Panduan Virtual Credit Card: Cara Kerja dan Penggunaannya untuk Bisnis
Mekari Insight
- Virtual Credit Card (VCC) adalah kartu pembayaran dalam bentuk digital yang digunakan untuk transaksi online.
- Dalam bisnis, VCC dapat digunakan untuk digital advertising, software subscription, pembayaran vendor, pengeluaran karyawan, hingga international vendor.
- Dengan pengaturan seperti limit, pengguna, dan tujuan penggunaan, kartu virtual dapat membantu perusahaan memberikan akses pembayaran sekaligus menjaga pengeluaran tetap terkontrol.
Virtual card semakin banyak digunakan dalam aktivitas pembayaran bisnis. Mastercard mencatat hampir 80% small and medium-sized enterprises (SME) secara global telah menggunakan virtual card dalam beberapa bentuk, berdasarkan riset Kaiser Associates yang ditugaskan oleh Mastercard.
Bagi perusahaan, memahami VCC tidak berhenti pada bentuk kartunya. Ada mekanisme dana, cara transaksi diproses, dan aturan penggunaan yang menentukan bagaimana kartu tersebut bekerja dalam aktivitas bisnis.
Apa Itu VCC dan Bedanya dengan Credit Card Biasa?
Virtual Credit Card (VCC) adalah kartu pembayaran yang tersedia dalam bentuk digital sehingga dapat digunakan tanpa kartu fisik. Informasi seperti nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, dan kode keamanan tetap digunakan ketika kartu dipakai untuk melakukan transaksi.
Kata “virtual” menjelaskan bentuk kartu, bukan bagaimana dana di baliknya tersedia. Karena itu, dua kartu yang sama-sama berbentuk virtual belum tentu memiliki mekanisme pembayaran yang sama.
Dalam bisnis, kartu virtual dapat digunakan untuk kebutuhan yang spesifik. Perusahaan dapat menggunakannya untuk membayar iklan digital, software subscription, vendor tertentu, atau pengeluaran yang dilakukan oleh tim dan karyawan.
| Aspek | VCC | Credit Card Biasa |
|---|---|---|
| Bentuk | Digital | Umumnya berupa kartu fisik |
| Penggunaan | Banyak digunakan untuk transaksi online | Dapat digunakan untuk transaksi online maupun offline |
| Sumber dana | Bergantung pada mekanisme produk dan penerbit | Menggunakan fasilitas kredit |
| Cara pembayaran | Dapat menggunakan saldo, rekening terhubung, mekanisme penagihan, atau fasilitas kredit tertentu | Tagihan dibayarkan sesuai ketentuan kartu kredit |
| Pengaturan penggunaan | Dapat dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan tertentu, tergantung penerbit | Umumnya mengikuti limit dan ketentuan kartu |
| Penggunaan bisnis | Dapat diarahkan untuk pengguna, vendor, project, atau kebutuhan tertentu | Umumnya digunakan oleh pemegang kartu |
| Kartu fisik | Tidak diperlukan | Umumnya diperlukan untuk transaksi fisik |
Bagaimana Cara Kerja VCC?
Cara kerja VCC dapat dilihat dari dua sisi: bagaimana dana di balik kartu tersedia dan bagaimana kartu tersebut digunakan untuk melakukan transaksi.
Dari Mana Dana VCC Berasal?
Tidak semua kartu virtual menggunakan mekanisme dana yang sama. Secara umum, mekanismenya dapat berupa beberapa bentuk berikut.
| Mekanisme | Cara kerja |
|---|---|
| Prepaid | Kartu menggunakan saldo yang sudah tersedia. Ketika transaksi dilakukan, nilai transaksi mengurangi saldo tersebut. |
| Debit | Kartu terhubung dengan rekening dan dana ditarik dari rekening tersebut ketika transaksi dilakukan. |
| Charge | Transaksi dikumpulkan menjadi tagihan yang perlu dilunasi sesuai periode atau ketentuan yang berlaku. |
| Revolving credit | Transaksi menggunakan fasilitas kredit dan pembayaran dapat mengikuti skema kredit yang memungkinkan sebagian tagihan dibawa ke periode berikutnya sesuai ketentuan penerbit. |
Perbedaan ini penting karena istilah “virtual” tidak menjawab pertanyaan tentang dari mana uangnya berasal. Bentuk kartunya sama-sama digital, tetapi konsekuensi finansial dari penggunaannya dapat berbeda.
Cara paling sederhana untuk mengecek mekanisme sebuah VCC adalah melihat apa yang terjadi ketika saldo atau dana tidak tersedia, kapan transaksi harus dibayar, apakah terdapat minimum payment, dan bagaimana penerbit menjelaskan mekanisme tersebut dalam syarat dan ketentuannya.
Setelah memahami mekanismenya, tahap berikutnya adalah menentukan tujuan kartu, pengguna, batas pengeluaran, dan periode penggunaan. Pertimbangan tersebut menjadi bagian penting ketika membuat VCC untuk bisnis.
Bagaimana Transaksi VCC Diproses?
Setelah kartu tersedia, pengguna dapat melakukan pembayaran menggunakan detail kartu yang diberikan. Transaksi kemudian diproses melalui jaringan pembayaran sesuai mekanisme dana dan aturan penggunaan yang berlaku.
Untuk kebutuhan bisnis, kartu virtual juga dapat diatur sejak awal berdasarkan batas pengeluaran, periode penggunaan, merchant, pengguna, atau tujuan transaksi. Mastercard menjelaskan bahwa virtual card dapat dibuat untuk karyawan, pemasok, pembelian, maupun periode tertentu dengan kontrol yang ditetapkan sejak awal.
Pemisahan tersebut memungkinkan setiap kebutuhan menggunakan kartu yang berbeda, sehingga perusahaan tidak perlu membagikan satu nomor kartu untuk berbagai pengguna dan jenis transaksi. Transaksi yang muncul juga tetap dapat ditelusuri berdasarkan kartu yang digunakan.
Ketika kebutuhan pembayaran melibatkan banyak pengguna, tim, atau jenis pengeluaran, pengelolaannya dapat ditempatkan dalam kerangka corporate card. Dalam praktik bisnis, corporate card dapat digunakan untuk kebutuhan seperti SaaS, digital advertising, purchasing, dan business travel.
Bagaimana Penerapan VCC dalam Aktivitas Bisnis?
VCC paling berguna ketika perusahaan memiliki pembayaran yang perlu dipisahkan berdasarkan campaign, subscription, vendor, project, atau pengguna. Finance dapat menetapkan tujuan, spending limit, dan periode penggunaan setiap kartu sesuai kebutuhan transaksi.
| Aktivitas Bisnis | Contoh Penggunaan | Penerapan VCC |
|---|---|---|
| Digital advertising | Google Ads, Meta Ads, TikTok Ads | Kartu per campaign dengan budget, batas harian, dan periode penggunaan. |
| Software subscription | Atlassian, Figma, Zoom | Kartu per subscription dengan limit bulanan. |
| Vendor dan project | Vendor online atau kebutuhan project tertentu | Kartu khusus untuk vendor atau project dengan limit dan tanggal berakhir yang disesuaikan. |
| Employee spending | Pembelian kebutuhan operasional oleh karyawan atau tim | Kartu diberikan kepada cardholder tertentu dengan batas pengeluaran sesuai kebutuhan. |
| Online purchase dan vendor internasional | Pembelian online atau pembayaran ke vendor luar negeri | Kartu khusus untuk transaksi tertentu agar penggunaan dan transaksinya lebih mudah dipantau. |
Digital Advertising
Pengeluaran untuk Google Ads, Meta Ads, dan TikTok Ads dapat terbagi ke beberapa campaign dengan budget yang berbeda. VCC dapat dibuat khusus untuk campaign tertentu sehingga budget dan transaksi iklan tetap terpisah dari pengeluaran lainnya.
Dengan struktur tersebut, Finance dapat melihat marketing spend berdasarkan kebutuhan campaign tanpa harus memilah kembali seluruh transaksi dari satu kartu.
Software Subscription
Langganan seperti Atlassian, Figma, atau Zoom menghasilkan pembayaran berulang dengan nilai yang dapat berbeda antar-tim. Perusahaan dapat menggunakan kartu terpisah untuk setiap subscription dan menetapkan limit bulanan sesuai kebutuhan.
Saat sebuah layanan berhenti digunakan, transaksi yang berkaitan dengan subscription tersebut juga lebih mudah ditemukan untuk ditinjau atau dihentikan.
Pembayaran Vendor dan Kebutuhan Project
Project tertentu dapat melibatkan vendor online dengan kebutuhan pembayaran yang hanya berlangsung selama beberapa bulan. VCC dapat dibuat berdasarkan vendor atau project, lalu diberi limit dan tanggal berakhir mengikuti periode penggunaannya.
Saat project selesai, Finance dapat meninjau seluruh transaksi yang terkait dengan kartu tersebut tanpa harus mencari pengeluaran project di antara transaksi dari kebutuhan lain.
Employee Spending
Karyawan atau tim yang membutuhkan akses pembayaran untuk keperluan operasional dapat diberikan kartu tersendiri. Setiap kartu dapat dikaitkan dengan cardholder dan tujuan pengeluaran yang jelas, sehingga penggunaan kartu bersama dapat dikurangi.
Finance juga dapat menyesuaikan batas pengeluaran berdasarkan kebutuhan pengguna atau tim. Untuk biaya yang memang menjadi tanggung jawab perusahaan, karyawan dapat melakukan pembayaran langsung tanpa perlu menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.
Online Purchase dan Vendor Internasional
VCC juga dapat digunakan untuk pembelian online atau pembayaran kepada vendor internasional yang membutuhkan metode pembayaran berbasis kartu. Perusahaan dapat memisahkan transaksi tersebut dari kartu yang digunakan untuk kebutuhan operasional lainnya.
Pemisahan kartu membuat Finance lebih mudah mengidentifikasi transaksi berdasarkan vendor atau tujuan pembayaran saat melakukan pengecekan dan rekonsiliasi.
Untuk kebutuhan yang mencakup kartu virtual maupun fisik, perusahaan dapat menggunakan corporate card untuk berbagai kebutuhan bisnis dan menyesuaikan penggunaannya dengan kebutuhan tim, project, maupun operasional perusahaan.
Bagaimana VCC Membantu Mengontrol Pengeluaran?
Penggunaan VCC dapat membantu kontrol pengeluaran ketika aturan ditetapkan sebelum transaksi terjadi. Finance tidak hanya melihat berapa banyak uang yang sudah keluar, tetapi juga dapat menentukan batas penggunaan sejak awal.
Mengatur Pengeluaran Sebelum Transaksi
Kontrol dapat diterapkan melalui batas pengeluaran, periode penggunaan, pengguna tertentu, atau kebutuhan yang sudah ditentukan. Dengan begitu, akses pembayaran diberikan bersama aturan yang menyertainya.
Misalnya, kartu untuk digital advertising dapat memiliki batas berbeda dengan kartu yang digunakan untuk software subscription. Keduanya tetap dapat digunakan untuk pembayaran online, tetapi kebutuhan dan batas pengeluarannya tidak harus sama.
Kontrol seperti ini membuat kebijakan perusahaan lebih dekat dengan transaksi yang terjadi. Pengguna memiliki ruang untuk melakukan pembelian yang memang diperlukan, sementara finance tetap memiliki batas yang dapat dipantau.
Untuk transaksi online yang membutuhkan kartu virtual, Virtual Card memungkinkan perusahaan membuat kartu secara instan serta menetapkan limit dan kebijakan penggunaan sesuai kebutuhan.
Mengetahui Siapa dan Untuk Apa Pengeluaran Dilakukan
Kontrol sebelum transaksi perlu dilengkapi dengan visibilitas setelah transaksi. Finance tetap perlu mengetahui siapa yang menggunakan kartu, transaksi apa yang dilakukan, dan kebutuhan apa yang mendasarinya.
Pemisahan kartu berdasarkan pengguna, vendor, atau kebutuhan tertentu dapat membuat informasi tersebut lebih mudah ditelusuri. Ketika transaksi mulai bertambah, struktur seperti ini membantu finance melihat pengeluaran tanpa harus mengandalkan satu kumpulan transaksi yang bercampur.
Visibilitas tersebut juga berguna ketika transaksi perlu direkonsiliasi atau diperiksa kembali. Finance dapat menghubungkan transaksi dengan aktivitas yang memang menjadi tujuan awal penggunaan kartu.
Menghubungkan Pembayaran dengan Proses Finance
VCC tidak berdiri sendiri dalam proses pengelolaan pengeluaran. Setelah transaksi terjadi, perusahaan tetap perlu menangani bukti transaksi, approval, pencatatan, rekonsiliasi, dan pelaporan.
Karena itu, pengelolaan kartu merupakan salah satu bagian dari expense management yang lebih luas. Prosesnya mencakup pengajuan, persetujuan, transaksi, dokumentasi, pembayaran, pencatatan, hingga pemantauan pengeluaran.
Ketika jumlah transaksi dan pengguna semakin banyak, data dari kartu juga dapat membantu finance melihat pola pengeluaran. Transaksi dapat dianalisis berdasarkan kategori, vendor, tim, atau periode untuk mengetahui bagaimana budget benar-benar digunakan.
Di tahap ini, spend analysis membantu finance melihat pola dan komposisi pengeluaran berdasarkan data transaksi yang tersedia.
Pada praktiknya, kebutuhan perusahaan bisa berbeda-beda. Ada yang membutuhkan kartu khusus untuk membayar iklan digital, ada yang perlu memisahkan subscription tiap tim, dan ada pula yang ingin memberikan akses pembayaran kepada karyawan tanpa menggunakan satu kartu untuk semua kebutuhan.
Karena itu, kartu dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunaannya, mulai dari siapa yang mendapat akses hingga berapa besar pengeluaran yang diperbolehkan.
Untuk kebutuhan transaksi online, perusahaan dapat menggunakan Virtual Card Mekari Expense untuk membuat kartu secara instan, menetapkan limit dan kebijakan penggunaan, serta memantau transaksi secara real-time. Fitur ini juga mendukung kebutuhan seperti digital advertising, software subscription, dan pengeluaran rutin lainnya.
Ketika kebutuhan pembayaran mencakup transaksi online maupun offline, Mekari Limitless Card menyediakan kartu korporat virtual dan fisik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim, pengguna, atau project.
