Strategi Manajemen Vendor: Cara Memilih, Menilai, dan Mengelola Supplier
Mekari Insight
- Strategi manajemen vendor membantu Procurement dan Finance mengelola supplier berdasarkan biaya, kinerja, risiko, dan kebutuhan bisnis.
- Vendor sebaiknya tidak diperlakukan dengan tingkat pengawasan yang sama karena dampaknya terhadap operasional dan keuangan dapat berbeda.
- Evaluasi yang efektif membutuhkan indikator yang jelas untuk harga, kualitas, ketepatan waktu, kepatuhan, dan risiko vendor.
- Data vendor perlu tetap terhubung dengan proses pengadaan dan pembayaran agar keputusan Procurement memiliki konteks transaksi yang lengkap.
- Setelah kebijakan dan proses vendor ditetapkan, Mekari Expense Procurement dapat membantu menjalankan pengadaan dan pengelolaan vendor dalam satu alur.
Masalah vendor sering baru terlihat setelah transaksi berjalan. Harga berubah, pengiriman terlambat, dokumen tidak lengkap, atau invoice datang dengan informasi yang berbeda dari pembelian awal. Ketika setiap vendor dikelola dengan cara yang sama, Procurement bisa kehilangan waktu untuk menangani masalah yang seharusnya dapat dicegah.
Strategi manajemen vendor membantu Procurement menentukan vendor mana yang perlu diawasi lebih ketat, apa yang perlu diukur, dan kapan risikonya perlu ditinjau. JPMorganChase juga menempatkan evaluasi supplier, risk assessment, performance criteria, dan payment controls sebagai bagian dari vendor management.
Karena itu, strategi vendor sebaiknya dimulai dari aturan pengelolaan yang jelas, bukan dari software. Data dan workflow kemudian digunakan untuk menjalankan aturan tersebut secara konsisten, mulai dari pemilihan vendor hingga evaluasi kinerja dan pengelolaan transaksi.
Apa itu Manajemen Vendor?
Manajemen vendor adalah proses perusahaan untuk memilih, mengelola, mengevaluasi, dan menjaga hubungan dengan vendor berdasarkan kebutuhan bisnis, biaya, kinerja, dan risiko.
Vendor management mencakup aktivitas yang lebih luas daripada administrasi supplier. Prosesnya dapat mencakup vendor onboarding, verifikasi, negosiasi, monitoring performa, pengelolaan risiko, transaksi pembelian, hingga pembayaran.
Tidak semua vendor membutuhkan tingkat pengawasan yang sama. Vendor yang memasok bahan utama produksi atau layanan yang dapat menghentikan operasi ketika terganggu membutuhkan pengawasan lebih besar dibanding vendor dengan pembelian kecil dan mudah diganti.
Strategi manajemen vendor kemudian digunakan untuk menentukan vendor mana yang perlu diawasi, apa yang harus diukur, dan tindakan apa yang perlu dilakukan ketika biaya, kinerja, atau risiko vendor berubah.
Baca juga: Approved Vendor List (AVL): Definition, Benefits, and How to Build One
Bagaimana Menyusun Strategi Manajemen Vendor?
Strategi dapat dibangun dari empat keputusan utama: menentukan vendor yang layak, menetapkan standar kerja, menilai risiko dan kinerja, lalu menentukan tindakan berdasarkan hasil evaluasi.
1. Tentukan kriteria vendor sebelum memilih supplier
Harga bukan satu-satunya parameter. Procurement perlu menentukan kriteria berdasarkan kebutuhan transaksi, seperti kualitas, kapasitas, lead time, service level, payment terms, sertifikasi, dan kemampuan memenuhi kebutuhan bisnis.
Untuk pengadaan yang melibatkan beberapa kandidat, gunakan kriteria yang sama ketika membandingkan vendor. JPMorganChase merekomendasikan evaluation matrix yang menghubungkan proposal vendor dengan business requirements agar keputusan tidak hanya bergantung pada penilaian subjektif. {index=2}
Jika perusahaan membutuhkan pendekatan yang lebih terstruktur untuk menentukan pilihan supplier, procurement sourcing strategy dapat menjadi acuan untuk menyesuaikan pendekatan dengan kategori, pasar supplier, dan tingkat risiko.
2. Kelola data vendor sejak onboarding
Setelah vendor dipilih, pastikan informasi dasar sudah lengkap sebelum transaksi dimulai. Data dapat mencakup identitas perusahaan, kontak, dokumen legal, rekening pembayaran, kategori vendor, dan informasi lain yang dibutuhkan untuk proses pembelian.
Data yang lengkap membantu Procurement dan Finance bekerja dengan supplier yang sama tanpa harus meminta ulang informasi pada setiap transaksi.
Untuk supplier baru atau supplier dengan risiko tertentu, proses vendor verification membantu memastikan informasi yang digunakan perusahaan sudah diperiksa sebelum hubungan berjalan lebih jauh.
3. Kelompokkan vendor berdasarkan tingkat criticality
Vendor dengan dampak bisnis yang berbeda membutuhkan tingkat pengawasan yang berbeda. Salah satu pendekatan praktis adalah mengelompokkan vendor berdasarkan dampaknya terhadap operasi, nilai transaksi, kemudahan penggantian, dan risiko yang mereka bawa.
| Profil vendor | Contoh | Fokus pengelolaan |
|---|---|---|
| Critical | Vendor yang berdampak langsung pada operasi utama | Risk, continuity, performance, contract |
| Important | Vendor rutin dengan nilai transaksi atau ketergantungan yang signifikan | Cost, SLA, performance, compliance |
| Transactional | Vendor dengan nilai kecil dan mudah diganti | Price, basic compliance, transaction accuracy |
Klasifikasi ini tidak perlu bersifat permanen. Vendor dapat berpindah kategori ketika nilai transaksi, ketergantungan, atau dampaknya terhadap operasi berubah.
4. Tetapkan standar kinerja vendor
Vendor perlu dinilai berdasarkan hasil yang memang penting bagi bisnis. Gunakan indikator yang dapat diperiksa, seperti on-time delivery, kualitas, jumlah komplain, pemenuhan SLA, perubahan harga, dan kepatuhan terhadap kontrak.
JPMorganChase juga menyarankan agar performance criteria dan measurable milestones dicantumkan dalam kontrak, lalu dipantau melalui sistem internal sehingga perusahaan tidak hanya bergantung pada laporan vendor.
Untuk pembahasan khusus mengenai penilaian vendor, Anda dapat membaca audit vendor untuk melihat bagaimana pemeriksaan dapat digunakan untuk menilai kepatuhan dan kinerja supplier.
5. Hubungkan performa dengan tindakan
Evaluasi tidak banyak membantu jika hasilnya hanya menjadi skor. Tentukan tindakan untuk setiap kondisi, misalnya negosiasi ulang saat harga berubah, improvement plan ketika SLA tidak tercapai, atau penggantian vendor ketika risiko dan performanya sudah tidak sesuai.
Keputusan komersial juga sebaiknya menggunakan data transaksi. Vendor negotiation strategy dapat memanfaatkan histori pembelian, volume spending, dan ketentuan kontrak ketika Procurement menyiapkan negosiasi berikutnya.
Bagaimana Finance dan Procurement Mengevaluasi Vendor?
Evaluasi vendor lebih berguna ketika Finance dan Procurement melihat beberapa dimensi secara bersamaan. Harga yang murah tidak selalu menghasilkan total cost yang rendah jika vendor sering terlambat atau menimbulkan pekerjaan tambahan.
| Dimensi | Pertanyaan evaluasi |
|---|---|
| Cost | Apakah harga dan payment terms masih kompetitif? |
| Quality | Apakah barang atau jasa memenuhi spesifikasi? |
| Delivery | Apakah vendor memenuhi jadwal dan SLA? |
| Compliance | Apakah vendor memenuhi persyaratan dan ketentuan perusahaan? |
| Risk | Apa dampaknya jika vendor gagal memenuhi kewajibannya? |
| Spend | Berapa besar dan seberapa sering perusahaan bertransaksi dengan vendor tersebut? |
Data spend membantu menempatkan evaluasi vendor dalam konteks yang lebih lengkap. Vendor spend analysis dapat membantu Procurement melihat nilai transaksi, konsentrasi pengeluaran, dan pola pembelian sebelum menentukan tindakan terhadap supplier.
Untuk vendor yang masuk kategori berisiko tinggi, penilaian juga perlu mencakup aspek operasional, finansial, keamanan, dan kepatuhan. Vendor risk management membahas pendekatan yang lebih khusus untuk area tersebut.
Apa yang Harus Dilakukan Saat Kinerja Vendor Menurun?
Respons terhadap masalah vendor sebaiknya mengikuti tingkat dampaknya. Tidak semua keterlambatan memerlukan penggantian supplier, tetapi masalah yang berulang tanpa perbaikan perlu memicu tindakan yang lebih tegas.
Masalah pertama kali terjadi
Dokumentasikan masalah, cari penyebabnya, dan pastikan vendor memahami standar yang harus dipenuhi. Untuk isu operasional sederhana, corrective action dapat menjadi langkah awal.
Masalah berulang
Bandingkan hasil aktual dengan SLA atau target yang disepakati. Jika vendor terus berada di bawah standar, buat improvement plan dengan pemilik tindakan dan batas waktu yang jelas.
Risiko meningkat
Jika masalah berpotensi mengganggu operasi, menaikkan biaya, atau menciptakan risiko kepatuhan, tingkatkan pengawasan dan pertimbangkan alternatif supplier.
Memiliki vendor compliance yang jelas membantu perusahaan menentukan kapan pelanggaran perlu ditangani sebagai exception dan kapan perlu memengaruhi keputusan hubungan vendor.
Baca juga: Cara Negosiasi dengan Vendor agar Hemat 10% per Tahun
Bagaimana Menjaga Strategi Vendor Tetap Berjalan dalam Operasi Harian?
Strategi vendor perlu masuk ke proses procurement sehari-hari agar tidak berhenti sebagai policy. Data vendor, approval, purchase order, invoice, dan pembayaran perlu memiliki konteks yang saling terhubung.
Ketika Procurement membuat purchase order, misalnya, tim perlu dapat melihat vendor yang digunakan dan detail transaksi yang sudah disetujui. Saat invoice datang, Finance dapat menggunakan informasi tersebut untuk memeriksa transaksi sebelum pembayaran.
Dokumentasi aktivitas juga penting ketika lebih dari satu orang terlibat dalam pengelolaan supplier. Audit trail membantu perusahaan menelusuri aktivitas dan perubahan pada transaksi ketika perlu dilakukan review.
Struktur ini membuat vendor management lebih dekat dengan aktivitas spending yang sebenarnya. Data transaksi yang terkumpul juga dapat digunakan kembali untuk mengevaluasi supplier dan membuat keputusan sourcing berikutnya.
Baca juga: Purchasing Management: Panduan Mengelola Pembelian untuk Procurement
Strategi Manajemen Vendor Perlu Mengikuti Dampak Bisnisnya
Vendor management tidak perlu menggunakan tingkat kontrol yang sama untuk setiap supplier. Mulailah dengan menentukan kriteria vendor, memastikan data dan persyaratan terpenuhi, mengelompokkan supplier berdasarkan tingkat criticality, lalu mengukur biaya, kualitas, delivery, compliance, dan risk secara berkala.
Hasil evaluasi kemudian perlu diterjemahkan menjadi tindakan. Vendor yang performanya baik dapat dipertahankan dengan kondisi yang jelas, sementara masalah yang berulang perlu menghasilkan improvement plan, negosiasi ulang, atau keputusan untuk mencari alternatif.
Untuk perusahaan yang ingin menghubungkan pengelolaan vendor dengan purchase request, approval, purchase order, dan transaksi pengadaan dalam satu proses, Mekari Expense Procurement dapat menjadi langkah berikutnya.
