Audit Trail: Pengertian, Fungsi, dan Perannya dalam Kontrol Keuangan
Mekari Insight
- Audit trail mencatat urutan aktivitas atau perubahan dalam dokumen, transaksi, atau sistem sehingga perusahaan dapat menelusuri siapa melakukan apa dan kapan.
- Finance dapat menggunakan audit trail untuk memeriksa approval, perubahan data, transaksi, dan aktivitas pengguna saat melakukan review atau audit.
- Catatan aktivitas membantu perusahaan memperkuat internal control, menelusuri potensi fraud, dan mendukung proses review ketika muncul selisih atau sengketa.
- Audit trail yang baik mencatat identitas pengguna, waktu aktivitas, tindakan yang dilakukan, perubahan status, dan detail perubahan data.
- Mekari Expense menghubungkan workflow pengeluaran, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control dalam satu platform sehingga aktivitas dalam proses keuangan lebih mudah ditelusuri.
Sebuah invoice vendor sudah mendapat approval dan masuk ke proses pembayaran. Beberapa minggu kemudian, finance menemukan nominalnya berubah dari dokumen awal dan perlu mengetahui siapa yang melakukan perubahan tersebut.
Tim finance membutuhkan urutan aktivitas untuk menjawab pertanyaan itu. Audit trail mencatat siapa yang melakukan tindakan, kapan aktivitas terjadi, dan perubahan yang berlangsung selama proses.
Kebutuhan tersebut semakin terasa ketika satu transaksi melewati beberapa pengguna. Finance dapat menggunakan riwayat aktivitas sebagai dasar review dengan melihat seluruh proses dalam satu rangkaian.
Apa Itu Audit Trail?
Audit trail adalah catatan kronologis yang merekam aktivitas, perubahan, atau transaksi dalam dokumen, sistem, atau proses bisnis. Catatan tersebut dapat menunjukkan pengguna yang melakukan tindakan, waktu aktivitas, dan tindakan yang dilakukan.
Dalam sistem digital, audit trail dapat mencatat pembuatan data, perubahan informasi, persetujuan, akses, dan perubahan status. Sistem membuat catatan tersebut ketika pengguna menjalankan aktivitas tertentu dalam workflow.
Audit trail digunakan dalam berbagai proses, seperti keuangan, procurement, HR, keamanan informasi, dan pengelolaan dokumen. Informasi yang dicatat mengikuti aktivitas yang perlu ditelusuri dalam masing-masing proses.
Bagi finance, audit trail berguna ketika tim perlu menelusuri transaksi yang sudah berjalan. Riwayat aktivitas membantu finance memahami bagaimana sebuah transaksi dimulai, diproses, mengalami perubahan, hingga selesai.
Apa Saja Fungsi Audit Trail?
Audit trail memberi perusahaan catatan yang dapat digunakan untuk menelusuri aktivitas dalam sebuah proses. Nilainya terasa ketika finance perlu menjelaskan perubahan, memeriksa approval, atau meninjau transaksi yang sudah selesai.
1. Mendukung Audit dan Review
Auditor membutuhkan bukti untuk memahami bagaimana sebuah transaksi berlangsung. Audit trail membantu tim menelusuri transaksi kembali ke aktivitas dan tahapan yang terjadi sebelumnya.
2. Memperkuat Internal Control
Finance dapat melihat pengguna yang melakukan dan menyetujui suatu aktivitas. Riwayat ini membantu tim memeriksa apakah transaksi mengikuti kewenangan dan kebijakan yang berlaku.
3. Membantu Investigasi Fraud
Ketika transaksi memerlukan pemeriksaan lebih lanjut, finance perlu mengetahui aktivitas yang terjadi di dalam sistem. Audit trail dapat menghubungkan tindakan pengguna dengan waktu dan transaksi yang sedang diperiksa.
Baca Juga: Cara Mendeteksi Fraud Pengeluaran Perusahaan
4. Menelusuri Perubahan Data
Perubahan nominal, kategori, atau status transaksi dapat mengubah informasi yang digunakan finance dalam proses pembayaran. Audit trail memberi konteks tentang kapan perubahan terjadi dan pengguna yang melakukan tindakan tersebut.
Apa Saja yang Dicatat dalam Audit Trail?
Isi audit trail mengikuti aktivitas yang ingin perusahaan lacak. Beberapa elemen membantu finance membaca urutan kejadian dengan jelas.
| Elemen | Informasi yang dicatat |
|---|---|
| Identitas pengguna | User ID, email, atau identitas pengguna lain |
| Waktu aktivitas | Tanggal dan waktu kejadian |
| Tindakan | Aktivitas yang dilakukan pengguna |
| Perubahan status | Approval, rejection, completion, atau status lain |
| Akses | Aktivitas akses terhadap data atau dokumen |
| Perubahan data | Nilai atau informasi yang mengalami perubahan |
Identitas pengguna menghubungkan aktivitas dengan akun tertentu, sedangkan timestamp menunjukkan kapan aktivitas tersebut terjadi. Kombinasi keduanya membantu finance menyusun urutan kejadian ketika melakukan review.
Detail tindakan melengkapi catatan tersebut. Sistem dapat merekam aktivitas seperti melihat, mengubah, menyetujui, atau menyelesaikan dokumen dan transaksi sesuai kemampuan sistem yang digunakan.
Contoh Audit Trail dalam Proses Keuangan
Sebuah perusahaan menerima invoice vendor sebesar Rp50 juta. Staff finance memasukkan invoice ke sistem, manager memberikan approval, lalu finance memproses pembayaran.
Beberapa hari kemudian, nominal invoice berubah menjadi Rp55 juta. Finance membuka audit trail untuk melihat kapan perubahan terjadi dan pengguna yang melakukan perubahan tersebut.
Riwayat aktivitas membantu tim menghubungkan perubahan nominal dengan tahapan approval dan pembayaran. Finance kemudian dapat melakukan review berdasarkan urutan kejadian yang tercatat.
Pola yang sama dapat muncul pada procurement. Purchase request dibuat oleh satu pengguna, manager memberikan approval, purchase order diterbitkan, lalu invoice vendor masuk ke proses pembayaran.
Audit Trail dalam Pengelolaan Pengeluaran Perusahaan
Audit trail semakin berguna ketika satu transaksi melewati beberapa pengguna dan tahapan. Finance dapat menghubungkan aktivitas pengajuan, approval, perubahan data, dan pembayaran dalam satu rangkaian.
| Workflow | Aktivitas yang perlu ditelusuri |
|---|---|
| Accounts Payable | Invoice, approval, perubahan data, dan pembayaran |
| Employee Expense | Pengajuan klaim, approval, dan settlement |
| Corporate Card | Informasi kartu, limit, dan transaction history |
Dalam Accounts Payable, Mekari Expense menggabungkan invoice capture, approval workflow, payment processing, dan international remittance.
Pada employee expense, finance dapat mengikuti status klaim dan proses approval untuk reimbursement serta cash advance. Dokumentasi produk menunjukkan status klaim dan kontrol policy-based claim limits tersedia dalam workflow Claims.
Pada corporate card, admin dapat melihat informasi kartu, card limit, dan transaction history karyawan. Informasi tersebut memberi finance jejak transaksi yang dapat ditinjau kembali ketika diperlukan.
Baca Juga: Corporate Card: Panduan Finance untuk Mengontrol Pengeluaran Bisnis
Kelola Audit Trail dalam Workflow Finance dengan Mekari Expense!
Audit trail memberi finance konteks untuk meninjau bagaimana sebuah pengeluaran diproses, siapa yang terlibat, dan perubahan apa yang terjadi selama workflow berlangsung.
Mekari Expense membantu mencatat aktivitas tersebut dalam workflow pengeluaran yang mencakup invoice, approval, reimbursement, hingga transaksi corporate card.
Pelajari Mekari Expense untuk mengelola pengeluaran dan workflow finance dalam satu platform.
