Belanja AI Dunia Tembus USD2,67 Triliun. Finance Perlu Tahu Uangnya Keluar Lewat Mana?

Survei Gartner terhadap 1.303 responden di organisasi berpendapatan minimal USD50 juta per tahun menemukan fakta yang cukup mengganggu. Sekitar 11 persen organisasi sama sekali tidak tahu berapa yang dibelanjakan fungsinya untuk AI sepanjang 2025. Pada saat yang sama, 85 persen pemimpin fungsi berencana menaikkan belanja AI tahun ini.

Artinya, uang untuk AI terus bertambah, sementara sebagian perusahaan belum bisa melacak ke mana uang itu pergi. Kondisi ini juga tidak terbatas pada AI. Langganan software dan layanan cloud bertambah dengan pola serupa, karena pembelinya kini tersebar di banyak tim.

Persoalannya ada pada pertanyaan yang lebih mendasar dari “berapa yang sudah keluar”. Finance perlu tahu siapa yang membeli, untuk kebutuhan apa, dibayar dengan cara apa, dan kontrol apa yang berlaku sebelum transaksi terjadi. Untuk menjawabnya, kita mulai dari seberapa besar belanja teknologi saat ini.

Seberapa besar belanja teknologi sekarang?

Angka tersebut berasal dari proyeksi Gartner edisi Juli 2026. Di dalamnya ada dua pos yang paling dekat dengan pengeluaran perusahaan sehari-hari. Pertama adalah software, termasuk SaaS, yaitu software yang dipakai lewat internet dengan sistem berlangganan. Kedua adalah IaaS, yaitu layanan sewa server dan penyimpanan data dari penyedia cloud.

Gambar 1 – Belanja TI Global per Segmen, 2025 dan Proyeksi 2026

Belanja software bertambah sekitar USD197 miliar hanya dalam satu tahun. IaaS memang masih kecil secara nominal, tetapi pertumbuhannya 29,3 persen, atau sekitar dua kali rata-rata belanja TI. Proyeksi pertumbuhan 2026 juga sudah direvisi naik tiga kali sejak Oktober 2025, dari 9,8 persen menjadi 14,2 persen.

Perlu diingat, angka ini menggambarkan pasar global dan tidak mencerminkan belanja setiap perusahaan. Nilainya berguna sebagai petunjuk arah bahwa pos teknologi dalam anggaran terus membesar.

AI adalah bagian yang tumbuh paling cepat, seperti terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2 – Belanja AI Global per Pasar, 2025 hingga 2027

Belanja AI global diproyeksikan naik dari USD1,79 triliun pada 2025 menjadi USD2,67 triliun pada 2026, lalu USD3,64 triliun pada 2027. Pos yang paling dekat dengan pekerjaan Finance adalah software AI, yang diproyeksikan mencapai USD462 miliar pada 2026 atau naik sekitar 60 persen.

Gartner juga mencatat bahwa perusahaan kini banyak memakai fitur AI yang ditanam vendor ke dalam software yang sudah mereka langgan. Akibatnya, biaya AI bisa naik tanpa ada pembelian baru yang tercatat sebagai AI.

Uang AI keluar, catatannya tertinggal

Masalah pencatatan ini terlihat jelas dalam survei Gartner yang sama. Gambar 3 merangkum temuannya.

Gambar 3 – Visibilitas Belanja AI di Tingkat Fungsi Bisnis

Setiap fungsi bisnis rata-rata mengalokasikan 12 persen anggarannya untuk AI pada 2025. Namun, hanya 22 persen organisasi yang berhasil menerapkan AI secara luas di banyak unit bisnis. Jadi, uangnya sudah dikeluarkan dalam jumlah besar, sementara hasil dan jejak pengeluarannya belum tentu terlihat.

Organisasi yang rutin menghitung imbal hasil setiap inisiatif AI dan berani menghentikan proyek yang lemah melaporkan hasil positif pada 81 persen inisiatifnya. Temuan ini menunjukkan satu hal praktis. Pengeluaran yang dicatat berdasarkan tujuannya lebih mudah dinilai, dipertahankan, atau dihentikan.

Survei ini hanya mencakup organisasi besar. Hasilnya perlu dibaca sebagai gambaran di perusahaan berskala besar, bukan di seluruh jenis usaha.

Kenapa jalurnya makin tersebar?

Software di perusahaan tidak lagi datang dari satu pintu. Tim IT mengelola sebagian kebutuhan, sementara marketing, sales, HR, dan Finance juga berlangganan software untuk pekerjaannya masing-masing.

Penelitian Raghavan dan rekan (2020) tentang proses pembelian SaaS menemukan bahwa pengguna di tim bisnis kini makin terlibat dalam memilih software. Peran CIO atau kepala TI dalam keputusan pembelian juga ikut berubah.

Gambar 4 memperlihatkan dampak perubahan tersebut terhadap jalur pembayaran.

Gambar 4 – Porsi Aplikasi dan Nilai Belanja SaaS Berdasarkan Jalur Pembelian

Hampir separuh aplikasi SaaS, tepatnya 45 persen, dibeli lewat kartu karyawan atau reimbursement. Nilainya hanya 3,7 persen dari total belanja SaaS, tetapi tumbuh 267 persen dalam setahun.

Risikonya tidak terletak pada satu transaksi besar. Risikonya ada pada aplikasi ganda yang fungsinya sama, 36 persen lisensi yang tidak terpakai, dan pengeluaran software yang tercatat di akun lain. Menurut Zylo, 51 persen pengeluaran software lewat jalur ini tercatat di kategori selain software.

Data Zylo berasal dari basis pelanggannya sendiri. Karena itu, angka ini lebih tepat dibaca sebagai indikasi arah, bukan gambaran pasar Indonesia.

Tim bisnis membeli, apakah itu shadow IT?

Shadow IT adalah software atau layanan TI yang dipakai tim bisnis secara diam-diam, tanpa sepengetahuan tim IT. Kebalikannya adalah business-managed IT, yaitu software yang dikelola tim bisnis secara terbuka dan tetap selaras dengan tim IT. Gambar 5 menjelaskan perbedaan keduanya.

Gambar 5 – Perbedaan Shadow IT, Business-managed IT, dan IT-managed

Kopper dan rekan mewawancarai 29 eksekutif TI dan manajer bisnis yang membahas 42 kasus. Mereka menemukan bahwa software yang dikelola tim bisnis cenderung berdampak baik jika memenuhi dua syarat. Syarat pertama, software tersebut dikoordinasikan dengan tim IT. Syarat kedua, pemakaiannya terbatas pada kebutuhan satu unit.

Cara vendor menagih dan cara Anda membayar

Ada dua hal yang sering tertukar dalam pengeluaran software. Yang pertama adalah cara vendor menghitung biaya, yang kedua adalah cara perusahaan membayarnya.

Vendor bisa menagih dengan sistem langganan tetap per bulan atau per tahun. Vendor juga bisa menagih berdasarkan pemakaian, dan model inilah yang paling sering memunculkan kejutan. Survei Zylo terhadap 218 pemimpin TI mencatat 78 persen di antaranya pernah menerima tagihan tak terduga dari harga berbasis pemakaian atau AI.

Perusahaan sendiri bisa membayar lewat kartu korporat, atau lewat tagihan vendor yang diproses tim accounts payable, yaitu bagian yang mengurus pembayaran utang ke vendor. Karena langganan dan kartu berada di tahap yang berbeda, keduanya perlu dilihat secara terpisah. Tabel 1 merangkum hal yang perlu dijawab Finance.

Tabel 1 – Hal yang Perlu Dilihat Finance dalam Pengeluaran Software

Sumber: Kerangka editorial Mekari Expense, 2026

Keenam aspek tersebut membentuk satu rangkaian yang saling terhubung, seperti terlihat pada Gambar 6.

Gambar 6 – Rangkaian Kontrol Pengeluaran Software

Baca gambar ini dari kiri ke kanan. Tiga tahap pertama terjadi sebelum uang keluar, yaitu kebutuhan, komitmen belanja, dan persetujuan. Di tahap inilah kontrol bekerja paling efektif, karena pembelian masih bisa dibatalkan atau disesuaikan.

Siapa saja yang terlibat dalam satu pembelian?

Orang yang memakai software belum tentu orang yang mengajukan, menyetujui, atau membayarnya. Dalam satu transaksi, biasanya ada lima peran berikut.

• Pemohon mengajukan kebutuhan software.
• Pemilik anggaran bertanggung jawab atas dana yang dipakai.
• Pemberi persetujuan memutuskan apakah pembelian boleh dilakukan.
• Pemegang kartu membayar transaksi jika pembelian dilakukan dengan kartu.
• Tim keuangan atau akuntansi memastikan transaksi tercatat sesuai aturan perusahaan.

Satu orang bisa memegang lebih dari satu peran, terutama di tim kecil. Namun, semakin besar perusahaan, semakin penting peran-peran ini dipisahkan agar setiap pengeluaran punya penanggung jawab yang jelas.

Tagihan datang, lalu apa?

Purchase order atau PO adalah dokumen pesanan resmi dari perusahaan kepada vendor. Di Mekari Expense, Purchase Invoice atau tagihan pembelian dapat dibuat dari PO yang sudah disetujui. Dengan begitu, setiap tagihan punya rujukan ke pembelian yang tercatat.

Tidak semua pembelian harus lewat PO. Purchase Invoice juga dapat dibuat melalui Direct Invoice Input tanpa PO, sesuai kebijakan pengadaan masing-masing perusahaan.

Proses tagihan yang masih mengandalkan email, spreadsheet, dan input manual membuat status persetujuan dan pembayaran sulit dipantau. Agar tidak terjadi, ada enam hal yang perlu bisa ditelusuri setiap kali tagihan diproses.

1. Apa yang sebelumnya diminta atau disepakati.
2. Siapa yang menyetujui.
3. Vendor mana yang menagih.
4. Apakah tagihan punya rujukan ke komitmen belanja.
5. Siapa yang mengizinkan pembayaran.
6. Bagaimana transaksi dicatat setelah dibayar.

Baca juga: Tahapan Invoice-to-Pay dan Cara Otomatisasinya

Enam hal yang perlu bisa dilacak Finance

Agar setiap transaksi punya konteks, Finance perlu bisa melihat enam informasi berikut dari setiap pengeluaran.

Tabel 2 – Informasi yang Perlu Dilacak Finance

Sumber: Kerangka editorial Mekari Expense, 2026

Informasi tujuan menjadi penting untuk belanja AI. Seperti terlihat pada Gambar 3, organisasi yang mencatat hasil setiap inisiatif lebih mudah memutuskan proyek mana yang layak diteruskan.

Anggaran juga perlu diperiksa sebelum komitmen belanja baru dibuat. Pengendalian anggaran mencakup pembagian dana, kebijakan, persetujuan, dan pemantauan, sehingga penggunaan dana bisa dibandingkan dengan batas yang ditetapkan. Anda dapat mempelajari lebih jauh tentang strategi budget control untuk mengendalikan pengeluaran bisnis.

Setelah transaksi terjadi, Finance membutuhkan jejak yang jelas. Audit trail atau catatan riwayat transaksi membantu menunjukkan siapa yang terlibat dan perubahan apa yang terjadi, sehingga datanya siap dipakai saat pemeriksaan.

Seperti apa kontrolnya dalam praktik?

Bentuk kontrol menyesuaikan cara pembayarannya. Kedua jalurnya sudah tergambar di bagian bawah Gambar 6.

Untuk langganan software yang dibayar dengan kartu, Mekari Expense menyediakan Virtual Corporate Card dengan limit, pembatasan merchant dan kategori, serta penonaktifan kartu seketika. Satu pemegang kartu bisa memiliki beberapa kartu untuk platform atau kampanye berbeda, dan setiap transaksi tercatat ke laporan pengeluaran serta Mekari Jurnal.

Untuk tagihan vendor yang rutin, Purchase Invoice Mekari Expense mendukung pengambilan data tagihan, alur persetujuan, dan pembayaran terintegrasi. PO dan Purchase Invoice membantu menghubungkan komitmen belanja dengan tagihan yang datang.

Terlepas dari alat yang dipakai, ada enam pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk menguji proses pengeluaran perusahaan.

• Apakah setiap pengeluaran punya pemilik yang jelas?
• Apakah batas pengeluaran bisa ditetapkan sebelum transaksi?
• Apakah persetujuan mengikuti kewenangan yang berlaku?
• Apakah transaksi kartu bisa dilacak ke tujuan penggunaannya?
• Apakah tagihan punya rujukan ke komitmen belanja?
• Apakah transaksi bisa ditelusuri sampai pencatatan keuangan?

Baca juga: Panduan Virtual Card untuk Pengeluaran Bisnis

Pertanyaan pertama sebelum membayar

Belanja software, AI, dan cloud akan terus bertambah, dan data Gartner menunjukkan proyeksinya bahkan terus direvisi naik. Yang membedakan perusahaan satu dengan lainnya adalah kemampuan menjawab siapa yang membeli, untuk apa, dan atas persetujuan siapa.

Jika pertanyaan itu baru bisa dijawab setelah tagihan datang, kontrolnya sudah terlambat satu langkah. Mulailah dari memetakan semua jalur keluarnya uang untuk software, lalu pastikan setiap jalur punya pemilik, batas, dan catatan yang bisa dilacak.

Referensi

• Gartner. “Gartner Forecasts Worldwide IT Spending to Grow 14.2% in 2026, Totaling USD6.37 Trillion.” 
• Gartner. “Gartner Survey Finds Only 22% of Organizations Have Successfully Scaled AI Across Multiple Business Units.” 
• Springer Nature. “From Shadow IT to Business-managed IT: A Qualitative Comparative Analysis to Determine Configurations for Successful Management of IT by Business Entities.”
• Emerald. “Impact of Software as a Service (SaaS) on Software Acquisition Process.”