmi?
Apakah inquiry letter harus berbentuk surat resmi?
Tidak selalu. Inquiry dapat dikirim melalui surat atau email bisnis selama informasi yang dibutuhkan jelas dan komunikasi dapat ditelusuri. Perusahaan sebaiknya mengikuti prosedur dan tingkat formalitas yang berlaku dalam proses purchasing.
Siapa yang biasanya membuat inquiry letter?
Siapa yang biasanya membuat inquiry letter?
Inquiry biasanya dibuat oleh Procurement atau purchasing ketika membutuhkan informasi dari supplier. Dalam beberapa perusahaan, departemen peminta barang atau jasa dapat memberikan spesifikasi yang kemudian disampaikan Procurement kepada supplier.
Apakah inquiry letter mengikat perusahaan untuk membeli?
Apakah inquiry letter mengikat perusahaan untuk membeli?
Tidak. Inquiry letter pada dasarnya digunakan untuk meminta informasi. Surat tersebut tidak otomatis berarti perusahaan menyetujui pembelian atau menunjuk supplier tertentu. Komitmen pembelian bergantung pada proses dan dokumen berikutnya yang digunakan perusahaan.
Apakah inquiry letter selalu dibuat sebelum quotation?
Apakah inquiry letter selalu dibuat sebelum quotation?
Tidak. Perusahaan dapat langsung meminta quotation ketika kebutuhan dan spesifikasi sudah jelas. Inquiry lebih berguna ketika Procurement masih membutuhkan informasi untuk memahami produk, kemampuan supplier, atau kondisi pembelian sebelum menentukan langkah berikutnya.
Apa informasi paling penting dalam inquiry letter?
Apa informasi paling penting dalam inquiry letter?
Informasi yang paling penting bergantung pada kebutuhan pembelian. Umumnya, Procurement perlu menjelaskan produk atau jasa yang dicari, jumlah, spesifikasi, lokasi pengiriman, harga yang diminta, lead time, syarat pembayaran, serta batas waktu respons.
