Digital Procurement: Panduan Digitalisasi Proses Pengadaan Bisnis

Procurement bisa sudah menggunakan teknologi dan tetap terasa manual. Purchase request masuk lewat email, approval dibahas di chat, purchase order dibuat di spreadsheet, lalu invoice diteruskan ke Finance tanpa konteks transaksi sebelumnya.

Masalahnya bukan sekadar jumlah pekerjaan administratif. Ketika informasi terputus antar tahap, Procurement kesulitan melihat status pembelian dan Finance harus mengumpulkan kembali data untuk mengetahui apa yang sudah disetujui, dipesan, atau menjadi kewajiban pembayaran.

PwC Global Digital Procurement Survey 2024 yang melibatkan lebih dari 1.000 perusahaan di 58 negara menemukan bahwa perusahaan memiliki target rata-rata 70% digitalisasi fungsi procurement pada 2027. Survei yang sama mencatat cost control menjadi salah satu prioritas utama procurement. Temuan PwC tentang digital procurement menunjukkan bahwa digitalisasi semakin diarahkan pada efisiensi, transparansi, dan kontrol proses.

Karena itu, ukuran digital procurement bukan hanya apakah prosesnya sudah menggunakan aplikasi. Pertanyaannya adalah apakah informasi dari satu tahap tetap tersedia dan berguna pada tahap berikutnya.

Apa Itu Digital Procurement?

Digital procurement adalah penggunaan teknologi digital untuk menjalankan, menghubungkan, dan meningkatkan proses pengadaan barang atau jasa perusahaan. Cakupannya dapat meliputi sourcing, purchasing, supplier management, approval, invoice, payment, hingga analisis pengeluaran.

Istilah digital procurement dan e-procurement sering digunakan secara bergantian, tetapi cakupannya dapat berbeda. Amazon Business menjelaskan e-procurement sebagai sistem elektronik yang menjalankan aktivitas procurement, sedangkan digital procurement memiliki cakupan yang lebih luas dalam penggunaan teknologi untuk mengoptimalkan proses pengadaan.

Procurement sendiri mencakup rangkaian aktivitas pengadaan dari identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, pemesanan, hingga pembayaran.

Apa yang Berubah Saat Procurement Didigitalisasi?

Perubahan utamanya terlihat pada cara purchase request, approval, purchase order, data vendor, invoice, dan payment saling terhubung dan dapat ditelusuri.

Purchase request memiliki titik awal yang jelas

Pengadaan dimulai dari kebutuhan internal. Purchase request dapat mencatat siapa yang mengajukan, apa yang dibutuhkan, jumlah, dan informasi pendukung sebelum Procurement memproses pembelian.

Dengan titik awal yang terstruktur, Procurement dapat membedakan permintaan yang masih perlu diperiksa dari kebutuhan yang sudah siap masuk ke tahap berikutnya.

Approval mengikuti aturan yang sudah ditentukan

Approval digital dapat diarahkan berdasarkan nominal, departemen, jenis pengeluaran, atau struktur otorisasi perusahaan. Approver juga dapat melihat status pengajuan tanpa meminta pembaruan secara manual.

Approval menjadi lebih berguna ketika keputusan tersebut tetap melekat pada transaksi setelah pengajuan berubah menjadi pesanan.

Purchase order menjadi catatan spending commitment

Setelah pembelian disetujui dan supplier dipilih, purchase order mencatat detail pesanan seperti vendor, produk atau jasa, jumlah, harga, dan ketentuan transaksi.

Finance juga dapat menggunakan informasi tersebut untuk melihat pengeluaran yang sudah menjadi commitment sebelum invoice diterima. Pembahasan lebih lanjut mengenai fungsi ini tersedia dalam panduan purchase order.

Data vendor dan produk lebih konsisten

Procurement yang menangani banyak supplier membutuhkan data yang konsisten agar transaksi tidak menggunakan nama vendor, produk, atau informasi yang berbeda untuk kebutuhan yang sama.

Database vendor dan katalog produk yang terpusat membantu Procurement bekerja dengan referensi yang sama ketika membuat dan meninjau pembelian.

Invoice dan payment tetap mengikuti transaksi sebelumnya

Proses digital perlu mempertahankan hubungan antara pembelian dan tagihan. Ketika invoice datang, Finance dapat memeriksa dasar transaksi dan status approval sebelum pembayaran dilakukan.

Alur ini mengurangi kebutuhan untuk mencari kembali dokumen dari beberapa sumber. Dalam konteks yang lebih luas, expenditure cycle menjelaskan bagaimana kebutuhan pembelian, approval, PO, penerimaan, invoice, dan payment saling berhubungan.

Masalah Apa yang Bisa Diselesaikan Digital Procurement?

Digital procurement membantu mengatasi masalah seperti permintaan pembelian yang sulit dilacak, approval yang tidak terlihat, data procurement yang tersebar, dan keterlambatan mengetahui committed spending.

Permintaan pembelian sulit dilacak

Ketika permintaan datang dari email atau chat, Procurement perlu memeriksa percakapan lama untuk mengetahui detail dan statusnya. Titik pengajuan yang terstruktur membuat permintaan lebih mudah dipantau dari awal.

Status approval tidak terlihat

Pengadaan dapat tertahan hanya karena approver belum memberikan keputusan. Status yang terlihat oleh requester, Procurement, dan Finance membantu tim mengetahui apakah transaksi sedang menunggu persetujuan atau sudah dapat diproses.

Data procurement tersebar

Data supplier, PO, invoice, dan pembayaran yang tersimpan di tempat berbeda membuat rekonsiliasi membutuhkan pekerjaan tambahan. Digital procurement menjadi lebih bernilai ketika informasi tersebut dapat dihubungkan dalam satu proses.

Finance mengetahui spending setelah transaksi terjadi

Invoice menunjukkan kewajiban yang sudah masuk ke proses pembayaran. Namun, Finance juga perlu mengetahui commitment yang sudah muncul sebelumnya melalui approved purchase dan PO.

Perbedaan antara actual spending dan committed spending menjadi salah satu alasan mengapa Procurement dan Finance perlu melihat transaksi dari konteks yang sama.

Read more: Purchase Order Management: How to Control Committed Spend From Approval to Payment

Bagaimana Memulai Digital Procurement di Perusahaan?

Mulailah dari proses yang berjalan sekarang, bukan dari fitur software yang ingin dibeli. Pemetaan sederhana dapat menunjukkan titik mana yang paling banyak membutuhkan follow-up atau menghasilkan data yang terpisah.

1. Petakan lima titik dalam proses

Lima pertanyaan ini memberi gambaran awal apakah proses procurement benar-benar terhubung atau hanya menggunakan beberapa tools digital yang berdiri sendiri.

2. Identifikasi handoff yang paling bermasalah

Perhatikan perpindahan informasi antar requester, Procurement, approver, receiving, dan Finance. Pilih tahap yang paling banyak membutuhkan input ulang, follow-up, atau pencarian dokumen untuk menjadi prioritas digitalisasi.

3. Standarkan data dan approval

Tentukan informasi minimum yang harus tersedia sebelum pengajuan dapat diproses. Tetapkan juga siapa yang berwenang menyetujui transaksi berdasarkan nominal, departemen, atau kategori pengadaan.

Standar ini menjadi bagian dari procurement compliance karena policy yang jelas akan lebih mudah diterapkan ketika kontrolnya tertanam dalam workflow.

4. Hubungkan procurement dengan spending data

Jangan berhenti setelah purchase order dibuat. Data pengadaan akan lebih berguna ketika dapat diteruskan ke invoice, payment, dan analisis spending.

Dengan data yang konsisten sejak awal, Finance dan Procurement dapat menggunakan spend analysis in procurement untuk melihat pola supplier, kategori, dan pengeluaran setelah transaksi berjalan.

5. Ukur perubahan yang benar-benar terjadi

Tentukan ukuran sebelum implementasi agar perusahaan dapat melihat apakah digitalisasi menghasilkan perubahan. Beberapa indikator yang relevan meliputi procurement cycle time, approval time, jumlah transaksi di luar policy, PO yang masih terbuka, dan persentase spending yang dapat ditelusuri melalui proses procurement.

Bagaimana Menilai Apakah Digital Procurement Berjalan Efektif?

Digital procurement bekerja ketika Procurement dan Finance dapat memperoleh informasi yang sebelumnya membutuhkan banyak follow-up dalam waktu yang lebih singkat.

Angka-angka tersebut membantu perusahaan melihat dampak digitalisasi dari sisi proses dan kontrol, bukan hanya jumlah transaksi yang sudah masuk ke sistem.

Digital Procurement Efektif Saat Proses Tetap Terhubung

Digital procurement tidak perlu dimulai dengan mengubah seluruh proses sekaligus. Perusahaan dapat memulainya dari titik yang paling banyak menghasilkan pekerjaan manual, lalu memastikan data dan kontrol dari tahap tersebut tetap terhubung ke proses berikutnya.

Setelah kebutuhan, approval, purchase order, vendor, invoice, dan payment memiliki alur yang jelas, Procurement dapat bekerja dengan informasi yang lebih konsisten dan Finance memiliki konteks yang lebih lengkap atas spending yang sedang berjalan.

Untuk perusahaan yang ingin membawa struktur tersebut ke satu proses procurement, Mekari Expense Procurement menyediakan purchase request dan approval, purchase order, vendor dan product management, serta koneksi ke proses pembayaran dan reporting dalam satu platform.