Strategi Menyusun RAB agar Pengeluaran Bisnis Tetap Terkontrol

Setiap kegiatan bisnis membutuhkan biaya yang perlu diperkirakan sebelum dana digunakan. Tanpa rincian yang jelas, perusahaan dapat kesulitan mengetahui kebutuhan dana, menetapkan batas pengeluaran, atau menilai apakah suatu kegiatan berjalan sesuai rencana.

RAB atau Rencana Anggaran Biaya digunakan untuk memetakan kebutuhan tersebut ke dalam rincian biaya yang lebih terukur. Dokumen ini dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti kegiatan pemasaran, proyek, pelatihan, pembelian aset, hingga operasional perusahaan.

Lalu, bagaimana cara menghitung dan membuat RAB yang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan sekaligus pengendalian biaya? Berikut pembahasannya, mulai dari komponen dan contoh RAB hingga cara menghubungkannya dengan pengeluaran aktual.

Apa Itu RAB (Rencana Anggaran Biaya)?

RAB adalah dokumen yang berisi perkiraan biaya untuk menjalankan suatu kegiatan, proyek, atau kebutuhan tertentu. Rinciannya biasanya mencakup jenis kebutuhan, jumlah atau volume, harga satuan, dan total biaya yang diperlukan.

Menurut OCBC, RAB merupakan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu proyek. Karena sifatnya berupa estimasi, nilai dalam RAB dapat berubah ketika harga, volume kebutuhan, atau ruang lingkup kegiatan mengalami perubahan.

Dalam bisnis, RAB dapat menjadi dasar untuk mengajukan kebutuhan biaya sebelum pengeluaran dilakukan. Rincian tersebut juga memudahkan pihak yang bertanggung jawab untuk menilai apakah kebutuhan yang diajukan sesuai dengan tujuan dan dana yang tersedia.

Apa Fungsi RAB dalam Perencanaan Biaya?

RAB memberi dasar bagi perusahaan untuk menilai apakah suatu kegiatan dapat dijalankan dengan dana yang tersedia. Rincian biaya juga dapat digunakan sebagai acuan saat mengajukan dan menyetujui kebutuhan sebelum pengeluaran dilakukan.

Setelah kegiatan berjalan, RAB dapat digunakan sebagai pembanding terhadap biaya aktual. Finance dapat melihat pos yang mengalami selisih dan menelusuri penyebabnya sebelum menyusun perencanaan berikutnya.

Apa Saja Komponen dalam RAB?

Format RAB dapat berbeda sesuai jenis kegiatan dan kebutuhan perusahaan. Namun, beberapa komponen umum diperlukan agar setiap biaya dapat dihitung dan ditelusuri dengan jelas.

Rincian tersebut membuat estimasi lebih mudah diperiksa ketika terjadi perubahan kebutuhan atau harga. Sumber harga dan asumsi yang digunakan juga sebaiknya dicatat agar dapat ditinjau kembali saat RAB diperbarui.

Bagaimana Cara Menghitung RAB?

Perhitungan RAB dilakukan dengan menghitung biaya setiap item, kemudian menjumlahkan seluruh hasilnya. Rumus dasarnya adalah:

Total biaya item = Volume × Harga satuan

Setelah seluruh item dihitung, total RAB diperoleh dari penjumlahan biaya masing-masing item:

Total RAB = Σ (Volume × Harga satuan)

CIMB Niaga juga menjelaskan perhitungan RAB berdasarkan volume kebutuhan dan harga satuan.

Contoh Perhitungan RAB Kegiatan Seminar

Misalnya perusahaan berencana mengadakan seminar internal dengan kebutuhan biaya sebagai berikut:

Berdasarkan asumsi tersebut, total RAB kegiatan adalah Rp49.000.000. Nilai ini masih merupakan estimasi dan dapat diperbarui apabila terdapat perubahan harga, jumlah peserta, spesifikasi kebutuhan, atau ruang lingkup acara.

Bagaimana Cara Membuat RAB?

Setelah memahami cara menghitungnya, langkah berikutnya adalah menyusun RAB dengan rincian yang cukup untuk digunakan dalam proses pengajuan dan pengendalian biaya.

1. Tentukan kegiatan dan ruang lingkupnya Tetapkan terlebih dahulu kegiatan, proyek, atau kebutuhan yang akan dibuatkan RAB. Ruang lingkup yang jelas membantu mencegah kebutuhan penting terlewat atau biaya yang tidak berkaitan ikut dimasukkan.
2. Daftar seluruh kebutuhan Buat daftar barang, jasa, tenaga kerja, transportasi, tempat, perangkat, atau kebutuhan lain yang berkaitan dengan kegiatan. Pecah kebutuhan menjadi item yang cukup spesifik agar mudah dihitung dan diperiksa.
3. Tentukan volume setiap item Tentukan jumlah atau volume berdasarkan kebutuhan aktual. Satuan dapat berupa unit, orang, hari, paket, meter, atau satuan lain yang sesuai dengan item biaya.
4. Tentukan estimasi harga satuan Gunakan penawaran vendor, harga pasar, atau data historis sebagai dasar estimasi. Sumber harga sebaiknya dicatat agar asumsi dalam RAB dapat ditinjau kembali ketika terjadi perubahan.
5. Susun total dan review RAB Jumlahkan seluruh biaya setiap item, lalu periksa kembali kelengkapan kebutuhan, asumsi harga, dan total anggaran sebelum RAB diajukan untuk persetujuan.
6. Tetapkan versi dan status persetujuan Simpan RAB yang telah disetujui sebagai acuan. Jika terdapat perubahan material pada kebutuhan atau harga, perbarui dokumen dan catat perubahan agar Finance dan pihak terkait menggunakan versi yang sama.

Rincian yang konsisten juga membuat proses review lebih mudah ketika RAB digunakan bersama tim Finance, procurement, atau pemilik kegiatan.

RAB Dapat Digunakan untuk Berbagai Kebutuhan Bisnis

RAB tidak terbatas pada proyek konstruksi. Dalam perusahaan, format yang sama dapat digunakan untuk berbagai kegiatan yang membutuhkan perencanaan biaya sebelum pengeluaran dilakukan.

Untuk kebutuhan pembelian yang memerlukan proses formal, RAB dapat menjadi salah satu acuan sebelum permintaan pembelian dibuat.

Baca juga: Purchase Order: Panduan Memahami Proses Pembelian Perusahaan

Apa Strategi agar RAB Lebih Akurat dan Mudah Dikontrol?

Gunakan harga dan asumsi yang relevan

Harga dalam RAB sebaiknya berasal dari sumber yang masih relevan dengan periode pengeluaran. Gunakan penawaran vendor, harga pasar, atau data transaksi sebelumnya sesuai jenis kebutuhan.

Perubahan harga dapat memengaruhi akurasi estimasi. Karena itu, asumsi yang digunakan sebaiknya dicatat sehingga mudah diperbarui ketika kondisi berubah.

Kelompokkan biaya berdasarkan kebutuhan

Pengelompokan berdasarkan kategori, departemen, proyek, atau aktivitas membuat RAB lebih mudah dibaca. Finance juga dapat melihat bagian mana yang membutuhkan porsi biaya paling besar.

Pembagian yang konsisten akan memudahkan perbandingan antara rencana dan realisasi pada periode berikutnya.

Tentukan prioritas pengeluaran

Bedakan kebutuhan utama dari pengeluaran yang masih dapat ditunda atau disesuaikan. Cara ini membantu tim menentukan bagian mana yang perlu dipertahankan ketika terdapat tekanan terhadap anggaran.

Prioritas juga dapat menjadi dasar saat perusahaan harus memilih antara beberapa alternatif vendor, spesifikasi, atau skenario kegiatan.

Masukkan cadangan berdasarkan risiko

Beberapa kegiatan memiliki kemungkinan perubahan biaya akibat fluktuasi harga, perubahan jumlah peserta, kebutuhan tambahan, atau kondisi operasional. Cadangan biaya dapat dipertimbangkan berdasarkan risiko tersebut dan kebijakan internal perusahaan.

Nilai cadangan sebaiknya tidak diperlakukan sebagai persentase yang berlaku untuk semua jenis kegiatan. Besarnya perlu disesuaikan dengan karakter dan tingkat ketidakpastian masing-masing kebutuhan.

Tentukan PIC untuk setiap kebutuhan

RAB lebih mudah ditindaklanjuti ketika setiap kategori atau item memiliki pihak yang bertanggung jawab. PIC dapat memastikan kebutuhan, harga, dan status pengeluaran tetap sesuai dengan rencana.

Pembagian tanggung jawab juga membuat proses review lebih jelas ketika terjadi perubahan atau selisih biaya.

Hubungkan RAB dengan budget yang tersedia

RAB menunjukkan kebutuhan biaya yang diperkirakan, sedangkan budget menunjukkan dana yang dialokasikan. Keduanya perlu dibandingkan sebelum kegiatan disetujui agar kebutuhan yang direncanakan tidak melebihi dana yang tersedia tanpa keputusan tambahan.

Pada tahap pengelolaan budget, perusahaan dapat menggunakan budget allocation untuk mengatur alokasi berdasarkan kebutuhan seperti tim, cabang, atau proyek.

Gunakan data pengeluaran sebagai bahan evaluasi

Hasil pengeluaran dari kegiatan sebelumnya dapat menjadi referensi ketika perusahaan menyusun RAB berikutnya. Data tersebut membantu menemukan kategori biaya yang sering berubah, kebutuhan yang belum diperhitungkan, atau asumsi harga yang perlu diperbarui.

Finance juga dapat menggunakan spend analysis untuk melihat pola pengeluaran berdasarkan kategori, supplier, departemen, atau item.

Bagaimana RAB Terhubung dengan Pengeluaran Aktual?

RAB berada pada tahap perencanaan. Setelah kebutuhan disetujui, pengeluaran bergerak melalui proses pembelian dan pembayaran hingga tercatat sebagai actual spending. Perbandingan di setiap tahap membantu Finance melihat apakah penggunaan dana masih berada dalam rencana.

Hubungan antara budget, commitment, dan actual juga menjadi bagian penting dalam expenditure cycle. Dengan pencatatan yang konsisten, Finance dapat menelusuri pergerakan biaya dari perencanaan hingga pengeluaran aktual.

Ketika actual spending berbeda dari RAB, selisih tersebut perlu dilihat berdasarkan penyebabnya. Perubahan harga, volume kebutuhan, tambahan scope, atau pengeluaran yang sebelumnya belum diperhitungkan dapat menghasilkan variance yang berbeda.

Hasil evaluasi tersebut kemudian dapat digunakan untuk memperbaiki asumsi dan perencanaan biaya pada kegiatan berikutnya.

Kelola Pengeluaran Sesuai Anggaran dengan Mekari Expense

RAB membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan biaya sebelum dana digunakan. Setelah anggaran disetujui, tantangannya bergeser pada bagaimana setiap transaksi dicatat, dipantau, dan dibandingkan dengan rencana yang telah dibuat.

Di tahap ini, pengelolaan expense menjadi bagian dari siklus yang sama. Data pengeluaran aktual dapat digunakan untuk melihat penggunaan budget, menemukan selisih, dan menjadi bahan evaluasi untuk penyusunan anggaran berikutnya.

Mekari Expense menyediakan berbagai fitur untuk mendukung proses tersebut, mulai dari pengelolaan alokasi budget hingga pencatatan dan pengelolaan pengeluaran bisnis.

• Budget Allocation untuk mengatur alokasi anggaran berdasarkan kebutuhan seperti tim, cabang, atau proyek.
• Mekari Limitless Card untuk mengelola pengeluaran menggunakan virtual dan physical corporate card dengan pengaturan limit.
• Reimbursement untuk mengelola pengajuan dan pencatatan penggantian biaya karyawan.

Dengan alur tersebut, RAB tidak berhenti sebagai dokumen perencanaan. Rencana biaya dapat diteruskan ke proses pengelolaan budget dan pengeluaran aktual sehingga Finance memiliki dasar yang lebih jelas untuk mengevaluasi penggunaan dana.