Rekomendasi Cloud-Based AP Automation untuk Bisnis Modern

Kelola account payable secara manual tanpa sistem sangat menguras waktu dan tenaga. Hal ini lantaran kebutuhan bisnis semakin menuntut kecepatan dan ketepatan. Apabila dibiarkan, maka pola ini dapat mengganggu arus kas hingga akurasi laporan keuangan. 

Cloud based AP automation hadir sebagai solusi teknologi untuk mempercepat kinerja tim operasional. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari dapat diselesaikan lebih cepat, transparan dan akurat. 

Hal ini sejalan dengan laporan PYMNTS, bahwa sebanyak 85% CFO percaya bahwa otomatisasi tidak hanya meningkatkan arus kas, tetapi juga berkontribusi pada penghematan perusahaan dan menghasilkan proses yang efisien dan akurat.

Memahami apa itu cloud based AP automation

Cloud based AP automation merupakan solusi untuk mengotomatiskan pekerjaan tim operasional, seperti menerima invoice, approval workflow, pembayaran terjadwal, hingga pencatatan otomatis ke sistem akuntansi.

Dengan pendekatan end to end AP automation, proses operasional yang sebelumnya manual dapat berjalan lebih cepat dan minim kesalahan. Tim operasional juga dapat melakukan pekerjaan lebih cepat dalam menganalisis pengeluaran berbasis data yang akurat.

Selain itu, cloud based AP automation juga menyediakan fitur dashboard dan analitik untuk memudahkan tim memonitor kinerja AP. Karena data tersimpan dalam sistem, maka proses pencarian data hingga proses audit jadi jauh lebih mudah dan cepat. 

Baca Juga:8 Invoice Approval Software Terbaik untuk Automasi Alur Acc

Fitur utama dalam cloud based AP automation

Untuk memahami sistem ini bekerja, berikut beberapa fitur utama yang mendukung proses otomatisasi AP menjadi lebih cepat dan efisien.

1. Approval workflow

Fitur approval workflow memungkinkan perusahaan untuk dapat mengatur alur persetujuan berdasarkan level atau jabatan dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.

Proses ini juga mempercepat siklus persetujuan, mengurangi keterlambatan pembayaran dan menjaga hubungan dengan vendor karena pembayaran dapat dijadwalkan secara otomatis. 

2. Teknologi OCR

Umumnya, cloud based AP automation dilengkapi dengan fitur teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk sistem membaca invoice dan mengekstrak data secara otomatis.

Dengan teknologi OCR, proses input invoice dapat berjalan lebih cepat, akurat dan efisien tanpa harus memasukkan data secara manual yang rawan kesalahan.

3. Integrasi dengan sistem akuntansi dan HRIS

Cloud based AP automation umumnya dapat terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk memastikan data invoice tercatat langsung ke dalam sistem tanpa perlu input manual.

Lalu, jika terhubung dengan HRIS, proses reimbursement menjadi lebih mudah dan cepat diproses karena seluruh data transaksi berada dalam satu ekosistem yang terintegrasi. 

4. Laporan real-time

Dengan menggunakan sistem ini, manajemen memiliki visibilitas menyeluruh terhadap status invoice dan arus kas melalui memantau dashboard dan laporan secara real-time. 

Dengan data yang selalu diperbarui, mempermudah manajemen mengambil keputusan berdasarkan laporan keuangan yang akurat. 

5. Compliance dan audit trail

Sistem dapat menyimpan jejak audit untuk setiap transaksi secara otomatis, termasuk perubahan data sampai alur persetujuan. 

Dokumentasi yang tersimpan akan mempermudah proses audit sekaligus membantu perusahaan untuk tetap patuh terhadap regulasi keuangan yang berlaku. 

Cloud based vs. on premise AP automation 

Solusi AP automation terdiri dari cloud based dan on premise. Meskipun berbeda, keduanya sama-sama bertujuan untuk menyederhanakan proses invoice namun dengan cara yang berbeda. Untuk lebih jelasnya, berikut perbedaannya:

Pentingnya bisnis menggunakan cloud based ap automation

Menggunakan sistem cloud based ap automation memberikan berbagai manfaat strategis bagi bisnis, diantaranya yaitu:

• Efisiensi dan produktivitas meningkat: Proses otomatisasi dapat mengurangi proses pekerjaan manual yang signifikan. Pemprosesan invoice yang sebelumnya memakan waktu berminggu-minggu, dapat dikurangi menjadi beberapa hari saja. 
• Biaya operasional terkendali: Dengan menggunakan sistem, perusahaan dapat mengendalikan biaya operasional dengan mengurangi penggunaan kertas untuk pencatatan laporan.
• Akurasi terjaga: Validasi otomatis membantu meminimalkan risiko kesalahan sekaligus memastikan setiap proses pelaporan berjalan sesuai kebijakan dan standar regulasi yang ditetapkan.  
• Visibilitas real-time: seluruh data tersimpan dalam satu sistem terpusat, memudahkan tim finance untuk memantau arus kas dan status pembayaran secara real-time.
• Mendukung skalabilitas perusahaan: Apabila perusahaan berekspansi, sistem dapat menyesuaikan kebutuhan bisnis tanpa harus menambah infrastruktur fisik. 

Baca Juga:9 Invoice Automation Software Terbaik yang Mengurangi Error hingga 0,8%

Rekomendasi cloud based AP automation software

Agar proses otomatis AP berjalan optimal, berikut beberapa rekomendasi cloud based AP automation untuk membantu menyederhanakan proses keuangan perusahaan.

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan solusi cloud based AP automation software untuk mendukung efektivitas otomatisasi AP berjalan optimal. Melalui fitur account payable, perusahaan dapat memusatkan seluruh proses pengelolaan invoice dan pembayaran dalam satu sistem.

Mekari Expense juga terintegrasi langsung dengan software akuntansi Mekari Jurnal, membuat proses pencatatan dan pelaporan keuangan lebih efisien. Setiap transaksi otomatis tersinkronisasi ke dalam sistem, sehingga rekonsiliasi dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.

Fitur utama Mekari Expense:

• Teknologi OCR: Dengan teknologi OCR berbasis AI, proses input invoice dapat berjalan cepat, karena sistem dapat membaca invoice dan otomatis mengekstraknya menjadi data.
• Purchase invoice: Memudahkan tim AP untuk kelola siklus invoice dalam satu sistem yang terpusat, mulai dari membuat, mengevaluasi, menyetujui dan membayar invoice vendor.
• Pembayaran internasional: Dengan dukungan multi-currency, memudahkan perusahaan melakukan pembayaran vendor lintas negara secara langsung dan aman dalam satu platform.
• Integrasi dengan ekosistem Mekari: terhubung dengan Mekari Jurnal untuk rekonsiliasi otomatis, dan Mekari Talenta untuk alokasi biaya karyawan tanpa input ulang data. 
• Automasi proses invoice: Mengotomasi proses pembuatan invoice, persetujuan, hingga penjadwalan pembayaran otomatis sesuai kebijakan perusahaan.
• Visibilitas real-time: Dashboard terpadu untuk membantu tim finance memantau arus kas dan status tagihan real-time.
• Skalabilitas: Siap menangani volume transaksi yang besar dan alur approval komplek seiring berkembangnya bisnis.
• Keamanan data: Dilindungi sertifikasi ISO 27001 berstandar internasional untuk menjaga keamanan informasi perusahaan. 

2. Rillion

Rillion merupakan cloud based AP automation software untuk membantu tim finance mengelola invoice secara digital, mulai dari pencatatan, pelacakan, hingga pembayaran secara otomatis. Berbasis digital, sistem ini mempercepat proses pembayaran vendor dalam satu kali klik.

Fitur utama Rillion:

• Invoice capture: Mengekstrak data invoice dari berbagai sumber dengan akurat untuk mempercepat proses pencatatan
• Automate payments: Menawarkan kemudahan pembayaran vendor menggunakan kartu perusahaan dan rekonsiliasi otomatis.
• Terintegrasi dengan ERP: Sinkronisasi data invoice, approval, dan pembayaran melalui integrasi langsung dengan software akuntansi seperti Netsuite, Sage, hingga SAP Business One. 

3. Yooz

Solusi cloud AP automation yang menggunakan teknologi AI untuk menyederhanakan proses AP mulai dari pengajuan sampai pembayaran invoice. Cocok untuk tim finance yang ingin bekerja lebih cepat dan efisien.

Fitur utama Yooz: 

• Omnichannel Invoice capture: Memproses invoice dari banyak sumber dengan mengekstraksi data dan memvalidasinya secara otomatis.
• Dynamic workflow: mengatur alur approval, PO dan pembayaran invoice sesuai kebijakan perusahaan.
• Fraud protection: Mendeteksi invoice palsu dan memverifikasi rekening untuk mencegah risiko penipuan. 

4. Tipalti

Solusi end-to-end AP automation untuk bisnis yang ingin mengelola account payable lintas negara. Platform ini dapat mengotomatiskan proses invoice hingga pembayaran dengan mudah dan cepat. 

Fitur utama Tipalti: 

• Visibilitas real-time: Melacak pengeluaran dari berbagai sumber, mensinkronisasi dan menghubungkannya dengan data keuangan.
• Financial control: Mencegah overspending dengan fitur approval workflow dan audit trails. 
• Global management dan compliance: Memudahkan proses validasi 62 negara secara otomatis untuk mendukung regulasi kepatuhan yang ditetapkan. 

5. ApprovalMax

ApprovalMax merupakan solusi software AP automation untuk membantu perusahaan mengelola account payable secara menyeluruh. Mulai dari purchasing hingga pembayaran dapat dilakukan bersamaan dalam platform terpusat. 

Fitur utama ApprovalMax: 

• PO matching: Mencocokkan purchase order dengan invoice dalam satu halaman untuk memastikan pengeluaran tetap stabil.
• Invoice approval: Mengotomatiskan alur persetujuan invoice untuk mempercepat proses penagihan dan pembayaran. 
• Batch payments: Memproses dan menyetujui invoice dalam jumlah besar, sehingga pengelolaan cash flow menjadi lebih efisien.

6. MineralTree

Solusi AP automation yang dapat mendigitalisasi proses invoice ke pembayaran secara menyeluruh. Software ini membantu tim finance mengurangi input manual dan mempercepat approval pembayaran vendor tepat waktu.  

Fitur utama MineralTree: 

• Approval workflow: Memproses invoice secara otomatis dengan multi-level approval berdasarkan level atau jabatan.
• Payment controls: Mitigasi risiko fraud dan kontrol keamanan menyeluruh dengan mengaktifkan two-factor authentication. 
• Laporan real-time: Monitoring laporan keuangan melalui dashboard yang terintegrasi dengan software akuntansi lainnya. 

7. Stampli

Stampli merupakan software AP automation yang menggabungkan proses invoice lintas tim dalam satu platform yang terintegrasi. Semua data tercatat dengan rapi dalam sistem untuk memudahkan proses audit yang transparan.

Fitur utama Stampli:

• AI copilot: Ekstraksi dan verifikasi invoice secara otomatis dengan bantuan teknologi AI.
• AI PO matching: Dengan teknologi AI, proses pencocokkan purchase order dengan invoice dapat berjalan otomatis.
• Multi-entity management: Kelola aturan dan kebijakan berbeda untuk setiap cabang atau vendor dengan laporan yang komprehensif. 

8. Envoice

Sebagai solusi cloud based AP automation, Envoice dapat mendigitalisasi pencatatan invoice. Dengan teknologi AI, software ini memungkinkan penggunanya untuk melakukan sinkronisasi seluruh tagihan pembayaran secara otomatis. 

Fitur utama Envoice:

• AI data extraction: Mempercepat ekstraksi data invoice dengan bantuan AI dalam hitungan detail tanpa harus input manual.
• Approval controls: Sistem persetujuan untuk mencegah overspending dan pengeluaran yang tidak sah.
• Terintegrasi dengan software akuntansi: Kemudahan sinkronisasi data secara otomatis dengan software akuntansi untuk mempercepat proses audit. 

Cloud based AP automation software terbaik untuk finance

Cloud based AP automation kini menjadi solusi bagi bisnis modern untuk kelola account payable lebih terkontrol. Dengan visibilitas real-time, membantu perusahaan untuk mengatur dan mengendalikan biaya operasional lebih efisien.

Sebagai cloud based AP automation software di Indonesia, Mekari Expense hadir dengan menawarkan pengelolaan invoice otomatis melalui teknologi OCR, proses end-to end AP dalam satu platform terintegrasi hingga dukungan pembayaran internasional dengan kurs real-time.

Dengan Mekari Expense, seluruh transaksi tersinkronisasi langsung dengan software akuntansi Mekari Jurnal, untuk memastikan rekonsiliasi berjalan cepat dan akurat. 

Tingkatkan efisiensi bisnis dan perkuat kontrol keuangan dengan beralih ke cloud based AP automation bersama Mekari Expense untuk mendorong pertumbuhan bisnis jangka panjang. 

Referensi

PYMNTS .“78% of CFOs View AI Integration as Crucial for Accounts Payable”