Accrued Expense: Cara Mengelola Biaya yang Belum Dibayar

Sebuah perusahaan menggunakan jasa konsultan pada akhir Juni. Pekerjaan sudah selesai, tetapi invoice baru diterima pada 5 Juli. Kapan biaya jasa tersebut dicatat?

Jika jasa sudah diterima pada Juni, biaya tersebut masuk ke periode Juni. Invoice yang diterima pada Juli menjadi dasar untuk mencocokkan nilai aktual dan menyelesaikan pencatatannya.

Situasi ini menggambarkan accrued expense. Dalam akuntansi akrual, finance mengakui biaya pada periode ketika perusahaan menerima barang atau jasa yang menimbulkan biaya tersebut, meskipun pembayarannya dilakukan kemudian.

Apa Itu Accrued Expense?

Accrued expense adalah beban yang sudah terjadi atau sudah menjadi kewajiban perusahaan dalam suatu periode, tetapi belum dibayar pada periode tersebut. Perusahaan dapat mengakui beban ini sebelum menerima invoice dari vendor.

Misalnya, vendor menyelesaikan pekerjaan senilai Rp50 juta pada 30 Juni, sedangkan invoice baru dikirim pada 5 Juli. Jika pekerjaan memang sudah diterima pada Juni, finance mengakui biaya tersebut pada Juni berdasarkan informasi yang tersedia.

Jadi, finance perlu melihat kapan biaya terjadi dan kapan perusahaan menerima barang atau jasa, bukan hanya tanggal invoice.

Konsep ini merupakan bagian dari akuntansi akrual. Basis akrual mencatat dampak transaksi pada periode ketika aktivitas ekonominya terjadi, sedangkan penerimaan atau pembayaran kas dapat berlangsung pada periode berbeda.

Contoh Accrued Expense dalam Bisnis

Accrued expense dapat muncul pada berbagai biaya yang sudah menjadi beban perusahaan, sementara pembayarannya dilakukan setelah periode tersebut.

Contoh jasa vendor paling jelas menunjukkan bagaimana accrued expense bekerja dalam proses closing. Finance perlu mencatat biaya yang sudah terjadi agar laporan periode tersebut mencerminkan aktivitas yang memang berlangsung di dalamnya.

Accrued Expense vs Accounts Payable

Perbedaan accrued expense dan accounts payable paling mudah dilihat dari satu pertanyaan: apakah perusahaan sudah menerima invoice dari vendor?

Misalnya vendor menyelesaikan jasa senilai Rp50 juta pada 30 Juni. Invoice baru diterima pada 5 Juli.

Pada 30 Juni, finance dapat mengakui biaya tersebut sebagai accrued expense. Ketika invoice diterima pada Juli, finance membandingkan nilai aktual dengan pencatatan sebelumnya.

Setelah invoice diterima, kewajiban tersebut dapat masuk ke proses accounts payable dan selanjutnya diproses melalui invoice-to-pay sampai pembayaran dilakukan.

Alurnya:

Jasa diterima → accrued expense dicatat → invoice diterima → pencatatan disesuaikan → accounts payable → pembayaran

Urutan tersebut menggambarkan salah satu skenario. Transaksi yang langsung memiliki invoice ketika biaya terjadi dapat masuk ke accounts payable tanpa melalui accrued expense.

Bagaimana Cara Mencatat Accrued Expense?

Finance perlu menentukan biaya yang sudah terjadi pada akhir periode sebelum membuat jurnal. Jika nilai aktual belum tersedia, estimasi dapat menggunakan kontrak, tarif, pemakaian, invoice sebelumnya, atau data operasional.

Misalnya, perusahaan memperkirakan biaya listrik bulan Desember sebesar Rp2.000.000 dan pembayaran baru dilakukan pada Januari.

Pada akhir Desember:

Beban didebit karena perusahaan sudah menggunakan listrik selama Desember. Utang beban dikredit karena kewajiban tersebut belum diselesaikan.

Saat perusahaan membayar kewajiban tersebut pada Januari:

Bagaimana jika nilai invoice berbeda dari accrued expense?

Misalnya finance memperkirakan accrued expense sebesar Rp2.000.000, tetapi invoice aktual yang diterima menunjukkan Rp2.200.000.

Ada selisih Rp200.000 yang perlu diperhitungkan dalam penyesuaian pencatatan. Finance perlu membandingkan estimasi dengan invoice aktual agar nilai beban dan kewajiban mencerminkan transaksi sebenarnya.

Mekanisme adjustment atau reversal mengikuti kebijakan accounting perusahaan dan karakteristik transaksinya.

Bagaimana Mengelola Accrued Expense?

Pengelolaan accrued expense paling penting dilakukan saat closing. Finance perlu mencari biaya yang sudah terjadi tetapi belum tercatat atau belum memiliki invoice. Kontrak vendor, purchase order, data penerimaan barang atau jasa, dan invoice periode sebelumnya dapat menjadi dasar untuk mengidentifikasi dan mengestimasi biaya tersebut.

Setelah accrual dicatat, tim finance harus segera membandingkannya dengan invoice ketika tagihan diterima. Selisih antara estimasi dan nilai aktual kemudian disesuaikan sesuai kebijakan accounting. Proses ini juga membantu finance memperkirakan kewajiban yang belum mengurangi kas pada periode berjalan.

Mekari Expense membantu finance mengelola invoice vendor dan proses Accounts Payable dalam satu alur, termasuk input invoice, approval, dan pembayaran. Data yang lebih terpusat memudahkan finance menelusuri transaksi ketika melakukan review dan rekonsiliasi.

Penutup

Kunci memahami accrued expense ada pada waktu terjadinya biaya. Ketika perusahaan sudah menerima barang atau jasa pada suatu periode, biaya tersebut perlu tercermin dalam periode tersebut meskipun invoice atau pembayaran datang kemudian.

Setelah invoice diterima, finance perlu mencocokkan nilai aktual dengan accrued expense yang sudah dicatat. Dari proses tersebut, pencatatan dapat disesuaikan sebelum kewajiban dilanjutkan ke accounts payable dan pembayaran.