Budgeting Perusahaan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya
Mekari Insight
- Budgeting perusahaan adalah proses menerjemahkan target bisnis menjadi rencana pendapatan, biaya, dan alokasi dana untuk periode tertentu.
- Budget perlu dibagi ke unit yang bertanggung jawab agar Finance dapat menghubungkan rencana dengan penggunaan dana aktual.
- Proses budgeting mencakup penetapan target, peninjauan data historis, proyeksi, alokasi, review, dan persetujuan.
- Budget tetap perlu ditinjau setelah disetujui dengan membandingkan alokasi terhadap realisasi dan perubahan kebutuhan bisnis.
- Ketika budget mulai digunakan dalam aktivitas pengeluaran, Mekari Expense Budget Allocation dapat membantu Finance mengatur alokasi dan memantau penggunaannya.
Budgeting perusahaan membantu manajemen menentukan bagaimana sumber daya keuangan akan digunakan selama periode tertentu. Finance menyusun rencana berdasarkan target bisnis, perkiraan pendapatan, biaya operasional, kebutuhan investasi, dan kebutuhan setiap unit.
Proses tersebut tidak selesai ketika angka budget disetujui. Saat transaksi mulai berjalan, Finance perlu mengetahui berapa dana yang sudah digunakan, siapa yang bertanggung jawab atas alokasi tersebut, dan bagaimana realisasi dibandingkan dengan rencana awal.
Karena itu, budgeting perusahaan lebih berguna ketika terhubung dengan aktivitas pengeluaran. Spend management melanjutkan proses tersebut dari perencanaan anggaran hingga pengeluaran, pembayaran, dan analisis biaya.
Apa Itu Budgeting Perusahaan?
Budgeting perusahaan adalah proses menyusun rencana keuangan berdasarkan target dan kebutuhan bisnis untuk periode tertentu. Hasilnya menjadi acuan untuk memperkirakan pendapatan, merencanakan biaya, dan membagi sumber daya kepada unit yang bertanggung jawab.
Finance biasanya menyusun budget bersama pimpinan dan pemilik budget di setiap departemen. Tim bisnis memberikan rencana aktivitas serta kebutuhan dan Finance mengkonsolidasikan informasi tersebut ke dalam rencana perusahaan.
Struktur budget dapat dibuat berdasarkan departemen, cabang, proyek, cost center, atau kategori pengeluaran. Pilihan dimensinya sebaiknya mengikuti cara perusahaan menetapkan tanggung jawab atas pengeluaran.
Apa Saja yang Perlu Masuk dalam Budget Perusahaan?
Komponen budget mengikuti model bisnis dan tujuan perencanaan, tetapi beberapa pos biasanya perlu diperhitungkan agar Finance dapat melihat kebutuhan dana secara utuh.
Pendapatan
Proyeksi pendapatan menjadi salah satu dasar penyusunan budget karena menentukan kapasitas pengeluaran yang dapat direncanakan. Finance dapat menggunakan target penjualan, kontrak yang sudah berjalan, historical revenue, dan asumsi pertumbuhan sebagai input.
Biaya tetap
Biaya tetap mencakup pengeluaran yang relatif stabil dalam periode tertentu, seperti gaji, sewa, atau kontrak layanan. Nilainya dapat diproyeksikan berdasarkan kewajiban yang sudah diketahui.
Biaya variabel
Biaya variabel berubah mengikuti aktivitas bisnis. Contohnya biaya perjalanan, logistik, bahan baku, komisi, atau pengeluaran pemasaran yang mengikuti volume aktivitas.
Belanja modal
Capital expenditure atau CAPEX mencakup investasi seperti peralatan, kendaraan, mesin, atau aset lain yang digunakan untuk mendukung operasi bisnis dalam jangka lebih panjang.
Kebutuhan kas dan dana cadangan
Budget juga perlu mempertimbangkan kebutuhan kas untuk menjalankan operasi dan menghadapi perubahan yang tidak masuk dalam asumsi awal. Pos ini membantu Finance melihat kebutuhan dana di luar pengeluaran rutin.
Read more: Budget Blindness: Penyebab Over-Budget dan Arus Kas Tak Stabil
Bagaimana Cara Membuat Budgeting Perusahaan?
Budgeting dimulai dari target bisnis, lalu diterjemahkan menjadi asumsi keuangan, alokasi, dan rencana yang dapat ditinjau oleh pemilik budget.
1. Tetapkan target bisnis
Finance perlu memahami target yang ingin dicapai sebelum menentukan angka budget. Target dapat berkaitan dengan revenue, ekspansi cabang, headcount, kapasitas produksi, jumlah pelanggan, atau aktivitas bisnis lainnya.
2. Tinjau data historis
Data periode sebelumnya membantu Finance mengetahui pola pendapatan dan pengeluaran. Historical spending juga dapat menunjukkan biaya yang berulang, perubahan harga vendor, atau kategori yang konsisten menggunakan sebagian besar budget.
Untuk membaca pola tersebut dengan lebih terstruktur, Finance dapat menggunakan spend analysis untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan vendor, kategori, unit, atau kebutuhan analisis lainnya.
3. Proyeksikan pendapatan dan biaya
Setelah historical data ditinjau, Finance membuat proyeksi untuk periode berikutnya. Proyeksi harus mengikuti asumsi bisnis yang digunakan dalam perencanaan, bukan sekadar menaikkan angka tahun sebelumnya dengan persentase tertentu.
4. Alokasikan budget
Total budget perlu diterjemahkan menjadi alokasi yang dapat dikelola. Finance dapat membagi dana berdasarkan departemen, cabang, proyek, cost center, atau kategori pengeluaran sesuai struktur organisasi.
Alokasi menjadi lebih berguna ketika pemilik budget mengetahui dana yang menjadi tanggung jawabnya. Pada tahap inilah perusahaan mulai bergerak dari angka perencanaan menuju pengelolaan spending sehari-hari.
5. Review dan setujui anggaran
Pemilik budget dan manajemen perlu meninjau asumsi, prioritas, serta jumlah yang dialokasikan sebelum budget ditetapkan. Melibatkan orang yang bertanggung jawab atas pengeluaran juga dapat memperbaiki kualitas informasi yang masuk ke dalam proses budgeting.
Sebuah meta-analisis dalam The British Accounting Review menemukan hubungan positif antara participative budgeting dan beberapa ukuran performance, termasuk managerial, departmental, dan budgetary performance. Hubungan dengan organizational performance dalam penelitian yang dianalisis lebih beragam, sehingga partisipasi tetap perlu disesuaikan dengan konteks organisasi.
Apa Saja Metode Budgeting Perusahaan?
Tidak ada satu metode yang harus digunakan untuk seluruh perusahaan. Finance dapat menggunakan pendekatan berbeda untuk unit atau jenis pengeluaran yang memiliki karakteristik berbeda.
| Metode | Cara kerja | Cocok saat |
|---|---|---|
| Incremental Budgeting | Menjadikan budget periode sebelumnya sebagai dasar lalu menyesuaikannya. | Operasional relatif stabil dan perubahan biaya dapat diperkirakan. |
| Zero-Based Budgeting | Setiap pos pengeluaran perlu dijelaskan kembali berdasarkan kebutuhan periode berjalan. | Perusahaan ingin meninjau ulang biaya dan asumsi yang sudah ada. |
| Flexible Budgeting | Budget dapat berubah mengikuti tingkat aktivitas atau volume bisnis. | Biaya banyak dipengaruhi perubahan volume. |
| Driver-Based Budgeting | Budget disusun berdasarkan faktor yang mendorong pendapatan atau biaya. | Perusahaan memiliki business driver yang dapat diukur. |
Seperti Apa Contoh Budgeting Perusahaan?
Misalnya, sebuah perusahaan menetapkan budget operasional tahunan sebesar Rp2 miliar. Finance membaginya ke beberapa kebutuhan agar setiap alokasi memiliki pemilik dan tujuan yang jelas.
| Alokasi | Budget | Porsi |
|---|---|---|
| Operasional | Rp800 juta | 40% |
| Marketing | Rp500 juta | 25% |
| Teknologi | Rp400 juta | 20% |
| Perjalanan bisnis | Rp200 juta | 10% |
| Dana cadangan | Rp100 juta | 5% |
| Total | Rp2 miliar | 100% |
Contoh tersebut menunjukkan fungsi alokasi dalam budgeting. Finance tidak hanya memiliki angka Rp2 miliar, tetapi juga tahu bagaimana dana tersebut direncanakan untuk digunakan.
Saat periode berjalan, angka tersebut perlu dibandingkan dengan realisasi. Jika marketing sudah menggunakan Rp350 juta dari budget Rp500 juta sebelum pertengahan tahun, Finance dapat melihat perubahan tersebut dalam konteks periode, aktivitas, dan sisa alokasi.
Bagaimana Memastikan Budget Tetap Relevan Saat Pengeluaran Berjalan?
Budget tetap relevan ketika Finance dapat menghubungkan setiap alokasi dengan transaksi yang terjadi. Perbandingan budget dan actual membantu menunjukkan adanya variance, tetapi Finance masih perlu melihat sumber perubahan sebelum menentukan tindakan.
Hubungkan budget dengan pemiliknya
Setiap alokasi sebaiknya memiliki pemilik yang memahami kebutuhan dan batas penggunaan dana. Struktur ini membuat pembahasan variance lebih konkret karena Finance dapat langsung kembali ke unit yang menjalankan aktivitas.
Pantau actual spending secara berkala
Finance membutuhkan data pengeluaran yang cukup cepat untuk mengetahui apakah penggunaan dana masih mengikuti rencana. Monitoring yang hanya dilakukan pada akhir periode mengurangi waktu untuk meninjau penyebab perubahan.
Telusuri variance berdasarkan sumbernya
Selisih antara budget dan actual perlu dilihat berdasarkan departemen, kategori, proyek, vendor, atau periode. Angka variance sendiri belum menjelaskan apakah penyebabnya berasal dari peningkatan aktivitas, perubahan harga, pengeluaran yang tertunda, atau perubahan prioritas bisnis.
Gunakan hasilnya untuk budget berikutnya
Actual spending dapat menjadi input untuk siklus budgeting berikutnya. Finance dapat memperbarui asumsi berdasarkan pola biaya, kebutuhan bisnis, dan variance yang muncul sepanjang periode.
Read more: Budget Control: Strategi Finance Mengendalikan Pengeluaran Bisnis
Budgeting Perusahaan Perlu Terhubung dengan Pengeluaran Aktual
Budget menjadi lebih berguna ketika angka yang disusun Finance dapat ditelusuri sampai ke penggunaan dana sehari-hari. Struktur alokasi memberi konteks pada transaksi, sedangkan actual spending menunjukkan apakah rencana tersebut masih sesuai dengan kondisi bisnis.
Hubungan ini juga membuat data pengeluaran dapat kembali ke proses perencanaan. Temuan dari transaksi aktual membantu Finance memperbaiki asumsi dan menentukan alokasi untuk periode berikutnya.
Dengan siklus plan → allocate → spend → monitor → analyze → plan again, budgeting dapat menjadi bagian dari proses pengelolaan pengeluaran yang berjalan terus, bukan hanya aktivitas pada awal tahun.
Untuk perusahaan yang ingin menghubungkan alokasi budget dengan transaksi dan memantau saldo setiap akun, Mekari Expense Budget Allocation menyediakan langkah berikutnya untuk membawa rencana anggaran ke aktivitas pengeluaran sehari-hari.
